Содержание
13 TOC \o "1-3" \h \z \u 1413 LINK \l "_Toc295816117" 14Введение 13 PAGEREF _Toc295816117 \h 1421515
13 LINK \l "_Toc295816119" 14Глава 1. Основы охраны труда при работе за компьютером. 13 PAGEREF _Toc295816119 \h 1431515
13 LINK \l "_Toc295816120" 14Глава 2 Технология работы в программе 13 PAGEREF _Toc295816120 \h 1481515
13 LINK \l "_Toc295816121" 14Microsoft Office Access 13 PAGEREF _Toc295816121 \h 1481515
13 LINK \l "_Toc295816125" 14Глава 3. Технология разработки базы данных «Учащихся колледжа» 13 PAGEREF _Toc295816125 \h 14181515
13 LINK \l "_Toc295816127" 14Заключение 13 PAGEREF _Toc295816127 \h 14321515
13 LINK \l "_Toc295816128" 14Список литературы 13 PAGEREF _Toc295816128 \h 14331515
13 LINK \l "_Toc295816129" 14Приложения № 1 13 PAGEREF _Toc295816129 \h 14341515
13 LINK \l "_Toc295816130" 14Приложения №2. 13 PAGEREF _Toc295816130 \h 14351515
13 LINK \l "_Toc295816131" 14Приложение №3. 13 PAGEREF _Toc295816131 \h 14361515
15
Введение
Для решения проблем обработки информации используются современные компьютеры с соответствующим программным обеспечением, системами управлениями базами данных (СУБД). Лидирующее место среди СУБД в данный момент по праву занимает Microsoft Access.
Базы данных (БД) составляют основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности. Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных. Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.
В своей дипломной работе я ознакомлюсь с основными понятиями информационных баз данных.
Для закрепления полученных знаний, и получения практических навыков в третьей части своей дипломной роботе я создам базу данных, и проведу ряд операций с помощью СУБД Access. Я рассмотрю такие операции, как определение связей между таблицами, создание многотабличного запроса на выбору с параметром, создание в режиме «конструктор» запроса на обновление и многие другие функции MS ACCESS.
Глава 1. Основы охраны труда при работе за компьютером.
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ
1.1. Инструкция предназначена для пользователей персональных компьютеров.
1.2. К работе с персональным компьютером допускаются лица:
имеющие персональные навыки, изучившие руководство по эксплуатации персонального компьютера и знающие порядок включения и отключения электронных устройств; прошедшие вводный инструктаж, а также инструктаж по безопасности труда непосредственно на рабочем месте.
1.3. Профессиональные пользователи должны проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры.
1.4. К непосредственной работе с персональным компьютером допускаются лица, не имеющие медицинских противопоказаний.
1.5. Женщины со времени установления беременности и на период кормления ребенка грудью к выполнению всех видов работ, связанных с использованием персонального компьютера, не допускаются.
1.6. Работающие с персональным компьютером обязаны:
выполнять правила внутреннего распорядка, требования настоящей инструкции и инструкции по эксплуатации правила электро- и пожарной безопасности;
знать принцип работы компьютера и методику правильной его эксплуатации;
знать возможные вредные производственные факторы, характерные для работы с компьютером (воздействие электромагнитного и электростатического полей, переутомление зрения, снижение его остроты и др.);
сообщать руководителю работ или техническому персоналу обо всех неполадках в работе компьютера;
знать приемы освобождения от действия электрического тока лиц, попавших под напряжение, и способы оказания им первой помощи;
знать расположение средств пожаротушения и уметь ими пользоваться.
1.7. Следует иметь в виду, что:
расстояние между рабочими столами с компьютерами в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м;
чтобы освещение не создавало слепящих бликов на клавиатуре и других частях пульта, компьютер должен быть расположен так, чтобы прямой свет на попадал на экран, иначе при работе с монитором будут быстро уставать глаза. Операторы не должны сидеть лицом к окнам;
верхний край экрана следует располагать на уровне глаз или чуть ниже;
оптимальное расстояние от глаз до экрана 600-700 мм, но не ближе 500 мм;
высота клавиатуры должна быть отрегулирована так, чтобы кисти рук держались прямо (возможно применение подставок для кистей рук);
с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления необходимо, чтобы рабочий стул (кресло) позволял изменять позу, был подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сидения и спинки от переднего сидения;
кабели компьютера должны располагаться так, чтобы их нельзя было повредить неосторожным движением;
для предотвращения образования и защиты от статического электричества, в помещении, где установлен компьютер, необходимо применять нейтрализаторы и увлажнители. Должна быть эффективная вентиляция и поддерживаться относительная влажность воздуха на уровне 40-60% (можно разместить вблизи компьютера цветы или аквариум).
1.8. Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей на протяжении рабочей смены должны устанавливаться регламентированные перерывы. Продолжительность непрерывной работы с персональным компьютером без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.
1.9. При работе с персональным компьютером в ночную смену (c 22 до 6 час.), независимо от категории и вида трудовой деятельности, продолжительность регламентированных перерывов должна увеличиваться на 60 мин.
1.10. Невыполнение требований настоящей инструкции является нарушением производственной дисциплины. Виновные в этом несут ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.
2. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ
2.1. Подготовить рабочее место, убедиться в достаточной освещенности.
2.2. Убедиться в исправности компьютера, произведя его внешний осмотр. При осмотре обращать внимание на наличие и исправность предусмотренных защитных устройств токоведущих частей, исправность коммутационных устройств кнопок, клавиш, целостность изоляции питающего кабеля, вилок, розеток.
2.3. При выявлении неполадок сообщить об этом руководителю работ (инженеру-программисту) и до их устранения к работе не приступать.
3. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ
3.1. Выполнять при работе требования, изложенные в руководстве по эксплуатации компьютера.
3.2. Питание на процессор следует подавать после включения всех периферийных устройств. После работы первым должен выключаться процессор.
3.3. Не оставлять компьютер включенным при уходе с рабочего места. При длительном перерыве в работе компьютер следует обесточить, отсоединив от сети.
3.4. Во избежание прогорания электронно-лучевой трубки необходимо следить, чтобы на экране подолгу (более 10 мин.) не оставалось постоянное изображение, особенно при использовании телевизора в качестве монитора.
3.5. При появлении неисправностей прекратить работу, компьютер отключить от электросети (или поступить в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации). Сообщить об этом руководителю работ или техническому персоналу, до устранения неисправностей компьютер не включать.
3.6. С целью уменьшения отрицательного влияния монотонности и для снижения напряженности труда целесообразно равномерное распределение нагрузки и характера деятельности - работы за пультом компьютера с другой работой.
3.7. При работе с текстами на бумаге, листы надо располагать как можно ближе к экрану, чтобы избежать частых движений головой и глазами при переводе взгляда. Подставку с документами необходимо установить в одной плоскости с экраном и на одной с ним высоте.
3.8. Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, зрительного и общего утомления целесообразно выполнять комплексы упражнений, рекомендованных санитарными нормами и правилами.
3.9. Работающим с персональными компьютерами при высоком уровне напряженности труда во время регламентированных перерывов и в конце рабочего дня показана психологическая разгрузка в специально оборудованных помещениях
3.10. Работающим с персональными компьютерами запрещается:
производить действия, противоречащие руководству по эксплуатации компьютера;
снимать во время работы щитки и кожухи электронных устройств; производить ремонт компьютера, не имея соответствующих навыков и подготовки;
курить в помещении, где установлен компьютер.
4. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ
4.1. При возникновении аварийной ситуации на рабочем месте, работающий с персональным компьютером обязан работу прекратить, отключить электроэнергию, сообщить руководителю работ и принять меры к ликвидации создавшейся ситуации.
4.2. В случае возникновения пожара - отключить компьютер от электросети, вызвать пожарную охрану и приступить к тушению пожара имеющимися средствами пожаротушения.
4.3. При наличии травмированных:
устранить воздействие повреждающих факторов, угрожающих здоровью и жизни пострадавших (освободить от действия электрического тока, погасить горящую одежду и т.д.);
оказать первую помощь;
вызвать скорую медицинскую помощь или врача, либо принять меры дня транспортировки пострадавшего в ближайшее лечебное учреждение;
сообщить о случившемся руководителю работ.
5. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ
5.1. Отключить компьютер от электросети и убрать рабочее место.
5.2. Сообщить руководителю работ обо всех замеченных во время работы неполадках и неисправностях электронных устройств.
Глава 2 Технология работы в программе
Microsoft Office Access
Access – это база данных, (файлы с расширением .mdb). Access обеспечивает все возможности определения, обработки и управления данными для работы с большими объемами информации. Access еще может исполь зоваться для создания файла проекта (с расширением .adp), подключаемого к сер веру SQL Server, что позволит совместно использовать данные сервера другими приложениями или пользователями по Сети. При создании файла проекта в качестве СУРБД выступает SQL Server (или Microsoft SQL Server Desktop Engine, MSDE)
Основные объекты
Основные объекты пользовательской СУБД MS Access 2007 (таблицы, запросы, отчеты, формы). Понятия: поле, запись, схема данных. Типы полей. Виды отношений. База данных (БД, data base, DB) – это файл или набор файлов, хранящий структурированную определенным образом информацию, используемую под управлением СУБД. Примеры баз данных: база данных школы, предприятия и т.д. Система управления базой данных (СУБД, DBMS) – программная система, обеспечивающая определение физической и логической структуры базы данных, ввод информации и доступ к ней. Microsoft Access 2007 является примером пользовательской (настольной) реляционной СУБД. Назначение Microsoft Access – это создание, ведение и обработка данных.
Основные функции СУБД Access следующие:
определение данных. Определяется, какая именно информация будет храниться в базе данных, задается структура данных и их тип (например, количество цифр или символов), а также указывается то, как данные будут связаны между собой. Задаются форматы и критерии проверки данных;
обработка данных. Данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные с другой связанной информацией и вычислять итоговые значения;
управление данными. Указываются правила доступа к данным, их корректировки и добавления новой информации. Можно также определить правила коллективного пользования данными;
косновным объектам, которыми оперирует база данных Access относятся: таблицы – объект, который определяется и используется для хранения данных;
схемы данных – специальный чертеж, на котором отображены структуры таблиц (без данных), и связи между ними, называемые отношениями.
Всего существует три типа отношений: “один-ко-многим”,“один-к-одному”, “многие-ко-многим”.
Каждая таблица в БД состоит из строк и столбцов. Строка представляет собой запись, т.е. полный набор данных об определенном объекте. Столбец представляет собой поле, содержащее данные определенного типа и рода. Например, имя студента, его группу и т.д. Поле, значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называют ключевым полем (ключом).
Таблицу в Microsoft Access можно создать тремя способами:
в режиме конструктора;
с помощью мастера;
путем ввода-вывода.
Запрос.
Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц. Запрос формируется в оперативной памяти (рис.2.1).
Форма.
Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA (рис.2.1).
Отчет.
Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения (рис.2.3).
Интерфейс Ms Access
Стремясь расширить круг пользователей офисных приложений фирма Microsoft пошла по пути поиска интуитивно понятного интерфейса. Делается попытка создать интерфейс, который позволит использовать базы данных пользователями, не имеющими специального образования. С этой целью был разработан ряд наиболее востребованных шаблонов баз данных. Новые шаблоны получили в новой терминологии наименование предустановленные базы данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется «Приступая к работе» (рис.2.4).
Эти приложения могут быть использованы за пределами поля или в качестве шаблонов, которые можно дополнить и откорректировать, поместив в них любую информацию для отслеживания, а также установив сам способ отслеживания. Эти предустановленные приложения помогут пользователю отслеживать контакты, события, задачи, вопросы, активы и многое другое. По мере разработки новые шаблоны баз данных появятся через некоторое время в Microsoft Office Online и будут рекламироваться в окне «Приступая к работе».
Тем пользователям, которые ранее использовали офисные приложения от фирмы Microsoft, придется переучиваться. Предстоит забыть старые образы панелей инструментов и освоить новое понятие Ribbon Лента (рис.2.5).
Лента это своеобразное контекстное меню, содержащее наиболее востребованные функции и инструменты Access. При разработке новой версии программы она тестировалась на тысячах пользователей, ранее не использовавших базы данных. Новый контекстно-зависимый пользовательский интерфейс, ориентированный на результаты, оптимизирован для достижения большей эффективности работы и облегчения поиска (рис.2.6).
При наличии около 1000 команд новый интерфейс пользователя отображает только те из них, которые имеют непосредственное отношение к задаче, выполняемой пользователем в данный момент. Переключение пользователя между открытыми документами или таблицами приводит к соответствующему переключению Ленты.
В левой части окна программы расположена новая версия области переходов. Указанная область позволяет просмотреть более полное представление таблиц, форм, запросов и отчетов. Помимо этого реализована возможность группировки, организации и просмотра всех элементов (формы, отчеты), относящихся к конкретной таблице (рис.2.7).
Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
С таблицами Access можно работать в режиме Конструктора. В данном случае при просмотре таблицы будут отражаться ее структура, перечень полей и типов данных. Для перехода в режим Конструктора нажмите кнопку Вид в группе Представления на вкладке Режим таблицы контекстного инструмента Работа с таблицами и в появившемся меню выберите пункт Конструктор или Создание – Конструктор таблиц (рис.2.8).
Для удаления или вставки новых полей в данном режиме предназначены кнопки Вставить строки и Удалить строки группы Сервис на вкладке Конструктор. (рис.2.9).
В режиме Конструктора можно настраивать дополнительные параметры для каждого поля. Для этого предназначена область части окна Свойства поля.
Создание связей между таблицами
Создание правильных связей между таблицами в базе данных позволяет упростить ее организацию. Повторяющиеся поля можно будет вводить только один раз. Благодаря связям они станут доступны и в других таблицах.
Связи между таблицами определяют тип отношения между их полями. При связывании таблиц между собой одно поле обязательно должно быть ключевым, второе – может быть ключевым или не ключевым. Связанные поля могут иметь разные имена, но у них обязательно должен совпадать тип данных.
Программа Access самостоятельно определят тип связи между таблицами в зависимости от выбранных для этого полей. Если таблицы связываются только по ключевым полям, то будет установлен тип отношения один-к-одному.
Чтобы связать таблицы, отразим окно схемы данных. Нажмем кнопку Схема данных в группе Показать или Скрыть на вкладке Работа с базами данных. В появившемся окне отберем таблицы, которые нужно связать между собой (рис.2.10).
После выбора таблиц на ленте появиться вкладка Конструктор контекстного инструмента окно Работа со связями. В окне схемы данных перетащите поле связи из одной таблицы в другую. Откроется окно Изменение связей (рис.2.11). Если поля выбраны верно, то все, поля будут установлены автоматически, а в строке Тип отношения – отражен тип связи: один-к-одному или один-ко-многим.
Установка связей между таблицами значительно упрощает работу с базами данных (рис.2.12)
Более ранние версии Access жестко регламентировали тип данных, вводимых в каждый отдельный столбец таблицы, что не всегда было удобно для пользователей. Office Access 2007 поддерживает типы сложных данных, поэтому пользователь может создавать столбцы, содержащие более одного значения в каждой ячейке. Например, при назначении задачи более, чем одному лицу, в ячейку можно вставить оба имени. Технология Windows SharePoint Services является совместимой с подобными типами сложных данных, помогая обеспечить симметричное распределение данных между местным хранилищем данных и хранилищем на базе Интернета. В многозначные поля можно вложить любой документ, изображение или электронную таблицу, они также могут содержать несколько значений, меняя их в зависимости от выполняемой задачи.
Помимо сложных типов данных, в новой версии программы появилась возможность прикреплять многочисленные файлы, например фотографии, документы и электронные таблицы к персональным записям в хранилище данных для облегчения последующего обращения к этим файлам. Если файл находится в обычном (не сжатом) формате, Office Access 2007 автоматически выполнит операцию сжатия для экономии места на жестком диске.
Функция импорта – экспорта данных дополнена интеграцией в программу элементов Outlook 2007, что позволяет импорт контактных сведений из Outlook 2007 и экспорт из Access с сохранением в качестве контактов в Outlook 2007. Взаимодействие Office Access 2007 с Microsoft Office Outlook 2007 позволяет создавать и отправлять сообщения электронной почты с формами для ввода данных. Обработка ответов с заполненными получателями формами производится в соответствии с заранее определенными требованиями. Например, при выборе автоматической обработки ответов содержимое форм добавляется в соответствующую таблицу базы данных сразу после их получения. Эта новая возможность позволяет сэкономить время, затрачиваемое на ввод данных, полученных от пользователей (рис.2.13).
С помощью Office Access 2007 можно сохранить отчет в формате PDF (Portable Document Format) или XPS (формат XML Paper Specification), что позволит произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Сохранив свой отчет в формате PDF или XPS, пользователь получает возможность вводить информацию из отчета в легко рассылаемую форму, которая сохранит все установленные им характеристики форматирования, что позволит другим пользователям просматривать или распечатывать отчет даже при отсутствии у них Office Access 2007.
Office Access 2007 имеет интерфейс разработчика интерактивных форм и отчетов «что-видишь-на-экране-то-и-получаешь» (WYSIWYG). Можно самостоятельно разрабатывать и редактировать проекты формы на экране в режиме реального времени, а также осуществлять предварительный просмотр созданной формы. Данная функция позволяет видеть данные, появляющиеся в отчете, в ходе его создания. С помощью нового WYSIWYG-интерфейса можно оперативно изменять проект отчета, поместив данные в конструктор отчетов, поэтому пользователю не придется каждый раз открывать отчет, чтобы оценить, как он смотрится на странице.
Для удобства и ускорения работы добавлена функция «Просмотр отчета в интерактивном режиме». Используя сочетание клавиш CTRL+F включается функция фильтрации для поиска записей, копирования данных в другие приложения и редактирования.
С помощью Office Access 2007 можно опубликовать свои файлы в библиотеках или переместить приложение в Windows SharePoint Services, что позволит участникам группы легко взаимодействовать друг с другом посредством обозревателя. Формы, отчеты и сведения могут просматриваться, обновляться или удаляться непосредственно с узла Windows SharePoint Services в соответствии с установленными параметрами разрешений в группе разработчиков имеющих общий доступ к документам или проектам.
Глава 3. Технология разработки базы данных «Учащихся колледжа»
3.1. Запускаем программу для создания базы данных СУБД MS Access.
3.2.Для создания базы данных учащихся колледжа нам понадобиться настроить специальные параметры таблиц, поэтому для их создания будем пользоваться конструктором.
Выберем команду Создание ( Конструктор таблиц для открытия нового окна.
Введем названия №п/п в первой строке столбца Имя поля. Для этого поля будет автоматически выбран тип данных числовой (см.рис.3.1)
Введем названия Учебный год во второй строке столбца Имя поля. Укажем для него тип данных текстовый.
Введем названия № группы в третьей строке столбца Имя поля для создания еще одного поля. В соседнем столбце щелкнимна стрелке и выбирим в совподающим списке значений текстовый.
Аналогичным образом добавим Профессии в четвертой строке.
Щелкним на кнапку сохранить, расположенной на понели быстрого запуска, или выберем команду Office (Сохранить.
При сохранения таблицы появляется окно с предупреждением о том, что ключевые поля не заданы, и будет предложено создать ключевое поле. Если мы щелкнем на кнопку Да, первичный ключ будет создан автоматически. В данной таблице ключевым полем будет являтся номер группы.
Щелкним правой кнопкой мыши на вкладке база данных и выберим команду Закрыть, после чего работа с созданной таблицей завершена.
3.3. Импортируем списки групп из таблицы Excel. Для импорта таблиц Excel
Воспользуемся кнопкой Excel в группе импорт (Import) (см. рис. 3.2).
Рис. 3.2
Указать имя нужного файла, выберем способ импорта: Импортировать данные источника в новую таблицу в текущую базу данных (см. рис. 3.3)
Рис. 3.3
Далее выберим рабочий лист, с которого нужно импортировать данные (см. рис. 3.4)
Рис. 3.4
Кроме того, мы можем узнать, что первая строка будет содержать заголовки полей таблицы, установив флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings) (см. рис. 3.5 и рис. 3.6)
Мастер импорта предложит установить параметры для каждого поля импортируемой таблицы – его название и тип данных (см. рис. 3.7)
Вы можете позволить программе автоматически добавить ключевое поле (для этого установите переключатель в положении Автоматически создать ключь (Let Access add primary key)), определить, какой поле будет ключевым (Определить ключь (Choose my own primary key)), или указать, что ключевого поля в таблице не будет (Не создавать ключь (No primary key)). В завершении нужно задать имя таблицы, в которой будет размещены импортированные данные (см. рис. 3.8)
После импортирования данных о группах из Excel получим новую таблицу Списки групп, обозначим ключивое поле № по поименной книге.
3.4. Для правильной работы запроса создадим связи между таблицами.
Щелкнем на кнопку Схема данных на вкладке Ратоба с базами данных, откроем окно Схема данных, показанно на (рис.3.9).
В окне Схема данных представлено два списка полей один для таблицы база данных, а другой – для таблицы Списки групп. Кроме того, две таблицы соединены так называемой соединительной линией. Теперь приступим к созданию связи.
Выберим поле № группы в списке База данных, но не отпускаем кнопку мыши. При переходек другому полю внешний вид указателя мыши изменится.
Продолжаем удерживать кнопку мыши нажатой, перетащивая поле № группы на поле № группы в списке Списки групп и отпустим кнопку. Появится диологовое окно Изменение связей.
Установим фражок Обеспечение целостности данных, и щелкним на кнопку Создать. Создананя связь показана на (рис. 3.10).
3.5.Создание запроса на выборку с 4 условиями в режиме конструктора. При создании запроса врежиме конструктора следует опрелить таблицу или запрос, сожержащие необходимые данные.Вот как это можно сделать.
Запустить мастер запросов, выбрав команду Создать ( Конструктор запросов. Откроем новый запрос и диологовое окно Добовление таблицы (рис. 3.11).
На вкладке Таблицы диологового окна Добавление таблицы выбирем значения База данных и Списки групп и щелкним на кнопку Добавить. Теперь таблица добавлена в запрос.
Щелкнем на кнопку закрыть и просмотрим запрос в режиме конструктора ( рис. 3.12 ).
Добовление полей
Для того чтобы получить данные посредством запроса, необходимо определить их местонахождение. Таблица была указана ранее, а теперь займемся определением отдельных полей, для чего нужно выполнить следующие действия.
Дважды щелкнем на поле № группы в таблице База данных, расположенной на верхней панели окна запроса. В результате значение № группы будет добавлен в качестве первого поля для запроса; это видно из первого столбца нижней понели окна запроса.
На верхней понели окна запроса щелкнем на поле ФИО таблицы Списки групп. Теперь перетащем это поле вниз и поместим его во второй столбец нижней понели окна запроса (см.рис. 3.13).
Запрос создается на выборку по 4 условиям: № группы, ФИО, Дата рождения, Профессия. Указанные условия помещаем в строку Условия отбора, так что бы условия е совпадали (см.рис. 3.14).
Мастер форм
Мастер форм позволяет создавать формы автоматически, на основе предварительно заданных параметров отображаемых данных. Рассмотрим параметры мастера, используемые для создания форм различных типов.
Выберим команду Создать ( Другие формы ( Мастер форм.
В раскрывающимся списке Таблицы и запросы выберим таблицу Списки групп.
В списке доспупные поля будут указаны все поля таблицы Списки групп. Для переноса требуемых полей в форму ( в список Выбранные поля ) следует щелкнуть на значек с изображением стрелок. Кнопка с одной стрелкой позволяет перенести одно поле; кнопка с двумя стрелками позволяем перенести нам все поля. Воспользуймся кнопкой с двумя стрелками, чтобы получить результат, показанный на (рис.3.15).
В следующем окне можно указать внешний вид подчиненной формы – ленточный или табличный. Выберим переключатель Табличный и щелкним на кнопку Далее.
В новом окне можно задать требуемый стиль. Стиль ( он же автоформат ) позволяет указать базовые цвета и шрифты формы, а также ряд других параметров. Выберим стиль Windows Vista (или любой другой ) и щелкнем на кнопку Далее.
В последнем окне присвоем формат подчиненной форме имя списки групп 1 (рис.3.15).
Кроме того, форму можно открыть для непосредственного ввода данных или же в режиме конструктора с целью изменить макет формы (зачастую появляется потребность в изменении формы, созданной мастером). Оставим переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных и щелкним на кнопку Готова. Показано на (рис.3.16) создания форм.
Аналогичным образом создаем форму для таблицы База данных.
3.7.Для создания отчета Access не требуется прикладывать много труда. И как всегда, задачу можно выполнить различными способами.
Автоматический;
с помощью мастера отчетов;
Мастер отчетов. Предоставляет удобный способ для создания отчетов на базе одной или нескольких таблиц. Рассматриваем их.
Использование мастера отчетов с таблицей
Итак, мы приступаем к созданию отчета. В этом разделе будет создан еще один отчет на основе таблицы Читатели.
Выберем команду Создать ( Мастер отчетов.
В открывшемся окне Создание отчетов (рис.3.17) выберим опцию Таблицы: Списики групп в разделе Таблицы и запросы.
Теперь выберим поля, которые необходимо отобразить в отчете. Например, это могут быть поля №п/п, ФИО и так далее. Перенесем эти объекты в поле Доступные поля, щелкнув на кнопку с изображением двойных стрелок, после чего щелкним на кнопку Далее.
На вторрой понели мастера отчетов можно произвести настройку параметров для уровней группировки отчета. Просто щелкним на кнопку Далее.
На четвертой панели определяется вид макета для отчета. В данном случае выберим переключатели Табличный и Книжная, последний для указания ориентации печати документа. Параметры этой панели показаны на (рис. 3.18). Обратим внимание на то, что изображение макета в левой области окна изменяется в соответствии с выбором тех или иных параметров. Завершив настройку, щелкним на кнопку Далее.
Пятаю панель дает возможность выбрать стиль отчета. Стиль включает в себя различные шрифты и цвета. Выберим, например стиль Поток, обратим внимание на изменившийся макет отчета слева. Щелкнем на кнопку Далее.
На последней панели отчету присваивается имя, а затем выбирается один из двух переключателей: Просмотреть отчет или Изменить макет отчета. Присвоем отчету имя Читатели и щелкним на кнопку Готово для открытия этого отчета в режиме предварительного просмотра на (рис. 3.19). показан готовый отчет.
Аналогичным образом создаем два отчета для таблицы База данных.
Технологическая карта создания базы данных «Учащихся колледжа»
№ п/п
Этап
операция
Результат операции
Время операции
1
Подготовительный
Сбор данных списка групп учащихся колледжа
Данные собраны на электронном носители
13 =SUM(LEFT) 1411560 мин
2
Исполнительный
Создания баз данных
Названия СУБД “ База да6ных учащихся колледжа”
10 мин
3
Исполнительный
Создания таблиц
Созданы две таблицы “База данных и «Списки групп» в режиме конструктора
10 мин
4
Исполнительный
Создания макета таблиц
Макет таблиц создан
10 мин
5
Исполнительный
Импорт данных об учащихся колледжа из электронной таблицы
Импорт данных совершен в оперативном режиме
30 мин
6
Исполнительный
Создания связей между таблицами
Связи созданы
10 мин
7
Исполнительный
Создания запроса в оперативном режиме
Запрос создан в оперативном режиме
20 мин
8
Исполнительный
Создания макета запроса
Макет запроса создан
10 мин
9
Исполнительный
Создания формы в режиме мастера
Формы созданы в режиме мастера
15 мин
10
Исполнительный
Создания макета форм
Макет форм создан
10 мин
11
Исполнительный
Создания отчетов в режиме мастера
Отчет создан в режиме мастера
15 мин
12
Исполнительный
Создания макетов отчетов
Макеты отчетов создан
10 мин
13
Исполнительный
Сохранение базы данных «Учащихся колледжа»
База данных сохранена на жестком диске.
1 мин.
ИТОГО
311 мин
При выполнении данной работы использоволось следующее аппаратное и программное обеспечение:
аппаратное обеспечение:
Модель компьютера: Acer Ferrari 3200
Материнская плата: Myall 2
Жесткий диск: 500 Гб Serial ATA
Видео карта:Mobile Intel(R) 945 Express Chipset Family
Оперативная память:2 GB
Сетевая карта: Broadcom 802/11g и Realtek RTL 816888
Процессор: Core i3 2530 МГц
Принтер: Хеrox WC 5016 принтер, сканер, копир струйный
программное обеспечение:
Операционная система : Windows 7 Home Basic лицензионная версия
Приложение MS office MS Access лицензионная версия
Текстовый редактор MS Word 2007
Браузер Opera
Заключение
В данной работе рассмотрена лишь часть возможностей базы данных Access, которая является гораздо более многофункциональной системой. Способы обеспечения целостности данных, защищают связи между записями в связанных таблицах, а также от случайного удаления и изменения связанных данных. Контроль и проверка введения данных, осуществляет проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы, по заданному условию.
Мастер импорта таблиц из различных программ, значительно сокращает время, затрачиваемое на ввод данных.
Создание полей в запросах, позволяет создавать столбцы в запросе, являющиеся результатом других столбцов.
Изменение типов связей в запросе, позволяет создавать более гибкие и чёткие запросы.
Возможность печати результатов запросов, таблиц, отчётов, позволяет избежать применения сторонних приложений и сократить время выборки и переноса данных для предоставления в бумажном варианте.
Система управления базами данных MS Access является практичным и удобным приложением для работы с данными. Предоставляемые данной системой возможности делают её незаменимой для учёта, корректировки, формирования и обработки данных. Она позволяет создать БД, отвечающую любым требованиям, в любой сфере деятельности, что и объясняет столь широкое распространение баз данных.
Созданная в процессе выполнения задания база данных учащихся колледжа с выборкой из 4-х параметров будет успешно использоваться в работе учебной части колледжа.
Список литературы
С.В.Киселев. Оператор ЭВМ.- М.: Издательский центр "Академия", 2008.-352 с
Информатика: учеб. пособие для студ. сред. проф. образования / Е.А.Колмыкова, И.А.Кумскова. М.: Издательский центр "Академия", 2007.-416 с.
Информатика и ИКТ. Базовый курс. Учебник для 9 класса/Н.Д.Угринович. М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2006.-320 с.
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с
Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с.
http://revolution.allbest.ru/programming/00225737.html
Приложения № 1
База учащихся колледжа
Таблица № 1. База данных
Таблица №2. Списки групп
Приложения №2.
Построение связей в СУБД Access.
Работа со связями
Создание связей
Приложение №3.
Типы данных в СУБД Access
Таблица в режиме Конструктора
Рис. 2.4
Рис. 2.3
Рис. 2.2
Рис. 2.1
Рис. 2.1
Рис.3.1. первая строка столбца
Рис.3.9.Автоматическая связь
Рис.3.10. Обеспечение целостности данных
Рис.3.12.
Рис.3.13. добовление полей
Рис.3.14. запрос на выборку
Рис.3.15. Мастер форм
Рис.3.15. создания форм
Рис.3.16. созданая форма
Рис.3.14. Фомра Читатели.
Рис.3.15. Форма Запросов.
Рис.3.17. мастер отчетов.
Рис. 3.18. Выбор параметров ориентации для отчета
Рис. 3.19. Новый отчет, созданный с помощью мастера
Физическая модель
Связи между таблицами в многотабличной базе данных
Схема данных
Таблицы для связывания
Определение типа связи
Рис.2.12 Связи между таблицами
Рис. 2.5
Рис. 2.6
Рис. 2.7
Рис. 2.8
Рис. 2.9
Рис. 2.10
Рис. 2.11
Рис. 2.13
Рис. 3.5
Рис. 3.6
Рис. 3.7
Рис. 3.8
Рис. 3.11
ГОУ СПО КАМС№17,ПЭР, гр.331-Э
Лист
13 PAGE 14215
Изм. Лист № докум. Под Лит. Лист Листов
пПроектная
часть
. Дата
13 PAGE 14115
ГОУ СПО КАМС№17,ПЭР, гр.331-Э
Изм. Лист № докум. Под Лит. Лист Листов
пПроектная
часть
. Дата
Лист
Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 3 Заголовок 4 Заголовок 5 Заголовок 6 Заголовок 7 Заголовок 8 Заголовок 915
13 TOC \o "1-3" \h \z \u 1413 LINK \l "_Toc295816117" 14Введение 13 PAGEREF _Toc295816117 \h 1421515
13 LINK \l "_Toc295816119" 14Глава 1. Основы охраны труда при работе за компьютером. 13 PAGEREF _Toc295816119 \h 1431515
13 LINK \l "_Toc295816120" 14Глава 2 Технология работы в программе 13 PAGEREF _Toc295816120 \h 1481515
13 LINK \l "_Toc295816121" 14Microsoft Office Access 13 PAGEREF _Toc295816121 \h 1481515
13 LINK \l "_Toc295816125" 14Глава 3. Технология разработки базы данных «Учащихся колледжа» 13 PAGEREF _Toc295816125 \h 14181515
13 LINK \l "_Toc295816127" 14Заключение 13 PAGEREF _Toc295816127 \h 14321515
13 LINK \l "_Toc295816128" 14Список литературы 13 PAGEREF _Toc295816128 \h 14331515
13 LINK \l "_Toc295816129" 14Приложения № 1 13 PAGEREF _Toc295816129 \h 14341515
13 LINK \l "_Toc295816130" 14Приложения №2. 13 PAGEREF _Toc295816130 \h 14351515
13 LINK \l "_Toc295816131" 14Приложение №3. 13 PAGEREF _Toc295816131 \h 14361515
15
Введение
Для решения проблем обработки информации используются современные компьютеры с соответствующим программным обеспечением, системами управлениями базами данных (СУБД). Лидирующее место среди СУБД в данный момент по праву занимает Microsoft Access.
Базы данных (БД) составляют основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности. Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных. Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.
В своей дипломной работе я ознакомлюсь с основными понятиями информационных баз данных.
Для закрепления полученных знаний, и получения практических навыков в третьей части своей дипломной роботе я создам базу данных, и проведу ряд операций с помощью СУБД Access. Я рассмотрю такие операции, как определение связей между таблицами, создание многотабличного запроса на выбору с параметром, создание в режиме «конструктор» запроса на обновление и многие другие функции MS ACCESS.
Глава 1. Основы охраны труда при работе за компьютером.
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ
1.1. Инструкция предназначена для пользователей персональных компьютеров.
1.2. К работе с персональным компьютером допускаются лица:
имеющие персональные навыки, изучившие руководство по эксплуатации персонального компьютера и знающие порядок включения и отключения электронных устройств; прошедшие вводный инструктаж, а также инструктаж по безопасности труда непосредственно на рабочем месте.
1.3. Профессиональные пользователи должны проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры.
1.4. К непосредственной работе с персональным компьютером допускаются лица, не имеющие медицинских противопоказаний.
1.5. Женщины со времени установления беременности и на период кормления ребенка грудью к выполнению всех видов работ, связанных с использованием персонального компьютера, не допускаются.
1.6. Работающие с персональным компьютером обязаны:
выполнять правила внутреннего распорядка, требования настоящей инструкции и инструкции по эксплуатации правила электро- и пожарной безопасности;
знать принцип работы компьютера и методику правильной его эксплуатации;
знать возможные вредные производственные факторы, характерные для работы с компьютером (воздействие электромагнитного и электростатического полей, переутомление зрения, снижение его остроты и др.);
сообщать руководителю работ или техническому персоналу обо всех неполадках в работе компьютера;
знать приемы освобождения от действия электрического тока лиц, попавших под напряжение, и способы оказания им первой помощи;
знать расположение средств пожаротушения и уметь ими пользоваться.
1.7. Следует иметь в виду, что:
расстояние между рабочими столами с компьютерами в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м;
чтобы освещение не создавало слепящих бликов на клавиатуре и других частях пульта, компьютер должен быть расположен так, чтобы прямой свет на попадал на экран, иначе при работе с монитором будут быстро уставать глаза. Операторы не должны сидеть лицом к окнам;
верхний край экрана следует располагать на уровне глаз или чуть ниже;
оптимальное расстояние от глаз до экрана 600-700 мм, но не ближе 500 мм;
высота клавиатуры должна быть отрегулирована так, чтобы кисти рук держались прямо (возможно применение подставок для кистей рук);
с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления необходимо, чтобы рабочий стул (кресло) позволял изменять позу, был подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сидения и спинки от переднего сидения;
кабели компьютера должны располагаться так, чтобы их нельзя было повредить неосторожным движением;
для предотвращения образования и защиты от статического электричества, в помещении, где установлен компьютер, необходимо применять нейтрализаторы и увлажнители. Должна быть эффективная вентиляция и поддерживаться относительная влажность воздуха на уровне 40-60% (можно разместить вблизи компьютера цветы или аквариум).
1.8. Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей на протяжении рабочей смены должны устанавливаться регламентированные перерывы. Продолжительность непрерывной работы с персональным компьютером без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.
1.9. При работе с персональным компьютером в ночную смену (c 22 до 6 час.), независимо от категории и вида трудовой деятельности, продолжительность регламентированных перерывов должна увеличиваться на 60 мин.
1.10. Невыполнение требований настоящей инструкции является нарушением производственной дисциплины. Виновные в этом несут ответственность в порядке, установленном действующим законодательством.
2. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ
2.1. Подготовить рабочее место, убедиться в достаточной освещенности.
2.2. Убедиться в исправности компьютера, произведя его внешний осмотр. При осмотре обращать внимание на наличие и исправность предусмотренных защитных устройств токоведущих частей, исправность коммутационных устройств кнопок, клавиш, целостность изоляции питающего кабеля, вилок, розеток.
2.3. При выявлении неполадок сообщить об этом руководителю работ (инженеру-программисту) и до их устранения к работе не приступать.
3. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ
3.1. Выполнять при работе требования, изложенные в руководстве по эксплуатации компьютера.
3.2. Питание на процессор следует подавать после включения всех периферийных устройств. После работы первым должен выключаться процессор.
3.3. Не оставлять компьютер включенным при уходе с рабочего места. При длительном перерыве в работе компьютер следует обесточить, отсоединив от сети.
3.4. Во избежание прогорания электронно-лучевой трубки необходимо следить, чтобы на экране подолгу (более 10 мин.) не оставалось постоянное изображение, особенно при использовании телевизора в качестве монитора.
3.5. При появлении неисправностей прекратить работу, компьютер отключить от электросети (или поступить в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации). Сообщить об этом руководителю работ или техническому персоналу, до устранения неисправностей компьютер не включать.
3.6. С целью уменьшения отрицательного влияния монотонности и для снижения напряженности труда целесообразно равномерное распределение нагрузки и характера деятельности - работы за пультом компьютера с другой работой.
3.7. При работе с текстами на бумаге, листы надо располагать как можно ближе к экрану, чтобы избежать частых движений головой и глазами при переводе взгляда. Подставку с документами необходимо установить в одной плоскости с экраном и на одной с ним высоте.
3.8. Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, зрительного и общего утомления целесообразно выполнять комплексы упражнений, рекомендованных санитарными нормами и правилами.
3.9. Работающим с персональными компьютерами при высоком уровне напряженности труда во время регламентированных перерывов и в конце рабочего дня показана психологическая разгрузка в специально оборудованных помещениях
3.10. Работающим с персональными компьютерами запрещается:
производить действия, противоречащие руководству по эксплуатации компьютера;
снимать во время работы щитки и кожухи электронных устройств; производить ремонт компьютера, не имея соответствующих навыков и подготовки;
курить в помещении, где установлен компьютер.
4. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ
4.1. При возникновении аварийной ситуации на рабочем месте, работающий с персональным компьютером обязан работу прекратить, отключить электроэнергию, сообщить руководителю работ и принять меры к ликвидации создавшейся ситуации.
4.2. В случае возникновения пожара - отключить компьютер от электросети, вызвать пожарную охрану и приступить к тушению пожара имеющимися средствами пожаротушения.
4.3. При наличии травмированных:
устранить воздействие повреждающих факторов, угрожающих здоровью и жизни пострадавших (освободить от действия электрического тока, погасить горящую одежду и т.д.);
оказать первую помощь;
вызвать скорую медицинскую помощь или врача, либо принять меры дня транспортировки пострадавшего в ближайшее лечебное учреждение;
сообщить о случившемся руководителю работ.
5. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ
5.1. Отключить компьютер от электросети и убрать рабочее место.
5.2. Сообщить руководителю работ обо всех замеченных во время работы неполадках и неисправностях электронных устройств.
Глава 2 Технология работы в программе
Microsoft Office Access
Access – это база данных, (файлы с расширением .mdb). Access обеспечивает все возможности определения, обработки и управления данными для работы с большими объемами информации. Access еще может исполь зоваться для создания файла проекта (с расширением .adp), подключаемого к сер веру SQL Server, что позволит совместно использовать данные сервера другими приложениями или пользователями по Сети. При создании файла проекта в качестве СУРБД выступает SQL Server (или Microsoft SQL Server Desktop Engine, MSDE)
Основные объекты
Основные объекты пользовательской СУБД MS Access 2007 (таблицы, запросы, отчеты, формы). Понятия: поле, запись, схема данных. Типы полей. Виды отношений. База данных (БД, data base, DB) – это файл или набор файлов, хранящий структурированную определенным образом информацию, используемую под управлением СУБД. Примеры баз данных: база данных школы, предприятия и т.д. Система управления базой данных (СУБД, DBMS) – программная система, обеспечивающая определение физической и логической структуры базы данных, ввод информации и доступ к ней. Microsoft Access 2007 является примером пользовательской (настольной) реляционной СУБД. Назначение Microsoft Access – это создание, ведение и обработка данных.
Основные функции СУБД Access следующие:
определение данных. Определяется, какая именно информация будет храниться в базе данных, задается структура данных и их тип (например, количество цифр или символов), а также указывается то, как данные будут связаны между собой. Задаются форматы и критерии проверки данных;
обработка данных. Данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные с другой связанной информацией и вычислять итоговые значения;
управление данными. Указываются правила доступа к данным, их корректировки и добавления новой информации. Можно также определить правила коллективного пользования данными;
косновным объектам, которыми оперирует база данных Access относятся: таблицы – объект, который определяется и используется для хранения данных;
схемы данных – специальный чертеж, на котором отображены структуры таблиц (без данных), и связи между ними, называемые отношениями.
Всего существует три типа отношений: “один-ко-многим”,“один-к-одному”, “многие-ко-многим”.
Каждая таблица в БД состоит из строк и столбцов. Строка представляет собой запись, т.е. полный набор данных об определенном объекте. Столбец представляет собой поле, содержащее данные определенного типа и рода. Например, имя студента, его группу и т.д. Поле, значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называют ключевым полем (ключом).
Таблицу в Microsoft Access можно создать тремя способами:
в режиме конструктора;
с помощью мастера;
путем ввода-вывода.
Запрос.
Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц. Запрос формируется в оперативной памяти (рис.2.1).
Форма.
Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA (рис.2.1).
Отчет.
Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения (рис.2.3).
Интерфейс Ms Access
Стремясь расширить круг пользователей офисных приложений фирма Microsoft пошла по пути поиска интуитивно понятного интерфейса. Делается попытка создать интерфейс, который позволит использовать базы данных пользователями, не имеющими специального образования. С этой целью был разработан ряд наиболее востребованных шаблонов баз данных. Новые шаблоны получили в новой терминологии наименование предустановленные базы данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется «Приступая к работе» (рис.2.4).
Эти приложения могут быть использованы за пределами поля или в качестве шаблонов, которые можно дополнить и откорректировать, поместив в них любую информацию для отслеживания, а также установив сам способ отслеживания. Эти предустановленные приложения помогут пользователю отслеживать контакты, события, задачи, вопросы, активы и многое другое. По мере разработки новые шаблоны баз данных появятся через некоторое время в Microsoft Office Online и будут рекламироваться в окне «Приступая к работе».
Тем пользователям, которые ранее использовали офисные приложения от фирмы Microsoft, придется переучиваться. Предстоит забыть старые образы панелей инструментов и освоить новое понятие Ribbon Лента (рис.2.5).
Лента это своеобразное контекстное меню, содержащее наиболее востребованные функции и инструменты Access. При разработке новой версии программы она тестировалась на тысячах пользователей, ранее не использовавших базы данных. Новый контекстно-зависимый пользовательский интерфейс, ориентированный на результаты, оптимизирован для достижения большей эффективности работы и облегчения поиска (рис.2.6).
При наличии около 1000 команд новый интерфейс пользователя отображает только те из них, которые имеют непосредственное отношение к задаче, выполняемой пользователем в данный момент. Переключение пользователя между открытыми документами или таблицами приводит к соответствующему переключению Ленты.
В левой части окна программы расположена новая версия области переходов. Указанная область позволяет просмотреть более полное представление таблиц, форм, запросов и отчетов. Помимо этого реализована возможность группировки, организации и просмотра всех элементов (формы, отчеты), относящихся к конкретной таблице (рис.2.7).
Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
С таблицами Access можно работать в режиме Конструктора. В данном случае при просмотре таблицы будут отражаться ее структура, перечень полей и типов данных. Для перехода в режим Конструктора нажмите кнопку Вид в группе Представления на вкладке Режим таблицы контекстного инструмента Работа с таблицами и в появившемся меню выберите пункт Конструктор или Создание – Конструктор таблиц (рис.2.8).
Для удаления или вставки новых полей в данном режиме предназначены кнопки Вставить строки и Удалить строки группы Сервис на вкладке Конструктор. (рис.2.9).
В режиме Конструктора можно настраивать дополнительные параметры для каждого поля. Для этого предназначена область части окна Свойства поля.
Создание связей между таблицами
Создание правильных связей между таблицами в базе данных позволяет упростить ее организацию. Повторяющиеся поля можно будет вводить только один раз. Благодаря связям они станут доступны и в других таблицах.
Связи между таблицами определяют тип отношения между их полями. При связывании таблиц между собой одно поле обязательно должно быть ключевым, второе – может быть ключевым или не ключевым. Связанные поля могут иметь разные имена, но у них обязательно должен совпадать тип данных.
Программа Access самостоятельно определят тип связи между таблицами в зависимости от выбранных для этого полей. Если таблицы связываются только по ключевым полям, то будет установлен тип отношения один-к-одному.
Чтобы связать таблицы, отразим окно схемы данных. Нажмем кнопку Схема данных в группе Показать или Скрыть на вкладке Работа с базами данных. В появившемся окне отберем таблицы, которые нужно связать между собой (рис.2.10).
После выбора таблиц на ленте появиться вкладка Конструктор контекстного инструмента окно Работа со связями. В окне схемы данных перетащите поле связи из одной таблицы в другую. Откроется окно Изменение связей (рис.2.11). Если поля выбраны верно, то все, поля будут установлены автоматически, а в строке Тип отношения – отражен тип связи: один-к-одному или один-ко-многим.
Установка связей между таблицами значительно упрощает работу с базами данных (рис.2.12)
Более ранние версии Access жестко регламентировали тип данных, вводимых в каждый отдельный столбец таблицы, что не всегда было удобно для пользователей. Office Access 2007 поддерживает типы сложных данных, поэтому пользователь может создавать столбцы, содержащие более одного значения в каждой ячейке. Например, при назначении задачи более, чем одному лицу, в ячейку можно вставить оба имени. Технология Windows SharePoint Services является совместимой с подобными типами сложных данных, помогая обеспечить симметричное распределение данных между местным хранилищем данных и хранилищем на базе Интернета. В многозначные поля можно вложить любой документ, изображение или электронную таблицу, они также могут содержать несколько значений, меняя их в зависимости от выполняемой задачи.
Помимо сложных типов данных, в новой версии программы появилась возможность прикреплять многочисленные файлы, например фотографии, документы и электронные таблицы к персональным записям в хранилище данных для облегчения последующего обращения к этим файлам. Если файл находится в обычном (не сжатом) формате, Office Access 2007 автоматически выполнит операцию сжатия для экономии места на жестком диске.
Функция импорта – экспорта данных дополнена интеграцией в программу элементов Outlook 2007, что позволяет импорт контактных сведений из Outlook 2007 и экспорт из Access с сохранением в качестве контактов в Outlook 2007. Взаимодействие Office Access 2007 с Microsoft Office Outlook 2007 позволяет создавать и отправлять сообщения электронной почты с формами для ввода данных. Обработка ответов с заполненными получателями формами производится в соответствии с заранее определенными требованиями. Например, при выборе автоматической обработки ответов содержимое форм добавляется в соответствующую таблицу базы данных сразу после их получения. Эта новая возможность позволяет сэкономить время, затрачиваемое на ввод данных, полученных от пользователей (рис.2.13).
С помощью Office Access 2007 можно сохранить отчет в формате PDF (Portable Document Format) или XPS (формат XML Paper Specification), что позволит произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Сохранив свой отчет в формате PDF или XPS, пользователь получает возможность вводить информацию из отчета в легко рассылаемую форму, которая сохранит все установленные им характеристики форматирования, что позволит другим пользователям просматривать или распечатывать отчет даже при отсутствии у них Office Access 2007.
Office Access 2007 имеет интерфейс разработчика интерактивных форм и отчетов «что-видишь-на-экране-то-и-получаешь» (WYSIWYG). Можно самостоятельно разрабатывать и редактировать проекты формы на экране в режиме реального времени, а также осуществлять предварительный просмотр созданной формы. Данная функция позволяет видеть данные, появляющиеся в отчете, в ходе его создания. С помощью нового WYSIWYG-интерфейса можно оперативно изменять проект отчета, поместив данные в конструктор отчетов, поэтому пользователю не придется каждый раз открывать отчет, чтобы оценить, как он смотрится на странице.
Для удобства и ускорения работы добавлена функция «Просмотр отчета в интерактивном режиме». Используя сочетание клавиш CTRL+F включается функция фильтрации для поиска записей, копирования данных в другие приложения и редактирования.
С помощью Office Access 2007 можно опубликовать свои файлы в библиотеках или переместить приложение в Windows SharePoint Services, что позволит участникам группы легко взаимодействовать друг с другом посредством обозревателя. Формы, отчеты и сведения могут просматриваться, обновляться или удаляться непосредственно с узла Windows SharePoint Services в соответствии с установленными параметрами разрешений в группе разработчиков имеющих общий доступ к документам или проектам.
Глава 3. Технология разработки базы данных «Учащихся колледжа»
3.1. Запускаем программу для создания базы данных СУБД MS Access.
3.2.Для создания базы данных учащихся колледжа нам понадобиться настроить специальные параметры таблиц, поэтому для их создания будем пользоваться конструктором.
Выберем команду Создание ( Конструктор таблиц для открытия нового окна.
Введем названия №п/п в первой строке столбца Имя поля. Для этого поля будет автоматически выбран тип данных числовой (см.рис.3.1)
Введем названия Учебный год во второй строке столбца Имя поля. Укажем для него тип данных текстовый.
Введем названия № группы в третьей строке столбца Имя поля для создания еще одного поля. В соседнем столбце щелкнимна стрелке и выбирим в совподающим списке значений текстовый.
Аналогичным образом добавим Профессии в четвертой строке.
Щелкним на кнапку сохранить, расположенной на понели быстрого запуска, или выберем команду Office (Сохранить.
При сохранения таблицы появляется окно с предупреждением о том, что ключевые поля не заданы, и будет предложено создать ключевое поле. Если мы щелкнем на кнопку Да, первичный ключ будет создан автоматически. В данной таблице ключевым полем будет являтся номер группы.
Щелкним правой кнопкой мыши на вкладке база данных и выберим команду Закрыть, после чего работа с созданной таблицей завершена.
3.3. Импортируем списки групп из таблицы Excel. Для импорта таблиц Excel
Воспользуемся кнопкой Excel в группе импорт (Import) (см. рис. 3.2).
Рис. 3.2
Указать имя нужного файла, выберем способ импорта: Импортировать данные источника в новую таблицу в текущую базу данных (см. рис. 3.3)
Рис. 3.3
Далее выберим рабочий лист, с которого нужно импортировать данные (см. рис. 3.4)
Рис. 3.4
Кроме того, мы можем узнать, что первая строка будет содержать заголовки полей таблицы, установив флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings) (см. рис. 3.5 и рис. 3.6)
Мастер импорта предложит установить параметры для каждого поля импортируемой таблицы – его название и тип данных (см. рис. 3.7)
Вы можете позволить программе автоматически добавить ключевое поле (для этого установите переключатель в положении Автоматически создать ключь (Let Access add primary key)), определить, какой поле будет ключевым (Определить ключь (Choose my own primary key)), или указать, что ключевого поля в таблице не будет (Не создавать ключь (No primary key)). В завершении нужно задать имя таблицы, в которой будет размещены импортированные данные (см. рис. 3.8)
После импортирования данных о группах из Excel получим новую таблицу Списки групп, обозначим ключивое поле № по поименной книге.
3.4. Для правильной работы запроса создадим связи между таблицами.
Щелкнем на кнопку Схема данных на вкладке Ратоба с базами данных, откроем окно Схема данных, показанно на (рис.3.9).
В окне Схема данных представлено два списка полей один для таблицы база данных, а другой – для таблицы Списки групп. Кроме того, две таблицы соединены так называемой соединительной линией. Теперь приступим к созданию связи.
Выберим поле № группы в списке База данных, но не отпускаем кнопку мыши. При переходек другому полю внешний вид указателя мыши изменится.
Продолжаем удерживать кнопку мыши нажатой, перетащивая поле № группы на поле № группы в списке Списки групп и отпустим кнопку. Появится диологовое окно Изменение связей.
Установим фражок Обеспечение целостности данных, и щелкним на кнопку Создать. Создананя связь показана на (рис. 3.10).
3.5.Создание запроса на выборку с 4 условиями в режиме конструктора. При создании запроса врежиме конструктора следует опрелить таблицу или запрос, сожержащие необходимые данные.Вот как это можно сделать.
Запустить мастер запросов, выбрав команду Создать ( Конструктор запросов. Откроем новый запрос и диологовое окно Добовление таблицы (рис. 3.11).
На вкладке Таблицы диологового окна Добавление таблицы выбирем значения База данных и Списки групп и щелкним на кнопку Добавить. Теперь таблица добавлена в запрос.
Щелкнем на кнопку закрыть и просмотрим запрос в режиме конструктора ( рис. 3.12 ).
Добовление полей
Для того чтобы получить данные посредством запроса, необходимо определить их местонахождение. Таблица была указана ранее, а теперь займемся определением отдельных полей, для чего нужно выполнить следующие действия.
Дважды щелкнем на поле № группы в таблице База данных, расположенной на верхней панели окна запроса. В результате значение № группы будет добавлен в качестве первого поля для запроса; это видно из первого столбца нижней понели окна запроса.
На верхней понели окна запроса щелкнем на поле ФИО таблицы Списки групп. Теперь перетащем это поле вниз и поместим его во второй столбец нижней понели окна запроса (см.рис. 3.13).
Запрос создается на выборку по 4 условиям: № группы, ФИО, Дата рождения, Профессия. Указанные условия помещаем в строку Условия отбора, так что бы условия е совпадали (см.рис. 3.14).
Мастер форм
Мастер форм позволяет создавать формы автоматически, на основе предварительно заданных параметров отображаемых данных. Рассмотрим параметры мастера, используемые для создания форм различных типов.
Выберим команду Создать ( Другие формы ( Мастер форм.
В раскрывающимся списке Таблицы и запросы выберим таблицу Списки групп.
В списке доспупные поля будут указаны все поля таблицы Списки групп. Для переноса требуемых полей в форму ( в список Выбранные поля ) следует щелкнуть на значек с изображением стрелок. Кнопка с одной стрелкой позволяет перенести одно поле; кнопка с двумя стрелками позволяем перенести нам все поля. Воспользуймся кнопкой с двумя стрелками, чтобы получить результат, показанный на (рис.3.15).
В следующем окне можно указать внешний вид подчиненной формы – ленточный или табличный. Выберим переключатель Табличный и щелкним на кнопку Далее.
В новом окне можно задать требуемый стиль. Стиль ( он же автоформат ) позволяет указать базовые цвета и шрифты формы, а также ряд других параметров. Выберим стиль Windows Vista (или любой другой ) и щелкнем на кнопку Далее.
В последнем окне присвоем формат подчиненной форме имя списки групп 1 (рис.3.15).
Кроме того, форму можно открыть для непосредственного ввода данных или же в режиме конструктора с целью изменить макет формы (зачастую появляется потребность в изменении формы, созданной мастером). Оставим переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных и щелкним на кнопку Готова. Показано на (рис.3.16) создания форм.
Аналогичным образом создаем форму для таблицы База данных.
3.7.Для создания отчета Access не требуется прикладывать много труда. И как всегда, задачу можно выполнить различными способами.
Автоматический;
с помощью мастера отчетов;
Мастер отчетов. Предоставляет удобный способ для создания отчетов на базе одной или нескольких таблиц. Рассматриваем их.
Использование мастера отчетов с таблицей
Итак, мы приступаем к созданию отчета. В этом разделе будет создан еще один отчет на основе таблицы Читатели.
Выберем команду Создать ( Мастер отчетов.
В открывшемся окне Создание отчетов (рис.3.17) выберим опцию Таблицы: Списики групп в разделе Таблицы и запросы.
Теперь выберим поля, которые необходимо отобразить в отчете. Например, это могут быть поля №п/п, ФИО и так далее. Перенесем эти объекты в поле Доступные поля, щелкнув на кнопку с изображением двойных стрелок, после чего щелкним на кнопку Далее.
На вторрой понели мастера отчетов можно произвести настройку параметров для уровней группировки отчета. Просто щелкним на кнопку Далее.
На четвертой панели определяется вид макета для отчета. В данном случае выберим переключатели Табличный и Книжная, последний для указания ориентации печати документа. Параметры этой панели показаны на (рис. 3.18). Обратим внимание на то, что изображение макета в левой области окна изменяется в соответствии с выбором тех или иных параметров. Завершив настройку, щелкним на кнопку Далее.
Пятаю панель дает возможность выбрать стиль отчета. Стиль включает в себя различные шрифты и цвета. Выберим, например стиль Поток, обратим внимание на изменившийся макет отчета слева. Щелкнем на кнопку Далее.
На последней панели отчету присваивается имя, а затем выбирается один из двух переключателей: Просмотреть отчет или Изменить макет отчета. Присвоем отчету имя Читатели и щелкним на кнопку Готово для открытия этого отчета в режиме предварительного просмотра на (рис. 3.19). показан готовый отчет.
Аналогичным образом создаем два отчета для таблицы База данных.
Технологическая карта создания базы данных «Учащихся колледжа»
№ п/п
Этап
операция
Результат операции
Время операции
1
Подготовительный
Сбор данных списка групп учащихся колледжа
Данные собраны на электронном носители
13 =SUM(LEFT) 1411560 мин
2
Исполнительный
Создания баз данных
Названия СУБД “ База да6ных учащихся колледжа”
10 мин
3
Исполнительный
Создания таблиц
Созданы две таблицы “База данных и «Списки групп» в режиме конструктора
10 мин
4
Исполнительный
Создания макета таблиц
Макет таблиц создан
10 мин
5
Исполнительный
Импорт данных об учащихся колледжа из электронной таблицы
Импорт данных совершен в оперативном режиме
30 мин
6
Исполнительный
Создания связей между таблицами
Связи созданы
10 мин
7
Исполнительный
Создания запроса в оперативном режиме
Запрос создан в оперативном режиме
20 мин
8
Исполнительный
Создания макета запроса
Макет запроса создан
10 мин
9
Исполнительный
Создания формы в режиме мастера
Формы созданы в режиме мастера
15 мин
10
Исполнительный
Создания макета форм
Макет форм создан
10 мин
11
Исполнительный
Создания отчетов в режиме мастера
Отчет создан в режиме мастера
15 мин
12
Исполнительный
Создания макетов отчетов
Макеты отчетов создан
10 мин
13
Исполнительный
Сохранение базы данных «Учащихся колледжа»
База данных сохранена на жестком диске.
1 мин.
ИТОГО
311 мин
При выполнении данной работы использоволось следующее аппаратное и программное обеспечение:
аппаратное обеспечение:
Модель компьютера: Acer Ferrari 3200
Материнская плата: Myall 2
Жесткий диск: 500 Гб Serial ATA
Видео карта:Mobile Intel(R) 945 Express Chipset Family
Оперативная память:2 GB
Сетевая карта: Broadcom 802/11g и Realtek RTL 816888
Процессор: Core i3 2530 МГц
Принтер: Хеrox WC 5016 принтер, сканер, копир струйный
программное обеспечение:
Операционная система : Windows 7 Home Basic лицензионная версия
Приложение MS office MS Access лицензионная версия
Текстовый редактор MS Word 2007
Браузер Opera
Заключение
В данной работе рассмотрена лишь часть возможностей базы данных Access, которая является гораздо более многофункциональной системой. Способы обеспечения целостности данных, защищают связи между записями в связанных таблицах, а также от случайного удаления и изменения связанных данных. Контроль и проверка введения данных, осуществляет проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы, по заданному условию.
Мастер импорта таблиц из различных программ, значительно сокращает время, затрачиваемое на ввод данных.
Создание полей в запросах, позволяет создавать столбцы в запросе, являющиеся результатом других столбцов.
Изменение типов связей в запросе, позволяет создавать более гибкие и чёткие запросы.
Возможность печати результатов запросов, таблиц, отчётов, позволяет избежать применения сторонних приложений и сократить время выборки и переноса данных для предоставления в бумажном варианте.
Система управления базами данных MS Access является практичным и удобным приложением для работы с данными. Предоставляемые данной системой возможности делают её незаменимой для учёта, корректировки, формирования и обработки данных. Она позволяет создать БД, отвечающую любым требованиям, в любой сфере деятельности, что и объясняет столь широкое распространение баз данных.
Созданная в процессе выполнения задания база данных учащихся колледжа с выборкой из 4-х параметров будет успешно использоваться в работе учебной части колледжа.
Список литературы
С.В.Киселев. Оператор ЭВМ.- М.: Издательский центр "Академия", 2008.-352 с
Информатика: учеб. пособие для студ. сред. проф. образования / Е.А.Колмыкова, И.А.Кумскова. М.: Издательский центр "Академия", 2007.-416 с.
Информатика и ИКТ. Базовый курс. Учебник для 9 класса/Н.Д.Угринович. М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2006.-320 с.
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с
Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с.
http://revolution.allbest.ru/programming/00225737.html
Приложения № 1
База учащихся колледжа
Таблица № 1. База данных
Таблица №2. Списки групп
Приложения №2.
Построение связей в СУБД Access.
Работа со связями
Создание связей
Приложение №3.
Типы данных в СУБД Access
Таблица в режиме Конструктора
Рис. 2.4
Рис. 2.3
Рис. 2.2
Рис. 2.1
Рис. 2.1
Рис.3.1. первая строка столбца
Рис.3.9.Автоматическая связь
Рис.3.10. Обеспечение целостности данных
Рис.3.12.
Рис.3.13. добовление полей
Рис.3.14. запрос на выборку
Рис.3.15. Мастер форм
Рис.3.15. создания форм
Рис.3.16. созданая форма
Рис.3.14. Фомра Читатели.
Рис.3.15. Форма Запросов.
Рис.3.17. мастер отчетов.
Рис. 3.18. Выбор параметров ориентации для отчета
Рис. 3.19. Новый отчет, созданный с помощью мастера
Физическая модель
Связи между таблицами в многотабличной базе данных
Схема данных
Таблицы для связывания
Определение типа связи
Рис.2.12 Связи между таблицами
Рис. 2.5
Рис. 2.6
Рис. 2.7
Рис. 2.8
Рис. 2.9
Рис. 2.10
Рис. 2.11
Рис. 2.13
Рис. 3.5
Рис. 3.6
Рис. 3.7
Рис. 3.8
Рис. 3.11
ГОУ СПО КАМС№17,ПЭР, гр.331-Э
Лист
13 PAGE 14215
Изм. Лист № докум. Под Лит. Лист Листов
пПроектная
часть
. Дата
13 PAGE 14115
ГОУ СПО КАМС№17,ПЭР, гр.331-Э
Изм. Лист № докум. Под Лит. Лист Листов
пПроектная
часть
. Дата
Лист
Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 3 Заголовок 4 Заголовок 5 Заголовок 6 Заголовок 7 Заголовок 8 Заголовок 915
Приложенные файлы
