Лекция-презентация на тему «Правила ведения переписки с использованием электронной почты»


Чтобы посмотреть презентацию с оформлением и слайдами, скачайте ее файл и откройте в PowerPoint на своем компьютере.
Текстовое содержимое слайдов:

ПМ.06 ОРГАНИЗАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ МДК.06.01.03 Информационное обеспечение профессиональной деятельностиСОГБПОУ «Вяземский медицинский колледж имени Е.О.Мухина»Лекция-презентация по теме: «Организация электронного документооборота»Преподаватель: Бодренкова Наталья Владимировна2014 г Правила ведения переписки с использованием электронной почты Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей организации) — это «точка контакта», форми-рующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете. Каждое письмо – это наша визитная карточка и отражение деловой позиции. И если для нас важно, чтобы эта визитная карточка выглядела достойно, а деловая позиция способствовала комфортности и продуктивности общения, тогда знание основных правил хорошего тона и следование им в ежедневной переписке – важнейшее условие успеха. В отношении электронной деловой переписки справедливы такие же нормы и правила, которыми деловое сообщество оперирует в любых других формах делового взаимодействия: в общении по телефону, ведении переговоров и т.д. Этикет электронной переписки включает особенности оформления, составления писем, а также принципы общения адресатов:Правило 1. В электронном письме заполняйте все поля.Правило 2. Почтовый адрес и имя отправителя должны быть понятными.Правило 3. Тему (заголовок, название) письма нужно указывать всегда.Правило 4. При ответе на какое-либо письмо подумайте, нужно ли  менять тему письма.Правило 5. Почтовый адрес получателя заполняйте в последнюю очередь.Правило 6. Сохраните текст письма в отдельном файле, прежде чем отправлять письмо.Правило 7. Текст письма должен отвечать определенным требованиям.Правило 8. На электронные письма нужно отвечать.Правило 9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию.Правило 10. Не публикуйте информацию из личных писем без согласия их отправителей. приветствие,основной текст,заключение,подпись.
Личные данные должны быть понятными и по возможности полными, чтобы не вызывать у адресата непонимание, настороженность и загадочность.Наибольшее доверие вызывает почтовый адрес, содержащий фамилию и имя, например, NadezdaTimofeeva@yandex.ru.Если почтовый адрес имеет вид abracadabra966@mail.ru, то не всякий получатель письма от такого адресата решится открыть это письмо. А вдруг там вирус, приводящей к блокировке компьютера, или спам, который после открытия такого письма пойдет бесконечным потоком?

Заголовок письма – это то единственное, что видит получатель письма, когда оно к нему приходит. Очень часто от названия письма зависит его дальнейшая судьба:откроет его получательили удалит, не глядя.Варианты судеб полученного письма в зависимости от его заголовка:письмо не заметят среди вороха других писем,сочтут бесполезным и потому даже не откроют,не долго думая, сразу отправят в папку «Спам» или «Удаленные»,прочитают частично или полностью,возможно, даже ответят.



Заголовок письма – это ключик к тому, чтобы заинтересовать получателя открыть письмо, а точнее, «зацепить», привлечь внимание. Перефразируя слова из книги «Приключения капитана Врунгеля» («как назовешь корабль, так он и поплывет»), можно сказать, что «как назовешь письмо, так оно и дойдет» до получателя.Таким образом, заголовок письма должен быть кратким (не более 50 знаков), интересным и по делу (выражать суть письма).При этом в ходе переписки, если получатель письма отвечает автору, заголовок письма не должен меняться.


В подавляющем большинстве случаев тему письма менять НЕ нужно. Как написать письмо ответМногие начинающие пользователи отвечают на письмо неправильно, а именно, получив письмо, они его читают и для ответа жмут на кнопку «Написать». Это в корне неверно.При ответе на письмо следует нажимать на кнопку «Ответить», чтобы понимать с чего начали переписку и к чему пришли. Для этого:Нужно открыть письмо. При этом появится кнопка «Ответить» выше или ниже открытого письма Текст письма должен отвечать следующим требованиям:1) Текст письма должен содержать приветствие.Как минимум, «Здравствуйте» или «Доброго времени суток». Если знаете имя, то «Уважаемый (ая) Имя (возможно, Отчество)». 2) Текст письма должен быть грамотным и не содержать ошибок.безграмотные письма – это плохая культура, и ей не место в Интернете.3) Текст письма должен быть понятным по содержанию.Непонятные по содержанию письма могут вызывать у получателя только раздражение и досаду, поскольку он потратил время на чтение письма, но так и не понял, что отправитель хотел ему сообщить.4) Текст письма должен охватывать рамки одной темы.Если отправителю есть что сказать получателю по разным темам, то лучше отправить по одному письму на каждую тему. Это упростит получателю восприятие информации и позволит ему дать Вам точный и исчерпывающий ответ.



5) Текст письма должен быть структурированным по содержанию и по внешнему восприятию.Структурированный текст легко читать. И воспринимается он так, как было задумано автором письма. Иначе, он может быть воспринят получателем письма совсем не так, как это было задумано отправителем. 6) Текст письма должен иметь оптимальный размер.Длинные письма никто не любит читать; старайтесь вложиться в «один экран»; по правилам e-mail переписки в одном письме всю суть можно изложить в 6-7 предложениях.7) Шрифт текста письма должен быть распространенного типа, который будет отображаться во всех почтовых сервисах.Любителям экзотических шрифтов, например, напоминающим рукописный текст гусиным пером, должен помнить, что у получателя вместо текста письма может получиться  нечитаемая абракадабра. 8) Размер шрифта в тексте письма должен быть однообразным.Мелким шрифтом можно писать какие-либо незначительные примечания, все остальное надо делать шрифтом одного размера.



9) В тексте письма не стоит злоупотреблять использованием прописных и заглавных букв.Сложно читать письма, где все буквы маленькие, даже в начале предложения, или наоборот, где все буквы ЗАГЛАВНЫЕ. Помните, что ПИСЬМО, НАПИСАННОЕ ПРИ ВКЛЮЧЕННОЙ КЛАВИШЕ Caps Lock И СОСТОЯЩЕЕ ИЗ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ, В ИНТЕРНЕТЕ ВОСПРИНИМАЕТСЯ как КРИК и означает только крик и ничего другого.10) Тон письма ни в коем случае не должен иметь черты агрессивности, раздражительности.Текст письма не должен содержать ругательства и оскорбления. Письмо лучше всего писать, находясь в уравновешенном и рассудительном состоянии. Приветствуются легкая шутливость и уместный юмор, если адресат поддерживает подобный тон общения и способен его оценить.11) В конце всегда следует оставлять подпись с возможными пожеланиями к собеседнику.К пожеланиям относится: С уважением, С благодарностью и т.п.



В блок подписи необходимо помещать:Ваше имя и фамилию.Это делает переписку персонифицированной, что влияет на эффективность и психологический комфорт общения. В подписи не следует использовать сокращений. Вместо Т.Л. Иванова в Тамара Леонидовна Иванова (или Тамара Иванова), чтобы адресату было понятно, как обратиться ко мне в ответном письме.Указание вашей должности.Этим вы даете адресату понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.Контактные координаты (телефон, электронный адрес, название и адрес компании, ее сайт).Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.

Правила безопасности при работе с электронной почтойНесмотря на большой шум вокруг компьютерных вирусов и троянов, многие по-прежнему становятся жертвами их действий. Часто вирусы распространяются именно по электронной почте. Помимо вирусов, следует опасаться и злоумышленников, пытающихся узнать пароль к Вашей почте на Mail.ru под видом службы поддержки. Никогда не запускайте программы, полученные по электронной почте.Это может показаться смешным, но это действительно опасно, даже если письмо прислал хорошо известный Вам человек. Сначала сохраните файл на диск, проверьте его антивирусной программой (если, конечно, у Вас свежая версия) и только потом запускайте. Если есть подозрение что это вирус или троян, просто удалите письмо.Не доверяйте даже "солидным" адресам, типа support@mail.ru или webmaster@mail.ru.Служба поддержки никогда не рассылает программ своим пользователям, однако адрес отправителя очень легко подделать и многие этим пользуются, чтобы под видом службы поддержки рассылать вирусов или троянов.
Никому не отдавайте свой пароль!Если Вам пришло письмо с требованием сообщить все данные о себе, включая пароль для Mail.ru, ни в коем случае не отдавайте пароль, даже если это письмо пришло с адреса webmaster или support. Не доверяйте доводам вроде "устранения технических проблем с Вашим ящиком" и не бойтесь угроз Ваш ящик закрыть. Это наглая попытка собрать пароли никакого отношения к нашей службе поддержки не имеет. К сожалению, адрес отправителя очень легко подделать. Сообщите на support@mail.ru о таком случае, там немедленно примут меры. Открывая полученные файлы MS Office (Word - .doc, Excel - .xls и т.д.) не разрешайте использование макросов.Старайтесь пользоваться самыми свежими почтовыми программами. В любой из них периодически находятся "дырки" в безопасности, и злоумышленники тут же ими пользуются. В свежих версиях, как правило, эти ошибки исправляются. Популярные программы: Outlook Express, Netscape Messenger, web-интерфейс Mail.ru, опять же, - бесплатны, так что не пренебрегайте этим советом.  Итак, мы сегодня выяснили:Каждое письмо – это наша визитная карточка и отражение деловой позиции. Поэтому знание основных правил хорошего тона и следование им в ежедневной переписке – важнейшее условие успеха.Этикет электронной переписки включает особенности оформления, составления писем, а также принципы общения адресатов, которые мы сформулировали в 10 правилах.Также, мы познакомились с правилами безопасности при работе с электронной почтой. Спасибо за внимание!

Приложенные файлы