Делопроизводство в кадровой службе

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"САМАРСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ"





Кафедра управления персоналом










В.А. ВАСЯЙЧЕВА

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ





Для студентов всех форм обучения специальности «Управление персоналом»























САМАРА 2008
ББК



Учебно-методические материалы подготовлены ассистентом кафедры управления персоналом В.А. Васяйчевой


Рецензент:




(Васяйчева В.А.)
(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ для студентов всех форм обучения специальности «Управление персооналом»): Учеб.-метод, материалы.-Самара.: Изд-во СМИУ.2008.





































СТАНДАРТ ДИСЦИПЛИНЫ

Требования к обязательному минимуму содержания и уровню подготовки выпускника вуза, предъявляемые Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе».
В условиях становления рыночной экономики возрастает значимось кадрового документооборота. Упорядочение всех процессов на предприятии имеет очень большую роль на современном предприятии.
Документ – это важная составляющая жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия, поэтому большое внимание уделяется правильности и точности его оформления, соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как делопроизводство.
Делопроизводство характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование, потенциальную основу мошенничества или, как метко говорили на Руси, – "филькину грамоту".
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Самое внимательное и обстоятельное изучение делопроизводства – вот гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание делопроизводства не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений – судебных разбирательств.
Исходя из определения делопроизводства можно установить, что объект делопроизводства – оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.
Предмет делопроизводства – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.
Целью изучения является представление необходимых сведений о порядке разработки и оформления широкого круга управленческих документов, обращающихся в организациях, о структуре и функциях делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета, контроля исполнения и хранения документации согласно требованиям ГОСТа.
Определившись с целью, выделим ряд логично вытекающих задач изучения курса:
1) показать значение работы с документами в жизни общества.
2) дать общие сведения об истории и организации служб документации, перспективах их развития и совершенствования.
3) определить роль служб ДОУ (документационное обеспечение управления) в организации работы с документной информацией.
4) дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы ценности документов.
5) привить необходимые навыки в работе с делами, законченными делопроизводством, в их оформлении и порядке сдачи на архивное хранение.
В ходе изучения курса студенты должны приобрести следующие знания:
- сущность и содержание делопроизводства;
- основные документы в кадровом обороте;
- порядок принятия и оформления сотрудников на работу;
- порядок сертификации и аттестации персонала;
- технология оформления и хранения кадровой документации;
- порядок оформления основных управленческих документов.
По окончании изучения данного курса студент должен демонстрировать умения в оформлении некоторых видов управленческих документов, знать основные принципы кадрового делопроизводства.
Дисциплина "Делопроизводство" читается студентам дневного и заочного обучения в течение одного семестра. Итоговой формой контроля знаний студентов является экзамен.






























УЧЕБНО-ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН ЗАНЯТИЙ по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе»

ОЧНАЯ ФОРМА ОБУЧЕНИЯ
№ темы
Разделы




Всего
Лекции
Практич. занятия
Сам. работа

1.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ
10
2
2
6

2.
СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

8

2
2
4

3.
ДОКУМЕНТЫ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
6
4
2
6

4.
ДВИЖЕНИЕ КАДРОВ
10
4
2
4

5.
ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОЧИХ КАДРОВ
14
6
2
6

6.
ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
12
4
2
6


ВСЕГО
66
22
12
32


ЗАОЧНАЯ ФОРМА ОБУЧЕНИЯ
№ темы
Разделы




Всего
Лекции
Практич. занятия
Сам. работа

1.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ
16
1
-
12

2.
СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

14

1
1
12

3.
ДОКУМЕНТЫ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
15
1
1
13

4.
ДВИЖЕНИЕ КАДРОВ
13
1
-
12

5.
ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОЧИХ КАДРОВ
16
1
1
14

6.
ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
14
1
1
12


ВСЕГО
85
6
4
75















ПРОГРАММА
ПО ДИСЦИПЛИНЕ «Управление персоналом»

Раздел 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ

Содержание темы:
Положение об отделе кадров
Должностная инструкция отдела кадров
Нормативная численность сотрудников отдела кадров
Организация труда
Нормативы времени на отдельные операции

Раздел 2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Содержание темы:

В состав кадровой документации входят следующие документы: трудовой договор (контракт); приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1); личная карточка (форма № Т-2); учетная карточка научного работника (форма № Т-4); приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8); табель учета рабочего времени (форма № Т-13); личные заявление работников предприятия; графики отпусков.

Раздел 3. ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

Содержание темы:
Правила внутреннего трудового распорядка
Штатное расписание
Должностные инструкции
Трудовой договор
Раздел 4. ДВИЖЕНИЕ КАДРОВ

Содержание темы:

1. Порядок оформления документов при приеме на работу
2. Порядок учета кадров
3. Порядок оформления документов при переводе
4. Расторжение трудового договора
5. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу


Раздел 5. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОЧИХ

Содержание темы:
Основные методы оценки деятельности работников

Раздел 6. ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Содержание темы:

1. Общие положения
2. Правила заполнения трудовой книжки
3. Занесение сведений о работе
4. Занесение сведений о награждениях и поощрениях
5. Вкладыш в трудовую книжку
6. Выдача трудовой книжки при увольнении
7. Дубликат трудовой книжки
8. Расчеты за трудовые книжки и их хранение
9. Учет трудовых книжек
10. Хранение дел





































ПЛАН ГРУППОВЫХ ЗАНЯТИЙ

Семинар 1. Тема 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ

Вопросы для обсуждения: Чем руководствуется отдел кадров в свое работе. Как определяется численность отдела кадров. Типы должностных инструкций. Организация труда.
Форма текущего контроля: опрос

Семинар 2. Тема 2. СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Вопросы для обсуждения: Какие документы входят в состав кадровой документации предприятия. В чем значимость каждого из них.
Форма текущего контроля: опрос

Семинар 3. Тема 3. ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

Вопросы для обсуждения: Оформление сорудников на работу. Какие документы оформляются на предприятии. Штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка
Форма текущего контроля: опрос

Семинар 4. Тема 4. ДВИЖЕНИЕ КАДРОВ

Вопросы для обсуждения: Порядок учета кадров на предприятии. Перевод сотрудника на другую работу. Увольнение. Расторжение трудового договора. Приказы по личному составу.
Форма текущего контроля: опрос

Семинар 5. Тема 5. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОЧИХ

Вопросы для обсуждения: Аттестация сотрудников предприятия. Результаты аттестации.
Форма текущего контроля: опрос

Семинар 6. Тема 6. ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК. ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Вопросы для обсуждения: Правила ведения трудовых книжек. Хранение дел.
Форма текущего контроля: опрос














КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ КУРСА ЛЕКЦИЙ

Организация кадровой службы

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.
Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

Положение об отделе кадров
Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- задачи;
- структура;
- функции;
- взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
- права;
- ответственность.

Должностные инструкции сотрудников отдела кадров
Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:
- руководство работой отдела;
- обеспечение выполнения работ;
- разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций,
инструкций;
- обеспечение рационального использования материальных, финансовых и
технических средств;
- проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую
тайну;
- обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками
отдела;
- создание условий для роста и повышения квалификации персонала;
- контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового
распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной
безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
- внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений
взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
- обеспечение составления уставной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
деятельности отдела;
- нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок
проведения работ в отделе;
- основы экономики, организации труда и управления;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной
санитарии и противопожарной защиты.


Нормативная численность сотрудников отдела кадров
Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.
Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.

Организация труда
Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевым должностям Служащих.
Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.
Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня возлагается на начальника подразделения. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве неявившихся или опоздавших работников.

Нормативы времени на отдельные операции
Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих состоит из следующих операций:
- ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);
- заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);
- составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости – период испытательного срока;
- на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;
- оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф;
- составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Оформление документов при увольнении рабочих и служащих состоит из следующих операций:
- на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8);
- в соответствии с резолюцией директора птицефабрики составление проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;
- на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;
- на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;
- изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных;
- комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;
- составление отчета об увольнении с работы.
Оформление и учет трудовых книжек состоит из следующих операций:
- запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице – фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице – проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;
- отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»;
- подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;
- ознакомление работников с записями в трудовой книжке.

Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрениях и награждениях состоит из следующих операций:
- подборка трудовой книжки;
- на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;
- укладка трудовой книжки в сейф.

Оформление документов по учету движения кадров состоит из следующих операций:
- на основании приказа (форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;
- составление приказа о переводе.

Составление и корректировка графика отпусков состоит из следующих операций:
- получение графика отпусков от подразделений;
- составление сводного графика и его корректировка;
- доведение графиков до руководителей подразделений;
- контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года;
- составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.

Оформление отпуска состоит из следующих операций:
- на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;
- подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
- составление приказа на отпуск;
- запись в журнале регистрации отпусков.

Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности состоит из следующих операций:
- заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности стажа);
- пополнение картотеки и изъятие карточек;
- внесение изменений в карточки.

Оформление листа нетрудоспособности состоит из следующих операций:
- на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжки определение длительности непрерывного рабочего стажа работника и заполнение соответствующих граф листа нетрудоспособности (стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);
- регистрация листа в книге учета.

Литература
1.Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу.– М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.
2.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству – М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.
3.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
4.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.

СОСТАВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др.
Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

В состав кадровой документации входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)
(форма № Т-8);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
- личные заявление работников предприятия;
- графики отпусков;

Литература
1.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству – М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.
2.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
3.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
4. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. – М.,1997

ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРЕСОНАЛОМ.

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.
К организационным документам относятся:
- учредительные документы (устав и договор);
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о структурных подразделениях;
- должностные инструкции работникам.

Правила внутреннего распорядка
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Штатное расписание
Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Должностные инструкции
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Целями разработки должностной инструкции являются:
- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);
- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;
- должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- основные задачи и функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения.
- связи по должности.
- оценка деятельности
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной инструкцией.
Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

Трудовой договор
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Сторонами трудового договора являются:
- в качестве работодателя – предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;
- в качестве работника – граждане, достигшие 16 лет.
В трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.
Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.
Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.
По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Трудовые договоры могут заключаться:
1) на неопределенный срок;
2) на определенный срок не более пяти лет, если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
Работник обязан преступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

Литература
1.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству – М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.
2.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
3.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
4. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. – М.,1997

ДВИЖЕНИЕ КАДРОВ

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью разработана инструкцию, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.
Отдел кадров предприятия готовит проекты приказов, только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в отдел кадров канцелярией.

Порядок оформления документов при приеме на работу
При приеме на работу или переводе работника в установленном порядке на другую работу администрация обязана:
а) ознакомить работника с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями (должностной инструкцией);
б) ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором предприятия;
в) провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другими правилами по охране труда.
На лиц, поступающих на работу впервые, заполняется трудовая книжка со дня приема на работу. Трудовые книжки ведутся на всех работников на предприятии, работающих свыше 5 дней.
На лиц, поступающих на работу отдел кадров предприятия оформляет личное дело.
Бланк трудового контракта заполняется и подписывается в двух экземплярах, один из которых храниться в отделе кадров, в личном деле работника, а другой экземпляр выдается работнику на руки.
Подписанный и заверенный контракт служит основанием возникновения трудовых отношений. После заключения и надлежащего оформления контракта издается приказ о приеме на работу, который объявляется работнику под расписку.
Вопросы оплаты, условий труда и отдыха, пенсионного обеспечения, медицинского обслуживания и т.д., являющиеся общими для всех категорий работников предприятия, должны отражаться и регулироваться условиями трудового договора, заключенного между администрацией и трудовым коллективом.
При заключении контрактов с испытательным сроком работы сроки испытания не должны превышать оговоренных законодательством.

Порядок учета кадров
Учет работников по своему назначению разделяется на персональный, штатно-должностной и статистический.
На всех лиц, работающих на предприятии, составляются и сводятся в действующую картотеку личные карточки по установленной форме № Т-2.
Персональный учет научных работников ведется по учетной карточке научного работника, форма № Т-4.
Личные карточки уволенных постоянно хранятся в алфавитном порядке, отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения работника.
Личные дела составляются и ведутся на работников, перечень которых определяется специально созданной руководителем предприятия комиссией.
В личное дело включаются документы в следующем порядке:
- опись документов, имеющихся в личном деле;
- личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией
размером 4*6 (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45
лет);
- автобиография;
- копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого
звания.
Далее в личном деле по мере поступления в хронологическом порядке располагаются характеристики, аттестации, представления о назначении, освобождении, увольнении, переводе, направлении на учебу, копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий и другие документы характеризующие работника. Документы личного дела нумеруются.
Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого нахождения конкретно личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.
Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.
Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

Порядок оформления документов при переводе
В соответствии с трудовым законодательством различают три вида перевода на другую работу:
а) перевод на другую работу на том же предприятии;
б) перевод на работу на другое предприятие;
в) перевод на работу в другую местность.
Эти виды перевода допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника.
Оформление перевода работника на другое предприятие производится в следующем порядке (разрешение на перевод дает руководитель, имеющий право найма на работу и увольнение):
а) работник, давший согласие на перевод или возбудивший ходатайство о переводе, подает письменное заявление на имя своего непосредственного руководителя с изложением мотивов перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;
б) его непосредственный руководитель рассматривает заявление и при согласии на перевод отдел кадров оформляет соответствующие документы – представление на перевод в двух экземплярах, заявление работника, характеристика;
в) руководитель принимающего предприятия после получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;
г) при получении согласия на перевод прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.
Перевод работника на другую работу на том же предприятии может быть оформлен запиской о переводе.

Расторжение трудового договора
Прекращение трудовых отношений может иметь место лишь по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом.
Основаниями прекращения трудового договора являются:
1) соглашение сторон (ст.78);
2) истечение срока трудового договора (п.2. ст.58), за исключением случаев когда трудовые отношения фактически продолжаются и не одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника (ст.80);
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (ст.81);
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизации (ст.75);
7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (ст.73);
8) отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением (ч.2. ст.72);
9) отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (ч.1. ст.72);
10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст.83);
11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст.84)
Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.




Порядок подготовки проектов приказов по личному составу
Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.
Приказами по личному составу оформляется прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков по личному состава, оформление отпуска, объявление поощрений или взысканий. Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.
Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках. Хранятся приказы в папке по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются.
Формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.
Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

На основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет личную карточку (форма № Т-2) и делает запись в трудовой книжке.
Приказ о переводе на другую работу составляется при переводе, как по инициативе администрации, так и по просьбе самого работника, в основном при переводе внутри предприятия. Согласие работника на перевод оформляется его подписью на приказе, которая ставиться после того как приказ подписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговорены условия работы и приказ подписан руководителем предприятия.
Приказ о прекращении трудового договора заполняется при увольнении работником. На основании данного приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника.

Литература
1.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству – М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.
2.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
3.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
4. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. – М.,1997
5. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.– М..1998

ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОЧИХ КАДРОВ

Основным методом оценки деятельности работников является аттестация.
Аттестация – определение степени соответствия уровня квалификации работника квалификации выполняемой им работы.
При проведении аттестации исходят из следующих основных принципов: законность; равное право граждан на любую должность в соответствии со способностями и профессиональной подготовкой без какой либо дискриминации; профессионализм и компетентность; гласность; экономическая, социальная и правовая защищенность; ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных полномочий.
Оценку квалификационного уровня работника следует осуществлять комплексно и основываться на учете специфики труда той или иной категории работников и достигаемой результативности в работе.
Основными задачами аттестации работников являются:
- определение служебного соответствия работника занимаемой должности;
- выявление перспективы использования потенциальных способностей и возможностей работника;
- стимулирование профессиональной компетенции работника;
- определение направлений повышения квалификаций, профессиональной подготовки или переподготовки работника;
- внесение предложений о перемещении кадров, освобождение работника от должности, а также переводе на более (или менее) квалифицированную работу.
Аттестация работников может носить очередной (регулярный) и внеочередной характер.
Внеочередная аттестация проводится по решению руководителя предприятия.
Подготовка к проведению аттестации состоит из следующих этапов:
- разработка и утверждение графиков проведения аттестации;
- определение утверждение состава аттестационных комиссий;
- подготовка необходимых документов на аттестуемых работников;
- утверждение состава экспертных групп.
Проведение аттестации работников включает:
- оценку соответствия квалификационного уровня работника квалификации выполняемой им работы;
- оформление результатов аттестации;
- ознакомление аттестованного работника со всеми итоговыми материалами по его аттестации и принятие соответствующих кадровых решений;
- разработку планов мероприятий по итогам аттестации и осуществление контроля за их выполнением.
В ходе подготовки к аттестации директор издает приказ, в котором определены сроки проведения аттестации, установлен перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационной комиссии и график, формулируются задачи руководителей подразделений по обеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации.
Аттестационная комиссия утверждается в составе председателя, его заместителя, секретаря и членов комиссии. В аттестационную комиссию включается директор, его заместитель, руководители функциональных структурных подразделений, представители профсоюза и кадровой службы.
На каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее чем за две недели до начала проведения аттестации представляется служебная характеристика-отзыв, которая подготавливается его непосредственным руководителем. Данный документ содержит всесторонний анализ и оценку личности работника, включая его профессиональные качества, индивидуальные способности, а также результаты работы за прошедший период.
При последующей аттестации в комиссию представляется также аттестационный лист предыдущей аттестации. Аттестуемый работник заранее, не менее чем за две недели до начала аттестации, знакомится с подготовленными на него материалами.
Аттестация проводится в присутствии руководителя структурного подразделения, в котором работает аттестуемый. Аттестационная комиссия проводит беседу с аттестуемым на основе рассмотрения представленных материалов, в ходе которой выясняются возникающие спорные или неясные вопросы, необходимая дополнительная информация. А также соображения аттестуемого работника и его планы в части совершенствования своей трудовой деятельности и улучшения результатов труда. Члены аттестационной комиссии на своем заседании заслушивают также краткое сообщение руководителя подразделения с оценкой работы аттестуемого, которая отражена в характеристике-отзыве. В ходе заседания комиссии ведется протокол.
По результатам аттестации работника аттестационная комиссия дает рекомендации по одному из следующих направлений:
- соответствует занимаемой должности;
- соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.
Аттестационная комиссия дает также рекомендации по повышению должности, изменению должностного оклада, поощрению за достигнутые работником успехи, включению в резерв на выдвижение.
Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист, который составляется в одном экземпляре и подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствующими на голосовании и принявшими участие в голосовании. Аттестационный лист и характеристика-отзыв на работника, прошедшего аттестацию, хранятся в его личном деле.

Литература
1. Об утверждении «Временных методических рекомендация по аттестации
государственных служащих» Письмо Министерства труда РФ от 033.08.93 № 1375-
РБ

ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Правила заполнения трудовой книжки
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- о работнике;
- о выполняемой им работе;
- о переводах на другую постоянную работу;
- об увольнении работника;
- основания прекращения трудового договора;
- о награждениях за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка.




Выдач трудовой книжки при увольнении
При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия ли специально уполномоченного им лица и печатью предприятия.
Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи пишется «Работа прекращена в связи со смертью», далее указывается дата и номер приказа. Эта запись заверяется в установленном порядке.

Дубликат трудовой книжки
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).
При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Учет бланков трудовых книжек
На предприятии ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.
Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или
служащий расписывается в личной карточке и в книге учета.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Литература
1.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
2.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
3. Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. – М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.

ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
- помещать положения вместе с основными документами;
- приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
- документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
- соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.
В процессе группировки проверяется правильность оформления документов.
Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.
Формирование и ведение личных дел. Личное дело сотрудника предприятия – основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.
Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся:
- анкета;
- автобиография;
- личное заявление о приеме на службу или увольнение;
- копия приказа о приеме на службу или об увольнении;
- контракт;
- заявления сотрудника о перемещениях;
- представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении в резерв;
- копии приказов о перемещении;
- аттестационные листы;
- выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
- копии наградных листов;
- карточки учета поощрений и взысканий;
- характеристики с прежнего места работы;
- фотографии.
Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца.
Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.
Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- автобиография;
- характеристика-рекомендация;
- результаты медицинского обследования;
- копии документов об образовании;
- копия приказа о приеме на работу;
- дополнение к личному делу;
- карточка поощрений и взысканий;
- внутренняя опись;
- карточка форма № Т-2.
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы возникающие в процессе служебной деятельности сотрудника:
- аттестационные листы оформляются в соответствии с приказами руководителя предприятия;
- представления к перемещению по службе составляются непосредственным руководителем сотрудника, перемещаемого по службе;
- копии (ксерокопии) документов об утверждении в должности;
- другие дополнительные материалы.
В отделе кадров личные дела хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.
Составление номенклатурных дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел отражающие все документируемые участки работы отдела кадров.
Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название организации или структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Отделам кадров рекомендуется вести следующую номенклатуру дел:
1. Руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами).
2. Штатное расписание предприятия.
3. Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия.
4. Приказы по основной деятельности (копии).
5. Приказы о командировании, кратковременных замещениях должностей, поощрениях, наложениях дисциплинарных взысканий.
6. План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии).
7. Протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем предприятия (копии).
8. Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников отдела (копии).
9. Копия годового отчета предприятия по работе с кадрами, представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме).
10. Материалы профессиональной учебы – документы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников, планы, программы и т.д.
11. Переписка с другими организациями по вопросам повышения деловой квалификации.
12. Переписка с другими организациями по вопросам комплектования, использования кадров.
13. Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.
14. Список резервов кадров на выдвижение.
15. График отпусков сотрудников предприятия.
16. Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.
17. Картотека трудовых книжек.
18. Алфавитные карточки персонального учета кадров (форма № Т-2).
19. Журнал учета граждан по вопросам трудоустройства.
20. Акты приема–передачи при смене начальников отдела кадров.
21. Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений.

Хранение дел
Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, н задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Литература
1.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
2.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
3. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА – М,2000.
4. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. – М.: Изд-во стандартов, 1984.
5. Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»












Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.
Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

























ТЕМАТИКА КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
1 Сущность и основное назначение документационного обеспечения управления в современных условиях.
Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления в РФ.
Организация делопроизводства на малых предприятиях.
Специфика документационного обеспечения управления в государственных учреждениях.
Возможности использования современной офисной техники в оптимизации документооборота в организации.
Возможности использования специализированных программ для осуществления документационного оборота в современных организациях.
История становления и развития документационного обеспечения управления в России.
Возможности использования методов математического моделирования для оптимизации документооборота на предприятии.
Специфика документационного обеспечения управления в кадровых службах.
Зарубежный опыт организации документационного обеспечения управления.
Перспективные направления в развитии документационного обеспечения управления.
Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.
Состав и предназначение внутренних организационно-распорядительных документов организации по работе с персоналом.
Применение методов современного менеджмента в организации Документационного обеспечения управления.
Применение государственных стандартов в организации документационного обеспечения управления.
Специфика организации документационного обеспечения в судах.
Использование зарубежного опыта в организации документооборота на российских предприятиях.
Характеристика службы документационного обеспечения на конкретном предприятии (по выбору студента).





















УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
СТУДЕНТАМИ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ
Контрольная работа выполняется в форме реферата. Тема контрольной работы выбирается по желанию студента.
Выбранная тема согласуется с преподавателем. После выбора темы требуется подобрать, изучить необходимую для ее разработки информацию. Определяя перечень литературы и других материалов, важно руководствоваться списком источников, которые подготавливаются кафедрой.
План контрольной работы должен включать в себя введение, основной текст и заключение. Основной текст желательно разбивать на главы и параграфы. Во введении аргументируется актуальность выбранной темы, указываются цели и задачи исследования. В нём же можно отразить методику исследования и структуру работы. Основная часть работы предполагает освещение материала в соответствии с планом.
В заключении излагаются основные выводы и рекомендации по теме исследования.
В контрольной работе желательно высказывание самостоятельных суждений, аргументов в пользу своей точки зрения на исследуемую проблему. При заимствовании материала из первоисточников обязательны ссылки на автора. Контрольная работа, значительная часть которой текстуально переписана из какого-либо источника, не засчитывается.
Контрольная работа может быть набрана на компьютере или написана от руки разборчивым почерком. Объем работы до 20 машинописных страниц.
Контрольная работа должна содержать: титульный лист, оглавление и список использованной литературы. На титульном листе указывается институт, кафедра, учебная дисциплина, тема работы, курс, группа, фамилии, имена, отчества студента и руководителя контрольной работы, дата ее подготовки.
Список литературы и сноски на страницах оформляются в соответствии с действующими стандартами. Контрольная работа может содержать приложения в форме схем, образцов документов и другие изображения в соответствии с темой исследования.
Текст контрольной работы выполняется на одной стороне листа односортной белой бумаги с расчетом, что на каждой странице должно быть 30 строк.
Все страницы работы, включая оглавление и список литературы, нумеруются по порядку с титульного листа (на нем цифра не ставится) до последней страницы без пропусков и повторений. Порядковый номер проставляется внизу, начиная с цифры 2.
Введение, заключение, новые главы, список использованных источников и литература должны начинаться с нового листа.






СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Основная:
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М., 1997.
Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. М., 2003.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2001.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
Изменения № 1 к ГОСТ Р 6.30.97: Принято и введено в действие Постановление Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.
Колесник Е.Н., Кузнецова Е.В. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления (в 3-х книгах). - УрАГС: Екатеринбург, 2002.
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М., 1999.
Организация работы с документами: Учебник / В.А.Кудрявцев и др. М., 1998.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: ПРИОР, 2002.
Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. – М.: ПРИОР, 2001. – 112 с.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: Утверждена распоряжением правительства РФ от 24.06.92. 11118-Р. М., 1994.
Дополнительная:
Альбов А.С. Письмо зарубежному партнеру. – СПб.: Судостроение, 1991.
Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2003.
Документы делопроизводства: Справочное пособие. / Составитель Лихачев М.П. М., 1991.
Сентюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., 1997.
Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия. М., 2002.













вопросы
для подготовки к ЭКЗАМЕНУ

Термин «Делопроизводство», «Документ», «Информация», «Управление»
Положение об отделе кадров
Должностные инструкции
Организация труда
Трудовой договор
Личная карточка работника
Порядок приема (увольнения) на работу. Оформление соответствующих документов
Порядок учета кадров
Порядок оформления документов при переводе
Учет и ведение трудовых книжек
Правила заполнения трудовых книжек
Хранение дел кадровой документации
Проведение аттестации персонала организации
Повышение квалификации сотрудников
Приказы по личному составу предприятия
Дисциплинарные взыскания
Подбор сотрудников на работу. Источники поиска.
Движение кадров
Штатное расписание
Правила внутреннего трудового распорядка































РЕЦЕНЗИЯ
на учебное пособие
«Делопроизводство в кадровой службе»
Ассистента кафедры «Управление персоналом» Васяйчевой В.А.
В учебном пособии «Делопроизводство в кадровой службе» рассматриваются различные организационные аспекты осуществления делопроизводства на предприятиях, проблемы поиска и приема людей на работу, ведения всей документации в процессе их трудовой деятельности и т.д. Детально разобран процесс ведения трудовых книжек. Также проработан вопрос формирования и хранения документации кадровой службы.
Учебное пособие включает стандарт дисциплины, учебно-тематический план занятий, программу по дисциплине, план групповых занятий, краткое содержание курса лекций, темы контрольных работ и указание по их выполнению, список литературы и вопросы к экзамену.
Содержание пособия соответствует современным требованиям экономической науки в области делопроизводства кадровой службы на предприятиях.
Научный интерес представляют главы, раскрывающие роль кадровых служб на предприятиях, организация работы организации, оформление трудовых договоров, ведение и хранение трудовых книжек, ведение и хранение личных дел рабочих и служащих, порядок оформления на работу, перемещения кадров, расторжение трудового договора, а также проведение аттестаций.
В кратком содержании курса лекций изложен основной материал, касающийся всех этих аспектов, что, несомненно, поможет студентам в изучении материала дисциплины и подготовке к сдаче экзамена.
Представленные в учебном пособии основы теории в области делопроизводства направлено на усвоение необходимого комплекса теоретических навыков работы. В рамках учебного пособия приобретаются знания и навыки, необходимые для успешного ведения кадровой документации на предприятии.
Рецензируемая работа полностью соответствует образовательным стандартам Российской Федерации.
Учебное пособие предназначено при изучении дисциплин «Управление персоналом», «Занятость и рынок труда».
В связи с вышеизложенным, учебное пособие «Делопроизводство в кадровой службе» рекомендуется к изданию.

Зав. кафедрой
«Управление персоналом» СамГТУ,
профессор, д.э.н. Гагаринская Г.П.









13PAGE 15


13PAGE 143015




15

Приложенные файлы

  • doc file3
    Размер файла: 290 kB Загрузок: 0