Методические указания по выполнению практических работ обучающимися по МДК03.01 Выполнение работ по должности делопроизводитель


СОДЕРЖАНИЕ

HYPER13 TOC \o "1-3" \h \z \u HYPER14HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015122"HYPER14Введение HYPER13 PAGEREF _Toc449015122 \h HYPER144HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015123"HYPER141 Структура заданий для практических работ HYPER13 PAGEREF _Toc449015123 \h HYPER145HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015124"HYPER14Практическая работа №1 HYPER13 PAGEREF _Toc449015124 \h HYPER145HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015125"HYPER14Практическая работа №2 HYPER13 PAGEREF _Toc449015125 \h HYPER1412HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015126"HYPER14Практическая работа №3 HYPER13 PAGEREF _Toc449015126 \h HYPER1416HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015127"HYPER14Практическая работа №4 HYPER13 PAGEREF _Toc449015127 \h HYPER1425HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015142"HYPER14Практическая работа №5 HYPER13 PAGEREF _Toc449015142 \h HYPER1435HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015144"HYPER14Практическая работа №6 HYPER13 PAGEREF _Toc449015144 \h HYPER1442HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015145"HYPER14Практическая работа №7 HYPER13 PAGEREF _Toc449015145 \h HYPER1446HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015147"HYPER14Практическая работа №8 HYPER13 PAGEREF _Toc449015147 \h HYPER1448HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015148"HYPER14Практическая работа №9 HYPER13 PAGEREF _Toc449015148 \h HYPER1451HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015149"HYPER14Практическая работа №10 HYPER13 PAGEREF _Toc449015149 \h HYPER1453HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015152"HYPER14Практическая работа №11 HYPER13 PAGEREF _Toc449015152 \h HYPER1459HYPER15HYPER15
HYPER13HYPERLINK \l "_Toc449015154"HYPER14Приложение А HYPER13 PAGEREF _Toc449015154 \h HYPER1464HYPER15HYPER15
HYPER15


Введение

Назначение данных методических указаний – оказание методической помощи обучающимся в выполнении практических работ.
В структуру указаний входят следующие разделы:
Введение
Структура заданий для практических работ
Практические работы № 1-11.
Приложение А.
Задания для выполнения практической работы имеют следующую структуру:
наименование темы и количество часов на практическую работу;
задание;
цель выполнения задания;
методические указания по выполнению работы;
список литературы;
форма отчетности.
На практические работы по МДК 03.01 Выполнение работ по профессии делопроизводитель отводится 22 часа.
Задания практической работы составлены в соответствии с рабочей программой профессионального модуля ПМ 03 Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих.

1 Структура заданий для практических работ

Практическая работа №1

Тема: Требования к бланкам управленческих документов. Разработка бланков.
Задание: В тетрадях для практических работ написать требования к бланкам управленческих документов. Составить бланк конкретного вида документа (приказ) продольного расположения (на основании имеющихся данных).

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов.
Число реквизитов документов -30. В стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет).
Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
01. Государственный герб Российской Федерации
02. герб субъекта Российской Федерации
03. эмблема организации или товарный знак
04. код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)
05. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами).
06. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
07. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
08. наименование организации
09. справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и  номер счета в банке).
10. наименование вида документа
11. дата документа
12. регистрационный номер документа
13. ссылка на регистрационный номер и дату документа
14. место составления или издания документа
15. адресат
16. гриф утверждения документа
17. резолюция
18. заголовок к тексту
19. отметка о контроле
20. текст документа
21. отметка о наличии приложения
22. подпись
23. гриф согласования документа
24. визы согласования документа
25. оттиск печати
26. отметка о заверении копии
27. отметка об исполнителе
28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29. отметка о поступлении документа в организацию
30. идентификатор электронной копии документа
Просматривая этот список, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия - это эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации. Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 9 реквизитов из таблицы называются постоянными реквизитами. Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами.

1. Документы изготавливают на бланках.
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
10 - нижнее.
2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых приведен в разделе 5.
3. Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.
5. Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.
7. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 17; 18.
8. На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
9. Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
10 При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
11. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Образцы бланков документов

Образец общего бланка организации

Образец углового бланка письма организации
Образец продольного бланка письма организации


Образец бланка конкретного вида документа организации



Расположение реквизитов и границы зон (угловой бланк)

Расположение реквизитов и границы зон (угловой бланк)


Составить бланк конкретного вида документа (приказ) продольного расположения.
Реквизиты организации:
Государственный проектный институт САНТЕХПРОЕКТ, подчиняющийся ГОССТРОю России
ОКПО 02842708
ОГРН 1027700380795
ИНН/КПП 7708033140/771001001
Ул. Нижняя Первомайская, д.46
город М осква, 105203
Тел. (495) 275 23 23
Факс (495) 275 12 12
E-mail: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Недостающие реквизиты добавить самостоятельно.

Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.
Практическая работа №2

Тема: Организационно-правовые документы.
Задание:
1. В тетрадях для практических работ написать виды организационно-правовых документов.

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.
Деятельность любого предприятия первоначально регулируют организационно – правовые документы, к которым относятся:
Устав – свод правил, регулирующих деятельность предприятия, его взаимоотношения с другими организациями, предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании предприятия.
Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы системы предприятия.
Инструкции – правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности предприятия.
Штатное расписание – организационно – правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений (при наличии таковых) предприятия, а также размеры их минимальной фиксированной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.
Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности предприятия.
Должностные инструкции – документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) предприятия конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

2. Разработать устав организации (АО, ООО, ОАО).
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Типовая структура текста устава государственного учреждения (пример 1) закреплена в "Унифицированной системе организационно-распорядительной документации".
Структура текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации и деятельности.
В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций с различной организационно-правовой формой.
Приведем возможные разделы устава.
Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

Пример 1.
Типовая структура текста устава государственного учреждения
 
Акционерный капитал (уставный капитал). В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.
Порядок деятельности. Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
Управление. Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:
общее собрание акционеров - высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);
совет директоров - высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);
исполнительные органы - генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);
ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).
Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.
Прочие накопления. В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если таковые имеются.
Прекращение деятельности. Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.
Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из:
наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций;
даты регистрации;
государственного регистрационного номера;
подписи;
печати регистрирующего органа.
Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.
Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной - его учредителями, общим собранием акционеров. Пример оформления титульного листа устава приведен в примере 2.



Пример 2.
Образец оформления титульного листа устава
Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.
Практическая работа №3

Тема: Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности.
Задание: В тетрадях для практических работ написать требования к оформлению распорядительных документов. Составить и оформить приказы по основной деятельности, и другие распорядительные документы, необходимые в предложенных управленческих ситуациях. Оформить проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Недостающие реквизиты дописать самостоятельно.


Виды распорядительных документов:
К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся:
постановления,
решения,
приказы,
указания.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Причем нормативных актов, регулирующих использование того или иного вида распорядительной документации в коммерческих организациях, нет. Поэтому использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.
Например, мэр Москвы не может издавать приказы, а только указы и распоряжения.
Извлечение
из Регламента Правительства Москвы
  3.1.2. Указы и распоряжения Мэра Москвы
Мэр Москвы по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает указы и распоряжения, которые обязательны для исполнения на всей территории города Москвы. []
 В свою очередь, приказы могут издавать руководитель Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министры Правительства Москвы (п. 3.1.1 Регламента Правительства Москвы).
 Решение - это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.
Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.
Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.
Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).
Стадии подготовки распорядительного документа (приказ распоряжение):
изучение существа вопроса,
подготовка проекта документа,
согласование документа,
подписание.
Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Уровни распорядительных документов:
распорядительные документы федерального уровня (акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти);
распорядительные до, действующие на уровне субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, городов республиканского значения - Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований);
распорядительные доорганизаций, учреждений, предприятий.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Распорядительные документы могут издаваться коллегиально и единолично.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
Руководители учреждений, организаций, предприятий всех организационно-правовых форм издают следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание.
Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Реквизиты распорядительных документов:
Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Оформление приказов по основной деятельности.
ПРИКАЗ – это нормативный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности задач.
Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу.
К приказам по основной деятельности относят приказы по организации ра-
бот трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам.
Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках.
Формуляр приказа имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа (приказ),
Дату, номер, место издания,
Заголовок,
Текст,
Состав удостоверения (подпись, печать),
Отметки о согласовании.
Датой приказа является дата его подписания, подпись ставится на первом экземпляре.
Нумерация приказа введется подряд с января по декабрь в пределах календарного года (№1, №2 и т.д.).
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например, «О ре-организации предприятия». Недопустимы заголовки типа «Приказ по фирме» или «Приказ директора».
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части указываются основания для издания приказа:
нормативные документы государственных органов;
решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
производственная необходимость.
В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и за-дачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа (констатирующая часть начинается со слов «В связи»).
В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вы- шестоящих организаций, констатирующая часть содержит:
название вида документа,
автора,
дату,
номер,
заголовок этого документа.
Констатирующая часть может начинаться словами «В соответствии».
Констатирующая часть опускается, если причина издания приказа не ну-ждается в разъяснении.
Распорядительная часть приказа излагается в повествовательной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки от левого поля, без кавычек). Затем излагается КОМУ, ЧТО СДЕЛАТЬ и ДО КАКОГО ЧИСЛ А.
Если поручений несколько, то текст делят на пункты, каждое мероприятие оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, которое контролирует выполнение приказа в целом.
В приказе могут перечислятся ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются.
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным и нормативным актам.
Согласование приказа оформляется в виде виз, которые собирают на первом экземпляре приказа. Поскольку приказ является внутренним документом, визы согласования оформляются в нижней части оборотной стороны последнего листа.
Подписывает приказы руководитель предприятия или его заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания и регистрации, которая производится отдельно от других документов, если не указан другой срок.

Задание:
Составьте и оформите приказы по основной деятельности, и другие распорядительные документы, необходимые в данных управленческих ситуациях. Оформите проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. (выбрать один вариант)

Вариант 1
На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2003 № 27.
12 апреля текущего года директор комбината Ларионов В. М. поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С. Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года.
Начальник планово-экономического отдела Матвеева С. Н. и главный бухгалтер Трошина С. Г. завизировали проект приказа директора комбината.

Вариант 2
Шилов А. Н., председатель Российского агентства международного сотрудничества и развития (государственная организация при Правительстве РФ), 24 февраля текущего года поручил структурным подразделениям агентства совместно с представителями Госкомимущества России к 10 апреля подготовить проект программы привлечения иностранных инвестиций к процессу акционирования государственных предприятий. Поручение было дано во исполнение постановления Правительства РФ от 24 февраля текущего года № 246 Главному управлению отраслевых инвестиционных программ, Главному договорно-правовому управлению и Главному управлению стратегии и инвестирования.
Проект приказа председателя агентства был завизирован его первым заместителем Федоровым Д. Н. и начальником Главного договорно-правового управления Ильиным И. В.. Контроль за исполнением приказа был возложен на Федорова Д. Н..

Вариант 3
Директор ООО «Мечта» Поляков В. М. 10 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе предприятия. Он назначил комиссию под председательством коммерческого директора Золотарева Е. И. . В состав комиссии вошли главный бухгалтер Володина Е. Н. и бухгалтер Иванова В.С. . В приказе было поручено представить на утверждение документы складского учета (по состоянию на 1 октября) и отчеты об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) к 15 октября.
Проект приказа был завизирован экономистом предприятия Митиной О. А.

Вариант 4
С целью привлечения средств для обеспечения производственной деятельности генеральный директор ООО «Техника» (г. Курск) Соколов О. Г. 20 сентября текущего года издал приказ о создании коммерческого отдела в составе 3 штатных единиц: коммерческого директора – 1, ведущего специалиста – 1, специалиста – 1. Главному бухгалтеру предприятия Горячеву Г. А. было поручено представить на утверждение новое штатное расписание предприятия на 4 квартал текущего года к 1 октября. Коммерческому директору Игнатьеву Т. Н., который завизировал проект приказа, предписано закончить комплектование отдела кадрами с высшим экономическим образованием к 10 октября.

Вариант 5
Директор ООО «Конверсия» Трофимов О. Ю. 7 апреля текущего года издал приказ об утверждении Положения о порядке расчетов за оказание информационных услуг. Юрисконсульту по финансово-хозяйственным вопросам Морозову В. П. и секретарю-референту Дягилевой Е. А. было поручено к 10 апреля разработать типовые формы договоров об оказании различных видов информационных услуг и строго контролировать их применение в деятельности предприятия. Ответственность за изготовление, учет и сохранность бланков договоров возложена на Дягилеву Е.А., которая вместе с юрисконсультом завизировала проект приказа.

Вариант 6
Директор ремонтно-эксплуатационного муниципального управления № 15 Зотов И. Т. 5 октября текущего года издал приказ о подготовке к уборке территорий в зимний период текущего года. Главный инженер Николаев Б. В. к 15 октября должен провести закрепление убираемых территорий за техниками-смотрителями и дворниками, составить график двухсменной работы по уборке тротуаров и дворовых территорий, разработать и согласовать в префектуре округа план уборки территорий с привлечением людей и техники ведомственных предприятий, расположенных на территории округа.
Приказ издан на основании постановления Правительства Москвы от 8 сентября текущего года № 908 «О готовности служб городского хозяйства к уборке территорий г. Москвы в зимний период».

Вариант 7
Отделом организационной и кадровой работы Управления Министерства юстиции РФ по Республике Карелия в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря текущего года начальником Управления Игнатьевой Т. П. был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль за исполнением приказа был возложен на начальника отдела организационной и кадровой работы Хюннинена А. В.

Вариант 8
Руководителем Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по РК Федеральной службы земельного кадастра России А. Т.Кондрашовым 1 ноября текущего года был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Государственного комитета по статистике от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и с целью создания в Комитете единой системы кадровой документации. Приказом вводились в действие с 1 ноября текущего года все унифицированные формы, вошедшие в Альбом УФД, утвержденный вышеуказанным постановлением.
Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И. А., инспектор отдела кадров Жукова Т. П.




Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом. Получите вариант задания у преподавателя. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Оформите проект приказа на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.
Практическая работа №4

Тема: Справочно-информационные документы. Оформление протоколов.
Задание: В тетрадях для практических работ написать виды справочно-информационных документов. Составить и оформить протокол (полная форма) на продольном бланке.

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.
В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:
·        Докладная записка;
·        Служебная записка;
·        Объяснительная записка;
·        Предложение;
·        Представление;
·        Заявление;
·        Протокол;
·        Акт;
·        Справка;
·        Заключение;
·        Отзыв;
·        Перечень;
·        Список;
·        Переписка.
В составе информационно-справочной документации выделяют:
1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);[ 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.
Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).
Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.
Объяснительная записка подписывается составителем.
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального (совещательного) органа.
Справки в целом оформляются аналогично докладным запискам.
Справка может быть информационной, аналитической или отчетной.
Текст справки состоит из одной-двух частей. В первой части, как правило, излагается предыстория вопроса – факты, события, документы, послужившие основанием или поводом для составления справки, во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие суть сложившейся ситуации. Справка может состоять только из одной (второй) части. Тексты аналитических справок, как правило, состоят из трех частей: основание составления справки, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. По содержанию различают следующие виды актов:
·        приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
·        обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);
·        испытаний (образцов, систем, технологий);
·        выделения к уничтожению документов;
·        о списании материальных ценностей;
·        о нарушении установленных правил;
·        ревизии, инвентаризации;
·        расследования аварий, несчастных случаев;
·        о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
·        об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
·        об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.
Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.
На оформление актов распространяются требования государственного стандарта «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»ГОСТ Р 6.30-2003 (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.
Обязательными [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] протокола являются: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] и [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ],[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ].
Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.1 Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". 2
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. 3
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 4
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Пример оформления краткого протокола приводится в приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.(в данной работе см. Приложение №1). Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 2
Протокол оформляется на [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.
В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола .
Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.
Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Оформление протоколов (полная форма).
Задание: В тетрадях для практических работ составить и оформить протокол (полная форма) на продольном бланке.

ОБРАЗЕЦ ПОЛНОЙ ФОРМЫ ПРОТОКОЛА

Минздрав России

Государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Сибирский государственный медицинский университет»
Министерства здравоохранения Российской Федерации
(ГБОУ ВПО СибГМУ Минздрава России)


ПРОТОКОЛ

03.08.2012 №7

г. Томск
Заседания приемной комиссии

Председатель – В.В. Новицкий
Секретарь - Е.В. Михалев
Присутствовали: Акбашева О.Е., Капля А.С., Корнетов Н.А., Краснова Е.Л., Михалев Е.В., Новицкий В.В., Прадедова Н.В., Студницкий В.Б., Хлынин С.М., Цыров Г.И.

ПОВЕСТКА ДНЯ:
Об итогах работы приемной комиссии по организации целевого набора Доклад заместителя ответственного секретаря приемной комиссии Е.Л. Красновой.
Об утверждении списка льготных категорий абитуриентов по специальностям
Выступление ответственного секретаря приемной комиссии Е.В. Михалева.
О допуске абитуриентов к вступительным экзаменам
Выступление ответственного секретаря приемной комиссии Е.В. Михалева.
О разном.

СЛУШАЛИ:
Е.Л. Краснову – об итогах целевого набора. Отметила, что не все претенденты на целевые места предоставили подлинники документов об образовании и свидетельств о результате ЕГЭ. В результате конкурс 1,2 человека на одно место не обеспечен и количество целевых мест уменьшено до 190.

РЕШИЛИ:
Утвердить указанное количество целевых мест (приложение 1).

СЛУШАЛИ:
Е.В. Михалева – о льготных категориях абитуриентов. Доложил о том, что все абитуриенты, документально подтвердившие право на льготу до 25.07.2010 и прошедшие вступительные испытания, внесены в списки как лица, имеющие право на внеконкурсное зачисление.

ВЫСТУПИЛИ:
Вопрос:
Корнетов А.Н. – есть ли контроль права абитуриента на льготу?
Контроль документального подтверждения права на льготу осуществляет начальник юридического отдела Н.В. Прадедова

РЕШИЛИ:
Утвердить список льготных категорий абитуриентов по специальностям (приложение 2).

СЛУШАЛИ:
Е.В. Михалева – о допуске абитуриентов к вступительным экзаменам. Представил списки абитуриентов, допущенных к вступительным экзаменам, и списки абитуриентов, допущенных к экзаменам в форме ЕГЭ.

РЕШИЛИ:
Утвердить представленные списки абитуриентов (приложение 3).

СЛУШАЛИ:
Е.В. Михалева – о приеме ректором студентов, зачисленных на 1 курс. Представил расписание приема в кабинете ректора (приложение 4).

РЕШИЛИ:
Принять к сведению


Председатель Подпись В.В. Новицкий

Секретарь Подпись Е.В. Михалев

Задания: Составьте и оформите протоколы, необходимые в следующих управленческих ситуациях. (выбрать один вариант)
Дирекция ООО «Астрея» (Санкт-Петербург) 12.08.200__ г. провела свое
очередное заседание, на котором присутствовали Вос тряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И. М., Антонов П. Л., Шептунова В. Г., Тимофеев А. А., Стулова М. И.
На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в III
квартале 200__г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.
По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Беловой Н. Д. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А. А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в III квартале 200__ г. на 5%.
По второму вопросу сделал сообщение Стулов М. И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П. Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.200__г. Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.
В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу
отдела рекламы в III квартале 200__ г. 2. Провести общее собрание трудового
коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных
15.08.200__ г. Ответственным за подготовку собрания была назначена
зав.канцелярией Шептунова В.Г.
Собрание вел председатель Румянцев О. А.

ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200__г. провело заседание Совета ди-
ректоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И. П.,
Иванов И. И., Сидоров С. С., Устинова У. У., Федоров Ф. Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф. Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТ ИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель Попов П. И.. Протокол подготовлен секретарем Петровым И. П..

Сотрудники бухгалтерии ОАО «Квант» провели заседание по вопросу сокращения срока составления годового отчета за 200__ г., на котором присутствовало 6 человек. С сообщением выступила бухгалтер Суркова А. М., которая отметила, что работники группы учета имеют все возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета, и что годовой отчет за 200__ г. может быть представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока.
В обсуждении данного вопроса выступили Кротов Е. Н., главный бухгалтер, и Шубина Г. А., бухгалтер. Кротов сообщил о том, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета, при условии выполнения которого всеми работниками группы учета, годовой отчет можно составить и сдать на 4 дня раньше установленного срока. Г.А.Шубина отметила, что досрочное представление годового отчета за 200__г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, и что коллектив бухгалтерии может составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работы.
В итоге заседания было решено представить годовой отчет за 200__ г. на
четыре дня раньше установленного срока, т.е. 00.00.200__г. и провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана за 200__ г. Заседание вела председатель Левашова К. М., протоколировал секретарь Хомяков И. В.

02 декабря 2006 года Совет директоров ОАО «Ростовский хлебокомбинат» (г. Ростов-на-Дону) провел заседание №21, на котором присутствовали члены Совета Захаров И. Р., Козленко И. П., Кононенко И. Н., Никоненко И. С., Петровский А. В. В повестке дня заседания обсуждался отчет о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года. С докладом выступил генеральный директор акционерного общес тва И. П.Козленков – доклад прилагается. С обсуждением доклада выступили члены Совета директоров:
Петровский А. В. в своем выступлении остановился на недостатках , которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торговли. Никоненко И. С. отметил, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий.
По итогам заседания были вынесены следующие решения:
1. Премировать за ноябрь:
1.1. Рабочих-сдельщиков основного производства – в размере 40% сдельного заработка;
1.2. Рабочих-повременщиков – в размере 40% окладов, тарифных ставок.
2. Лишить премии за ноябрь:
2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2006;
2.2. Л. Д. Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовки 23.11.2006.
Заседание вел Кононенко И. Н.. Протокол подготовил секретарь Смирнов В. И..

Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Оформите протокол (полная форма) на продольном бланке. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.
Практическая работа №5

Тема: Оформление актов.
Задание: В тетрадях для практических работ написать требования к оформлению актов. Составить акт.

АКТ – документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи, прим законченных работ и т. д.
Акт, как правило, оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа (прописными буквами);
дату;
индекс;
гриф утверждения (не всегда);
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
указание на количество экземпляров и их местонахождения.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел
и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей,
которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ».
Например:
АКТ
проверки финансово-хозяйственной деятельности института
АКТ
списания материальных ценностей

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть строится по схеме:
Основание:
Составлен комиссией:
Председатель –
Члены комиссии:
Присутствовали: (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ,
нормативный документ с указанием номера и даты.
После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются
наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов
(в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В не-
обходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в соответствии с занимаемыми должностями (чем выше должность, тем раньше упоминается должностное лицо). Если члены комиссии занимают равноценные должности, их фамилии указываются в алфавитном порядке.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может
быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр – бухгалтерия,
2-й экземпляр – коммерческий отдел,
3-й экземпляр – покупатель.

Задание: Составьте и оформите акт. (выбрать один вариант)
Комиссия под председательством начальника технической группы Волового А. А. и членов комиссии Борисова М. Ю., начальника административно-
хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И. К., офис-
менеджера, ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера
Романовой И .К. 11.07.200__ г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По ус тановленному факту комиссия составила акт приема-
передачи оргтехники в 3 экз. (1-й экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й – главному бухгалтеру, 3-й – в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором Степановым П. И.

Комиссия, созданная на основании приказа директора ЗАО «Медсервис»
от 05.10.200__ г. № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения
деятельности ЗАО «Медсервис» в составе: председателя Зудиной О. Д., зав.канцелярией, членов комиссии Токарева Н.Л., зав. производственным отделом, Павловой В. Е., зам. гл. бухгалтера, Александрова А. В., менеджера по кадрам, Ивановой З. П., секретаря-референта канцелярии, в присутствии секретаря отдела маркетинга Родионовой С. С. 12.10.200__ г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки было установлено, что в отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам,
предусмотренным номенклатурой дел, отсутствуют два дела с перепиской за
200__г., не проведена предархивная обработка документов 200__г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления. По установленным фактам был составлен акт проверки работы с документами в от-
деле маркетинга в 4-х экземплярах (1-й – зам.директора по административно-
хозяйственным вопросам, 2-й – зав. отделом маркетинга, 3-й – председателю
комиссии, 4-й – в дело 01-09. Акт вступил в силу с момента утверждения директором предприятия.

17 января текущего года в адрес завода по ремонту часов и ювелирных изделий прибыла посылка с завода-поставщика, при вскрытии которой было обнаружено отсутствие двенадцати корпусов для часов марки «Молния», числившихся по накладной № 18 от 24 октября предыдущего года. Для подтверждения данного факта на основании приказа директора завода № 12 от 18 января текущего года была создана комиссия под председательством начальника
отдела снабжения Карпенко Е. П. и членов комиссии инженера Павлова А. Р.
и зав. складом № 1 Кудряшова Р. В. Комиссией был составлен акт 21 января
текущего года, в котором содержался вывод о том, что завод-поставщик должен поставить недос тающее количество корпусов к часам. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й экземпляр был направлен заводу-поставщику, 2-й – на склад №1, 3-й – в дело 03-12). Акт вступил в действие с момента утверждения (22 января т. г.) директором завода Романовым Б. И.

Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора
Московского завода по ремонту часов и ювелирных изделий № 24 от 15 февраля текущего года, в составе председателя Островского Э. А. (зам. главного бухгалтера завода) и членов комиссии Петровой О. Н. (бухгалтера), Носко-
вой Н. И. (ст. экономиста планового отдела) произвела ревизию кассы завода по
состоянию на 16 февраля текущего года. Ревизия проводилась в присутствии
кассира завода Карташова Н. И. В результате проведенной ревизии было установлено, что остаток наличных денег в кассе составляет 1030 рублей 00 коп.,
остаток денег по кассовой книге – 1030 руб. 00 коп. Других ценностей в кассе
завода не обнаружено, что соответствует данным учета. Комиссия также установила, что порядок ведения кассовой книги и хранения денег соответствует
требованиям Положения о ведении кассовых операций государственными,
кооперативными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями. Документ был составлен в 3-х экземплярах (1-й – гл. бухгалтеру, 2-й – в планово-экономический отдел, 3-й – в дело 01-05). Акт вступил в действие с момента утверждения директором завода.

Комиссия в составе председателя, начальника отдела снабжения Еремеева С. С. и членов комиссии: начальника отдела культурно-бытовых и хозяйственных учреждений Лемешева А.П., заведующего складом Кедрова В.В., назначенная приказом генерального директора ОАО «Стрела», провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Ко-
миссия работала в присутствии кладовщика Елизаровой З. П. и инспектора
финотдела Дашко В. В. и установила, что имущество согласно прилагаемому к
акту перечню подлежит списанию за непригодностью к дальнейшему использованию. Акт списания имущества № 5 от 12.03. 200_ г. был составлен в 2 экз. (отделу снабжения, бухгалтерии), подписан комиссий и утвержден генеральным директором.

Комиссия, назначенная приказом директора техникума Семенова С. И., в
составе: председатель – зам. Директора Авдюкова Л.С., члены комиссии: бухгалтер Едышева З.Д., бывший заведующий хозяйством Абрамов В. В., вновь назначенный заведующий хозяйством Михайлов А. Н., осуществила фиксацию
факта передачи дел заведующим хозяйством. В результате сдачи-приема дел
было установлено, что все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации, ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 01.01.200__г., имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащих списанию. Акт был составлен в 3 экз. (бухгалтерии, хозяйственному отделу, в дело 02-11) и вступил в силу после утверждения директором техникума.



Акт
_____________ ______________
(дата) (номер)

Об отсутствии работника
на рабочем месте

Мною, ___________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
в присутствии ___________________________________________________________
(наименование должности (профессии), фамилия, имя, отчество)
и _______________________________________________________________________
(наименование должности (профессии), фамилия, имя, отчество)
составлен настоящий акт о нижеследующем:
Работник ________________________________________________________________
(должность (профессия), подразделение, фамилия, имя, отчество)
отсутствовал на рабочем месте в течение _________________________________
(указать период времени)
с _____________________ по _____________________ без уважительных причин.
Свое отсутствие объяснить отказался.

Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:

1. ________________ _______________ ______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
2. ________________ _______________ ______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Настоящий акт составил:
________________ _______________ ______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

С актом ознакомился и один экземпляр получил:
________________ _______________ ______________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)


Образец акта
Закрытое акционерное общество                                                                УТВЕРЖДАЮ
«Отвал»                                                                                          Генеральный директор
ЗАО «Отвал»
АКТ О.Т. Мармышкин
12.09.2012                 № 8 12.09.2012
г. Санк-Петербург
 
проведения проверки
 
Основание: приказ ЗАО «Отвал» от 06.09.2011 № 175 «О проведении проверки ».
Составлен комиссией:
Председатель   -   и.о. заместителя генерального директора С.П. Богданец
Члены комиссии:  менеджер управления сбыта Р.С. Алтыпов,
начальник управления делами Б.Г. Стопочкина
 
С 07.09.2011 по 12.09.2011 комиссия провела проверку состояния .
Плюс еще много (или немного) связного текста. Может быть несколько абзацев, даже пункты. Если есть необходимость, то используйте таблицы.
 
Председатель комиссии                                                                                     С.П. Богданец
Члены комиссии                                                                                                 Р.С. Алтыпов
Б.Г. Стопочкина

Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Оформите шаблон акта на внутреннем бланке с продольным расположением реквизитов. Оформите акт на основе имеющегося шаблона. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.
Практическая работа №6

Тема: Оформление докладных записок.
Задание: В тетрадях для практических работ написать требования к оформлению докладных записок. Составить докладные записки.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы.
Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, могут представляться регулярно. Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами: "Вносится на ваше рассмотрение", "Докладывается для принятия решения" и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: "Считаю (необходимым, целесообразным и т.д.) ", "Предлагаю", "Прошу" и т.п.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают:
Инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений).
Отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
Внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения.
Внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Согласно ГОСТу текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким).
Текст докладной записки не следует начинать словами: "Довожу до вашего сведения". Предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: "По вашему поручению проведена", "Во исполнение приказа", "В соответствии с планом" и т.п.

Задание: В тетрадях для практических работ составьте и оформите докладные записки.

Заместитель начальника Производственного объединения «Московская
городская телефонная сеть» (МГТС) Министерства связи РФ Дубов М. И. обратился к начальнику специального управления телефонной связи того же министерства Аксенову Г. С. с докладной запиской о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе. В докладной записке М.И.Дубов сообщал о том, что в сентябре текущего года объединением (МГТС) были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Для включения указанных абонентов в сеть передачи данных «Инфотел» с 1 декабря текущего года необходимо выделение прямых проводов. В связи с этим г-н Дубов выдвинул предложение о выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров на договорной основе указанным абонентам. Докладная записка была составлена исполнителем Орловой и подписана Дубовым М. И. 12 ноября текущего года.

Руководитель отдела новых проектов Токарева О. В. обратилась к Генеральному директору ООО «Мастер» г-ну А.Д.Иевлеву с докладной запиской о необходимости увеличения штатной численности отдела. В докладной записке Токарева О. В. сообщала о том, что в настоящее время для успешной работы агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. По ее мнению, одним из наиболее реальных путей расширения базы данных является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его настоящем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, Токарева О. В. считает целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. В докладной записке Токарева предложила на эти должности подобрать сотрудников из числа студентов 4–5 курсов факультета журналистика МГУ или школы рекламы.

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.
В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.
Для разрешения данной проблемы к руководителю администрации Ивановской области Полежаеву П. И. обратился начальник Управления торговли Администрации Ивановской области К. Д. Тарасов. В докладной записке в связи с необходимостью создания условий, отвечающих требованиям организации торговли мебелью, Тарасов просил дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов ЗАО «Три-
стар Консалт» Милошенков П. Д., согласно указаниям Генерального директора Сидоренко В. И. (приказ от 10.07.200__г. № 53 «О проверке работы отдела правового обеспечения клиентов»), провел анализ эффективности работы сотрудников отдела «на выезде» в первом полугодии текущего года. О проделанной работе Милошенков П. Д. поставил в известность Генерального директора посредством составления докладной записки, в которой изложил также свою точку зрения о необходимости увеличения числа штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. К докладной записке были приложены следующие документы: 1. Анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» за 1 полугодие 200__г. на 2 л. в 1 экз. 2. Расчет задействования сотрудников по зонам на 1 л. в 1 экз. 3. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи на 1 л. в 1 экз. . 4. Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов на 3 л. в 2 экз.



Образец докладной записки – пример о командировании работников на семинар
ОТДЕЛ ЭКСПЛУАТАЦИИ                                                            Директору ОАО «Кувырком» ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ                                                     К.П. Егорькину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
16.11.2011 № 08-18/93
О командировании специалистов на семинар
В связи с предстоящим внедрением программного комплекса «Калинда» и приглашением посетить проводимый ООО «Штепсель» семинар по эффективному использованию данного комплекса прошу командировать на семинар специалистов отдела Комарикова И.Д. и Таранда Ю.Б. в г. Воронеж с 24.11.2011 по 27.11.2011.
Начальник отдела                                                                                   О.Л. Барабанко

Докладная записка на сотрудника – образец оформления о нарушении трудовой дисциплины ОТДЕЛ ИНФОРМАЦИОННЫХ                                               Генеральному директору ТЕХНОЛОГИЙ                                                                                  ООО «Беседа»
И.Т. Избушкину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
09.12.2011 № 10-23/158
О нарушении трудовой дисциплины
Ставлю Вас в известность, что вчера 08.12.2011 в течение 2-х часов с 16-00 и до конца рабочего дня специалист отдела информационных технологий Фрегатов Роман Викторович отсутствовал на рабочем месте.
Оправдательных документов, свидетельствующих об уважительности причины отсутствия, Фрегатовым Р.В. не представлено.
В связи с допущенным нарушением, учитывая его повторный характер, предлагаю Фрегатову Р.В. объявить выговор.
Начальник отдела                                                                                       Е.С. Любимчикова

Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Оформите докладные записки на угловом и продольном бланках. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.
Практическая работа №7

Тема: Оформление объяснительных записок.
Задание: В тетрадях для практических работ составьте и оформите объяснительную записку.
Менеджер отдела маркетинга ООО «Консультант» Токарев М. И. 28 сентября текущего года опоздал на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ему было сделано замечание директором Устиновой М. П. и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Объяснительная записка разъясняет руководству точку зрения составителя данного документа на интересующее событие. Этим событием может быть невыполнение задания (в полном объеме или в указанный срок), нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу или прогул).
Есть еще одна функция объяснительной записки – может пояснять содержание другого документа (проект, отчет и т.д.). Тогда объяснительная записка оформляется к такому документу как приложение и подписывает его руководитель организации.
Как правильно написать объяснительную записку
В случае дисциплинарного проступка в соответствии с ТК РФ (кому интересно ст. 193) работодатель обязан предложить сотруднику написать объяснительную. Вы должны знать, что сотрудник не обязан давать каких-либо пояснений. Тем не менее, работодатель сможет применить дисциплинарное взыскание, составив акт об отказе.
Поэтому обычно лучше написать объяснительную записку. Возможно тогда вы сможете расставить нужные вам акценты в произошедшем, лояльность продемонстрируете. И вовсе не обязательно вы окажетесь в чем-то виновным.
Сначала в тексте следует перечислить факты, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемой ситуации. Затем уже излагают причины, приведшие к негативному исходу дела (ведь объяснительную не приходится писать в случае победы и триумфа).
Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли покороче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).
Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник ее составивший. Состав реквизитов документа посмотрите на приведенном образце.

Объяснительна записка – образец об опоздании на работу
Отдел рекламы                                                                           Директору «Знамение»
П.Г. Вентиль
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
07.10.2011 № 18
Об опоздании на работу
07.10.2011 я опоздала на работу на 2 часа по причине транспортной аварии. Выданную транспортным предприятием справку прилагаю.
Менеджер                                                                                        К.Ю. Живанец

Объяснительная записка – образец по вопросам основной деятельности
Отдел информационных                                                               Директору ООО «Разъем» технологий                                                                                      О.Л. Частикову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
13.12.2011 № 31
О причинах переноса даты проведения семинара
Семинар по эффективному использованию комплекса «Писк» 12.12.2011 не состоялся по просьбе его участников в связи с невозможностью добраться до места его проведения в срок из-за отмены авиарейса.
По договоренности сторон дата проведения семинара перенесена на 15.12.2011.
Начальник отдела                                                                            Ю.Н. Кошкин

Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Оформите объяснительную записку на угловом бланке. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.
Практическая работа №8

Тема: Оформление служебной записки.
Задание: В тетрадях для практических работ составьте и оформите служебную записку.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.
Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бумаги формата А4.
Текст состоит из двух частей:
В первой части фактические сведения.
Во второй просьбы, выводы, предложения.
Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка - это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:
Запрос информации;
Выдачу инструкций;
Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
Объявления (извещения).
Служебная записка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются многие часы работы, в других случаях читатель может написать ответ прямо на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной записки с запросом информации:
Обозначьте основную мысль - запрос.
Изложите необходимые детали.
Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.
Формат служебной записки предназначен для упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:
Кому:
От:
Дата:
Тема:
Введя этот формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.

Образцы служебных записок:







Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Оформите служебную записку на угловом бланке. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.

Практическая работа №9

Тема: Оформление деловых писем.
Задание: В тетрадях для практических работ составьте и оформите деловые письма (письмо-сообщение, письмо-извещение, письмо-уведомление) на угловом и продольном бланках.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.
Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.
Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.
Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.
Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:
«Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
«Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
«Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:
сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся», «уверены»).
Как излагается деловое письмо:
Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение, направляем на рассмотрение проект договора и т.п.
Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату, ООО «Капелька» сообщает о получении и т.п.
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:
«С уважением,» «Искренне Ваш» или в более позитивном ключе –
«С наилучшими пожеланиями»,
«С надеждой на продолжение сотрудничества»,
«С интересом ждем от Вас новых предложений»,
«Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Образцы деловых писем:
Письмо-сообщение – о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата. Может быть как инициативным письмом, так и ответом.
Образец письма-сообщения (приводится только текст, оформление письма аналогично примеру выше по ссылке)
Сообщаем, что программный комплекс «Карпуль» находится в эксплуатации в течение трех месяцев. В ваш адрес письмом общества от 28.08.2011 № 08-21/942 уже была направлена информация о возникших трудностях в ходе использования комплекса. Дополнительных замечаний и предложений не имеем.
Еще пример письма-сообщения
ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений общества в архивном центре по адресу г. Омск, ул. Электролесовская, 155, считает создание единого архивного центра нецелесообразным.
Письмо-извещение – основной целью является сообщить о публичном мероприятии, например, о совещании, конференции, выставке, семинаре, бизнес-туре и т.п. Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма.
Образец письма-извещения
Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков».
Семинар будет проводиться 08.02.2012 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация участников будет проводиться с 10-00.
Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.
Образец письма-уведомления
ООО «Миленка» уведомляет об изменении с 15.09.2011 банковских реквизитов и почтового адреса. Юридический адрес остался прежним.
Банковские реквизиты: новые полностью. Почтовый адрес: новый.

Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Составьте и оформите деловые письма (письмо-сообщение, письмо-извещение, письмо-уведомление) на угловом и продольном бланках. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.
Практическая работа №10

Тема: Разработка номенклатуры дел.
Задание: В тетрадях для практических работ написать требования к разработке и составлению номенклатуры дел, составить и оформить номенклатуру дел.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.
Номенклатура дел  систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел документ многоцелевого назначения.
Рассмотрим ее основные функции:
Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
Номенклатура дел учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
Номенклатура дел основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Виды номенклатур дел
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).
Содержание номенклатуры
Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.
В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).
Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры заголовок дела.
Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
название адресата или корреспондента;
краткое содержание документов дела;
название местности, с которым связано содержание документов;
даты (период), к которым относится содержание дела;
указание на копийность документов.
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку,[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ], отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись.


Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

Задание: В тетрадях для практических работ составить и оформить сводную номенклатуру дел организации.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Составить и оформить сводную номенклатуру дел организации. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.
Практическая работа №11

Тема: Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Оформление внутренней описи дела.
Задание: В тетрадях для практических работ написать порядок подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Подготовка документов к архивному хранению.
Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок оперативного хранения которых истек, к передаче в архив предприятия или в ведомственный архив (по принадлежности). С этой целью на предприятии создается экспертная комиссия в составе 35 человек. Подготовка документов и дел к сдаче в ведомственный архив включает: 1) проведение экспертизы ценности документов; 2) оформление дел; 3) составление описей дел; 4) составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности. Экспертная комиссия является совещательным органом. Свою деятельность она осуществляет на основании положения, утверждаемого руководителем предприятия. Ее решения как правило, в форме акта утверждаются руководителем предприятия. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются соответствующими протоколами. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. В ходе экспертизы в структурных подразделениях и службе ДОУ предприятия осуществляется полистный просмотр дел. По результатам экспертизы составляются описи документов, подлежащих помещению на постоянное и долговременное хранение, а также акты о выделении документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности, к уничтожению. Отбор документов и дел на уничтожение и составление соответствующего акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за тот же период времени. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии предприятия одновременно с описями дел. Акты утверждаются руководителем предприятия после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией архивного учреждения России. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы ДОУ предприятия в организации и учреждения, осуществляющие их переработку (в качестве вторсырья).
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются  на   длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).
Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.
Опись дел является учетным документом и [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована.
Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.
Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает:
      перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года);
      нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
      составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
      составление заверительной надписи дела;
      подшивку дела в твердую  обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
      внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.
Внутренняя опись документов дела  составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе,  где отражаются, при необходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).
Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.
На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение № 42).
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежатчастичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.
Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитарное хранение.

Оформление внутренней описи дела.
Задание: В тетрадях для практических работ составить и оформить внутреннюю опись дела.


ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ



документов дела №
08-24



п/п
Индекс
документа
Дата
документа
Заголовок документа
Номера
листов дела
Примечание

1
2
3
4
5
6








12
12-17/1367
28.08.2011
письмо ОАО «Крук» о направлении прайс-листа
24-27










Итого
17 (семнадцать)
документов


(цифрами и прописью)


Количество листов внутренней описи
1 (один)


(цифрами и прописью)

Ведущий специалист отдела


К.А. Головастикова


(подпись)

(расшифровка)

Дата
28.12.2011




Время: 2 часа
Цель задания: умение пользоваться учебной литературой и выбирать нужное, умение правильно составлять и заполнять документы.
Методические указания по выполнению задания: выполнить работу в соответствии с планом. Изучите теоретический материал по данному вопросу. Составить и оформить внутреннюю опись дела. Результат выполнения работы представьте преподавателю.
Требования: оформить в тетради для практических работ формата А4 в соответствии с ГОСТ.
Литература:
Указана в Приложении А
Форма отчетности: защита работы.


Приложение А
Список литературы

Основные источники:
Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [Текст]: учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова.- Изд. 13-е, стер. – Ростов н/Д: Феникс, 2014. – 376 с. – (Среднее профессиональное образование).
Бахтеев, Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов [Текст]: учебное пособие/Ю.Д. Бахтеев.- Пенза: Издательство пензенского государственного университета, 2013.- 67 с.
Березина, Н.М. Современное делопроизводство [Текст]/Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.- СПб.: Питер, 2012.- 272 с.
Галахов, В.В., Делопроизводство [Текст]: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов/ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.- М.: Проспект, 2014.- 480 с.
Галахов, В.В. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) [Текст]: учеб.-практ. пособие/В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.- М.: Проспект, 2010.- 608 с.
Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие.- 4-е изд./М.В. Кирсанова.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2011.- 312 с.- (Высшее образование).
Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления [Текст]: Учебное пособие.- 6-е изд., испр. и доп./М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2010.- 367 с.- (Высшее образование).
Коробейникова, Л.С., Купрюшина О.М. Документационное обеспечение делового общения [Текст] : учеб. пособие / Л.С. Коробейникова, О.М. Купрюшина под ред. Проф. Д.А. Ендовицкого. – М.: Магистр, 2009. – 320 с.
Кузнецова, Т.В. Секретарское дело[Текст]: Изд. 5-е, испр. и доп.- М.: ЗАО «Бизнес-школа»Интел-Синтез», 2012.- 334 с.
Рогожин, М.Ю. Делопроизводство [Текст]: Курс лекций/М.Ю. Рогожин.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2013.- 240 с.
Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебно-практическое пособие /М.Ю. Рогожин.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2012.- 384 с.
Рогожин, М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах [Текст]:/М.Ю. Рогожин.- М.: МЦФЭР, 2013. - 496 с. - (Приложение к журналу "Справочник кадровика", 52003)
.Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот [Текст]: Учебное пособие (для студентов экономического факультета)/Т.В. Сиганова.- Омск: Омск. гос. ун-т. 2010.- 71 с.
Стенюков, М.В. Документы, делопроизводство [Текст]/М.В. Стенюков.- М.: «Издательство ПРИОР», 2012.- 160 с.
Стенюков, М.В. Справочник секретаря [Текст]/М.В. Стенюков.- М.: «Издательство ПРИОР», 20142.- 192 с.
Фионова, Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления [Текст]/Л.Р. Фионова.- Пенза: Издательство пензенского государственного университета, 2013.- 95 с.

Дополнительные источники:
Замыцкова, О.И. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие/О.И. Замыцкова.- Ростов н/Д: Феникс, 2014. 416 с. (Серия «Учебники XXI века»).
Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие.- 4-е изд./М.В. Кирсанова.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2014.- 312 с.- (Высшее образование).
Кузнецова, Т.В. Секретарское дело[Текст]: Изд. 5-е, испр. и доп.- М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2012.- 334 с.
Ленкевич, Л.А. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие для учащихся начальных профессиональных учебных заведений/Л.А. Ленкевич.- М.: Издательский центр «Академия», 2010.- 224 с.
Ленкевич, Л.А. Секретарь-референт. Делопроизводство [Текст]: учеб. пособие/Л.А. Ленкевич.- М.: Издательский центр «Академия», 2009.- 80 с.
Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст]: 8-е изд./Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, М.Ф. Воронина, Н.И. Воробьев.- СПб.: Издательский дом Герда, 2013.- 320 с.

Перечень нормативных актов
ГОСТ 17914–72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1981.Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив СССР, 1991.
ГОСТ Р 51511–2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. М.: Госстандарт России, 2002.
ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2003.
ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М.: Госстандарт, 1998.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008) // Минтруда Российской Федерации. М., 1998.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).
Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утв. Министерством культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 24.05.2011).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. – М., 2005.

Интернет-ресурсы:
Архив номеров журнала «Делопроизводство» и «Секретарское дело». http://[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Глоссарий. http://www.glossary.ru
Делопроизводство на компьютере. http://www.delcomp.ru
Делопроизводство+. http://www.delpro.narod.ru
Документооборот и делопроизводство. [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Журнал «Секретарское дело». http://[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Журнал «Секретарь-референт». http://[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера». [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Журнал «Хороший секретарь». http://[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Культура письменной речи. http://www.gramma.ru
Правовая система «ГАРАНТ». http://www.garant.ru
Правовая система «КонсультантПлюс». http://www.consultant.ru
Словарь по делопроизводству. http://www.dist-cons.ru
Справочно-информационный портал ГРАМОТА.РУ. http://www.gramota.ru
Студенческий портал. http://www.nuru.ru
Электронный документооборот. http://www.directum.ru
Электронный магазин стандартов. http://www.standards.ru
Электронный университет. Образовательный портал ТГУ. http://www.edu.tsu.ru
Энциклопедия делопроизводства. [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Энциклопедия делопроизводства. http://www.edou.ru










Версия: 1.0

стр. HYPER13 PAGE HYPER141HYPER15 из HYPER13 NUMPAGES HYPER1466HYPER15






Приложенные файлы

  • doc file7.doc
    Размер файла: 2 MB Загрузок: 5

Добавить комментарий