Чтобы посмотреть презентацию с картинками, оформлением и слайдами, скачайте ее файл и откройте в PowerPoint на своем компьютере.
Текстовое содержимое слайдов презентации:
Тема урока: «СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО» Профессия «Делопроизводитель» ОПРЕДЕЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – обобщенное название большой группы управленческих документов различных по содержанию, служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами. Служебные письма занимают самую значительную часть входящей и исходящей документации учреждения. Письма могут быть директивными или инструктивными, такие письма по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции. Информационные письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания, они сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии, с их помощью пропагандируется деятельность организации. ПИСЬМА БЫВАЮТ РАЗНЫЕ РАЗНОВИДНОСТИ ПИСЕМ Гарантийные письма обеспечивают исполнение изложенных в них обязательств, выполнение сроков и форма оплаты товаров, грузов, услуг.Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка представления услуг.Коммерческие письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов.Письма-рекламации, или претензионные письма, содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения ею каких- либо условий. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантия оплаты покупателем товаров или услуг. Сопроводительные письма информируют адресат о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Это часто составляемый документ, текст его обычно краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Начинаются эти письма словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем», а далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа.Письма-извещения составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос. РЕКВИЗИТЫ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации;Эмблема организации;Наименование организации – автор документа;Справочные данные об организации-авторе;Код организации по ОКПО;ОГРН;ИНН/КПП – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет; Дата;Регистрационный номер документа;Ссылка на регистрационный номер и дату, на который дается ответ;Адресат;Заголовок к тексту;Текст;Отметка о наличии приложений;Подпись;Отметка об исполнителе. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ПИСЬМА Текст письма должен быть аргументированным, кратким, последовательным и корректным. Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить , доказать, разъяснить. Обычно текст служебного письма состоит из вводной части и основной. В вводной части описываются факты или причины, побудившие направить письмо, основная часть содержит цель послания. Это может быть согласие, отказ, гарантия или какие-либо другие факты. ЛОГИЧЕСКОЕ ИЗЛОЖЕНИЯ ПИСЬМА Перед тем как написать письмо составляется его план. Обычно это этическое вступление, знакомство с фирмой, основные вопросы и просьбы, пожелания, заключение.В письме используется вежливые обращения: уважаемый, глубокоуважаемый, господин, уважаемые коллеги, господа. Представление: Вам пишет, Вас беспокоит, к Вам обращается, позвольте представится, мы встречались с Вами.Продолжение: В связи с, мы получили Ваше письмо от, вследствие того что, в соответствии с, в связи с возникшей неопределенностью с выполнением, ввиду возникших непредвиденных обстоятельств, в ответ на Ваше письмо от ___ № ____, ставим Вас в известность, что, примите, пожалуйста, к сведению, что, настоящим удостоверяется, что, обратите внимание на тот факт, что, как Вы видите из, мы тщательно рассмотрели Ваше предложение, мы придерживаемся другого мнения и т.д. Просьба: Убедительно просим Вас, прошу принять все необходимые меры для, хотелось бы знать не можете ли Вы оказать любезность, мы очень рассчитываем на Ваш ответ. Просим: Выслать в наш адрес подробную информацию по вопросу, сообщить данные о сроках поставки, направить нам договор, подтвердить по телефону получение документов, оплатить услуги.Окончание: Мы рассчитываем на успешное продолжение нашего сотрудничества, надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной, будем признательны за скорейший ответ, жду скорого ответа, заранее благодарю за содействие.Заключение: С наилучшими пожеланиями, искренне Ваш, с искренним чувством уважения и признательности, желаю процветания Вам и Вашей фирме, желаю осуществления Ваших планов. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Служебные письма охватывают очень широкий круг вопросов оперативной деятельности, поэтому, желаю Вам успехов в составлении и оформлении писем. ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ Составить тексты служебных писем по ситуациям
Приложенные файлы
