Методические указания по организации и проведению практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления»


Чтобы посмотреть этот PDF файл с форматированием и разметкой, скачайте файл и откройте на своем компьютере.
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБ РАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖД ЕНИЕ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНА ЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ВОЛГОГРАДСКИЙ КОЛЛЕ ДЖ ГАЗА И НЕФТИ ОАО «ГАЗПРОМ» МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЮ ПРАКТИЧ ЕСКИХ ЗАНЯТИЙ по дисциплине « Документационное обеспечение управления » для очной и заочной форм обучения (базовая и углубленная подготовка) для специальности 080 114 « Экономика и бухгалтерский учёт » (по отраслям) Волгоград 2011 2 Одобрены на заседании Составлены в соответствии циклов ой комиссии с требованиями федерального « Название государственного образовательного специальности 080 114 » стандарта по специальности 080114 Протокол № __________ ______ «Экономика и бухгалтерский учёт» от «____»_________20 _ __ г. (по отраслям) Председатель __________ УТВЕРЖДАЮ: Зам. директора по учебной работе ________________ ___В.В. Новиков «________»______________20 _ ___г. Автор ы : Елсукова Ю.Ю., к.э.н. , старший преподаватель НОУ СПО «Волгоградский колледж газа и нефти» ОАО «Газпром» Харчева Ю.С., к.э.н., доцент, заведующий экономическим факультетом НОУ СПО «Волгоградский колледж газа и нефти» ОАО «Газпром» Рецензенты: Лебедева Н.Н., д.э.н., профессор, Зав. кафедрой «Экономическая теория и экономическая политика» ГОУ ВПО «Волгоградский государственный университет» Воробьева О. В., к.э.н., доцент, зам. Дир ектора по научной и инновационной работе – начальник отдела научной и инновационной работы НОУ СПО «Волгоградский колледж газа и нефти» ОАО «Газпром» 3 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ Методических указаний по организации и проведению практических занятий по дисциплин е « Документационное обеспечение управления » для очной и заочной форм обучения (базовая и углубленная подготовка) для специальности 080 114 « Экономика и бухгалтерский учёт» (по отрас лям) Рассмотрено экономическим факультетом «____» _______________ 20 __ г. З ав. факультетом ______________ Н.В. Погонова Рассмотрено вед. методистом экономического факультета «____» ________________ 20 __ г. Вед. методист ______________ Л.П. Клепикова 4 Аннотация Методические указания предназначены для организации и проведения практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления» с обучающимися на экономическом факультете специальности 080 114 « Экономика и бухгалтерский учёт » (по отраслям) НОУ СПО «Волгоградский колледж газа и нефти» ОАО «Газпром». Предлагаемые практические работы позволят обучающимся освоить умения и навыки: - оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий ; - осваив ать технологии автоматизированной обработки документации; - использовать унифицированные формы документов; - осуществлять хранение и поиск документов; - использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте . Методические указания мо гу т быть также использованы в дополнительном профессиональном образовании (в программах повышения квалификации и переподготовки) и профессиональной подготовке работников в области экономики и управления для работников нефтяной и газовой промышленности . 5 Оглавление Аннотация………………………............................................................................ ...........4 Введение……...……………………….................................................................... ...........6 1. Методические рекомендации для обуч ающихся….. … ......................................7 2. Критерии оценки и система контроля (мониторинга) ......................................8 3. Права и обязанности обучающегося……. ……................... .. ..................... ......9 Практическая работа №1 . Тема «Организация работы с документами на предприятии» .... ........................................................................................................ 1 0 Практическая работа №2. Тема «Организация хранения и поиска документов на предприятии» ……….... .... ................................... .................................... ......... ..26 Практическая работа № 3. Тема «Составление организационной структуры службы делопроизводства и определение её численности»………………………..41 Практическая работа № 4. Тема «Организация управления повседневной деятельностью службы делопроизводства»………………………………………...50 Практическая работа № 5. Тема «Оформление управленческих документов»…..63 Практическая работа № 6. Тема «Оформление кадровой документации предприятия»…… …………………………………………………………………….88 Практическая работа № 7. Тема «Документирование бухгалтерского учета и отчетности» …………………………………………………………………………...111 Заключение… ….. ……………………………….................... ........................................131 Приложение А…………… …………………………………………………………….132 Приложение Б…………………………………………………………………………..133 Приложение В…………………………………………………………………………..134 Приложение Г…………………………………………………………………………..135 Приложение Д…………………………………………………………………………..140 Приложение Е…………………………………………………………………………..14 1 Приложение Ж………………………………………………………………………….142 Приложение З…………………………………………………………………………..144 6 Введение Методических указания для организации и проведения практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления» с обучающимися на эконом ическом факультете специальности 080 114 « Экономика и бухгалтерский учёт » (по отраслям) НОУ СПО «Волгоградский колледж газа и нефти» ОАО «Газпром» предназначены для освоения умений и практических навыков в области делопроизводства. Предлагаемые методически е указания составлены в соответствие с рабочей программой по дисциплине «Документационное обеспечение управления» и соответствует требованиям стандарта СПО по минимуму содержания и уровню подготовки выпускника. Основные цели использования методических ука заний по « Документационному обеспечению управления » – освоить умения и навыки по: организации работы с документами на предприятии; организации их хранения и поиска; составлению организационной структуры службы делопроизводства и определения её численности; организации управления повседневной деятельностью службы делопроизводства; оформлению управленческих документов; оформлению кадровой документации и документированию бухгалтерского учета и отчетности. Полученные таким образом умения и навыки в результате выполнения предлагаемых заданий позволят обучающимся овладеть опытом в области документационного обеспечения управления, который может быть использован в своей будущей профессиональной деятельности . Методические указания включаю т 7 практических работ, сод ержащих теоретические сведения, типовые примеры решения задач, варианты заданий, контрольные вопросы . После каждой практической работы предлагается список литературы, позволяющий расширить знания по изучаемой теме. Методические указания отражаю т отраслевой и региональные компоненты, специфику документационного обеспечения управления в деятельности предприятий газовой промышленности, а также предприятий, расположенных в ЮФО. Автор выражает надежду, что методические указания окажу т реальную помощь не только с тудентам, изучающим документационное обеспечение управления , но и практическим работникам, использующим делопроизводство в деятельности своего предприятия . 7 Методические рекомендации для обучающихся Для успешного выпол нения практических работ обучающийс я должен: - ознакомиться с лекционным материалом, краткими теоретическими сведениями и подготовить ответы на контрольные вопросы, приведенные в данных методических указаниях; - чётко следовать ходу выполнения работы; - в сл учае любых затруднений обучающимс я рекомендуется обращаться к преподавателю; - оформить отчет о проделанной работе. Структура отчета Отчет по практической работе № (следует указать номер практической работы в соответствии с программой дисциплины). Тема: (следует указать тему практическо й работы в соответствии с программой дисциплины). Цель работы: (необходимо кратко сформулировать цель практической работы). Дата выполнения: (указать число, месяц, год, когда осуществляется выполнение практической работы). Группа: (следует указать шифр гру ппы). Фамилия, имя, отчество: (указать фамилию, имя, отчество студента выполняющего практическую работу). Вариант: (указать вариант). Ход работы: (указать исходные данные ситуации и отразить подробный процесс ее решения, с указанием формул расчета, необход имых таблиц и графиков). 8 Критерии оценки и система контроля (мониторинга) Оценка выполнения работы производится по пятибалльной шкале исходя из следующего: "5" - за глубокое и полное овладение содержанием учебного материала, в котором студент легко ор иентируется, понятийным аппаратом, умение связывать теорию с практикой, решать практические задачи, высказывать и обосновывать свои суждения. Отличная отметка предполагает грамотное, логическое изложение ответа (как в устной, так и в письменной форме); "4" - если обучающийся полно освоил учебный материал, владеет понятийным аппаратом, ориентируется в изученном материале, осознанно применяет знания для решения практических задач, грамотно излагает ответ, но содержание, форма ответа имеют отдельные неточности ; "3" - если обучающийся обнаруживает знание и понимание основных положений учебного материала, но излагает его неполно, непоследовательно, допускает неточности в определении понятий, в применении знаний для решения практических задач, не умеет доказательн о обосновать свои суждения; "2" - если обучающийся имеет разрозненные, бессистемные знания. Не умеет выделять главное и второстепенное, допускает ошибки в определении понятий, искажающие их смысл, беспорядочно и неуверенно излагает материал, не может приме нять знания для решения практических задач; "1" - за полное незнание и непонимание учебного материала или отказ выполнять работу. 9 Права и обязанности обучающегося Обучающиеся имеют право: – получать профессиональные знания, умения, навыки по изучаемо й дисциплине «Документационное обеспечение управления», соответствующие современному уровню развития образования, науки , информационных технологий, в соответствии с государственными образовательными стандартами и требованиями ; - выполнять практические работы в соответствии с графиком расписания учебных заданий, а также по индивидуальному графику самостоятельно (на основании приказа директора); - на помощь, консультацию преподавателя при столкновении с трудностями выполнения работы; - получение разъяснения по по лученной оценке за выполненную практическую работу; - выполнить практическую работу повторно с целью исправления оценки согласовав дополн ительное время с преподавателем. Обучающиеся обязаны: - готовиться к практическим занятия и знать теоретический матер иал изучаемой темы; - выполнять требования правил внутреннего трудового распорядка колледжа; - выполнять требования преподавателя по выполнению практической работы и следовать алгоритму практической работы; - выполнять практические работы в соответствии графиком учебного процесса; - при индивидуальном графике обучения выполнять практические работы в соответствие с указанным графиком; - по окончании занятия сдавать преподавателю отчет по практической работе. 10 Практическая работа № 1 Тема: « Организация раб о ты с документами на предприятии» 1. Актуальность темы: О рганизация работы с документами на предприятии является основой обеспечения оптимальных ус ловий для всех видов работ с документами (с момента создания или полу чения документа до его уничтожения и ли передачи на архивное хранение) . 2. Учебные цели: - в результате освоения темы студент должен уметь оформлять входящие, исходящие , внутренние документы, контракты коммерческие, оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в.ч. с использова нием информационных технологий , использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте ; - для формирования умений студент должен знать организацию документооборота: приём, обработку, регистрацию, контроль . 3. Вопросы для самоподготовк и к освоению данной темы : - дайте определение понятия «документооборот предприятия»; - перечислите главные составляющие документооборота предприятия; - опишите технологию работы с входящими документами предприятия; - опишите технологию работы с исходящими документами предприятия ; - опишите технологию работы с внутренними документами предприятия ; - что включает в себя система контроля исполнения документов (КИД) предприятия? - назовите основные виды контрольной документации. 4. Вид занятия - практическое . 5 . Продолжительность занятия – 4 академических часа в соответствии с программой . 6. Оснащение: факс, КМА/МФУ , телевизор, ноутбук , ПК . 7. Содержание занятия: - контроль исходного уровня теоретических знаний; - разбор с преподавателем основных и наиболее с ложных вопросов, необходимых для освоения темы занятия; - разбор узловых вопросов изучаемого материала; - демонстрация преподавателем методики практических приемов по данной теме; - краткие теоретические сведения . - самостоятельная работа студентов под ко нтролем преподавателя (решение задач, оформление результатов проведенной работы и т.д.); - контроль освоения темы занятия (тестовый контроль, решение ситуационных задач и др.). 8. Учебно - исследовательская работа по данной теме - составление форм регистрац ии документов предприятия . 11 Краткие теоретические сведения Правила работы с документами на конкретном предприятии состав ляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий работы с документами. Формиро ва ние системы делопроизводства происходит под влиянием различных факторов. Наиболее значимыми из них являются установившиеся тради ции работы с документами (носителями которых являются, как правило, профессиональные работники со стажем) и рекомендации нормат ивно - методических документов государственных органов управления. Система делопроизводства устанавливается и закрепляется во внут ренних организационно - распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, до лжност ных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распреде лении обязанностей, регламентах проведения работ и т. п. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил рабо ты с документами на предприятии. В структурных подразделениях назнача ются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства . В крупных организациях, как правило, сущ ествует специальное струк турное подразделение, главной задачей которого является централизо ванное документационное обеспечение управления. Называться оно мо жет по - разному: управление делами, отдел документационного обеспече ния (ОДО), общий отдел, канце лярия и т. п. В организациях, где объем документов не настолько велик, чтобы им занималось отдельное подраз деление, делопроизводственные функции возлагаются на секретариат или секретаря руководителя организации. В документационном обеспечении выделяют три основные группы документов [ ОИ 1, с.24] : - входящие документы, поступившие в ОДО из внешних организаций; - исходящие документы, поступившие в ОДО из структурных подразде - лений для отправки во внешние организации; - внутренние документы, поступившие в ОДО из ст руктурных подразде - лений Работа с входящими документами начинается со стадии приема доку ментов, предшествующей процедуре регистрации. Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документ ами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчива ется на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Ко пии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же ста дии обработки, что и внутренние документ ы. Регис трация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не проводят ре гистрацию внутренних документов. 12 Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватыва ет внутренние, входящие и в некоторы х случаях - исходящие документы. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно - информационной работе в течение 1 - 3 лет и определение дальнейшей "су дьбы" документа (архив ное хранение, дальнейше е использование или уничтожение) [ ОИ 2, с.15] . Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Прием и обработка поступающих (входящих) документов осущес т вляется секретарем - референтом или работником службы делопроиз водства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курье ром, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. Факсимильная связь широко используется для оперативного обмена и нформацией. Передача документов по факсу производится в следующей последовательности [ДИ 3, с.23] : - вставить подготовленный для передачи документ лицевой сторон о й вниз в приёмный лоток факса; - нажать команду SP - PHON или поднять трубку; - набрать номер ф акса - абонента; - после ответа абонента или, если факс абонента стоит в автоматическом режиме приёма, услышав специфический сигнал - гудок, нажать кнопку START ; - положить трубку, если Вы её использовали для переговоров. Приём сообщений по факсу проводят в сл едующей последовательности [ДИ 3]: - услышав сигнал, снять трубку; - нажать START ; - после получения сообщения подтвердить приём, положить трубку. При передаче конфиденциальных документов по факсу на вашем и принимающем аппаратах должны быть идентификацион ные коды для предотвращения несанкционированного доступа и получения секретной информации. Если коды передающего и принимающего аппаратов не совпадают, передача не состоится. После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отче т - подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению. Поступившие документы пр оходят следующие этапы [ОИ 4, с.32] : - первичную обработку; - предварительное рассмотрение, разметку; - регистрацию; - рассмотрение документов руководством; - направлени е на исполнение; - контроль исполнения; - исполнение документов; - подшивку документов в дела. 13 Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутстви и приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом доку менте и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примеча ние". Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом также ставится в из вестность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" (" Private "). Корреспонденция, имеющая пометку "Кон фиденциально", обрабатывает ся тем сотрудником, который имеет к ней допуск. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируе мые документы. На регистрируемых документах проставляе тся автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий вхо дящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и ми нуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации. Секретарь - референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руково дителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переда ны заместителю руководителя пред приятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При совре менной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителя м, будет увеличиваться. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем - референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) э того подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указыва ются их фамилии или инициалы. В ряде организаций применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении доку ментов, например 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п. При наличии в организации локальной сети прием - передача документов осуществляется с помощью ПК. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению доку менты, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия. Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. 14 При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекоме ндаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение до кументов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и > качественного исполнения. Руководитель должен рас сматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю - референту. Рассматривая входящий документ, руководитель должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению доку мента и установить реальные сроки. Эти указания долж ны быть оформлены в виде резолюции на самом доку менте. Некоторые офисные программные продукты имеют шаблоны стан дартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок Исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок ис п олнения), дополнительно заносятся секретарем - референтом в регистраци онный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, ука занное первым в списке, считается ответственны м исполнителем. С резолюцией руководителя документ передается ответственному испол - нителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с про ставлением исполнителем даты получения. Для исключения потерь переме щение документов между исполнителями . осуществляется через ОДО или секретаря - референта с фиксацией факта передачи в журнале регистрации. Для обеспечения оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями секретарь - референт размножает входящий документ и передает копии и сполнителям. Для копирования документов используются копировально - множительные автоматы (КМА), или многофункциональные устройства (МФУ). Для работы на одном из указанных выше устройств необходимо его включить. Затем необходимо [ДИ 3, с.24] : - поднять крышк у, положить оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло. Оригинал формата Ф - 4 кладется, как правило в левый угол стекла; - проверить размер копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1:1, или 100%; - убедите сь, что в аппарате есть бумага для копий; - нажмите зелёную кнопку ( i ) ; - возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал. Если нужно получить несколько копий с одного оригинала, наберите нужное число на цифровой клавиатуре в правой ч асти панели и нажмите кнопку ( i ). Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки СТОП. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного реше ния вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответ ный документ, вып олнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит "Отметка об исполнении докумен та и направлении его в 15 дело". После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком "Переписка с внешними организациями за 20 10 г. (входящие)". Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций [ОИ 3, с.23] : - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем (в необходимых случаях утвер - ждение); - регистрация документа; - отправка документа адресату; - подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Проект исходящего документа состав ляется исполнителем, правиль ность его оформления проверяется секретарем - референтом или работни ком службы делопроизводства. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключе нием факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с дру - гими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой, проставляемой на экземпляре, который остается на предприятии. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предостав лены другие документы, на основании которых составлен проект исхо дящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы). Руководитель предприятия в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий доку мент передается секретарю - референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих докумен тов" . Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные [ДИ 3. с.108] : - номер документа, включающий номер дела; - дата документа; - адресат (корреспондент); - краткое содержание или заголовок; - отметка об ис полнении (запись о решении вопроса, номера докумен тов - ответов); - исполнитель; - примечание. После регистрации и присвоения исходящему документу номера не обходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах. Затем исходящие докуме нты в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подши ваются в дело с исходящей перепиской. 16 Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами: - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа; - подпис ание документа руководителем (утверждение в необходимых слу - чаях); - регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах). На этапах исполнения и завершения работ с внутренними докумен тами порядок оп ераций такой же, как и с входящими документами: - передача документа исполнителю (копирование документа при нали чии нескольких исполнителей); - контроль исполнения документа; - исполнение документа; - проставление отметки об исполнении; - подшивка исполненного доку мента в дело. Завершающими стадиями работы с внутренними документами явля ются: использование в справочно - информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внут ренние документы могут использоваться в справочно - информационной ра боте более трех лет, или могут быть переданы в архив, или уничтожены. Совершенствование делопроизводства можно начать прежде всего с внутренних документов. Необхо димо использовать возможности локаль ной сети предприятия и активнее избавляться там, где это возможно, от традиционных документов, заменяя их электронными. Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполни телей, достаточно переслать им на ПК электрон ный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходи мых документов внутри предприятия. Экономится бумага. Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабо чих местах. В работе с внутренними документами необходимо решить вопросы сокращения дублирующих друг друга документов, уменьшения количест ва изготавливаемых копий документов , а также более широкого исполь зования бездокументного решения производственных вопросов внутр и предприятия. Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый но мер, под которым он вносится в журнал . Затем этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. 17 Существуют несколько форм регистрации документов: централизо ванная, децентрализованная и смешанная. Наибол ьшая эффективность достигается при централизованной сис теме регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных опера ций в одном месте (секретариате, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем - референтом. Такая система позво ляет создать единый справочный центр по документам предприятия и уста навливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфик и предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях. В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система реги страции. Необходимо придерживаться простого правила — документ регистри руется в организации только один раз, т. е. не должно быть повторной регистрации зарегистрированного документа при его перемещениях внутри предприятия. Исключения составляют организаци и с большим докумен тооборотом, в которых помимо регистрации в службе делопроизводства производится регистрация в структурных подразделениях. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: - входящи е документы; - исходящие документы; - внутренние документы; - контракты коммерческие; - документы, имеющие гриф ограничения доступа. При регистрации каждой группы документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваи вает ся по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу при сваивается порядковый номер, взятый из дела. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должно стного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72 /1 - 5 включает: 72 - порядковый номер документа по журналу регистрации; 1 - 5 - номер дела по номенклатуре [ДИ3, с.111] . В некоторых организ ациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1 - 5 /72 или 1 - 5 - 72 [ДИ3, с.111] . 18 Номер документа может также содержать по усмотрению организации условное обозначение (код) долж ностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т. д., например № 72 - БМ включает: БМ - Борис Мишин (автор документа); 72 - порядковый номер документа или № 15 - РМ 15 - порядковый номер документа, РМ - распоряжение мэра [ДИ3, с.111] . Не всегда оправда но включение в номер документа последних двух цифр года (№ 15 - 02), так как рядом с реквизитом "№" ставится реквизит "дата" [ДИ3, с.111] . Эффективность принятой системы индексации в значительной степе ни зависит от ее стабильности. Если разработанная систем а индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае зна чительных изменений в функциях или структуре предприятия. В практической деятельности применяются рег истрационные журналы: от - дельно для регистрации входящих и исходящих документов (рис. 38, 39). При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении не скольких лет с использованием годовых разделителей. Журналы включают следующие графы [ДИ 3] : - номер документа; - дата документа; - дата поступления; - автор документа (внешняя организация - отправитель) - для входящих документов; - адресат (корреспондент - получатель) - для исходящих документов; - количество листов документа; - резолюция; - исполнитель; - подпис ь исполнителя; - срок исполнения; - отметка об исполнении; - номер дела (папки); - имя файла; - примечание. В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистра ции документов — журнальная и карточная. В настоящее вре мя начинает превалировать автоматизированная форма реги страции. Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота — до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов до кумент ации, требующей особого внимания к их сохранности [ОИ 4 , с. 256 ] . 19 Назовем основные виды журналов, необходимых для пол ноценного учета документов. Это журналы входящих докумен тов; исходящих документов; внутренних документов; докумен тов конфиденциального ха рактера. В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов (рис. 1. 1). Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмот рению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, ис ключив лишние. Передача докумен тов между структурными подразделениями осущест вляется через секретарей этих подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с отметкой в журнале регист рации (в графе "Примечание"). Не все входящие и исходящие.документы подл ежат регистрации. Каж дое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистри руемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс - листы; каталоги; печатные изда ния (журналы, брошюры); извещ ения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персо - нального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Систем а регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных ( Access ), с помощью электронных таблиц ( Excel , Lotus ), другими программными средствами. Наиболее простой вариант регистрации документов небольшой органи зации можно проводить в текстовом редакторе " Word " с помощью таблицы. Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.). Порядок регистрации документов, имеющ их гриф ограничения досту па, определяется специальной инструкцией. Чаще всего при регистрации возникают следующие ошибки: - ведется один журнал для регистрации всех документов предприятия вместо журналов для регистрации отдельных видов документов; - нумерация документов в журнале ведется с момента основания организации вместо нумерации в рамках года; - не проводится регистрация документов, имеющих гриф "Для служеб ного пользования", "Конфиденциально" и т. п.; Дата поступле - ния и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ Отметки об испол нении 1 2 3 4 5 Рис. 1.1. Форма журнала регистрации входящих документов [ОИ 4, с.257] 20 - используется совместная регистрация входящих и исходя щих доку ментов вместо раздельной; - приказы по основной деятельности и по личному составу регистри руются в одном журнале вместо двух, индекс "л/с" в номере приказа по личному составу отсутствует. Регистрацию документов можно рассматривать как начальный эта п контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на пред приятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов. Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на кон троль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществ ляет секретарь - референт или работник службы дел опроизводства. После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь - референт проставляет красным фломастером букву "К" на ле вом поле документа напротив реквизита "заголовок". Затем в регистраци онном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответст венном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет Графы о сроках ис полнения, ее вводят для проведения контроля. Срок исполнения для большинства документов не долж ен превышать 10 дней. Секретарь - референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте. Для ведения контрольных операций мо жно использовать персональ ный компьютер. Ряд программ ( Lotus Organiser , Outlook и др.) предоставляют секретарю возможность вести рабочий календарь - ежедневник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения доку ментов . В соответствующий день календаря заносится номер доку мента, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поруче ния (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточ ные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран н омера до кументов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только бу дет давать предварительные напоминания секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Секретарь - референт проводит в установленные дни предв арительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ испол нения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнен ния делается доклад руководителю п редприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на опера тивных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может про изводиться только по указанию руководителя. Документ считается исполненным и снима ется с контроля руководи телем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки отве та, 21 составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Ре зультаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "Отметк а об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации. Электронные документы, поступившие по электронной почте, испол няются и контролируются аналогично традиционным документам. Контроль испо лнения документов как составная часть делопроизвод ства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм со вмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответственность ра ботников предприятия, единство исполнителей в достижении поставлен ных целе й ("единство команды") и другие факторы, влияющие на резуль тативность работы, могут вообще привести к исключению контроля за исполнением документов в организации. Типовые примеры решения задач Задача 1. Разработать форму журнал а регистрации входящих док ументов для Вашего предприятия и зарегистрировать в нём под номером 171/1 - 172 следующее письмо, поступившее 21.12.2010 года из ООО « Трансгаз » (исходящий номер 1 - 2/82 от 18.12.2010 г.). Письмо содержит сведения о сокр ащении поставок ТНП . Руководитель предпр иятия назначил исполнителем Иванова и установил срок исполнения 27.12.2010 г. Решение: Разработаем форму журнала регистрации входящих документов (таблица 1.1.) на основании теоретических сведений данных методических указаний и зарегистрируем в нём входящее письмо. Таблица 1.1. Журнал регистрации входящих документов Номер доку - мента Дата документа Автор - отпра - витель Исходя - щий № Краткое содержание (заголовок) Исполни - тель Подпись исполнителя Срок испол нения Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 9 171/1 - 172 1 8.12.2010 ОО О " Трансгаз» " 1 - 2/82 Дата поступления документа 21.12.2010 О сокращении поставок • ТНП Иванов Иванов 27.12.2010 Задача 2. Разработать форму журнала регистрации исходящих документов и зарегистрировать в нем под № 152 от 21.12.2010 г. письмо в ООО « Стройгаз » о предоплате по контракту № 28/117 . Исполнитель – Разин, № дела 4 - 7. Решение: Разработаем форму журнала регистрации исходящих документов (таблица 1. 2 .) на основании теоретических сведений данных методических указаний и зарегистрируем в нём исходящее письмо. 22 Таблица 1.1. Журнал регистрации ис ходящих документов № п/п Адресат (кому) Краткое содержание (заголовок) Исполнитель № дела Примечание 1 2 3 4 5 6 152 ООО " Стройгаз " Дата документа 21.12.2002 О предоплате по контракту №28/117 Раз ин 4 - 7 Задача 3. Разработайте форму журнала для регистрации коммерческих контрактов Вашего предприятия. Внесите в него запись по номером 1 от 20.01.2011 г. о контракте на поставку партии КИП с ООО « Газавтоматика » с 25% предоплатой. Исполнитель Гл ебов, № дела 5 - 1, срок исполнения 30.01.2011 г. (имя файла cont 1. doc ) . Решение: Разработаем форму журнала регистрации контрактов и зарегистрируем в нём указанный контракт (таблица 1.3.). Таблица 1.3. Журнал регистрации коммерческих контрактов № п/п Дата Ф ирма - контрагент Заголовок Исполни - тель № дела Срок исполне - ния Имя файла Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 20.01.20 10 ООО " Газавтома - тика ' О поставке партии КИП Глебов 5 - 1 3 0.0 1 .20 10 cont1 .doc С 25% предоплаты Задача 4. С помощью карточки «Задачи» из O utlook , используемой для контроля исполнения документов создать задачу исполнения документа №1 - 310 к понедельнику 03.04.2002 г. (сегодняшнему дню), исполнитель Ланин. Затем отметить данный документ как исполненный и задать новую задачу – исполнение докумен та №1 - 3/15 к четвергу 06.04.2002 г., исполнитель Козлов. Решение: На рисунке 1.2. представлено решение задачи. Рис. 1.2. Карточка из Outlook , используемая для контроля исполнения документов [ДИ3, с.115] 23 Задания Вариант 1 Задача 1. Разработать форму журна ла регистрации входящих документов для Вашего предприятия и зарегистрировать в нём под номером 1 1/1 - 1 2 следующее письмо, поступившее 0 1.1 1.2011 года из ООО « Стройгаз » (исходящий номер 1 - 2/82 от 30 .1 0 .201 1 г.). Письмо содержит информацию об изменении услови й договора оплаты услуг . Руководитель предприятия назначил исполнителем Иванова и установил срок исполнения 27.11.2011 г. Оформите указанный документ в регистрационную карточку поступающей корреспонденции (Приложение А) . С помощью копировально - множительной техники (КМА/МФУ) создать копию входящего документа и оформить её для исполнителя. С помощью средств факсимильной связи получить факсимильное сообщение и оформить его в разработанный Вами журнал регистрации входящих документов. Задача 2. Разработать форму журнала регистрации исходящих документов и зарегистрировать в нем под № 12 от 21.11.2011 г. письмо в ООО « Трансгаз » о проведении семинара по СМК . Исполнитель – Разин, № дела 4 - 7. Оформите указанный документ в регистрационную карточку отправляемой корресп онденции (Приложение Б). С помощью средств факсимильной связи отправить факсимильное сообщение и оформить его в разработанный Вами журнал регистрации исходящих документов. Задача 3. Разработайте форму журнала для регистрации коммерческих контрактов Вашего предприятия. Внесите в него запись по номером 1 от 1 0.01.2011 г. о контракте на поставку партии компьютеров от ООО «Юг » с 25% предоплатой. Исполнитель Сидоров , № дела 5 - 1, срок исполнения 30.01.2011 г. (имя файла cont 1. doc ) . Задача 4. С помощью карточки «З адачи» из Outlook , используемой для контроля исполнения документов создать задачу исполнения до кумента №1 - 310 к 01.04.2012 г. (сего дняшнему дню), исполнитель Юдин . Затем отметить данный документ как исполненный и задать новую задач у – исполнение документа №1 - 3/12 к 07.04.2012 г., исполнитель Фролов . Вариант 2 Задача 1. Разработать форму журнала регистрации входящих документов для Вашего предприятия и зарегистрировать в нём под номером 111/1 - 1 следующее письмо, поступившее 10.09.2011 года из ООО «Волгаз» (исходящий номер 1 - 3/12 от 08.09.2011 г.). Письмо содержит информацию о проведении научно конференции для молодых специалистов. Руководитель предприятия назначил исполнителем Петрова и установил срок исполнения 21.09.2011 г. Оформите указанный документ в р егистрационную карточку поступающей корреспонденции (Приложение А). С помощью копировально - множительной техники (КМА/МФУ) создать копию входящего документа и оформить её для исполнителя. 24 С помощью средств факсимильной связи получить факсимильное сообщение и оформить его в разработанный Вами журнал регистрации входящих документов. Задача 2. Разработать форму журнала регистрации исходящих документов и зарегистрировать в нем под № 1 0 от 11.0 1.201 2 г. письмо в ООО « Нефтегаз » о б изменении условий договора на пос тавку продукции. Исполнитель – Дубов , № дела 1 - 7. Оформите указанный документ в регистрационную карточку отправляемой корреспонденции (Приложение Б). С помощью средств факсимильной связи отправить факсимильное сообщение и оформить его в разработанный Вами журнал регистрации исходящих документов. Задача 3. Разработайте форму журнала для регистрации коммерческих контрактов Вашего предприятия. Внесите в него запись по номером 1 от 1 1 .01.2011 г. о контракте на ремонтные работы в ООО «Юг » с 4 5% предоплатой. Исп олнитель Смирнов, № дела 3 - 1, срок исполнения 30 .03 .2011 г. (имя файла cont 1. doc ) . Задача 4. С помощью карточки «Задачи» из Outlook , используемой для контроля исполнения документов создать задачу исполнения документа №1 - 310 к 01.0 5 .2012 г. (сегодняшнему д ню), исполнитель Юдин. Затем отметить данный документ как исполненный и задать новую задачу – исполнение документа №1 - 3/12 к 07 .05 .2012 г., исполнитель Фролов. Задание для контроля освоения темы занятия Дайте сравнительную характеристику существующим фо рмам регистрации документов и обоснуйте разработанные Вами формы. Список используемой литературы Основные источники 1. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / В.С. Соколов. – 3 - е изд. – М.: ФОРУМ: ИНФРА - М, 2010. – 176 с. – (Профессионал ьное образование). 2. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации [Текст]: учебное пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. – М.: КноРус, 2010. – 160 с. 3. Делопроизводство [Текст]: учеб. пособие / под общ. Ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Ф ОРУМ, 2010. – 256 с. – (Профессиональное образование). 4 . Басаков, М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 [Текст] : учебное пособие / М.И. Басаков. – 6 - е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско - торговая кор порация «Дашков и К°», 2008. – 348 с. 5 . Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления [Текст] : учеб. пособие. / М.В Кирсанова, Ю.М. Аксёнов. – 6 - е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА - М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364 с. 25 Дополнительные источники 1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: КноРус, 2008. – 256 с. 2. Ватолина, М.В. Организация работы с документами [Текст] / М.В. Ватолина. – Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с. 3 . Стенюков, М.В. Секретарское дело [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «Книга сервис», 2003. - 224 с. 4 . ECM - journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. – Ка рта сайта: сайт http://ecm - journal.ru/?from=begun 5 . Системы электронного документооборота (СЭД). – Карта сайта: сайт http://www.doc - online.ru/software/ 26 Практическая работа № 2 Тема: « Организация хранени я и поиска документов на предприятии » 1. Актуальность темы: Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой даёт возможн ость анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. 2. Учебные цели: - в результате освоения темы студент должен уметь составлять номенклатуру дел, формировать оперативное, текущее хранение документов, организовывать упр авление архивным хранением документов предприятия. - для формирования умений студент должен знать основные этапы оперативного хранения документов предприятия, составляющие номенклатуры дел, особенности формирования и текущего хранения дел, специфику органи зации управления архивным хранение документов предприятия . 3. Вопросы для самоподготовки к освоению данной темы: - что включает в себя организация оперативного хранения документов предприятия? - каковы основные требования к организации оперативного хранен ия документов предприятия? - что включает в себя организация архивного хранения документов предприятия? - в чем различие режимов временного и постоянного хранения ддокументов в архиве? 4. Вид занятия - практическое. 5. Продолжительность занятия – 4 академ ических часа в соответствии с программой. 6. Оснащение: телевизор, ноутбук. 7. Содержание занятия: - контроль исходного уровня теоретических знаний; - разбор с преподавателем основных и наиболее сложных вопросов, необходимых для освоения темы занятия; - разбор узловых вопросов изучаемого материала; - демонстрация преподавателем методики практических приемов по данной теме; - краткие теоретические сведения. - самостоятельная работа студентов под контролем преподавателя (решение задач, оформление результ атов проведенной работы и т.д.); - контроль освоения темы занятия (тестовый контроль, решение ситуационных задач и др.). 8. Учебно - исследовательская работа по данной теме – составление номенклатуры дел . 27 Краткие теоретические сведения Оперативное хране ние документов предприятия – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение оптимальных условий и рационального размещения, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов , обеспечивающих эффективную повседневную работу с ними и одновременно исключающих их утрату (порчу) до передачи документов в архив или на уничтожение [ОИ 2, с.23] . Уничтожение документов, не представляющих практической и научно - исторической ценности допус кается, если сроки их оперативного хранения истекли. Необходимость оперативного хранения документов предприятия обусловлена двумя обстоятельствами. С одной стороны, в процессе деятельности предприятия постоянно образуются новые документы, эффективная повс едневная работа с которыми затруднительна без определенного упорядочения. С другой стороны, практическая и научно - историческая ценность документов различна, а также ограничены возможности архивов по вмещению указанных документов для последующего хранения. Управление оперативных хранением документов включает [ОИ 2, с.24] : - составление и утверждение номенклатуры дел; - формирование и ведение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; - выдачу документов во временное пользование и их обратный приём ; - создание и поддержание оптимальных условий оперативного хранения документов; - рациональное размещение документов в процессе оперативного хранения; - контроль за наличием и состоянием документов, состоящих на оперативном хранении; - по истечении сроко в оперативного хранения – подготовку соответствующих документов к передаче в архив или к уничтожению. В соответствии с ГСДОУ оперативное хранение документов организуется непосредственно по месту их формирования в дела либо в службе делопроизводства. Номенк латура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, содержащиеся в «Основных правилах работы ведо мст венных архивов» (Приказ Главархива СССР от 05.09.1985 г. № 263) и «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (Утвержден Главар хивом СССР от 15.08.1988 г., с изменениями от 06.10.2000 г.), ведомственных перечнях, утвержденной примерной номенклатуре дел и других документах. Номенклатура дел общества или организации разрабатывается подразделением, ответственным за организацию работы с документами, 28 утверждается руководителем общества или организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Так как ответственность за составление номенклатуры дел всей организации возлагается на службу документационного обеспече ния управления, все вопросы по составлению номенклатуры дел кадровой службы надо адресовать ее руководству. Номенклатуру дел разрабатывают для систематизации докумен тов всей организации, в том числе и систематизации документа ции по личному составу. Содержател ьная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу, состоящую из пяти граф: - индекс дела; - заголовок дела (тома, части); - количество дел (томов, частей); - срок хранения дела и номер статьи по перечню; - примечание. В графе «Индекс дела» - указывается делопро изводственный индекс дела, который включает в себя индекс (номер) службы управления персоналом по классификатору структурных подразделений общества (организации) или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений) и порядковый но мер дела. В графе «Заголовок дела (тома, части)» - располагаются в определенной последовательности заголовки (наименования) дел. Заголовки дел могут группироваться по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания с роков хранения документов. При составлении заголовков дел следует учитывать, что: - заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группи руемых в данном деле; - заголовок должен быть кратким, четко сформулированным, заголовки типа «Переписка по кадрам», «Разные документы», «Справочные материалы» не допускаются. Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дела образуют следующие элементы: - название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности доку ментов (приказы, указа ния, протоколы, решения и т.д.); - адресат или корреспондент документа; - краткое содержание документов дела; - название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; - даты (период), к которым относятся документы дела ; - указание на то, что документы дела являются копиями, при этом название вида заводимого дела или разновидности документов указывается вначале заголовка, а 29 слово «Копии» - в конце за головка. Например: «Приказы руководителя общества (организации) по основн ой деятельности за 20__ год. Копии». Существует несколько признаков при группировке документов в делах. Основанием для группировки документов в дела по номинальному признаку служит назва ние их разновидности. Например: приказы, указания, акты, справки и т.д. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседания аттестационных комиссий общества (орга низации) за 20__ год». При группировке документов в дела по предметно - вопросному признаку, когда в дело группируются разные документы, относящиеся к решению одного вопроса, в качестве вида дела употреб ляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, ко торые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении атте стации сотрудников общества или организации (списки сотрудников, графики, справки)». Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Проток олы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей за 20___ год». Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголов ке дел указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) ведется переписка. В заголовках д ел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с учреждениями высшего профессионального образования о приглашении на работу выпускников», «Переписка с орган ами социальной защиты по вопросам назначения пенсий». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по гео графическому признаку. Например: «Переписка с органами службы занятости населения города Москвы по вопросам подбора ка дров». Группировка документов за какой - либо определенный период осуществляется по хронологи ческому признаку. Планово - отчетные документы могут группироваться в дела по номинальному, авторскому, предметно - вопросному и хронологическому признакам. При этом в з аголовках дел указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план повышения квалификации специалистов общества (организации) на 20__ год». Дела по вопросам, не р азрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов и другие, не включаются в номенклатуру дел техниче ская документация и печатные издания. Графа «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года. 30 В графе «Срок хранения дела и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечень (типовой, в едомственный), примерной номенклатуры дел или другие документы. Графа «Примечание» заполняется в течение календарного года. В ней указываются названия перечней и других документов, используемых при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о переходящих на новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другое структурное подразделение и другие. При оформлении номенклатуры дел следует оставлять резервные номера дел (свободное ме сто) , которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года. В соответствии с заголовками номенклатуры дел документы формируются в дела. Документы помещают ся в дело при условии, если они по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Документы внутри дела должны располагаться в определенной последовательности: - в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы (распоряжения), решения, служебные письма, телефонограммы и т.п.; - в порядке алфавита по фамилиям группируются в самостоятельные дела анкеты, картотеки и т.п.; - по номерам в дела подшиваются договоры, протоколы заседаний комиссий и т.п.; - в воп росно - логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой документа. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные правила: - в дело помещают только исполненн ые документы. При этом каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (иметь определенный набор реквизитов, подписи, дату, индекс, отметку об испол нении или надпи сь «В дело»); - в дело подшивают документы - подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут состав лять черновики особо ценных документов; - документы постоянного и врем енного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; - в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не за крывающихся по окончании календарного года, и личных дел, ведущихся на всем протяжении времени работы сотру дника в обществе или организации; - документы, относящиеся к решению конкретного вопроса, группируются в одно дело; - дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 - х сантиметров. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок; 31 - в дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления; - документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отде льно от остальных документов; - в дела не подшиваются документы, подлежащие возврату. Существует определенная последовательность формирования дела. Сначала в дело помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, затем в хронологическом порядке иду т доку менты, возникающие по мере решения вопроса. Не следует подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, дублирующие документы. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии. Уставы, положе ния, инст рукции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. При большом объеме при казов по личному составу можно группировать отдельные приказы по личному составу в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Утвержденные планы и отчеты группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хра нятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных пла нов - в деле по следнего года. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательно сти рассмотрения вопросов. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической после довательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. Дело, в которое подшиваются документы, представляет собой твердую папку (скоросшива тель, папка - регистратор), на обложке которой указывается: - наименование общества или организации; - наименование службы управления персоналом; - номер дела по номенклатуре дел; - заголовок дела по номенклатуре дел; - дата (указание года формирования дела); - количество лис тов (сведения заполняются в конце календарного года); - срок хранения документов (в соответствии со статьями перечня). 32 По окончании календарного года сведения о заведенных в службе управления персоналом делах вносятся в итоговую запись к номенклатуре дел и передаются в подразделение, ответ ственное за организацию работы с документами. Подготовка документов к архивному хранению. Дела с исполненными документами после их закрытия находятся в службе управления персо налом. Исходя из ценности документов решается во прос о их дальнейшем хранении или уничтоже нии. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется на основе результатов проведения экспертизы. Работа по организации экспертизы ценности документов проводится экспертной комиссией общества или органи зации. В состав экспертной комиссии для экспертизы кадровой документации должны входить работники службы управления персоналом. Дела, отобранные для постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, подлежат полному оформлению. Подготовка дел к хранению производится в конце следую щего года после закрытия дела и предусматривает [ОИ 1, с.37] : - подробный просмотр дел с обязательным изъятием дублирующих экземпляров документов, черновиков, неоформленных копий документов и документов с временными сроками хранения; - перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникаю щей при формировании дела в течение года); - состав ление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; - нумерацию листов в деле черным графитным карандашом или нумератором в верхнем пра вом углу арабскими цифрами (не задевая текста). Нумеруют все листы дела, кроме листов завери тельной надписи и в нутренней описи, сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу, некоторые документы (чертежи, фотографии и т.п.) нумеруют на оборотной стороне в верхнем левом углу, конверты с вложенными документами нумеруются раздельно; - составление завери тельной надписи дела на отдельном листе - заверителе дела по установ ленной форме; - подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических за жимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела. Перед подшивкой (переплетом) до кументов из дела удаляются скрепки и другие крепления. Текст документов после подшивки (пере плета) должен свободно читаться; На обложке дела указываются: в именительном падеже полное наименование общества или организации и службы управления персоналом; инд екс дела; заголовок дела; номер тома или части; дата дела; количество листов; срок хранения дела. Заголовок дела на обложке должен соответство вать заголовку из номенклатуры дел. Датой дела считается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве . Для учета передаваемых на архивное хранение дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу составляются описи дел. Описи состав ляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков 33 хранения и дела пол ичному составу. В соответствующие графы описи заносятся [ОИ 1, с.39] : - порядковый номер дела (тома, части) по описи; - регистрационный номер дела (тома, части); - заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на об ложке дела; - д ата дела (тома, части); - количество листов дела (тома, части); - срок хранения дела. Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического сос тоя ния дел, о наличии копий и других отметок. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера перво го и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает руко водитель службы управления персоналом. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами на архивное хране ние, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий остается в качестве контрольного экземпляра в службе управле ния персоналом. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках, без дополнительной перегруппировки в хронологичес ком порядке, без нумерации листов, без заверительной надписи. Дела хранятся в службе управления персоналом или централизованно в структурном подразделении, ответственном за организацию работы с документами, по истечении сроков хранения они подлежат уничтож ению в установленном порядке. На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Целесообразно составлять еди ный по обществу или организации акт о выделении к уничтожению документов. В акт об уничтожении включаются дела, предусмотренный срок хранени я которых истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним ср оком хранения, законченные в 201 1 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 201 5 года. В акте указывается количество дел, предн азначенных для уничтожения, а также наименова ние организации, куда они переданы для уничтожения. Акт утверждается руководителем общества или организации. Типовые примеры решения задач Задача 1. Составить по Дорожно - ремонтно - строительному управлению № 7 номенклатуру дел отдела кадров. Пример выполнения задания приведен ниже. 34 Дорожно - ремонтно - строительное управление № 7 наименование общества, организации Номенклатура дел Отдел кадров наименование службы управления персоналом на 20 12 год Индекс дела Заголовок дела Количество дел (томов, частей) Срок хранения и № статьи дел по перечню Приме - чание 1 2 3 4 5 04 - 01 Приказы по личному составу (подлинники) 75 лет 04 - 02 Приказы о предоставлении очередных отпусков 50 лет 04 - 03 Личные карточки рабочих и служащих 75 лет 04 - 04 Личные дела уволенных 75 лет 04 - 05 Награждения, поощрения (копии) 10 лет 04 - 06 Графики режима рабочего времени 1 год 04 - 07 Подготовка кадров 10 лет 04 - 08 Социальное страхование 5 лет 04 - 0 9 Письма, жалобы и заявления 5 лет 04 - 10 Утвержденные графики очеред ных отпусков, документы по их использованию 1 год 04 - 11 Материалы к приказам по личному составу 1 год 04 - 12 Материалы по пенсионному обеспечению 75 лет 04 - 13 Должностные инстр укции рабоников 3 года после замены 04 - 14 Книга учета трудовых книжек 50 лет 04 - 15 Описи передачи дел в архив постоянно инспектор отдела кадров _____________ Иванова Т.И.Иванова должность руководителя службы управления персоналом подпись расшифровка подписи начальник отдела кадров Гордеева С.И.Гордеева должность руководителя подразделения, ответственного подпись расшифровка подписи за организацию работы с док ументами Задание 2. Составить по Дорожно - ремонтно - строительному управлению № 7 итоговую запись о категориях и к оличестве дел, заведенных в 2011 году в кадровой службе. Пример составления итоговой записи о категориях и количестве дел по предприятию приведе н ниже. 35 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20 11 году в отделе кадров ДРСУ № 7 наименование службы управления персоналом По срокам хранения Всего в том числе переходящих с отметкой «ЭПК» Постоянно 40 31 9 Временно го (свыше 10 лет) 593 380 213 временного (до 10 лет включительно) 600 499 101 Итого: 1233 910 323 начальник отдела кадров _________________ Гордеева С.И.Гордеева ________ должность руководителя службы управления персоналом под пись расшифровка подписи «_ 29 __»__ декабря __20 11 _г. Задание 3. Составить внутреннюю опись документов дела № 04 - 01 Приказы по ли чному составу (подлинники). Пример внутренней описи документов дела приведен ниже. Внутренняя опись документов дела № 04 - 01 № п/п Индекс документа Заголовок документа Дата документа Номера листов дела Примечание 1 2 3 4 5 6 1 001 Приказ о приеме на рабо ту Петрова И.С. 09.01.2011 1 2 002 Приказ о прекраще - нии трудового догово - ра с работником Ветро вым А.И. 12.01.2011 1 Итого ___________________________ 2 (два)__________________________ документов цифрами и прописью Количество листов внутренней описи ___________________2(два)_____________________ цифрами и прописью __ и нспектор отдела кадров ____________________ Иванова Т.И.Иванова ____ должность составителя описи подпись расшифровка подп иси « 29 »_ декабря __20 11 г. 3 6 Задание 4. Для подготовки документов кадровой службы Дорожно - ремонтно - строительного управления № 7 к архивному хранению составить заверительную надпись дела на отдельном листе - заверителе дела по установленной форме. Ниже приведен пример оформления листа - заверителя. Лист - заверитель дела № 04 - 02 В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________ 11 (Одиннадцать) ___ цифрами и прописью _____________________________ листов, в том числе: литерные листы __________ 3 _________________________________________ пропущенные номера ____________________ 1___ ________________ + листов внутренней описи ___ 1 ____________________________________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов Дело находится в удовлетворительном состоянии 11 инспектор отдела кадров_ ______________ ______ Иванова _ Т.И.Иванова ________ должность составителя листа - заверителя подпись расшифровка подписи «_ 28_ »_ декабря 20 11 г. Задание 5. Для учета передаваемых на архивное хранение дел в кадровой службе Дорожно - ремонтно - строительного управления № 7 постоянного хранения составить опись. Пример составления описи дел передаваемых на ар хивное хранение приведен ниже. 37 ДРСУ № 7 УТВЕРЖДАЮ наименование общества, организации Начальник отдела кадров наименование должности руководителя службы управления персоналом __ от дел кадров ________________________ наименование службы управления персоналом Гордеева С.И.Го рдеева подпись расшифровка подписи Опись № 1_ Название раздела № п/п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части ) Дата дела (тома, час - ти) Количество листов в деле (томе, части) Срок хране - ния дела (тома, части) При - ме - чание 1 2 3 4 5 6 7 1 04 - 04 Личные дела уволенных 100 75 лет В данную опись внесено ______________ 1 (Одно) ____________________________дел с № __________ 1 ____________ по № _________ 1_ _______________________, в том числе: литерные номера: 1 пропущенные номера: 1 __ инспектор отдела кадров ___ Иванова Т.И.Иванова ____ должность составителя описи подпись расшифровка подписи «_ 2 9 » декабря ______20 11 г. СОГЛАСОВАНО зав.канцелярией _____ ______ Петрова О.И.Петрова должность руководителя подразделения, ответственного подпись расшифровка подписи за организацию работы с документами Передал _________________ 1 Одно__________________________ ____________ _____ дел. цифрами и прописью инспектор отдела кадров Иванова Т.И.Иванова ____ должность работника службы управления персоналом подпись расшифровка подписи «_ 2 9 » декабря ______20 11 г. Принял ______________________ 1 (одно) _____________________________________ дел. цифрами и прописью зав.архивом Лапина В.А.Лапина должность руководителя подразделения, ответственного подпись расшифровка подписи « 29 »_ декабря 20 11 г. 38 Задание 6. В кадровой службе дорожно - ремонтно - строительного управлении № 7 на уничтожение документов, не подлежащих хранению состави ть соответствующий акт. Ниже приведен пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. _______ ДРСУ № 7 __________ УТВЕРЖДАЮ наименование общества, организации директор ДРСУ № 7 ________________________________ н аименование должности руководителя общества Акт № ________ или организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащи х Михеев Л. И.Михеев хранению подпись расшифровка подписи «_ 29 _» декабря ___20 11 г. На основании перечня типовых у правл енческих документов, образующихся _____________ название и выходные данные перечня в деятельности организаций, с указанием сроков хранения _______________ _______ документов с указанием сроков их хранения отобраны к уничтожению как не им еющие научно - исторической ценности и утратившие практическое значение документы: № п/ п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата де - ла или крайние даты дел Номера описей (номен - клатур) за годы Индекс дела (тома,час - ти) по номенкла - туре или но мер дела по описи Коли - чество дел (томов, частей) Сроки хране - ния дела (то - ма, части) и номенклатура статей по перечню При - ме - чание 1 2 3 4 5 6 7 8 Графики ре жима рабо - чего времени 2010 г. 04 - 06 1 том 1 год Утвержденн ые графики очередных отпуск ов, документы по их использовани ю 2010 г. 04 - 10 1 том 1 год Материалы к приказам по личному составу 2010 г. 04 - 11 1 том 1 год Итого __________ 3 (Три) __________________ дел за ________ 2010 _____ __________год цифрами и пропис ью Описи дел постоянного хранения за _____ 2010 _________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _ Волгоградский государственный архив ___________________ наименование архив ного учреждения (протокол от _ 28.12.2011 г. ________ № ____ 5_ _______) _ начальник ОК __________________ Гордеева С.И.Гордеева ___ должность лица, проводившего экспертизу подпись расшифровка подписи ценности документов « 2 8 » декабря_ ___ 20 11 г. ОДОБРЕНО 39 Протокол экспертной комиссии от _ 28.12.2011 г. _ № __ 5_ ___ Документы в количестве __________________ 3 (Трёх) ___________________________дел, цифрами и прописью весом ________ 3 _________ кг сдан ы в ________ РТУ ___________________________ наименование организации на переработку по приемно - сдаточной накладной от _« 2 8 » декабря_ 20 11 г. № _ 8 _ секретарь_ _____ _________________ Коваленко . М.И.Коваленко ___________ должность работника, сдавшего документы подпись расшифровка подписи « 28 » декабря 20 11 г. _ приёмщик_РТУ ___________________ __ Жук ов .__ ___ А.С.Жук ов ______________ должность работника, принявшего документы подпись расшифровка подписи « 28 » декабря 20 11 г. Задания Задание 1. Составить по документам предприятия , выданных пр еподавателе м номенклатуру дел . Задание 2. Составить по полученным документам предприят ия , итог овую запись о категориях и к оличестве дел, заведенных в 2011 году. Задание 3. Составить внутреннюю опись документов дела (л юбого) по предприятию . Задание 4. Для подготовки документов к архивному хранению кадровой службы рассматриваемого Вами предприятия, с оставить заверительную надпись дела на отдельном листе - заверителе дела по установленной форме. Задание 5. Для учета передаваемых на архивное хранение дел рассматриваемого Вами предприятия постоянного хранения составить опись. Задание 6. На документы рассма триваемого Вами предприятия составить акт на уничтожение док ументов, не подлежащих хранению . Задание для контроля освоения темы занятия Опишите необходимые условия для обеспечения оперативного и безошибочного поиска архивных документов. Список используе мой литературы Основные источники 1. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / В.С. Соколов. – 3 - е изд. – М.: ФОРУМ: ИНФРА - М, 2010. – 176 с. – (Профессиональное образование). 2. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций [Текст] : учеб. пособ ие. / М.Ю. Рогожин – М.: ТК. Велби. Изд - во Проспект, 2010. – 240 с. 3. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации [Текст]: учебное пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. – М.: КноРус, 2010. – 160 с. 40 4. Делопроизводство [Текст]: учеб. пособие / под общ. Ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2010. – 256 с. – (Профессиональное образование). 5 . Басаков, М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 [Текст] : учебное пособие / М.И. Басаков. – 6 - е изд ., перераб. и доп. – М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. – 348 с. Дополнительные источники 1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: КноРус, 2008. – 256 с. 2. Ватолина, М.В. Организация работы с документами [Текст] / М.В. Ватолина. – Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с. 3. Стенюков, М.В. Секретарское дело [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «Книга сервис», 2003. - 224 с. 4. ECM - journal. ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. – Карта сайта: сайт http://ecm - journal.ru/?from=begun 5 . Системы электронного документооборота (СЭД). – Карта сайта: сайт http://www .doc - online.ru/software/ 41 Практическая работа № 3 Тема: « Составление организационной структуры службы делопроизводства и определение её численности » 1. Актуальность темы: Своевременная, полная и качественная реализация службой делопроизводства своей де ятельности в значительной степени будет предопределяться соответствием её организационной структуры и численного состава содержанию и объёму возложенных на данное подразделение задач по документационному обесп ечению управления предприятием. 2. Учебные цели : - в результате освоения темы студент должен уметь составлять организационную структуру службы делопроизводства и определять её численность. - для формирования умений студент должен знать принципы составления организационных структур службы делопроизводс тва, варианты её состава, методы определения её численности . 3. Вопросы для самоподготовки к освоению данной темы: - в чем состоит функциональное назначение службы делопроизводства предприятия? - расскажите о целях и задачах службы делопроизводства предпр иятия; - опишите типовые варианты организации службы делопроизводства предприятия (один вариант – по выбору обучаемого); - перечислите основные подразделения службы делопроизводства, их функции; - опишите порядок формирования службы делопроизводства предпр иятия. 4. Вид занятия - практическое. 5. Продолжительность занятия – 2 академических часа в соответствии с программой. 6. Оснащение: телевизор, ноутбук. 7. Содержание занятия: - контроль исходного уровня теоретических знаний; - разбор с преподавателем основных и наиболее сложных вопросов, необходимых для освоения темы занятия; - разбор узловых вопросов изучаемого материала; - демонстрация преподавателем методики практических приемов по данной теме; - краткие теоретические сведения. - самостоятельная р абота студентов под контролем преподавателя (решение задач, оформление результатов проведенной работы и т.д.); - контроль освоения темы занятия (тестовый контроль, решение ситуационных задач и др.). 8. Учебно - исследовательская работа по данной теме – сост авление организационной структуры службы делопроизводства . 42 Краткие теоретические сведения Организационная структура (от лат. Structura — строение, расположение, порядок) службы делопроизводства — это совокупность образующих его подразделений (отде лов, групп и проч.), в пределах своей компетенции осуществляющих взаимосогласованную деятельность по документационному обеспечению управления предприятием [ОИ 2, с.47 ] . Таким обра зом, организационная структура службы характеризуется, во - первых, количеством вхо - дящих в нее подразделений и, во - вторых, особенностями их взаимодействия в процессе повседневной деятельности. В свою очередь, численный состав службы делопроизводства — это общее количе ство ее работников. Заметим, что в ряде источников упоминается и тако е понятие, как «качественный (квалификационный) состав службы». Однако в отличие от численного состава качественный состав отражает соотношение численности работников различ ной квалификации — руководителей, специалистов и технических исполнителей — службы делопроизводства, на чем мы остановимся несколько позднее. Численный со став службы делопроизводства находится в прямой зависимости от численного состава входящих в нее подразделений. Иными словами, численность работников службы — это не что иное, как сум марная численность работников образующих ее подразделений. Установление оптимальной организационной структуры службы делопроизвод ства производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления п редприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как правило, типо вая организационная структура службы делопроизводства определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той ил и иной функцио нальной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями). Так, в министерствах и ведомствах Российской Федерации и субъектов Федерации функции служб ы возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются (рис. 3.1): - секретариат (приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секрета риаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро); - инспекц ия при министре (руководителе ведомства); - канцелярия (включает: бюро правительственной переписки, бюро учета и регист рации, экспедицию, машинописное бюро, копировально - множительное бюро, телетайп ную и др.); - отдел по работе с письменными обращениями; - отде л совершенствования работы с документами; - архив. 43 Рис. 3 . 1 . Примерная организационная структура службы делопроизводства министерства [ОИ 2, с.48] На государственных предприятиях (объединениях), в научно - исследовательских, проектных, конструкторских орган изациях и вычислительных центрах, высших учеб ных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы возлагаются на от дел делопроизводства (канцелярию). В состав отдела (канцелярии), как правило, включа ются (рис. 3.2): - секретариат; - экспедиция; - по дразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство); - машинописное бюро; - копировально - множительное бюро; - подразделение по контролю исполнения документов; - подразделение совершенствования работы с документами; - подразделение по работе с письменным и обращениями; - архив. Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах (в том числе совместных), кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы возлагаются н а общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются (рис. 3 .3 и 3 .4): - секретариат; - канцелярия; - группа контроля исполнения документов; - протокольная группа; - группа совершенствования работы с документами; - группа по работе с письменными обращениями; - машинописное бюро; - копировально - множительное бюро; - архив. 44 Отдельного рассмотрения заслуживает организационная структура службы дело производства предприятий со сравнительно небольшим объемом документооборота или (и) малой численностью персонала. Организац ионные и финансовые возможности подобных предприятий обычно не позволяют вводить в структуру и штатное расписа ние подразделение, предназначенное для выполнения задач документационного обес печения управления, хотя решать такие задачи — пусть и в несколько меньшем объе ме — необходимо. В этих условиях, как свидетельствует практика, задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо . Рис. 3 .2. Примерная организационная структура службы делопроизводства государственного унитарного предприятия [ОИ 2, с.49] Установление оптимального численного состава службы делопроизводства осуще ствляется исходя из объема возложенных на данное подразделение задач по документа ционному обеспечению управлен ия предприятием на основе сведений о нормах време ни, установленных для выполнения тех или иных видов работ по документационному обеспечению управления, и с учетом квалификационных требований к работникам, ко торым поручено выполнение соответствующих видов работ. Так, в соответствии с Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти установлены нормы времени на выполнение: - работ по документационному обеспечению структурных подразд елений феде ральных органов исполнительной власти; - работ по составлению и ведению номенклатуры дел указанных подразделений; - работ по документированию деятельности коллегиальных органов; - отдельных видов работ по документационному обеспечению (в том числе по оформ лению, обработке, регистрации, учету, хранению и поиску документов); - справочно - аналитической работы по документам; - работ по автоматизации архивного хранения документов. 45 Рис. 3 .4. Примерная организационная структура службы ДОУ предприятия с численностью работников свыше 1000 человек [ОИ 2, с.51] Рис. 3.3. Примерная организационная структура службы делопрои зводства акционерного предприятия [ОИ 2, с.50] 46 Что касается квалификационных требований, предъявляемых к работникам службы делопроизводства, то они содержатся, к примеру, в «Квалификационном справочнике должностей служащих». В содержании указанного справочника представлены квали фикационные требования к работникам службы из числа руководителей структурных подразделений службы, а также ее специалистов и технических исполнителей. Для определения примерного численного состава служб ы делопроизводства прежде всего необходимо составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарно го года каждым из ее структурных подразделений. Затем следует рассчитать объем вы полняемых работ (по каждому виду и в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников). На основании суммарного объема выполняемых работ по документационному обеспечению управления можно исходя из годовой нормы ра бочего времени одного работника и принимая во внимание затраты времени, не преду смотре нные нормами (носящими разовый характер), определить численность работни ков службы (общую и по категориям работников в зависимости от их квалификации). Р асчет нормативной численности работников производится по формуле [ОИ 2, с.52] Чн = Тоб / Фп , (3.1) где Чн — нормативная численность работников, Тоб — общие затраты времени на ра боты по документационному обеспечению, Фп — планируемый годовой фонд рабоче го времени в расчете на одного работника. В свою очередь, значение Тоб определяется по формуле [ОИ 2, с.52] Тоб = Тн + Тнн, (3.2.) где Тн — затраты времени на работы по документационному обеспечению, рассчитыва емые на основании н орм, Тнн — затраты времени, не предусмотренные нормами (опре деляемые экспертно - оценочным способом). Типовые примеры решения задач Задача 1. По данным таблицы 3.1. рассчитать численность специалистов I и II категорий группы обраб от ки документов в составе отдела делопроизводства службы предприятия. Решение . Для расчета примерной численности специалистов I и II категорий группы обработ ки документов в составе отдела делопроизводства службы воспользуемся условными справочными данн ым и, представленными в таблице 3.1 . На основании справочных данных годовой объем работ составил: для специалистов II категории — 14 925 ч, для специалистов I категории — 13 975 ч (всего 28 900 ч). Предположим также, что объем ненормируемых видов работ для сп ециалистов II кате гории составил (условно) 100 ч. Тогда исходя из значения планируемого годового фон да рабочего времени (в расчете на одного работника) в 2000 ч определим примерную численность работников (специалистов I и II 47 категорий) в составе группы о бработки документов отдела делопроизводства службы: Таблица 3.1. Д анные для расчета численности работников подразделения службы делопроизводства № п/п Наименование вида работ по документационному обеспечению Категория работника Значение нормы, ч Количеств о операций за год Объем, ч 1 Обработка входящих документов Специалист II категории 0,6510 1000 6500 2 Обработка входящих факсов Специалист II категории 0,15 1000 150 3 Обработка входящих телеграмм Специалист II категории 0,11 500 55 4 Обработка входящ их телефонограмм Специалист II категории 0,20 500 100 5 Обработка исходящих документов Специалист II категории 0,80 10 000 8000 6 Обработка исходящих факсов Специалист II категории 0,03 1000 30 7 Обработка исходящих телефонограмм Специалист II категории 0,18 500 90 8 Учет документов Специалист I категории 0,54 25 000 13 500 9 Справочно - информационное обслуживание Специалист I категории 0,11 2500 275 10 Выдача справок по запросам Специалист I категории 0,08 2500 200 ИТОГО 28 900 в том числе по категориям (14 925 + 13 975) Для расчета примерной численности специалистов I и II категорий группы обработ ки документов в составе отдела делопроизводства службы воспользуемся условными справочными данн ыми, представленными в таблице 3.1 . На основании справочных данных годовой объем работ составил: для специалистов II категории — 14 925 ч, для спе циалистов I категории — 13 975 ч (всего 28 900 ч). Предположим также, что объем ненормируемых видов работ для специалистов II кате гории составил (условно) 100 ч. Тогда исходя из значения планируемого годового фон да рабочего времени (в расчете на одного р аботника) в 2000 ч определим примерную численность работников (специалистов I и II категорий) в составе группы обработки документов отдела делопроизводства службы: а) специалистов I категории: Тоб = Тн + Тнн = 13 975 + 0 = 13 975, Чн = Тоб / Фп = 13 975 : 2 000 = 7 (чел.); б) специалистов II категории: Тоб = Тн + Тнн = 14 925 + 100 = 15 025, Чн = Тоб / Фп = 15 025 : 2 000 == 7,5 (чел.). Таким образом, для надлежащего укомплектования группы обработки документов отдела делопроизводства службы в предстоящем календарном году потребуется 7 спе циалистов I категории и 8 специалистов II категории, в том числе один (0,5) — на усло виях совмещения или неполной занятости (например, с продолжительностью рабочего дня, равной 4 ч). 48 Задания Задание 1 (для всех вариант ов) . Для выбранного Вами предприятия газовой промышленности с ос тавить организационную структуру службы делопроизводства и обосновать её. Задание 2. По данным таблицы 3.2 . заполнить пустые графы и рассчитать численность специалистов I и II категорий группы обработ ки документов в составе отдела делопроизводства службы предприятия. Таблица 3.2. Д анные для расчета численности работников подразделения службы делопроизводства № п/п Наименование вида работ по документа - ционному обеспечению Категория работника Ва риант 1 Вариант 2 Значе - ние нормы, ч Коли - чество опера ций за год Объем час Значе - ние нормы, ч Коли - чество опера ций за год Объем час 1 Обработка входящих документов Специалист II категории 0,6510 1500 0,6510 4000 2 Обработка входящих факсов Специа лист II категории 0,15 1100 0,15 3000 3 Обработка входящих телеграмм Специалист II категории 0,11 600 0,11 3500 4 Обработка входящих телефонограмм Специалист II категории 0,20 300 0,20 400 5 Обработка исходящих документов Специалист II категории 0,80 12 000 0,80 12 000 6 Обработка исходящих факсов Специалист II категории 0,03 1400 0,03 3000 7 Обработка исходящих телефонограмм Специалист II категории 0,18 800 0,18 100 8 Учет документов Специалист I категории 0,54 27 000 0,54 21 000 9 Сп равочно - информационное обслуживание Специалист I категории 0,11 5500 0,11 3500 10 Выдача справок по запросам Специалист I категории 0,08 3500 0,08 1500 ИТОГО В том числе по категориям Задание для контроля освоения темы занятия Укажите документы, которые могут применяться для определения оптимального численного состава службы делопроизводства предприятия. Список используемой литературы Основные источники 1. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / В.С. Соколов. – 3 - е изд. – М.: Ф ОРУМ: ИНФРА - М, 2010. – 176 с. – (Профессиональное образование). 49 2. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций [Текст] : учеб. пособие. / М.Ю. Рогожин – М.: ТК. Велби. Изд - во Проспект, 2010. – 240 с. 3. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в орг анизации [Текст]: учебное пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. – М.: КноРус, 2010. – 160 с. 4. Делопроизводство [Текст]: учеб. пособие / под общ. Ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2010. – 256 с. – (Профессиональное образование). 5 . Басаков, М.И. Делопро изводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 [Текст] : учебное пособие / М.И. Басаков. – 6 - е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. – 348 с. Дополнительные источники 1. Андреева, В .И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: КноРус, 2008. – 256 с. 2. Ватолина, М.В. Организация работы с документами [Текст] / М.В. Ватолина. – Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2 004. – 320 с. 3. Стенюков, М.В. Секретарское дело [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «Книга сервис», 2003. - 224 с. 4. ECM - journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. – Карта сайта: сайт http://ecm - journal.ru/?from=begun 5 . Системы электронного документооборота (СЭД). – Карта сайта: сайт http://www.doc - online.ru/software/ 50 Практическая работа № 4 Тема: « Организация управления повседневной деятельностью службы делопроизводс тва» 1. Актуальность темы: В соответствии с современной теорией менеджмента цель управления заключается в упорядочении повседневной деятельности предприятия в целом и каждого из его структурных подразделений (включая службу делопроизводства) в отд е льност и. 2. Учебные цели: - в результате освоения темы студент должен уметь оформлять, составлять организационные документы предприятия, документы контроля повседневной деятельности службы делопроизводства . - для формирования умений студент должен знать особенн ости планирования службы делопроизводства: специфику контроля за надлежащей реализацией спланированных мероприятий; особенности учета и отчетности результатов деятельности службы . 3. Вопросы для самоподготовки к освоению данной темы: - перечислите , какими документами осуществляется контроль повседневной деятельности службы делопроизводства? - какие организационные документы вы знаете? - что собой представляет устав организации и какую структуру он имеет? - каковы особенности структуры штатного расписания? - определение положения и его структура; - ч то такое должностная инструкция и какова её структура? 4. Вид занятия - практическое. 5. Продолжительность занятия – 2 академических часа в соответствии с программой. 6. Оснащение: телевизор, ноутбук , бланки ш татного расписания . 7. Содержание занятия: - контроль исходного уровня теоретических знаний; - разбор с преподавателем основных и наиболее сложных вопросов, необходимых для освоения темы занятия; - разбор узловых вопросов изучаемого материала; - демонстр ация преподавателем методики практических приемов по данной теме; - краткие теоретические сведения. - самостоятельная работа студентов под контролем преподавателя (решение задач, оформление результатов проведенной работы и т.д.); - контроль освоения темы занятия (тестовый контроль, решение ситуационных задач и др.). 8. Учебно - исследовательская работа по данной теме – составление положения службы делопроизводства предприятия . 51 Краткие теоретические сведения В процессе формирования службы делопроизводст ва и в дальнейшей её повседневной деятельности необходимо учитывать организационно - распорядительные документы к которым относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделения х, должностные инструкции и некоторые другие документы. Устав является основным учредительным документом, оп ределяющим правовой статус организации, необходимым, со гласно закону, для ее государственной регистрации. С момен та регистрации организация приоб ретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использова но только данной организацией. Устав разрабатывается и утверждается учредителями (учас тниками) хозяйственных обществ, производственных коопера тивов и других юридических лиц . Если хозяйственное обще ство создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим со - бранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным н а то государственным органом или органом местного самоуправле ния. Устав казенного предприятия утверждается Правитель ством Российской Федерации. Устав — это сложный и объемный документ. В нем излага ются правила, регулирующие деятельность организации, вза и моотношения ее с другими организациями и гражданами, пра ва и обязанности в определенной сфере деятельности [ОИ5, с.101] . Устав закрепляет организационно - правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок рас - пределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации. В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном рас писании закрепляется должностной и численный состав орга низации, указывается фонд зарплаты. Обр азцом устава акционерного общества (открытого, закры того) может служить Устав, подготовленный на основе дей ствующего российского законодательства с учетом опыта ра боты акционерных обществ, а именно: Федерального закона "Об акционерных обществах" от 26 де кабря 1995 г. № 208 - ФЗ [ОИ5, с.101] . Устав оформляется на общем бланке организации (рис. 4.1.) . Структура текста и его содержание определяются разработ чиками устава. В число обязательных разделов включаются [ОИ5, с.102] : 1. Общие положения (определяются цели и задачи создава емой организации). 2. Организационная структура (состав структурных подраз делений, их функции и взаимосвязи). 3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц). 52 4. Финансово - материальная база (определение р азмеров ос новных и оборотных средств, источники, порядок распоряже ния средствами и ценностями). 5. Отчетная и ревизионная деятельность. 6. Порядок ликвидации организации. Рис. 4.1. Образец титульного листа устава [ОИ5, с.102] Штатное расписание — документ , устанавливающий струк туру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением) [ОИ5, с.102] . Штатное расписа ние содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должност ных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствие с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т - 3 (Приложение В). Положение — организационно - правовой акт, определяю щий порядок формирования, задачи, обязанности, права, от ветственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений [ОИ5, с.104] . Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Проект положения о подразделении согласовывают с юри дическим отделом и предста вляют на утверждение руководи телю организации. Текст положения может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, орга низация работы предприятия в целом или конкретного струк турного подразделения. Реквизиты и структ ура текста положения о подразделении показаны на рис. 4 . 2 . Ниже приведем краткую характеристику содержания разделов положения на примере Положения о персонале организации [ОИ5, с.106] . Раздел 1 "Общие положения" определяет цель, для которой разработано Пол ожение, и перечисляет конституционные га рантии персонала в области занятости. 53 Раздел 2 "Порядок найма и высвобождения персонала" вклю чает процедуры приема на работу персонала, в частности, пе речень необходимых докум ентов, оформление приказа о при еме, пр оведение инструктажа по технике безопасности, условия работы. Подробно разъясняются права и обязанности работни ков, вопросы продвижения персонала по службе, регламенти руются вопросы перевода на другую должность. Детально рас писывается порядок расторжени я трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе администрации. Раздел 3 "Основные обязанности персонала" перечисляет круг обязанностей по своей специальности, квалификации или долж ности, которые должен выполнять персонал в рабочее время. Раздел 4 "Основные обязанности администрации" определя ет перечень обязанностей руководства организации, которые должны выполняться в соответствии с действующим законо дательством. В число таких обязанностей входят эффективная организация труда пер сонала, совершенствование форм и ме - тодов оплаты труда, соблюдение законодательства об охране труда и технике безопасности, контроль за соблюдением ра бочими, специалистами и Рис. 4 . 2 . Формуляр и структура текста положения о подразделении организации [ОИ5, с.105] 54 администрацией инструкций по ги гиене труда и производственной санитарии, противо пожарной охране и т. п. Раздел 5 "Рабочее время и его использование" оговаривает на чало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания, оп ределяет график сменности, формы и организацию учета явки на работу, порядок предоставления отпусков и некоторые дру гие вопросы. Раздел 6 "Поощрения за успешные результаты работы" пере числяет виды поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений, повышение производительност и труда и т. д. Раздел 7 "Ответственность за нарушение трудовой дисциплины" оговаривает меры дисциплинарного воздействия на нерадивых работников, перечисляет виды нарушений трудовой дисципли ны, порядок их фиксирования и соответствующие санкции. При необхо димости тексты положений корректируются со ответственно приказом вышестоящей организации или руко водителя предприятия. Должностная инструкция — организационно - правовой доку мент, устанавливающий для работника организации (подраз деления) конкретные трудов ые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью [ОИ5, с.107] . Должностная инструкция — эффективное средство управ ления персоналом. Она выполняет организационную, регла ментирующую и регулирующую роль. Должностная инструк ция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы. На основании должностной инструкции составляется тру довой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных си туаций (споров) между руководством организации и сотрудни ком, работодателем и работником. Разработка должностной инструкции вменяется в обязан ность руководителя подразделения и отдела управления персо налом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждает ся руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом ру ководителя организации. Формуляр и структура текста должностной и нструкции представлены на рис. 4.3 . Должностная инструкция составлена с учетом требований действующих правов ых и нормативно - методических докумен тов по организации делопроизводства, в первую очередь та рифно - квалификационной характеристики дол жности секре таря и основных положений ГСДОУ. Эффективное управление повседневной деятельностью службы было бы невозможно в отсутствии планирования. Планирование деятельности службы делопроизводства осуществляется её начальником в пределах своей компетенции на основе: - плановых показателей финансово - экономического развития предприятия (на планируемый период); 55 - итоговых рез ультатов деятельности службы за истекший (предшествующий периоду планирования) период; - целей и задач деятельности службы. Основным документом планирования деятельности службы делопроизводства яв ляется годовой план работы. План — это документ, в котором излагается перечень на мечаемых к выполнению работ (мероприятий), их последовательность с указанием сро ков исполнения (мест проведения), ответственных исполнителей и исполнителей. При подготовке проекта плана должны соблюдаться предписания и рекомендации норма тивно - методических документов по вопросам планирования. Разработка проекта годо вого плана работы службы делопроизводства производится исходя из [ОИ2, с.69] : - приоритетных направлений деятельности службы на планируемый период; - видов и объемов работ по документационному обеспечению управления, возлага емых на службу с учетом ее реальных организационных возможностей. Как правило, проект плана включает общую часть и приложения, В общей части отражаются наименования мероприятий (виды работ), объемы рабо т, сроки их выпол нения, ответственные исполнители (исполнители), силы и средства, привлекаемые к выполнению соответствующих мероприятий (работ), должностные лица, осуществля ющие контроль за их выполнением, порядок и сроки представления итоговых материа л ов и отчетности. В приложениях отражаются плановые показатели (по мероприятиям, работам), а также соответствующее Рис. 4 . 3 . Формуляр и структура текста должностной инструкции [ОИ5, с.108] 56 обоснование (расчеты), подтверждающее реаль ность спланированных мероприятий (работ). Общее руководство разработкой проекта плана осуществляет начальник службы делопроизводства. Разработка основной части и приложений производится под непо средственным руководством начальников соответствующих структурных подразделе ний с привлечением специалистов и технических исполнителей указанных подразделений . Проект плана (основная часть) подписывается начальником службы, а приложения к нему — начальниками соответствующих структурных подразделений (ответственны ми исполнителями). Проект плана с приложениями представляется на утверждение ру ководителю предприя тия не позднее 1 декабря года, предшествующего периоду плани рования [ОИ2, с.70] . На основе утвержденного годового плана работы службы делопроизводства произ водится уточнение проектов планов работы ее структурных подразделений, разрабаты ваемых, как прави ло, на квартал или полугодие. Проекты планов работы структурных подразделений подписываются их начальниками и утверждаются начальником службы. На основе утвержденных планов работы службы делопроизводства и ее структур ных подразделений работниками службы о существляется планирование индивидуаль ной работы на месяц. Планы индивидуальной работы подписываются работниками, после чего утверждаются их непосредственными начальниками. Пример оформления плана индивидуаль ной работы представлен на рис. 4 . 4 . Рис. 4.4 . Пример оформления плана индивиду альной работы [ОИ2, с.71] 57 Своевреме нная, точная и полная реализация спланированных мероприятий по доку ментационному обеспечению управления в значительной мере зависит от действеннос ти контроля за их реализацией. Подчеркнем, что в отличие от рассмотренного нами комплекса вопросов по контро лю исполнения документов контроль за надлежащей ре ализацией мероприятий по документационному обеспечению управления нацелен на обес печение сроков и объемов выполнения задач ДОУ, а также на обеспечение соответствия реально достигнутых показателей деятельн ости службы ранее спланированным. В качестве самостоятельного направления контроля за реализацией мероприятий по документационному обеспечению управления следует назвать контроль за исполнени ем требований руководящих документов по ДОУ в процессе работы с документами со ответствующих структурных подразделений и должностных лиц предприятия. Общее руководство контролем за реализацией спланированных мероприятий по документаци онному обеспечению управления, как правило, осуществляет начальник службы дело произв одства, сосредоточивая основное внимание на контроле за реализацией указан ных мероприятий в других структурных подразделениях предприятия. Систематический контроль за реализацией спланированных мероприятий по доку ментационному обеспечению управления стру ктурными подразделениями службы обычно возлагается на заместителя (помощника) начальника службы (в тех службах, где указанная должность не предусмотрена, — на одного из инспекторов по контролю исполнения). Повседневный контроль за деятельностью подчиненных структурных подразделений и должностных лиц осуществляют их непосредственные начальники (ответственные исполнители). Результаты контроля фиксируются в рабочей документации соответствующих долж ностных лиц, после чего анализируются ими. На основании анализ а результатов конт роля делаются выводы о том, насколько своевременно, полно и точно выполняются те или иные мероприятия по документационному обеспечению управления. Обобщенные результаты контроля вместе с аналитическими данными, как правило, представляют ся на рассмотрение руководства службы ДОУ и предприятия для выра ботки и принятия решений, направленных на повышение эффективности документаци онного обеспечения управления. Примерная форма журнала контроля представлена на рис. 4. 5 . Рис. 4.5 . Примерная форма журнала контроля выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления [ОИ5, с.73] 58 Контроль, как и оценка эффективности документационного обеспечения управле ния, невозможен в отсутствие учета показателей указанной деятельности, и прежде все го показателей деятельности службы. При этом одной из важнейших форм учета с учетом специфики содержания ДОУ предприятия является учет количества документов. На основе учетных данных выявляются [ОИ2, с.74] : - общий абсолютный объем документооборота за учетный период; - общий относительный объем документооборота (по сравнению с предыдущим учетным периодом); - общее количеств о документов, обработанных в каждом из структурных подразде лений предприятия в течение учетного периода; - количество обработанных документов по видам (в зависимости от места происхож дения документа, его функционального назначения и т. п.) в течение учет ного периода; - количество оригинальных документов и их копий, а также соотношение исходно го и окончательного тиража документов в течение учетного периода. В соответствии с ГСДОУ учет количества документов производится за определен ный период времени (за год, за полугодие, за квартал, за месяц) по месту регистрации документов на основании данных из соответствующей документации (регистрационно - контрольных форм). Учет документов ведется по предприятию в целом и отдельно по каждому структурному подразделению, в которых обрабатываются те или иные управ ленческие документы. Результаты учета обобщаются службой делопроизводства, после чего представля ются руководству предприятия для сведения, а также для выработки мер, направленных на совершенствование работы с до кументами. За основную единицу учета количества документов принимается оригинальный документ. Размноженные экземпляры доку ментов подсчитываются отдельно (в копировально - множительном бюро, машинопис ном бюро, службе автоматизированной подготовки документов и т. д.). Входящие, исходящие и внутренние документы также подсчитываются отдельно. Кроме того, отдельно учитываются поступающие в адрес предприятия письменные обра щения. Сводные учетные данные представляются по форме, представленной на рис. 4. 6 . Отчетно сть о деятельности службы осуществляется в порядке, установленном поло жениями соответствующих нормативно - методических документов, а также указаниями руководителя предприятия. Ответственность за своевременное и качественное испол нение и представление отче тности о деятельности службы несет ее начальник. На осно вании отчетных данных делаются выводы о: - своевременности, полноте и точности выполнения ранее спланированных мероп риятий по ДОУ; - эффективности функционирования системы документационного обеспече ния уп равления предприятия в целом и ее отдельных элементов (структурных подразделений, включая службу делопроизводства) в частности [ОИ2, с.75] . Кроме того, на основе анализа отчетной документации руководством службы выраба тываются дополнительные меры, направленные на повышение эффективности ДОУ и опти мизацию системы документационного обеспечения 59 управления предприятием. Соответ ствующие предложения затем представляются на рассмотрение руководства предприятия. Отчетные результаты о деятельности службы делопроизводства представляются в форме отчета. Форма отчета разрабатывается начальником службы ДОУ исходя из требований соответствующих нормативно - методических документов и с учетом указа ний руководства предприятия. В отчете отражаются реальные показател и, достигнутые службой по основным направлениям своей деятельности, а также соответствие реаль ных показателей плановым. Как правило, отчет составляется в табличной форме с приложением краткой поясни тельной записки. Основой для подготовки отчета о деятел ьности службы делопроизводства служат ежеквартальные (ежемесячные) отчеты о работе структурных подразделений служ бы, а также данные анализа результатов контроля (см. ранее). Подготовка перечисленных документов осуществляется соответствующими должностными лицами. Пример оформле ния справки - отчета о состоянии исполнения документов представлен на рис. 4. 7 . Рис. 4.6 . Примерная форма справки об объеме документооборота [ОИ5, с.74] Рис. 4.7 . Пример оформления спр авки - отчета о состоянии исполнения документов [ОИ5, с.75] 60 Типовой пример решения задач и За дача. Составить должностную инструкцию секретаря руководителя предприятия. Решение . Соста вим должностную инструкцию секр етаря руководителя предприятия. Должностная инструкция секретаря 1.Общие положения 1.1. Секретарь является техническим исполнителем по обеспечению и обслуживанию работы непосредственного руководителя организации. 1.2. Секретарь административно подчинен руководител ю органи зации, а методически — начальнику канцелярии. 1.3. На должность секретаря назначаются лица, имеющие высшее образование, а также лица со средним образованием, окончившие кур сы секретарей и работы на персональном компьютере. 1.4. Секретарь назначается и осво бождается от занимаемой долж ности руководителем организации по согласованию с начальником канцелярии. 1.5. Секретарь в своей деятельности руководствуется: Уставом дан ной организации; приказами и директивными материалами по орга низации; инструкцией по докумен тационному обеспечению управле ния; правилами пользования средствами механизации и автоматизации управленческого труда; правилами внутреннего трудового распорядка; настоящей должностной инструкцией. 2.Основные задачи и обязанности 2 .1. Основной задачей с екретаря является обеспечение правильно го и своевременного выполнения возложенных на него поручений. 2.2. Для выполнения этой задачи секретарь обязан: - обеспечить рабочее место руководителя всем необходимым для егоработы; - просматривать, проставлять вход ящий номер и дату поступления корреспонденции и передавать на доклад руководителю; - регистрировать на карточке поступающую корреспонденцию с ре золюцией руководителя и передавать исполнителям; - вести контроль за исполнением документов и докладывать руков о дителю о невыполнении их в срок; - регистрировать исходящую корреспонденцию, проверять наличие приложений, правильность ее оформления; - принимать и передавать телефонограммы; - давать справки в устной форме по документам, проходящим через секретариат; - подшивать исполненные документы в дела согласно номенклатуре дел; - вести работу с документами, имеющими гриф "конфиденциально"; - печатать на пишущей машинке, персональном компьютере тексты объемом не более двух - трех страниц (организационно - распорядитель ная документация); - подготавливать и оформлять законченные документы для сдачи в архив; - давать сведения в отдел кадров о явке на работу работников аппа рата управления. 3.Права 3.1. Секретарь имеет право: 61 - не печатать большие по объему тексты без ук азания на это руково дителя; - не принимать от исполнителя материалы в печать, оформленные не в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению управления организацией и с отступлениями от требований ГОСТ Р 6.30 - 2003. 4.Ответственность 4.1. Секрет арь несет ответственность за невыполнение обязаннос тей, предусмотренных действующими в организации правовыми акта ми и настоящей инструкцией. 4.2. Секретарь несет ответственность за низкое качество представ ляемых на подпись руководителю организации документов . Секретарь несет ответственность за сохранность документации и разглашение сведений, имеющих конфиденциальный характер. Задания Задание 1 . Составить штатное расписание по форме № Т - 3 для службы ДОУ Вашей организации (по предыдущей практической работе) . Задание 2. Составить должностную инструкцию для секретаря директора Вашей организации. Задание 3. Составить план индивидуальной работы секретаря директора Вашей организации на один месяц. Задание 4. Составить форму журнала контроля выполнения мероприяти й по документационному обеспечению управления учитывая специфику Вашей организаци и и внести в него запись о мероприятии подлежащего контролю. Задание 5. Составить форму справки об объёме документооборота для Вашей организации и внести в неё записи о переч не используемых документов. Задание 6 . Разрабо тать форму справки - отчета о состоянии исполнения документов для Вашего предприятия. Задание для контроля освоения темы занятия Составьте положение службы делопроизводства выбранного Вами предприятия. Списо к используемой литературы Основные источники 1. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / В.С. Соколов. – 3 - е изд. – М.: ФОРУМ: ИНФРА - М, 2010. – 176 с. – (Профессиональное образование). 62 2. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций [Текст] : учеб. пособие. / М.Ю. Рогожин – М.: ТК. Велби. Изд - во Проспект, 2010. – 240 с. 3. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации [Текст]: учебное пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. – М.: КноРус, 2010. – 160 с. 4. Делопроизводство [Те кст]: учеб. пособие / под общ. Ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2010. – 256 с. – (Профессиональное образование). 5 . Басаков, М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 [Текст] : учебное пособие / М.И. Басаков . – 6 - е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. – 348 с. Дополнительные источники 1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: КноРус, 2008. – 256 с. 2. Ватолина, М.В. Организация работы с документами [Текст] / М.В. Ватолина. – Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с. 3. Стенюков, М.В. Секретарское дело [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «Книга сервис», 2003. - 224 с. 4. ECM - journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. – Карта сайта: сайт http://ecm - journal.ru/?from=begun 5 . Системы электронного документооборота (СЭД). – Карта сайта: сайт http://www.doc - online.ru/software/ 63 Практическая работа № 5 Тема: « Оформление управленческих документов» 1. Актуальность темы: Документирование управленческой деятельности является важной составляющей деятельности предприятия. Оно является системооб разующим элементом документационного обеспечения предприятия, обеспечивающего как взаимодействие структурных подразделений внутри организации, так и самого предприятия в другими предприятиями, организациями и учреждениями. 2. Учебные цели: - в результате освоения темы студент должен уметь оформлять управленческие документы . - для формирования умений студент должен знать основные требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению управленческих документов . 3. Вопросы для самоподготовки к осво ению данной темы: - перечислите основные виды требований, предъявляемых к подготовке управленческих документов, разъясните их сущность; - охарактеризуйте важнейшие требования к содержанию управленческих документов; - назовите основные способы представления текста управленческого документа; - охарактеризуйте важнейшие требования к структуре управленческих документов; - охарактеризуйте важнейшие требования к стилю изложения управленческих документов; - перечислите особенности служебно - делового стиля; - охарак теризуйте важнейшие требования к оформлению управленческих документов; - перечислите наиболее важные реквизиты, обеспечивающие юридическую силу управленческих документов; - назовите основные нормативно - методические и нормативно - технические акты, устанавлив ающие требования к подготовке управленческих документов; - опишите общий порядок подготовки содержания управленческого документа; - назовите основные виды стилистических запретов; - какие способы размещения реквизитов в пределах бланка документа вам извест ны? 4. Вид занятия - практическое. 5. Продолжительность занятия – 6 академических часа в соответствии с программой. 6 . Оснащение: телевизор, ноутбук . 7. Содержание занятия: - контроль исходного уровня теоретических знаний; 64 - разбор с преподавателем ос новных и наиболее сложных вопросов, необходимых для освоения темы занятия; - разбор узловых вопросов изучаемого материала; - демонстрация преподавателем методики практических приемов по данной теме; - краткие теоретические сведения. - самостоятельная рабо та студентов под контролем преподавателя (решение задач, оформление результатов проведенной работы и т.д.); - контроль освоения темы занятия (тестовый контроль, решение ситуационных задач и др.). 8. Учебно - исследовательская работа по данной теме - сравнит е (на выбор обучаемого) типовую структуру двух различных видов управленческих документов: приказ по основной деятельности – положение о структурном подразделении; устав предприятия – служебная записка; деловое письмо – распоряжение. Выявите основные отличи я. Краткие теоретические сведения Требования к содержанию управленческих документов. П од содержанием управленческого документа следует понимать всю включенную в него информацию. При этом основным информационным компонентом управленческого документа явля ется его текст. В свою очередь, текстом управленческого документа в общем случае является выраженная средствами служебно - делового языка сущность управленческого решения и вытекающих из него действий. Роль второстепенных (вспомогательных) ин - формационных ко мпонентов управленческих документов в зависимости от функцио - нального назначения последних выполняют: - в деловых письмах — приветствие, обращение к адресату, заключительная формула вежливости; - в служебных записках — выводы и предложения, подытоживающие текс т; - в приказах и распоряжениях — преамбула (краткое вступление, предшествующее вводному тексту, функцию которой в ряде случаев может выполнять так называемое вводное предложение (лид - абзац)) [ОИ2, с. 94] . В соответствии с требованиями ГСДОУ содержание управ ленческого документа должно: - включать достоверную и аргументированную информацию, т. е. основываться на фактах (событиях); - увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными — например, в рамках служебно - деловой переписки) по данному вопросу (напр авлению) деятельно сти предприятия, но при этом не дублировать их содержание, а при необходимости иметь соответствующие ссылки на них; - не противоречить законодательству, нормативным правовым актам и организацион но - распорядительным документам, регламентиру ющим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе; 65 - излагаться ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко [ОИ2, с. 94] . Уточним, что ясность содержания управленческого д окумента достигается логич - ностью и точностью его выражения средствами служебно - делового языка. Убеди тельность содержания документа предопределяется последовательностью расположе ния его смысловых компонентов и, в частности, логической зависимостью между аргументами и следствием, фактами и комментариями к ним и т. п. Наконец, информа ционная емкость содержания документа обеспечивается оптимальным выбором языко вых средств, применение которых в наибольшей степени отвечает сущности описывае мой управленческо й ситуации и функциональному назначению самого документа. Составление проекта содержания во всех случаях должно начинаться с изучения: - существа вопроса (направления) деятельности предприятия, излагаемого в управ - ленческом документе; - положений законодательн ых и нормативных правовых актов, имеющих отноше - ние к излагаемому вопросу (направлению) деятельности предприятия; - справочных материалов — например, имеющихся в распоряжении предприятия материалов служебно - деловой переписки. Подготовка (составление) текста управленческого документа производится с соблюде нием общих (для соответствующего вида документов) синтаксических правил на основе: - унифицированных текстов (форм) документов, входящих в состав унифицирован - ных систем документации (УСД). Например, в состав У СОРД — унифицированной системы организационно - распорядительной документации. ; унифицированных текстов документов, составлен ных для нужд отдельных предприятий, организаций и учреждений этими предприятия ми или типовых нормативных документов (типовых положе ний, типовых правил, типо вых инструкций и т. п.), определяющих содержание конкретных видов управленческих документов; - текстовых формуляров (образцов) [ОИ2, с. 95] . При этом текст управленческого документа может быть представлен в виде связно го (сплошного ) текста, трафаретного текста (текстового шаблона), анкеты, таблицы или в виде комбинации перечисленных форм представления текста. Коротко остановимся на особенностях перечисленных разновидностей текстов. Связный (сплошной) текст документа, как следует из ГСДОУ, содержит граммати чески и лексически согласованную информацию об управленческих действиях. Связ ный текст применяется при подготовке содержания правил, положений, писем, некото - рых видов приказов и распоряжений. Трафаретный текст (текстовый шаблон) сочетает в себе постоянную (как правило, заранее впечатанную в бланк) и переменную (в виде подлежащих заполнению пробе лов) информацию. Под постоянной в данном случае следует понимать информацию, дающую адресату общее представление об излагаемой в документ е управленческой си туации. Соответственно переменная информация конкретизирует постоянную, но при этом сохраняет смысл и значение только в контексте последней. Уточним, что связный текст может быть составлен «с нуля», т. е. заново, или на основе трафарета (посредством вписывания отдельных слов и словосочетаний в предназначенные для внесения 66 пере менной информации пробелы). Трафаретный текст обычно применяется для подготовки справок, актов, протоколов, а также некоторых видов писем. Анкетный текст , как это п редусмотрено методическими рекомендациями ВНИИДАД, содержит характеристику какого - то одного объекта по строго определенным признакам (параметрам, показателям). При этом наименования признаков передаются посред ством постоянной информации, а их характеристи ки — посредством информации пере менной. Анкетный текст применяется для подготовки некоторых видов кадровых доку ментов, а также учетных финансовых (бухгалтерских) документов и документов по материально - техническому снабжению (обеспечению). Табличный текст , в отличие от анкетного, содержит сопоставимую информацию о нескольких объектах, при этом число сопоставляемых параметров может колебаться от одного - двух до нескольких десятков. Особенностью представления табличного тек ста является его распределение (чле нение) по строкам и столбцам. Посредством постоянной информации передаются названия (заголовки) столбцов и строк, а посредством переменной информации — данные об объектах, сопоставляе мых между собой по параметрам. Столбцы таблицы должны быть пронумерованы , если содержание документа располагается более чем на одной странице, — в этом случае на второй и последующих страницах вместо названий (заголовков) столбцов указываются их номера. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существитель ным в именительном падеже единственного числа и включать только общепринятые сокращения и условные обозначения. Табличные тексты применяются для подготовки финансовых (бухгалтерских) доку - ментов, приложений в составе некоторых видов организаци онно - распорядительных до - кументов, а также в других случаях, когда требуется отразить информацию по однотип - ным управленческим ситуациям (в том числе в распо рядительных частях отдельных ви дов приказов). Наконец, комбинированный текст — результат сочетания перечисленных способов представления текста. Заметим, что на практике чаще всего имеет место сочетание сплошного текста с трафаретным или табличным. Вне зависимости от способа представления текста содержание управленческого до - кумента должно соответствова ть грамматике и орфографии используемого для его из - ложения языка. Тексты управленческих документов составляют на русском или на - циональном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов Федерации о государственных языках. Текст документов пишут т олько на русском языке при обращении в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Федерации, а также в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта Федерации или рас - положенные на территории других субъекто в. При обращении к зарубежным предприя - тиям, организациям и учреждениям, а также физическим лицам — гражданам иностран ных государств тексты документов могут также составляться на английском языке или государственном языке соответствующей страны. Необходим о также обратить внимание на ряд специфических требований, предъяв - ляемых к содержанию управленческих документов. Так, при изложении управленче ских документов следует избегать употребления формулировок, порождающих различ ные толкования, а также нестандар тной (отличающейся от общепринятой) терминологии. 67 При этом рекомендуется пользоваться преимущественно простыми предложениями, свободными от лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл содержания. При опре - делении времени суток следует исходить из 24 - час ового исчисления, в необходимых слу - чаях снабжая указанное в документе время соответствующими примечаниями — напри - мер, «по московскому времени», «по местному времени». Требования к структуре управленческих документов. Структура (от лат. Structura — строен ие, расположение, порядок) управленче ского документа — это последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (на правления) деятельности [ОИ2, с. 96] . В общем случае структуру текста управленческого доку мента образуют вводная, основная и заключительная части, т. е. введение, основной текст и заключение. В то же время в зависимости от функционального назначения и объема управлен - ческого документа структура его текста может быть расширена — например, за счет приложений — либо, напротив, сокращена. Так, в некоторых видах писем — например, сопроводительных — вводная и заключительная части текста, как правило, отсутствуют. То же самое можно сказать и о большинстве распоряжений. Что к асается приказов, то их структуру, как правило, образуют основная и заключительная части (обозначае мые соответственно как констатирующая и приказная). При этом, однако, в структуре отдельных приказов (в частности, приказов по персоналу) может присутствова ть и вводная часть (так называемая преамбула). Таким образом, структура управленческих документов в известной степени предопределяется и спецификой соответствующего акта служебно - делового письменного общения. Основной текст управленческих документов, предс тавленных в виде связного (сплошного) текста, как правило, подразделяется на разделы, главы, статьи, параграфы, пункты и подпункты, снабженн ые соответствующими заголовками (только части, разделы и главы) и нумерацией. В наи большей степени это характерно д ля управленческих документов со сложной и (или) объемной основной текстовой частью, в частности для некоторых видов организацион но - распорядительных документов — положений, уставов, инструкций, правил и т. п. Для монотемных управленческих документов неболь шого объема наиболее характерно разделение на абзацы, каждый из которых может включать от одного до трех - четырех предложений. Если же текст документа состоит всего из одного предложения, то в первой ее части обычно излагается основание (причина) подготовки документа, а во второй — соответствующее управленческое действие (распоряжение, просьба и т. п.). О становимся более подробно на структуре некоторых наиболее распространенных видов управленческих докумен тов. Так, текст большинства служебно - деловых писем с труктурно включает две или три (реже — одну, см. выше) части, которые, в свою очередь, структурируются по абзацам. В этом смысле правомерно рассматривать абзац в качестве относительно самостоя тельного компонента текста управленческого документа, логически и стилистически тес но связанного с другими его компонентами (абзацами, в том числе и состоящими только из одного предложения). Функциональное назначение вводной части письма заключается в конкретизации сути излагаемого в его содержании вопроса (направлен ия) 68 деятельности предприятия (иного предмета, составляющего существо содержания письма). Чаще всего вводная часть состоит из одного абзаца, включающего одно - два предложения. В первом предло жении четко формулируется суть излагаемого вопроса, тогда как втор ое выполняет функцию смысловой и стилистической подводки к следующей (основной) части теста. Функциональное назначение основной части письма состоит в последовательном изложении различных аспектов вопроса (направления) деятельности предприятия (ино го пред мета, составляющего существо содержания письма). В зависимости от сложнос ти освещаемой темы, а также степени осведомленности адресата основной текст письма может включать от одного до трех, а в наиболее сложных случаях — и более абзацев. Каждый из абзацев , в свою очередь, может состоять из одного - трех предложений, объе диненных общей мыслью. Например, в первом абзаце основного текста делается краткое упоминание о состо янии дел по тому или иному вопросу (направлению) деятельности предприятия (на мо мент от правки предыдущего письма). Во втором абзаце даются ответы на вопросы, по ставленные в присланном ранее адресатом письме и имеющие непосредственное отношение к теме ответного письма. В третьем абзаце дается комплексная оценка выпол ненной работы (с акценто м на нерешенные проблемы и главные причины этого). В чет вертом — формулируются предложения относительно перспектив деятельности, и т. д. Наконец, функциональное назначение заключительной части письма — это изложе ние выводов и (если это обусловлено специф икой повода для подготовки письма, а так же характером взаимоотношений участников переписки) предложений, просьб, требо ваний, напоминаний и т. п. Структурно заключительная часть письма состоит из одного абзаца, включающего два - четыре предложения, при этом в первом предложении изла гаются выводы, во втором — предложение (просьба и т. п.), а в третьем — указание на характер ожиданий отправителя письма (ожидание ответа, ожидание желаемого реше ния изложенной в письме проблемы и проч.). В отличие от писем стру ктура приказов по основной деятельности предприятия ха рактеризуется большей простотой и устойчивостью 1 . При этом наиболее характерной для приказов является структуризация их заключительной (приказной) части на пункты и подпункты, каждый из которых чаще вс его состоит из одного - двух предложений. Констатирующая (основная) часть приказа в силу специфики своего содержания на пункты и подпункты не разделяется, в необходимых случаях структурируясь по абза цам. Еще одним специфическим элементом структуры приказа я вляется отметка, указы вающая на основание его издания — в виде отдельного предложения. Наличие указан ной отметки в совокупности с некоторыми реквизитами приказа (см. далее) придает документу должную юридическую силу. Наиболее сложную, многоступенчатую ст руктуру имеют приказы по нескольким взаимосвязанным вопросам повседневной деятельности. Напротив, наиболее простую структуру имеют распоряжения и некоторые виды приказов по внезапно возникающим вопросам деятельности (например, приказы об отмене ранее издан ных документов). 69 Что касается анкетных и табличных текстов управленческих документов, то их структу ра в значительной степени предопределяется способом представления текста. Так, в анкет ном тексте структура по сути повторяет порядо к его расположения в соответствии с характеристиками объекта, а в таблицах, кроме того, зависит от последовательности и количества объектов, сопоставляемых между собой по тем или иным параметрам (по казателям). Уточним, что последнее замечание в полной мер е относится и к структуре представ ленных в анкетной или табличной форме приложений в составе управленческих доку ментов. Сведения о примерной структуре унифицированных текстов некоторых видов доку ментов представлены в таблице 5.1. Таблица 5.1. Сведения о структуре унифицированных текстов некоторых видов управленческих документов [ОИ2, с. 100] № п/п Вид документа Примерная структура документа 1 Положение об органе управления (министерстве и т. п.) Общие положения; основные задачи; функции; права и обяза нности; руководство; взаимоотношения; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация 2 Положение о предприятии (структурном подразделении) Общие положения; задачи; функции; права; ответственность; взаимоотношения 3 Устав предприяти я Общие положения; цели и задачи; права; производственно - хозяйственная деятельность; имущество; управление; реорганизация и ликвидация 4 Инструкция по виду деятельности (по ДОУ) Общие положения; правила подготовки и оформления документов; организация доку ментооборота; информационно - поиско вая система по документам; контроль испол нения документов; составление номенклатуры дел; формирование дел и подготовка докумен тов к передаче на архивное хранение; органи - зация работы службы документационного обеспечения 5 Должностная инструкция Общие положения; функции; права; ответ ственность; взаимоотношения 6 Приказ (распоряжение) Констатирующая часть; приказная (распоря дительная) часть 7 Протокол Вводная часть; основная часть 8 Акт Вводная часть; констатирующая часть 9 Договор Стороны договора; предмет договора; права и обязательства сторон; особые условия; реквизиты сторон 10 Письмо Вводная часть; основная часть; заключитель ная часть; приложения Р ассмотрим требования, предъявляемые к стилю изложения управле нческих документов. Уточним, что стиль изложения (от лат. Stylus — палочка для письма) — это разновидность способа письменного изложения, а также со вокупность 70 присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других [ОИ2, с. 98] . С оответственно служебно - деловой стиль — это способ письменного изложения уп равленческой информации в составе соответствующих документов. В качестве наибо лее характерных черт данного стиля можно отметить: - подчеркнутую официальность, находящую свое выражени е в особых формах письменного общения (обращения) между должностными лицами; - адресность, подразумевающую наличие конкретных субъектов (участников) уп равленческой деятельности, как то: отправителей (адресантов) и получателей (адреса тов) документов; - повтор яемость словарных величин в сочетании с ограниченностью таковых из чис ла находящихся в постоянном обращении при составлении управленческих документов; - тематическую ограниченность управленческих документов, в которых, как прави ло, не освещается более одно го - двух крупных вопросов; - лаконичность, ясность и точность письменного изложения; - нейтральный тон изложения содержания управленческого документа, предпола гающий отказ от разного рода «лирических отступлений», вольных эпитетов и много словия. Н ейтральный т он изложения управ ленческого документа «с нотками официоза» является нормой служебно - делового сти ля. С этой целью из содержания документов в процессе их подготовки исключаются сло ва, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, в том числе слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, меж дометия и т. п. Что касается лаконичности, ясности и точности письменного изложения, то это дос тигается использованием в содержании управленческих документов наиболее усто йчи вых оборотов — «языковых формул». В соответствии с методическими рекомендация ми ВНИИДАД языковые формулы — это своеобразные лексические штампы (клише), образовавшиеся в результате тщательной унификации языковых средств, исполь зуемых преимущественно д ля описания однотипных повторяющихся управленческих ситуаций [ОИ2, с. 99] . В содержании управленческих документов языковые формулы чаще всего выступа ют как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой, либо в к ачестве элементов, определяющих видовую принадлеж ность того или иного документа. В конечном счете языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста управленческого документа как его отпра вителем, так и его получателем, что позволяет сократить время и на подготовку текста, и на его последующее изучение. В то же время при подготовке текстов управленческих документов следует отдавать предпочтение тем языковым формулам, которые ранее были выработаны практикой письменного служебно - делового общения для описания соответствующих управлен ческих ситуаций, отказом от применения образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, а также избирательным использованием уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов, а также разного 71 рода огов орок. В целом можно говорить о весьма и весьма экономном использовании языковых средств для письменной переда чи информации в составе управленческих документов. Следование служебно - деловому стилю при подготовке содержания управленческих документов основано на ряде правил. В соответствии с этими правилами для изложения содержания управленческих документов следует пользоваться преимущественно про стыми предложениями, а также наиболее устойчивыми словосочетаниями и оборотами письменной речи. Для построения пре дложений рекомендуется использовать прямой порядок слов, в со ответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед оп ределяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения. В предложениях не должно быть лишних слов, не вносящих ничего нового в существо содержания управ ленческого документа. Применение терминов должно быть по возможности ограничено, причем приме нять их необходимо исключительно в однообразном, общепринятом толковании. Недопустимо использование в содерж ании управленческих документов архаизмов (т. е. устаревших слов и выражений), отживших канцелярских оборотов, заимствований из ме стных диалектов, слов - паразитов, неоправданное употребление иностранных слов. Наконец, служебно - деловому стилю свойственно упо требление однотипных падеж ных форм взаимосвязанных имен существительных — то, что иногда обозначают как «нанизывание падежей». Чаще всего при этом используется последовательное подчине ние слов в родительном падеже, несколько реже — в творительном. Исполь зование по добных конструкций, исключающих предлоги для связи слов, позволяет сделать струк туру предложений управленческого документа более четкой и, следовательно, более простой для адекватного восприятия. Следует особо упомянуть и об использовании специ фических средств выражения модальности, т. е., проще говоря, средств выражения отношения к содержанию управ ленческого документа его автора (разработчика, исполнителя). Так, в организационно - распорядительных документах, издаваемых руководителем предприятия или от его имени, — приказах, распоряжениях, а также в документах внутренней переписки (заяв лениях, записках) используется форма изложения текста от первого лица единственно го числа («Приказываю», «Предлагаю», «Обязываю», «Прошу» и т. д.). В то же время в совместных приказах, распоряжениях и иных аналогичных документах используется фор ма изложения текста от первого лица множественного числа («Приказываем», «Решили», «Предлагаем» и пр.). В организационно - распорядительных документах, издаваемых на принцип ах колле гиальности (постановлениях, решениях), используется форма изложения текста от тре тьего лица единственного числа («постановляет», «решил», «предлагает»), тогда как в протоколах — форма изложения текста от третьего лица множественного числа («слу ш али», «выступили», «решили»). При этом содержание выступлений в составе прото колов излагается от третьего лица единственного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструк ция, правила и др.), а также содержащих описан ие, подтверждение фактов, 72 событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа. Проявление отмеченных закономерностей служебно - делового стиля в наибольшей степени присуще управленческим документам, содержание которых излагается посред ством связного текста. К числу таких закономерностей, как подчеркивается в методи ческих рекомендациях ВНИИДАД, следует отнести в первую очередь использование в сод ержании управленческих документов: - слов с учетом их смысловой сочетаемости; - сжатых синтаксических конструкций; - двусоставных синтаксических конструкций; - односоставных безличных и определенно - личных распространенных предложений; - двусоставных полных распр остраненных предложений с прямым порядком слов. При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для - синтаксиса управленческой документации. Для содержания управленческих докумен тов наиболее распространенными являются: - односоставны е предложения со сказуемым в качестве главного члена, с которого, как правило, и начинается предложение («Просим выслать технический проект на раз работку энергоблока...»); - двусоставные предложения с преобладанием прямого порядка слов («Органы Гос надзора проверяют качество изготовленного теплоэнергетического оборудования...»). Тем не менее при подготовке содержания управленческого документа следует отда вать предпочтение простым распространенным предложениям, средние размеры которых превышают размеры предл ожений этого же типа в других стилях языка. Как свидетель ствует практика служебно - деловой переписки, распространенное предложение (односос тавное или двусоставное), снабженное обособленными оборотами, представляет собой наиболее эффективный инструмент для описания сложных, логически взаимосвязан ных явлений управленческой деятельности. Что же касается связных текстов, представ ленных в форме сложных предложений, то последние обычно употребляются: • в констатирующей части организационно - распорядительных докум ентов; • во вводной части писем, записок, актов, протоколов, инструкций; • в основном тексте некоторых других, сложных по своей структуре документов. Для связных текстов таких документов — положений, уставов, инструкций по видам деятельности — характерен, по мимо названного, параллелизм языковых выражений: «Основными задачами института являются: осуществление исследований, подготовка рекомендаций, изучение научного опыта...» При этом наиболее часто употребляются сложноподчиненные предложения, отра жающие харак терную для управленческой ситуации последовательность иерархически связанных фактов. Место придаточного предложения в составе сложноподчиненного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. 73 Например, если придаточное предложен ие поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом: «В работе совещания, на котором присутствовало свыше 200 человек, приняли участие...» В отдельных случаях придаточные предложения могут быть заменены синонимич ными причастными и дее причастными оборотами: «Направляем для сведения Основные положения Государствен ной системы документационного обеспечения управления, одобренные Росархивом...» Оптимальным является расположение причастного оборота непосредственно пос ле оп ределяемого слова: «План НИР, выполненный институтом...» Однако причастный оборот может и предшествовать определяемому слову: «Выполненная институтом тема...» Место деепричастного оборота в составе сложноподчиненного предложения явля ется относительн о свободным. В зависимости от синтаксической функции и смыслово го значения деепричастный оборот может предшествовать сказуемому или следовать за ним. При этом не допускается объединять причастные и деепричастные обороты с при даточными предложениями в кач естве однородных синтаксических членов. При определенных обстоятельствах оказывается оправданной замена придаточного предложения на конструкцию, объединяющую отглагольное существительное с пред логом или устойчивым словосочетанием: «согласно доверенности», «по окончании», «после установления», «в соответствии с указанием», «в связи с расширением». В этой связи подчеркнем, что при построении словосочетаний в связных текстах управленче ских документов следует тщательно учитывать осо бенности фразеологии, сложи вшей ся в служебно - деловом письменном языке, для которой, в частности, весьма характерно широкое употребление наряду с отглагольными существительными: - глагольно - именных сочетаний («оказать поддержку», «подтвердить намерение»); - отыменных предлогов («на основ ании», «в соответствии», «в целях»); - сложных союзов («вследствие того, что», «в связи с тем, что»). Отметим, что в содержании управленческих документов, кроме того, активно ис пользуются конструкции из отглагольных существительных со значением действия в с очетании с полузнаменательным глаголом, например: «оказать содействие» (а не «посодействовать»), «оказать помощь» (а не «помочь»), «произвести уборку» (а не «уб рать»), «провести учет» (а не «учесть»), «оказать поддержку» (а не «поддержать»), «произвести р емонт» (а не «отремонтировать») и т. д. Такие конструкции не только на зывают действие, но и обозначают предмет действия, в то время как отдельный глагол («отремонтировать», «учесть», «поддержать», «помочь» и др.) обозначает это не в столь явно выраженной форме. Для связного текста управленческих документов характерно также преобладание пассивных (страдательных) конструкций над активными (действительными): «Всерос сийским научно - исследовательским институтом документоведения и архивного дела разработана Госу дарственная система документационного обеспечения управления». 74 Далее рассмотрим особенности использования в содержании уп равленческих документов терминов и сокращений. Под термином в общем случае следует понимать слово или устойчивое словосоче тание, кото рому приписано определенное научное или специальное понятие. Подчерк нем, что термины в содержании управленческих документов употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения и вытекающую отсю да однозначность понимания тек ста. При включении терминов в содержание управленческих документов необходимо удо стовериться в том, что значение того или иного термина истолковывается и отправителем, и получателем документа одинаково. Если уверенности в этом нет, следует позаботиться о разъяснении значения термина. Сделать это можно несколькими способами, в том числе: - сослаться на официальное определение термина, используя для этого соответству ющие сведения терминологических словарей и ГОСТов; - разъяснить значение термина словами, относя щимися к нейтральной лексике; - исключить из текста термин, заменив его общеупотребительным словом или сло восочетанием. Сокращение — это неполная (усеченная) форма слова, используемая для дополни тельной компрессии письменной речи. Применительно к содержани ю управленческих документов принято различать два основных вида сокращенных слов: - лексические сокращения (аббревиатуры), представляющие собой сложносокра щенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов («СНГ», «АСУ», «М оскапремонт», «зам.», «спецназ» и др.); - графические сокращения, представляющие собой сокращенные обозначения слов («п/о», «гр - н», «тчк», «ж. - д.», «кв. м» и др.). При этом лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова, тог да как графически е сокращения словами не являются и применяются в изначальной форме только в письменной речи, а при чтении расшифровываются. Примеры наиболее типичных сокращений, используемых в содержании управленческих докум ентов [ОИ2, с. 104] : А. Лексические сокращения : 1. Буквенные (при чтении произ носятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, ЗАО. 2. Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз. 3. Буквенно - звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть — звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП. 4. Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов): зампред, Мое - . комзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар. 5. Частично сокращенные слова (образованы из части ил и частей и полного сло ва): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза, профсоюз. 75 6. Усечения: зам., зав., спец., пред. 7. Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника). 8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ. Б. Графические сокращения: 1. Точечные: стр. — страница, др. — другие, т. п. — тому подобные, см. — смотри, эт. — этаж, ул. — улица, проц. — процент и др. 2. Дефисные: г - н — господин, гр - н — гражданин. 3. Косолинейные: п/о — почтовое отделение, б/г — без года и др. 4. Нулевые или курсивные (как правило, так обозначаются физические величи - ны): т, кг, см, л. 5. Комбинированные: ж. - д. — железнодорожный, об/мин — оборотов в минуту, се в. - зап. — северо - западный и др. Требования к оформлению управленческих документов . Согласно определению ГОСТ 51141 — 98 оформление — это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Однако, на наш взгляд, более точным и полн ым было бы квалифицировать оформление как совокупность процедур (операций) по приведению внешнего вида управленческих документов в соответ ствие с правилами, обеспечивающими юридическую силу указанных документов и после дующую эффективную работу с ними. От метим в этой связи, что общие требования к оформлению управленческих доку ментов регламентируются Государственным стандартом РФ ГОСТ Р6.30 — 2003'. Тем не менее с учетом сложившегося порядка и правил документирования деятельности предприятий, организаций и у чреждений — как государственных, так и негосудар ственных — соблюдение изложенных в ГОСТ Р6.30 — 2003 требований является, по сути, обязательным. Указанный стандарт устанавливает требования к: - составу реквизитов (от лат. Requisition — требуемое, необходимое) управленчес ких документов; - оформлению реквизитов управленческих документов; - бланкам, используемым для подготовки управленческих документов. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30 — 2003 в состав реквизитов управленчес ких документов входят: 1. Изображение Гос ударственного герба РФ (01). 2. Изображение герба субъекта Российской Федерации (02). 3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03). 4. Указание на код предприятия (04). 5. Указание на основной государственн ый регистрационный номер предприятия (05)'. 6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постанов ки на учет (ИНН/КПП) (Об) 2 . 7. Указание на код формы документа (07). 8. Наименование предприятия (08). 9. Справочные данные о предприятии (09). 76 10. Наименование вида документа (10). 11. Дата документа (11). 12. Регистрационный номер документа (12). 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13). 14. Указание на место составления или издания документа (14). 15. Сведения об адресате (15). 16. Указание на гриф утверж дения документа (16). 17. Резолюция (17). 18. Заголовок к тексту документа (18). ■ 19. Отметка о постановке документа на контроль (19). 20. Текст документа (20). 21. Отметка о наличии у документа приложения (приложений) (21). 22. Подпись (лица - отправителя или лица - разработчика) ( 22). 23. Указание на гриф согласования документа (23). 24. Визы согласования документа (24). 25. Оттиск печати предприятия (25). 26. Отметка о заверении копии документа (26). 27. Отметка об исполнителе документа (27). 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ( 28). 29. Отметка о поступлении документа на предприятие (29). 30. Идентификатор электронной копии документа (30). Рассмотрим несколько подробнее требования к оформлению реквизитов 15 (адре сат), 16 (гриф утверждения), 20 (текст), 21 (отметка о наличии приложения), 22 (подпись), 23 (гриф согласования) в силу их особой значимости для обеспечения юридической силы документа. Оформление реквизита 15 — «Сведения об адресате» — производится с учетом того, кто именно — предприятие, структурное подр азделение предприятия, до лжност ное или частное лицо — выступает в качестве адресата. Так, при адресовании докумен та должностному лицу предприятия инициалы адресата указывают перед фамилией, а его должность — в дательном падеже. При расположении элементов реквизита допус кается це нтрировать каждую его строку по отношению к самой длинной строке. При адресовании документа предприятию (структурному подразделению предпри ятия) их наименования указывают в именительном падеже. Для отправки документа в несколько однородных предприятий (ст руктурных подразделений одного предприя тия) их названия следует указывать обобщенно, например: филиалам и представитель ствам ОАО «Стеле». Однако документ не должен содержать более четырех адресатов. При этом слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки. В состав реквизита может также входить почтовый адрес, элементы которого указы ваются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой свя зи. Например, при адресовании документа предприятию сначала указывают его наиме нование, а затем — почтовый адрес, например: ЗАО «Дизайн - студия "Мега - арт"», ул. Пушкина, д. 20/4, г. Электросталь Московской обл., 144010. 77 При адресовании доку мента частному лицу сначала у казывают фамилию и инициалы получателя, а затем — его почтовый адрес, например: Моисееву В. А., ул. Радченко, д. 8, кв. 89, пгт Охота Чудского р - на Псковской обл., 167337. Оформление реквизита 16 — «Гриф утверждения» — производится с учетом того, каким име нно образом утверждается тот или иной документ. Так, при утверждении до кумента должностным лицом реквизит должен состоять из: - слова УТВЕРЖДАЮ, набранного прописными буквами (без кавычек); - наименования должности лица, утверждающего документ (в именительном падеже); - подписи указанного лица; - расшифровки подписи указанного лица (включает инициалы, фамилию лица и дату утверждения). - При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом и т. п. гриф утверждения включает: - слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖ ДЕНО (например, положение), УТВЕРЖДЕНЫ (например, правила) или УТВЕРЖДЕНА (например, должностная инструкция)); - наименование документа, в соответствии с которым производится утверждение (см. выше); - дата и номер издания документа, в соответствии с которым пр оизводится утверж дение. Гриф утверждения во всех случаях располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа утверждаемого документа. Оформление реквизита 20 — «Текст» — в зависимости от объема документа произ водится на одной или нескольких страницах. При оформлении на двух и более страни цах вторую и последующие страницы документа нумеруют посредством простановки номеров арабскими цифрами (без точки после последней цифры) посредине верхнего поля страницы. Особенности оформления реквизита 21 — «Отметка о наличии приложения» — представлены на рис. 4.4. Оформление реквизита 22 «Подпись» производится с учетом количества должнос тных лиц, подписавших документ. Реквизит включает: • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если док умент оформлен на общем бланке предприятия или листе писчей бумаги, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке соответствующего должностного лица); • подпись должностного лица, подписавшего документ; • расшифровку подписи указанного лица (включает и нициалы, фамилию лица и дату подписания). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи следу ет располагать одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности каждого из указанных лиц. При равенстве должностей подписи должност ных лиц располагаются на одном уровне . Приложение, упоминаемое по тексту документа, оформляется следующим образом: 78 Приложение: на 3 л. в 3 экз. Приложение (приложения), не упоминаемое по тексту документа, оформляется сле дующим образом: Приложение: 1. Проект приказа о поощрении работников предприятия по итогам 2004 года, на 4 л. в 1 экз. 2. Программа торжественного вечера, посвященного Дню предприятия, на 2 л. в 1 экз. и т. д. Приложение к документу, в свою очередь, имеющее собственное прило жение, оформляется следующим образом: Приложение: письмо администрации города Лосино - Петровск Московской обл. от 30 июня 2010 г. № 629 и приложение к нему, всего на 4 л. Приложение, направляемое не во все указанные в документе адреса (например, рас сылаемо м циркулярно), оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес (для сброшюрованных приложений число листов в них не указывают) . В правом верхнем углу лицевой стороны первого листа прилагаемого документа оформляется надпись «Приложение №» (указанную надпись допускается оформлять прописными буквами) . Гриф согласования (реквизит 23) оформляется, в случаях когда содержание доку мента нуждается в предварительном внешнем согласовании (с другими предприятиями, организациями, учреж дениями, их структурными подразделениями и представляющи ми их должностными лицами). Реквизит включает: - слово СОГЛАСОВАНО (напечатанное прописными буквами, без кавычек); - наименование должности лица, с которым согласован текст документа (включая наименовани е представляемой им организации); - личную подпись должностного лица; - расшифровку подписи указанного лица (включает инициалы, фамилию лица и дату согласования). Если согласование текста документа производится другим документом, то оформ ление указанного рекв изита производится следующим образом: СОГЛАСОВАНО Решение аттестационной комиссии ООО «Мурена» от 15.12.2010 № 637 Использование перечисленных реквизитов следует осуществлять избирательно, ис ходя из целесообразности и с учетом вида того или иного управлен ческого документа. Так, бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия содержит реквизиты 01 (02 или 03), 04 — 06, 08, 09, а при необходимости — и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 — 15 и 17 — 20. Бланк кон кретного вида документа (за исключением письма) предприятия включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости — также ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 — 13, 18 и 19 [ОИ2, с. 108] . 79 Для подготовки управленческих документов допускается использование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) [ОИ2, с. 108] . К указанным бланкам, помимо раз мерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности: - по качеству используемой для изгото вления бланка бумаги (как его основы); - по характеристикам отображения текста, нанесенного на бумажную основу; - по размещению полей и ограничительных отметок. Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Плот ность бумаги должна б ыть не менее 80 г/кв. м, а ее белизна — не менее 90% [ОИ2, с. 108] . Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном на греве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелки х бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере). Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков — темно го или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворитель ных условиях освещения. Документы, оформленные на бланках, должны иметь пол я — свободное от текста пространство по краям листа — размером не менее: с левого, верхнего и нижнего краев — 20 мм, а с правого — 10 мм [ОИ2, с. 108] . Участки листа, предназначенные для размещения перемен ной информации в титульной части бланка, могут отм ечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчи ваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая раз метка выполняется центрованным (симметрично о севой вертикали листа) или флаго вым (от левой границы размещения реквизитов) способом. Типовой пример решения задач и Задача. Составить приказ по ЗАО «РОСТОВТРАНСАВТО» (г. Ростов - на - Дону) о введении Инструкции по делопроизводству от 06.07.2006 г. № 10. . В тексте приказа укажите, что инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003. В приказе необходимо утвердить данную инструкцию, ввести её в действие с 01.09.2006 г., всем сотрудникам руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в данной инструкции. Секретарю - референту О.Д. Сотниковой обеспечить тиражирование инструкции и её передачу в структурные подразделения до 01.09.2006г. контроль за выполнение настоящего приказа возложить на зам.директора И.И. Клименко. Указать подпись юриск ольсунта М.П. Морозовойтел. Исполнителя Сотниковой 293 16 21. Отразить реквизит «в дело 10 - 00» 11.07.2006 г. За подписью Петровой. Решение. Ниже приведено оформление данного приказа. 80 Задача 2. С оставить протокол заседания Совета директоров ОАО «Ростовски й хлебокомбинат» № 356 - 21 от 02.12.2006 г. По вопросу отчета о работе хлебокомбината за ноябрь 2006 года. Председатель – И.Н. Кононеко, секретарь – В.И. Смирнов. Присутствовали члены Совета директоров – И.Р. Захаров, И.П. Козленко, И.Н. Кононенко, И.С. Ник оненко, А. В. Петровский. Слушали генерального директора И.П. Козленко (доклад прилагается). Выступили: члены Совета директоров А.В. Петровский о недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников: неправильная маркировка, срыв выездной торгов ли; И.С. Никоненко о том, что в целом работа ведётся неплохо – увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция предприятия на региональном рынке хлебобулочных изделий. Постановили: премировать за ноябрь рабочих - сдельщико в основного производства – в размере 40 % сдельного заработка, рабочих - повременщиков – в размере 40 % окладов тарифных ставок; лишить премии за ноябрь О.П Иванова, Л.Р. Сидорова, Н.Р. Левченко за допущенное несоответствие в маркировке пряников 25.11.2006 г ., Л.Д Гончар за срыв выездной торговли в п. Зимовники 23.11.2006 г. Решение. Оформим протокол заседания Совета директоров ниже . 81 Задача 3. Со ставить акт АОЗТ «Хронометр» о вскрытии посылки от 25.01.2006 г. № 81/501 - 3 на основании приказа директора заво да А.А. Авралова от 24.01.2066 г. № 13. Председатель комиссии – начальник отдела снабжения В. А. Мешков, члены комиссии: инженер завода В.Н Павлов, зав. складом М.М. Малкина. Используйте следующие данные: 24 января 2006 года в адрес завда прибыла посылка с завода - поставщика и при вскрытии ящика не оказалось корпусов для часов марки «Ракета» 12 штук, числящихся по накладной 187522 от 10.01.2006 г. Комиссия собирается потребовать от этого завода досылки недостающего числа корпусов. Решение: Ниже составим акт . 1 54 82 Задача 4. Составить докладную записку от инженера по технике безопасности В.С Ильина главному инженеру С.Ф Игнатьеву. Ильин неоднократно ставил перед Игнатьевы вопрос о соблюдении техники безопасности на стройучастке, но до сих пор отсутствуют ограждения в местах производства строительных работ: не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты, а в районе механосборочного цеха ведется бетонирование колонн, хотя ограждение котлована не сделано. Решение . Ниже составим текст докладной записки. 83 Задача 5. Со ставьте служебное письмо, используя следующие данные: директор ООО «Газтехнологии» Сергеев Пётр Николаевич приглашает Владимира Константиновича Иванова – директора ООО «Трансгаз» посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно - энергетических ресурсов в газовой промышленности», которая будет проходить в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 20.11.2011 года в г. Москве. Решение . Составим текст служебного письма ниже. Д иректору ООО «Трансгаз» В.К. Иванову О выставке Уважаемый Владимир Константинович! Приглашаем Вас посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно - энергетических ресурсов в газовой промышленности». Выставка буд ет проходить в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 20.11.2011 года в г. Москве. Директор П.Н. Сергеев Задания Вариант 1. 1. Составить проект приказа по ООО «Газнефть » об утверждении инструкции по делопроизводству. В тексте приказа ук ажите, что инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах РФ, утвержденной 24.06.2003 № 1118 - р, и на основании ГОСТ Р 6.30 - 2003. В инструкции указаны порядок прохождения документов и стандарты на ОРД. В приказе необходимо утвердить инструкцию и поручить зав. канцелярией Проничевой А.В. обеспечить методическое руководство ор ганизацией делопроизводства по ООО «Газнефть », установить контроль за соблюдением требований. 2. Составьте протокол заседания профсоюзного комитета по вопросу выделения материальной помощи старшему диспетчеру ГКС . в связи с тяжелым финансовым положением. Выступивший член профкома сообщил, что согласно акту проверки материального положения старшего диспетчера Иванова О.И. он нужд ается в материальной помощи в размере 25 тыс. рублей. 3. Составьте служебное письмо - запрос о предоставлении подр обной информации у предприятия ООО «Транс » о рекламируемых ими транспортных услугах. Фирма «Газ » просит ООО «Транс » предоставить информацию об о казываемых услугах , а также прейскурант цен на транспортные услуги . 4. Составьте справку личного характера для предъявления ее по месту требования. Солдатов М.И. работает в ООО «Трансгаз » в отделе маркетинга рекламным агентом. Размер его з аработной платы с оставляет 25000 рублей. 5. Написать объяснительную записк у от лица главного бухгалтера ОО О « Лидер ». По вине бухгалтерии сотрудникам ООО « Лидер » в текущем месяце была задержана выплата заработной платы. Гл. бухгалтер объясняет, что задержка наличности была связана с опозда нием перечисления на счет ОО О денежных средств от предприятий - партнеров. 84 6. Составьте докладную записку на имя руководителя ООО «Факел» о том, что по результатам плановой проверки на наличие вирусных программ обнаружен вирус на винчестере компьютера, закрепленного за отделом маркетинга. В случае подключения этого компьютеров, работающих в сети, происходит сбой всей сети, докладную записку подписал программист. 7. Оформить срочную телеграмму в ООО «Газов ик» с просьбой направить представител я для заключения договора - поставк и оборудования в 1 квартале 2011 года. Предс тавитель должен прибыть 12.12.10 . Документ подписал коммерческий директор ОО О «Ямал газ » 8. Составьте заявление о приеме на работу себя в ООО «Ямалгаз» на должность бухгалтера , с о формлением реквизитов отдела кадров. 9 . Составить доверенность личного характера на получение заработной платы в ООО «Ямалгаз» (вы работаете там бухгалтером) . Вариант 2. 1. Составить проект приказа по ООО «Газ» . Приказ издается на основа нии письма № 0106 /24 от 11.01.2011 г. из ОАО «Газпром» г. Москвы о проведении ин вентаризации в период с 20.01.2011. по 25.01.2011 . В тексте приказа указать сроки проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, срок представления акта по итогам работы комисси и ответственного исполнителя. 2. Напишите докладн ую записку на имя руководителя ООО «Факе л» о командировании в г. Белгород старшего экономиста пла ново - экономического отдела Добрылёва И П.В. с 0 3.11.2011 г. . сроком на 5 дней для выступления с докладом на сем инаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров» в ООО «Трансгаз». 3. Составьте акт, испол ьзуя следующие данные: 22.09.2011 . в адрес Московского часового завода №2 пришла посылка от завода поставщика, при вскрытии посылки не оказалось ч ислящихся по накладной № 56789 двадцати четырех корпусов для часов марки «Полет». Директор издал приказ о назначении комиссии для установления данного факта и принятия определенного решения (например, обязать завод выслать недостающие по накладной детали). 4. Составьте служебной письмо, используя следующие данные: НОУ СПО «Волгоградский колледж газа и нефти» ОАО «Газпром просит Волгоградский завод КИП и автоматики оказать помощь в установке и наладке КИП . Оплату гарантирует в течении ме сяца после завершения работ с р/ с 34567 в Советском филиале КВПБ. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. 5. Составьте телефонограмму, используя следующие реквизиты: ввиду ожидаемого усиления ветра 11.09.2011 г. Скоростью 40 м/сек метеорологическая станция Волгоградской области передает инженеру по технике безопасности треста «Волгоградский, что необходимо остановить работы башенных кранов на строительных объектах. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. 6. Составьте доверенность личного характера, о том, что вы д оверяет е получить стипендию в размере 900 рублей в НОУ СПО «Волгоградский колледж газа и нефти» ОАО «Газпром» . 7 . Оформите протокол, используя следующие данные: собрание участников - учредителей ООО, в составе 7 человек, для ведения собрания выбрали председа теля, секретаря, на собрание пригласили юриста. 85 Рассмотрели вопрос: 1. Об учреждении ООО. По данному вопросу докладчик И.О.Ф. предложил создать ООО для ведения совместной хозяйственной деятельности, основой которой является строительство жилых коттеджей. П редложил ему название , ознакомил с условиями работы, оплаты труда, целями и задачами ООО. Другой учредитель дополнил выступление докладчика - ознакомил с распределением долей в Уставном фонде, распределение прибыли. По данному вопросу вынесли решение: об учреждении ООО, о присвоении ему названия .... Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. 8. Напишите объяснительную записку на имя зав. факультетом об опоздании Вас на занятия. 9. Составьте докладную записку на имя директора ООО «Транснефть» о повреж дении электрокабеля в связи с непогодой от начальника отдела маркетинга. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. Вариант 3. 1. Оформите приказ генерального директора ООО « Трансгаз » о командировании главного инженера Пескова И.В. на семинар «Перспе ктивы развития газовой промышленности », организованный ООО «Кавказтрансгаз» в г. Анапа с 12.05.2012 по 14.05.2012 . Осно ванием для издания приказа явило сь информационное письмо ООО «Кавказтрансгаз» . 2. Составить докладную записку, используя следующие данные : инженер по оборудованию ООО «Газ» написал докладную записку директору о том, что лаборатория КИП оборудован а приборами, которые невозможно эксплуатировать из - за того, что они постоянно ломаются. Предлагает заменить устаревшие модели приборов на новые тип а «Эр - 20 », чтобы повысить качество работы . Недостающие реквизиты заполните самостоятельно. 3. Составьте служебное письмо. используя следующие данные: Волгоградское областное управление автоинспекции доводит до сведения Городское управление автоинспекции, чт о с первого сентября по первое ноября текущего года назначен технический осмотр легковых автомашин, принадлежащих учреждениям г. Волгограда. Для технического осмотра автомашин необходимо предъявить технические паспорта и квитанции об уплате установленного годового сбора. В письме укажите, что имеется приложение бланков на 2 - х листах в 3 - х экземплярах. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. 4. Оформите акт, используя следующие данные: Распоряжением директора ООО «Сфера» от 14.10.2011 была назначена к омиссия в составе 3 человек для проведения внезапной ревизии кассы, которая проверила наличие денежных средств и материальных ценностей в кассе. В результате проверки установила, что лимит остатка по кассе не превышает установленную норму бланком, недостач и, излишек наличных денег не обнаружено. Акт составлен в 2 - х экземплярах. 5. Составьте служебное письмо, используя следующие данные: Московский институт неорганической химии отвеча ет на письмо 15/45 от 25.10.2011 . Научно - исследовательскому институту (НИИ) химии г.Новосибирска, в котором сообщает, что возвращает технический проект на АСУ «Кадры» в связи, ч тем, что он имеет существенные недостатки, требующие переработки. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. 86 6. Составьте служебное письмо, используя следующие данные: Ваше предприятие отвечает на письмо № 01 - 05 от 15.03.2011 , в котором Вам предлагается принять участие в строительстве административного здания в 2011 - 2012 гг. в сумме 100 тыс. долл. США. Ваш ответ положительный. Недостающие реквизиты оф ормите самостоятельно. 7. Составьте справку производственного характера, используя следующие данные: ООО "Гривис" представляет справку в Пенсионный фонд советского района г. Волгограда о том, что численный сосав сотрудников составляет 25 человек, отчислено в Пенсионный фонд за 1 квартал 2011 года 7 750 р. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно. 8. Составьте заявление о приеме на работу себя в ООО «Транснефть» на должность инспектора отдела кадров , с оформлением реквизитов отдела кадров. 9 . Составить доверенность личного характера на получение заработной платы в ООО «Транснефть» (вы работаете таминспектором отдела кадров) . Задание для контроля освоения темы занятия Сравните (на выбор обучаемого) типовую структуру двух различных видов управленческих документов: приказ по основной деятельности – положение о структурном подразделении; устав предприятия – служебная записка; деловое письмо – распоряжение. Выявите основные отличия. Список используемой литературы Основные источники 1. Документационное об еспечение управления [Текст] : учебник / В.С. Соколов. – 3 - е изд. – М.: ФОРУМ: ИНФРА - М, 2010. – 176 с. – (Профессиональное образование). 2. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций [Текст] : учеб. пособие. / М.Ю. Рогожин – М.: ТК. Велби. Изд - во Проспект, 201 0. – 240 с. 3. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации [Текст]: учебное пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. – М.: КноРус, 2010. – 160 с. 4. Делопроизводство [Текст]: учеб. пособие / под общ. Ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2 010. – 256 с. – (Профессиональное образование). 5 . Басаков, М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 [Текст] : учебное пособие / М.И. Басаков. – 6 - е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. – 348 с. Дополнительные источники 1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: КноРус, 2008. – 256 с. 87 2. Ватолина, М.В. Организация работы с документами [Текст ] / М.В. Ватолина. – Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с. 3. Стенюков, М.В. Секретарское дело [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «Книга сервис», 2003. - 224 с. 4. ECM - journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении в заимодействием. – Карта сайта: сайт http://ecm - journal.ru/?from=begun 5 . Системы электронного документооборота (СЭД). – Карта сайта: сайт http://www.doc - online.ru/software/ 88 Практическая работа № 6 Тема: « Оформление кадровой документации предприятия» 1. Актуальность темы: Документирование процесса трудовой деятельности сотрудников организации любой организационно - правовой формы собственно сти — важная часть деятельности, так как кадро вая документация явл яется основанием для начисления им пенсии, поскольку в ней фиксируется трудовой стаж и размер заработной платы. Поэтому все кадровые документы должны обладать юриди ческой силой и, в этой связи, по своему составу, правилам составления, оформления, хранения соответствовать правилам, нормати вам, рекомендациям, существующим в РФ. 2. Учебные цели: - в результате освоения темы студент должен уметь оформлять кадровую документацию предприятия . - для формирования умений студент должен знать основные требования к оф ормлению кадровой документации 3. Вопросы для самоподготовки к освоению данной темы: - перечислите основные группы документов в составе кадровой документации предприятия; - для чего применяются табель и альбом форм кадровой документации? - на основе каких документов производится разработка номенклатуры дел кадровой службы предприятия? - как часто производится передача кадровой документации на архивное хранение? - назовите наиболее важный документ, в котором отражается трудовая деятельность работника; - пере числите основные документы, регламентирующие деятельность кадровой службы. 4. Вид занятия - практическое. 5. Продолжительность занятия – 4 академических часа в соответствии с программой. 6. Оснащение: телевизор, ноутбук , бланки кадровой документации . 7 . Содержание занятия: - контроль исходного уровня теоретических знаний; - разбор с преподавателем основных и наиболее сложных вопросов, необходимых для освоения темы занятия; - разбор узловых вопросов изучаемого материала; - демонстрация преподавателем ме тодики практических приемов по данной теме; - краткие теоретические сведения. - самостоятельная работа студентов под контролем преподавателя (решение задач, оформление результатов проведенной работы и т.д.); - контроль освоения темы занятия (тестовый конт роль, решение ситуационных задач и др.). 89 8. Учебно - исследовательская работа по данной теме - охарактеризуйте (по выбору обучаемого) один из кадровых документов: трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка работника, приказ по кадрам, положение о ра ботниках предприятия. Краткие теоретические сведения Организация работы кадровой службы последовательно включает: - выбор организационной формы кадровой службы; - выбор структуры кадровой службы; - определение штатного состава кадровой службы; - создание докумен тов, фиксирующих организацию ее деятель ности (организационных документов); - нормирование труда работников кадровой службы. Организационные формы кадровой службы могут быть следу ющими: управление кадров, управление персоналом, отдел кад ров, отдел персонала, кадровый центр. Делопроизводство в кад ровой службе может вести один человек — инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя. Выбор организационной формы кадровой службы в негосудар ственных структурах зависит от руководства организации, так как общегосударственных законодательных норм в данной области нет. При выборе организационной формы кадровой службы руко водитель должен понимать, что его решение определяется штат ной численностью организации. В зависимости от числа сотрудников организации мож но ус ловно разделить на три категории: крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников, средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек, и небольшие, состоящие из нескольких сотрудников. В крупных организациях, особе нно в тех, которые имеют до черние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, в средних — отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по лич ному составу может быть возложена на инспект оров (менедже ров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной инструкции инспектора или секретаря. После выбора организационной формы кадровой службы, встает вопрос о ее структуре. Стру ктура кадровой службы определяется теми функциями и задачами, для выполнения которых она создается. В зависимости от выбранных функций, руководство формирует структуру кадровой службы. Если руководство остановило свой выбор на управлении, то его структурн ыми подразделениями бу дут отделы, если — на отделе, то структурными подразделениями будут сектора. В управлении могут быть созданы отделы: планирования трудо вых ресурсов, по работе с персоналом, подготовки кадров. Отдел кадров также можно разделить на соот ветствующие сектора или распределить направления деятельности между сотрудниками. На структурное подразделение может быть возложено выполнение 90 нескольких функций. Например, может быть создан отдел (сек тор) планирования трудовых ресурсов и обеспечения кадра ми. В качестве ориентира при формировании структуры кадровой службы и ее штатной численности в негосударственной организа ции можно использовать нормы, установленные в федеральных органах исполнительной власти. Структура центрального аппарата федеральных о рганов исполнительной власти включает: департаменты, управления, отделы, отделы в составе департамента (отдела). Каждое из этих структурных подразделений может суще ствовать при условии, что штатная численность департамента долж на быть не менее 35 единиц, управления — 20 единиц, отдела — 10 единиц, отдела в составе департамента (управления) — 5 еди ниц. Для создания департамента и управления необходимо нали чие трех отделов. Наименования должностей работников кадровых служб вклю чены в Общероссийский класси фикатор профессий рабочих, долж ностей служащих и тарифных разрядов ОК - 016 — 94 (ОКПДТР), а также в Квалификационный справочник должностей руководи телей, специалистов и других служащих. К ним относятся: - заместитель директора по управлению персоналом; - директ ор по кадрам и быту; - заведующий отделом (по управлению кадрами и трудовыми отношениями); - инженер по организации труда; - инженер по подготовке кадров; - инспектор по кадрам; - инспектор по кадрам загранплавания; - инспектор по учету и бронированию военнослужащих; - менеджер по персоналу; - начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отно шениями); - начальник отдела подготовки кадров; - специалист по кадрам; табельщик; - техник по труду; - дежурный бюро пропусков. В организациях с большой штатной численностью персонала рек омендуется вводить должности психолога и социолога. Их ква лификационные характеристики приведены в Квалификационном справочнике, наряду с должностями: - заместителя директора по управлению персоналом; - начальника отдела кадров; - заведующего (начальника) отдел ом кадров; - менеджера по персоналу; - специалиста по кадрам; - инженера по подготовке кадров. Для закрепления и оформления структуры, штатного состава, штатной численности организации, в соответствии с ее Уставом или Положением, в каждой организации составляют «Штатное расписание» в соответствии с формой № Т - 3. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, должностей, 91 сведения о количестве штатных единиц, должност ных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание должно быт ь подписано всеми руководителями структурных подразделений, главным бухгалтером и вве дено в действие приказом руководителя организации. На штатном расписании должен быть проставлен гриф утверждения приказом. Если возникает необходимость внести изменения ил и допол нения в этот документ, руководитель организации издает приказ. Положение о кадровой службе должно быть составлено на об щем бланке организации. Документ должен содержать разделы: - общие положения (в этом разделе уточняют правовой статус кадровой служб ы, ее подчиненность, порядок назначения и ос вобождения от должности руководителя кадровой службы, ква лификационные требования, предъявляемые к нему, порядок за мещения, законодательные и нормативные документы, которы ми руководствуется кадровая служба в свое й деятельности; - основные задачи (перечисляют направления деятельности); - функции (уточняют конкретные виды работ); - права и обязанности (определяют права структурного под разделения и обязанности, которые структурное подразделение выполняет в данной организ ации); - ответственность (устанавливают ответственность руководи теля кадровой службы за несвоевременное и некачественное вы полнение функций и неиспользование предоставленных прав); - взаимоотношения; связи (уточняют взаимоотношения кад ровой службы с другими подразделениями в вопросах производственно - хозяйственной деятельности, согласования документов, периодичности их представления и т.д.); - организация работы (определяют порядок деятельности кадровой службы, организацию контроля и проверки ее деятельно сти, е е реорганизацию). Положение о кадровой службе разрабатывает и подписывает ее руководитель, утверждает, как правило, руководитель организации. В должностных инструкциях работников должны быть установлены функции, права, обязанности, ответственность сотрудни ков. Документ должен со держать разделы: - общие положения (в этом разделе определяют порядок на значения и освобождения от должности, замещения во время от сутствия, квалификационные требования, подчиненность и пе речень лиц, находящихся в подчинении, перечисля ют законодательные и нормативные документы, которыми должен руковод ствоваться работник в своей деятельности); - функции (уточняют направления деятельности работников); - должностные обязанности (перечисляют конкретные виды работ, направленные на выполнение фун кций); - права (определяют права, необходимые и достаточные для выполнения работником своих функций); - ответственность (уточняют виды ответственности за несвое временное и некачественное выполнение работником должност ных обязанностей и неиспользование предоста вленных ему прав); 92 - взаимоотношения; связи по должности (перечисляют долж ностных лиц, с которыми работник обменивается информацией и документами). Должностные инструкции должны быть разработаны на общем бланке и подписаны руководителем кадровой службы, утве ржде ны руководителем организации. Составление и оформление кадровой документации (первичной учетной документации по учету труда) производится в следующем порядке. Поступающий на работу заполняет Личный листок по учету кадров (персонала) или анкету – перече нь вопросов о биографических данных работника. Ответы на вопросы даются полностью, без сокращений, пропусков согласно личным документам (паспорту, трудовой книжке, документам об образовании, документам ЗАГСа). Приказ (распоряжение) о приёме на работу оформ ляют по форме № Т - 1. Одновременно на работу могут быть приняты несколько работников, в этом случае прием на работу оформляют по форме № Т - 2. Трудовой договор может быть изменен в связи с переводом работника на другую постоянную работу или временным переме щением его в случае производственной необходимости. С письменного согласия работник может быть переведен на работу, требующую более низкой квалификации. Во всех случаях работник должен написать личное заявление с указанием причины перевода. Руководитель ст руктурного подразделения может написать докладную (служебную) записку с объявлением мотивов перевода. После этого кадровая служба готовит проект приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу по форме № Т - 5. Если одновременно переводят нескол ько работников, оформляют приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу по форме № Т - 5а. После подписания приказа сотрудник кадровой службы делает отметки в личной карточке и вносит запись в трудовую книжку, бухгалтерия вносит изменения в л ицевой счет. В соответствии с федеральным законодательством всем работникам предоставляют ежегодные отпуска сохранением места работы и среднего заработка. Отпуска оформляют в соответствии с графиком отпусков по форме № Т - 7. Его составляют для отражения све дений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации по календарным дням, год – по месяцам. График отпусков – сводный график, где представлены все работники организации. Его визируют руководите ль кадровой службы, руководители структурных подразделений, выборный профсоюзный орган, если он существует, утверждает руководитель организации или лицо, его замещающее. График отпусков служит основанием для оформления и учета отпусков в приказе (распоряже нии) о предоставлении отпуска работников по форме № Т - 6. Этот приказ может быть составлен на нескольких работников. В этом случае его оформляют по форме № Т - 6а. Трудовой договор может быть расторгнут в любое время по соглашению сторон. При этом работник пи шет заявление об увольнении по собственному желанию. Трудовой договор может быть расторгнут и по инициативе руководителя. 93 Например, если работник появился на работе в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения, из - за отсутствия на ра бочем месте без уважительных причин более четырех часов в течение рабочего дня, недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации и т.д. Факт расторжения трудового договора фиксируется в приказе (распоряжении) о прекращении трудового догов ора с работников по форме № Т - 8. Возможен вариант увольнения одновременно нескольких работников. В этом случае оформляют приказ (распоряжение) по форме № Т - 8а. Служебная командировка — поездка работника по распоряже нию работодателя на определенный срок дл я выполнения слу жебного поручения вне места постоянной работы. Оформляют служебную командировку в следующей последо вательности. В структурном подразделении, где работает сотрудник, направ ляемый в командировку, составляют «служебное задание для на правле ния в командировку и отчет о его выполнении» по форме № Т - 10а. Перед командировкой оформляют только задание, которое подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации. Этот доку мент как основание передают в кадровую службу, где оформляют еще два документа: - приказ (распоряжение) о направлении работника в коман дировку по форме № Т - 9 . Если одновремен но командируют несколько человек, приказ (распоряжение) офор мляют по форме № Т - 9а; - командировочное удостоверение по форме № Т - 10 . В приказе указывают фамилию(ии) и инициалы командируемо го(ых), структурное подразделение, где он (они) работает(ют), должность(и). Обязательно надо указать цель, время и место ко мандировки, а при необходимости — источники оплаты сумм ко мандировоч ных расходов, другие условия направления в коман дировку. Приказ подписывает руководитель организации (или лицо его замещающее). Командировочное удостоверение выписывают в одном экзем пляре на основании приказа (распоряжения) о направлении ра ботника в команд ировку. Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяю щий время пребывания в служебной командировке. В нем отмеча ют время прибытия в пункт отправления и время убытия из него. В каждом пункте назначения проставляют время приезда и отъез да, которы е обязательно заверяют подписью ответственного долж ностного лица и печатью. По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет, куда прикладывает все документы, подтверждаю щие расходы, и составляет краткий отчет о выполненной работе за пери од командировки. Отчет (вторую часть формы № Т - 10а) визирует руководитель структурного подразделения. Все эти доку менты (командировочное удостоверение, авансовый отчет, слу жебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении) передают в бухгалтерию. Руководство может поощрить работников, добросовестно ис полняющих трудовые обязанности: - объявить благодарность; 94 - выдать премию; - наградить ценными подарками; - наградить почетной грамотой; - представить к званию лучшего по профессии; - представить к г осударственным наградам за особые заслуги перед обществом и государством. Возможны и другие виды поощрений, если они определены коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, или уставами и положениями о дис циплине. Напр имер: назначение особой надбавки за высокий профессионализм, выдача путевок за счет организа ции, полная (частичная) оплата обедов и т.д. Оформление поощрения за труд конкретного работника вклю чает: - докладную (служебную) записку руководителя структурно го п одразделения или представление с обоснованием причин поощрения, которую визирует руководитель организации, а в слу чае выдачи денежной премии или награждения ценным подар ком — главный бухгалтер; - приказ (распоряжение) о поощрении работника по форме № Т - 11. Приказ о поощрении может быть составлен на нескольких ра ботников. В этом случае его оформляют по форме № Т - 11 a . При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных воз награждений (премий), допускается исключение из этих форм реквизита «в сумме ____ руб. ___ коп .». За совершение дисциплинарного проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возло женных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет пра во применить следующие дисциплинарные взыскания: - выговор; - замечание; - увольне ние по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисцип лине для отдельных категорий работников могут быть предусмот рены также и другие дисциплинарные взыскания. Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не пред усмотренных федеральными законами, уставами и положе ниями о дисциплине. Оформление дисциплинарного взыскания включает: - объяснительную записку от работника, совершившего дис циплинарный проступок; - акт, если работник отказывается писать объяснительную записк у. Отказ работника дать письменное объяснение не является препятствием для применения дисципли нарного взыскания; - докладную записку руководителя структурного подразделе ния, где трудится работник; - приказ (распоряжение) руководителя о применении дисцип линарно го взыскания. Приказ составляют на основании резолю ции руководителя на 95 докладной или объяснительной записке и объявляют работнику в течение трех рабочих дней после его изда ния под расписку. Если работник отказывается расписаться в при казе, составляется акт . Приказ вступает в силу с момента подписания. После указания «на основании издания приказа» пишут: «С приказом ознаком лен», где расписывается работник. Приказы по личному составу хранят отдельно от приказов по основной деятельности. Их регистрируют и хран ят в кадровой службе. На всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводят личные карточки, которые необходимы для анализа состава и учета движения кадров. Их заполняют после подписания руководителем организации приказа о прие ме на ра боту. Личная карточка является межотраслевым документом и имеет типовую форму № Т - 2. Личную карточку го сударственного служащего заполняют по форме № Т - 2ГС и применяют для учета лиц, замещающих должности государственной службы. Формы № Т - 2, Т - 2ГС им еют зоны кодирования информации, где проставляют коды в соответствии с общероссийскими клас сификаторами: информации о населении (ОКИН), профессии должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специ альности по образованию (ОКСО). Личная карточка работни ка является формой учета состава и движения кадров общества или организации. Личная карточка заполняется на каждого работника принятого на постоянную или временную работу. Записи в личной карточке делаются полностью, без сокращений, на основании приказа (р аспоряжения) о приеме на работу, паспорта, трудовой книжки, военного би лета и других документов, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка запол няется работником службы управления персоналом. В верхней части карточки указываются: пол ное наименование общества или организации, дата составления карточки, табельный номер работника, идентификационный номер налогоплательщи ка, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. В графе «Алфавит» указывается начальная бук ва фамилии работника, далее указывается характер работы (постоянная, временная, сезонная), вид работы (основная, по совместительству) и пол работника. В раздел I . «Общие сведения» заносятся биографические и учетные данные работника. Фа милия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, состояние в браке, адрес места жительства записываются в личную карточку из паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. В пункте «Гражданство» в соответствии с ОКИН следует пи сать: • гражданин Российской Федер ации; • гражданин Российской Федерации и иностранного государ ства (двойное гражданство); • иностранный гражданин; • лицо без гражданства. 96 При заполнении п.5 «Знание иностранного языка» указывается наименование иностранного языка и степень знания языка: «владею с вободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». В п.8 указывается стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в обществе или организации) рассчитанный на основ ании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж докумен тах. Стаж работы указывается на день заполнения личной карточки. Непрерывный стаж работы рассчитывается в порядке, установленном для исчисления непрерывного стажа работы при выплате пособий по государственному социальному страхованию. В п.9. состояние в браке оформляют следующим образом: • никогда не состоял (не состояла) в браке; • состою в зарегистрированном браке; • состою в незарегистрированном браке; • вдовец (вдова); • разведен ( разведена); • разошелся (разошлась). В п.10 «Состав семьи» указываются ближайшие родственники, к их числу относятся: муж, же на, отец, мать, сын, дочь, брат, сестра. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят соответствующие данные, котор ые заверяют подписью работника кадровой службы. Раздел П. «Сведения о воинском учете» заполняется на военнообязанных и призывников. Основными документами, на основании которых заполняется указанный раздел, являются: - военный билет (или временное удостоверен ие, выданное взамен военного билета) - на гра ждан, пребывающих в запасе; - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подле жащих призыву на военную службу. На граждан, пребывающих в запасе: - п.1 «Категория запаса» на офицер ов запаса не заполняется; - п.З «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицин ский» или «солдаты», «матросы» и т.п.); - в п.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр или шесть цифр и букв енный знак) военно - учетной специальности; - в п.5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно н е годные к военной службе). При отсутствии записей в соответст вующих пунктах военного билета проставляется категория «А»; - в п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом): - строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания или шта мпа о 97 выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; - строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время. На граждан, подлежащих призыву на военную службу: - п. 1 «Категория запаса», п.З «Состав (профиль)», п.4 «По лное кодовое обозначение ВУС» и п.7 «Состоит на воинском учете» не заполняются; - в п.2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»; - в п.5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военн ой службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). За полняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную служб у. В п.8 раздела II личной карточки работника, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или работника, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского уче та по состоянию здоровья». После заполнения раздела I «Общие сведения» и раздела II «Сведения о воинском учете» ра ботник службы управления персоналом, заполнявший разделы, указывает свою должность, фамилию и ставит подпись. Работник, на которого заполнялас ь личная карточка, удостоверяет правильность занесенных сведений своей подписью и указывает дату заполнения карточки. В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряже ния) о приеме на раб оту и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в гр. 6 формы № Т - 2. В разделе V . «Повышение квалификации» указываются: даты начала и окончания обучения; вид повышения квалификации (на произ водственно - технических курсах, на курсах целевого назначения, на курсах бригадиров (организаторов производства) и другие); наименование образова тельного учреждения, проводящего повышение квалификации, и место его нахождения; наименова ние, серия, номер и да та документа, подтверждающего повышение квалификации. В разделе VIII . «Отпуск» ведется учет всех отпусков, предоставляемых работнику за время работы в обществе или организации. Указываются вид предоставляемого отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпус к, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и другие), за какой период времени он предоставляется, количество дней отпуска, даты начала и окончания, а также основание предоставления. Раздел X . «До полнительные сведения» предусмотрен для полноты учета сведений о работ нике и занесении данных, не нашедших отражения в предыдущих разделах (обучение в учреждениях высшего и среднего профессионального образования, наличие инвалидности и другие). 98 Все последу ющие изменения в биографических и учетных данных работника должны обяза тельно и своевременно отражаться в соответствующих разделах личной карточки. При увольнении работника в разделе XI . «Основание увольнения» указывается причина увольнения, дата увольнени я, номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении. Правильность произведенных записей подтверждается подписью работника службы управления персоналом и под писью увольняемого работника. На научно - педагогического работника заводят «Учетную кар точку научно - педагогического работника» по форме № Т - 4 . Эти карточки ведут в научных, научно - исследовательских, на учно - производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образова ния, науки и технологий, для учета научных работников. Запол нять эти карточки необходимо на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестатов доцента и профессора и пр. В п. 4 «Послевузовское профессиональное образование» необ ходимо указать наименование образовательного учрежден ия, в котором была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дату ее окончания, а также номер серии и дату выдачи соответ ствующего удостоверения. В п. 5 «Ученая степень» указывают степень на основании пред ставленных документов (дипломов) включая све дения об отрасли науки и специальности научных работников. В п. 6 «Ученое звание» сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных сотрудников), доцента и профессора по кафедре (для научно - пе дагогических ра ботников) вносят на основании соответствующе го аттестата. На каждого научного и научно - педагогического работника за водят также личную карточку по форме № Т - 2. Личную карточку заполняет кадровая служба в одном экземп ляре. Сокращения в ней не допускаются. Ес ли в учетных данных работника появляются изменения, они обязательно должны быть зафиксированы в личной карточке. Личные карточки хранят в отдельной картотеке в алфавитном порядке в кадровой службе. Их запрещено помещать в личное дело. При передаче в архив их подшивают в отдельное дело. Личные карточки уволенных работников должны в течение года храниться отдельно от лич ных карточек работающих, а затем сдаваться в архив. Основанием для записи в личную карточку является: пас порт, трудовая книжка, военный билет , документы об образо вании и др. Кадровая служба ведет учет использования рабочего времени работников организации для контроля за соблюдением работни ками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработн ой платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Для этого используют две формы: «Табель учета использования рабо чего времени 99 и расчета заработной платы» форма № Т - 12 и «Табель учета использования рабочего времени», форма № Т - 13. Форму № Т - 12 составляют в одном экземпляре, подписывают руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы и передают в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочно е время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выпол нении государственных обязанностей и т.п.). Учет использования рабочего времени осуществляют в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.). Форму № Т - 12 применяют в условиях автоматизированной обработки данных. Организация воинского учета рабо тников Воинский учет работников обществ и организаций является составной частью государствен ной системы учета и анализа имеющихся в стране призывных и мобилизационных людских ресурсов. Порядок организации воинского учета граждан определен Положением о воин ском учете, ут вержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.12.1998 г. № 1541. Воинский учет должен осуществляться постоянно и охватывать все категории работников, подлежащих воинскому учету. Воинскому учету подлежат работники: - мужског о пола, годные по состоянию здоровья к военной службе; - женского пола, годные по состоянию здоровья к военной службе и имеющие специальность по перечню специальностей, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет. На воинс кий учет зачисляются работники женского пола: - проходившие военную службу в Вооруженных Силах Российской Федерации, пограничных войсках Федеральной пограничной службы Российской Федерации, внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, Железнодорожных войсках Российской Федерации, вой сках Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, войсках гражданской обороны, инженерно - технических и дорожно - строительных воин ских формированиях при фед еральных органах исполнительной власти, Службе внешней разведки Российской Федерации, органах Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Феде ральной пограничной службы Российской Федерации, федеральных органах правительственной связи и информаци и, федеральных органах государственной охраны, Федеральном органе обеспечения мо билизационной подготовки органов государственной власти Российской Федерации; - получившие подготовку в учреждениях профессионального образования, других учрежде ниях и организаци ях или в ходе практической работы по 100 специальностям: - связь - телефонисты, телеграфисты, радисты, радиотелефонисты, радиотелеграфисты, ра диометристы, радиомеханики, радиооператоры, телеграфные механики, фототелеграфисты, фотора диотелеграфисты; - оптические и звукометрические средства измерения и метеорология - мастера, механи ки, метеонаблюдатели, гидрометеонаблюдатели; - картография, топогеодезия, фотограмметрия и аэрофотослужба - фотограмметристы, фотолаборанты, операторы, мастера граверы, топогеодезисты, цинк ографы, теодолитчики; - вычислительная техника - мастера, механики, операторы; - полиграфия - граверы, цинкографы, мастера и наладчики полиграфических машин; - медицинский профиль - врачи всех специальностей, провизоры, средний медицинский и фармацевтический пер сонал; - радиомеханика - кинорадиомеханики. Первоначальная постановка граждан мужского пола на воинский учет осуществляется с 1 января по 31 марта в год достижения ими 17 лет комиссией по постановке граждан на воинский учет, создаваемой в районе, городе без районного деления или ином равном им муниципальном (административно - территориальном) образовании. Воинский учет работников обществ и организаций ведется по личной карточке работника (форма №Т - 2), раздел II которой содержит сведения о воинском учете и запол няется на основании данных военного билета (временного удостоверения, выданного взамен военного билета) работника, пребывающего в запасе, или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. При осуществлении воинского учета в обществе или организации лица, ответственные за его проведение, обязаны: - проверять при приеме на работу у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (вре менные удостоверения, выданные взамен военных билетов), а у граждан, подлежащих призыву на военную службу, - удос товерения граждан, подлежащих призыву на военную службу; - устанавливать, состоят ли граждане, принимаемые на работу, на воинском учете; - направлять работников, подлежащих постановке на воинский учет, в соответствующий ор ган, осуществляющий воинский учет по м есту жительства; - сверять не реже одного раза в год сведения о воинском учете в личных карточках работников с документами воинского учета военных комиссариатов или иных органов, осуществляющих во инский учет; - направлять в двухнедельный срок по запросам военн ых комиссариатов или иных органов, осуществляющих воинский учет, необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о работниках, встающих на воинский учет, о работниках, состоящих на воинском учете, а также о ра ботниках, не состоящих, но обяза нных состоять на воинском учете; - оповещать работников о вызовах в военный комиссариат; - ежегодно представлять в соответствующие военные комиссариаты в сентябре 101 списки работ ников пятнадцатилетнего и шестнадцатилетнего возраста, а до 1 ноября – списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году ; - сообщать в двухнедельный срок в военные комиссариаты о принятых и уволенных работни ках, пребывающих в запасе или подлежащих призыву на военную службу. Работники, достигшие предельного возраста пребывания в запасе или признанные негодными к военной службе по состоянию здоровья, снимаются с воинского учета. В личных карточках этих ра ботников делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по со стоянию з доровья». Оформление изменений в анкетных данных работников В процессе трудовой деятельности по различным причинам в анкетных данных работников могут происходить изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, семейного положения, об разования, профессии (специальности), места жительства и другие. Все изменения должны своевременно отражаться в документах, которые ведутся на работника в службе управления персоналом, к числу основных из них относятся трудовая книжка и личная карточка работника. Оформление и зменений в анкетных данных работника производится только на основании подтверждающих документов. Работник обязан представить в службу управления персоналом доку менты - основания, полученные в других организациях или учреждениях (например, свидетельство о бра ке, свидетельство о расторжении брака, паспорт, военный билет, справка с места жительства, атте стат, диплом и другие). При изменении фамилии, имени или отчества издается приказ, в котором дается ссылка на подтверждающие документы, приказ необходим для посл едующего внесения изменений в бухгалтер ские документы. Внесение изменений в другие анкетные данные работников производится без изда ния приказа. В случае изменения фамилии в трудовой книжке (вкладыше, дубликате) на титульном листе прежняя зачеркивается одн ой чертой (но так, чтобы ее можно было прочитать), а новая пишется на следующей строчке, предназначенной для записи фамилии. При исправлении имени, отчества, даты рождения, они также аккуратно зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. На внут ренней стороне обложки трудовой книжки делаются ссылки на документы, явившиеся основанием для изменения записей (кроме записей об образовании), с указанием их номеров и даты выдачи, заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печ атью. В личной карточке работника изменения анкетных данных фиксируются в соответствующих разделах. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. На основании данных трудовой книжки определяется страховой стаж, учитываемый при оп ределении права на трудовую пенсию; стаж работы на производствах с тяжелыми или вредными ус ловиями труда, дающий право на льготную пенсию; стаж работы в отрасли, влияющий на размер по собий, компенсаций и надбавок. Трудовая книжка да ет возможность узнать об отношении человека к порученной работе, квалификационном и служебном росте, награждении за успехи в работе, причи нах увольнения и т.д. 102 Трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего в обществе или организации свыше п яти дней, если эта работа является для него основной. В трудовую книжку вносятся: сведения о работнике - фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность; сведения о выполняемой работе - прием на работу, перевод на другую постоя нную работу, увольнение, а также основания прекращения трудового договора; сведения о награждении за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, кроме случаев, когда в качестве дис циплинарного взыскания применяется увольнение. С каждой записью, вносимой в трудовую книжку, ее владелец должен быть ознакомлен под расписку в личной карточке (форма № Т - 2), в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Все даты в трудовых книжках записываются арабскими цифрами, при этом чис ло и месяц ука зываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Например: 05.01.2005, 23.06.2006 и т.п. Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, без исправлений и сокращений, перьевой или гелевой ручкой, ручкой - роллером (в том числе шариковой ), световодостойкими чернилами (пас той, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Занесение сведений о работнике. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении (приложение № 1). Фамил ия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта и др.). Запись о наличи и образования (основного общего, среднего общего, начального профессио нального, среднего профессионального, высшего профессионального, послевузовского профессио нального) делается только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостовере ния, диплома и т.п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого биле - та, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.). Сведен ия о профессии, специальности вносятся в трудовую книжку на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, тре бующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформ ленных документов. При приеме работника, не имеющего профессии или специальности, целесообразно не делать в этом разделе никаких записей, а внести сведения после получения работником со ответствующей профессии или специальности. На первой странице (ти тульном листе) трудовой книжки ставится дата ее заполнения, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печать общества или организации (печать службы управления персоналом), где впервые заполнялась трудовая книжка, а также подпись принимаемог о работника, удостоверяющая правильность занесенных сведений. 103 Занесение сведений о работе. Раздел «Сведения о работе» представляет собой таблицу из четырех граф (приложение № 2): - графа 1 - номер записи; - графа 2 - дата (число, месяц, год); - графа 3 - сведени я о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалифика ции, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона); - графа 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись. При приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование общества или организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема на работу, в графе 3 дел ается запись о приеме или назначении работника с указанием наименования конкретного структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подраз делении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (раб о ты), специальности, профессии с указанием квалификации, квалификационного разряда, в графе 4 указывается на основании чего внесена запись: приказ (распоряжение), его номер и дата. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указан ием квали фикации производятся, как правило, на основании штатного расписания общества или организации. При присвоении работнику квалификационного разряда, класса, категории каждый раз в тру довой книжке делается соответствующая запись. Запись делается при приобретении работником вто рой и последующих профессий с указанием присвоенных разрядов, при этом в графе 4 делается ссылка на подтверждающий документ, его номер и дату. В трудовую книжку по месту работы также вносятся с указанием соответствующих документ ов записи: - о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанно сти и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах; - о времени обучения в учебных центрах (комбинатах), на курсах повышен ия квалификации, переподготовки и подготовки кадров. Основанием для внесения перечисленных записей являются военные билеты, дипломы, свидетельства, удостоверения и другие подтверждающие документы. Занесение сведений о награждении за трудовые заслуги. В тру довые книжки работников в раздел «Сведения о награждении» (приложение № 3) вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги: - о награждении государственными наградами (ордена, медали, знаки отличия Российской Федерации и почетные звания Российс кой Федерации); - о присвоении почетных званий, награждении нагрудными знаками и почетными грамотами на основании решений органов исполнительной власти; - о присвоении почетных званий, награждении нагрудными знаками и почетными грамотами на основании решений О АО «Газпром»; 104 - о других видах награждения и поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка и ус тавами обществ и организаций ОАО «Газпром». Записи о премиях, пре дусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регуляр ной основе, в трудовые книжки не вносятся. Установлен определенный порядок записи сведений о награждении. Первой записи о награ ждении в данном обществе или организации должен предшествовать заг оловок. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки пишется в виде заголовка полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование общества или организации. Ниже, в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация ведется по нарастающей в т ечение всего периода трудовой деятельности работ ника), в графе 2 - дата награждения, в графе 3 указывается, кем награжден работник, за какие дос тижения и какой наградой; в графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого произве дена запись, его номер и дату. Вкладыш в трудовую книжку. Вкладыш установленного образца (приложение Н - 4) вшивается (вклеивается) в трудовую книжку, когда в ней заполнены все страницы разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», или хотя бы одного из них. Посл е этого на первой странице трудовой книжки (титульном листе) ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. При заполнении всех страниц одного или нескольких разделов вкладыша выдается следую щий, о чем также делается отметка. Вкладыш без тр удовой книжки недействителен. Вкладыш заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. При внесении запи сей в разделы вкладыша сохраняется порядковая нумерация записей соответствующих разделов тру довой книжки. Дубликат трудовой книжки. Дубли кат выдается работнику по последнему месту работы в случае потери им трудовой книжки. Документальное подтверждение факта потери трудовой книжки законодательством не предусмотрено. Дубликат трудовой книжки выдается также, когда трудовая книжка по какой - либо причине пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.). При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращает ся ее владельцу. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впо следствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника ему может быть вы дан дубликат трудовой книжки без внесения туда записи, признанной недействительной. В данном случае документы, подтвер ждающие стаж работы, предшествующий поступлению в общество или ор ганизацию, не требуются. В правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубли кат», она возвращается владельцу и служит в последствии для подтверждения имеющегося трудового стажа до поступления на работу в общество или организацию, где выдан дубликат. 105 Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Изменения записей в трудовых книжках (вкладышах, дубликатах) о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся по по следнему месту работы только на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчеств а и другие) со ссыл кой на номер и дату этих документов. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом ранее внесенная запись зачеркивается одной чертой, но так, чтобы ее можно было прочесть, и записывается новая . Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне облож ки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя общества (организации) или уполномо ченного им лица и печатью. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудов ой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (без зачеркивания ранее внесенных записей) или заполнения соответствующих пустых строк. Исправленные сведения должны полностью соот ветствовать содержанию документа, на основании которого внесены исправления. В случае утраты такого документа или несоответствия записи в нем фактически выполнявшейся работе, исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтве рждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки (вкладыша, дубликата) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. При необходимости изме нения записи сведений о работе, после указания в графе 1 очеред ного порядкового номера, а в графе 2 - даты внесения записи, в графе 3 пишется: «Запись за № ________________________________ _____________ недействительна,...», далее, после запятой, вносится измененная запись. В графе 4 указывается дата и номер документа, на основании которого запись признана недействительной. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении работника или пере воде на другую работу, в случае признания этих действий незаконными и принятия решения о вос ста новлении работника на прежней работе или изменении формулировки причины увольнения. Аналогичным образом признаются недействительными неточные или неправильные записи в разделе «Сведения о награждении». Выдача трудовой книжки при увольнении. При увольнении работника записи о работе и награждении, внесенные в трудовую книжку за время его работы в обществе или организации, заве ряются подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью и подписью самого работника. При ведении запи сей на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации заверяются оба текста. Трудовая книжка должна выдаваться работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении. Задерживать выдачу трудовой 106 книжки уволенному работни ку по каким - либо мотивам (материальная задолженность и т.п.) запрещается. При получении трудо вой книжки работник должен расписаться в личной карточке (форма № Т - 2) и в Книге учета движе ния т рудовых книжек и вкладышей в них. Учет и хранение трудовых книжек. В соответствии с постановлением Правительства Рос сийской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» в обществах и организациях должна вестись следующая документация по учету бланков трудовых книжек и движения трудовых книжек: - приходно - расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них; - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В приходно - расходной книге отражаются все операции, связанные с получен ием и расходо ванием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка. Книга, как правило, ведется бухгалтерией общества или организации. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется службой управления пе р соналом. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам вновь, а также факт выдачи трудо вых книжек при увольнении работников. Приходно - расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя общества или организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Бланк и трудовых книжек и вкладышей в них следует хранить как документы строгой отчетности и выдавать по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. В обществе или организации необходимо постоянно иметь в наличии достаточное количество бла нков трудовых книжек и вкладышей в них. Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них, а также заполненные трудовые книжки должны храниться в несгораемых шкафах (сейфах) отдельно друг от друга. В случае, когда трудовая книжка (вкладыш, дубликат) на работ ника впервые заполняется в обществе или организации, с него взимается денежный взнос, равный стоимости соответствующего бланка. При неправильном первичном заполнении трудовой книжки (дубликата) или вкладыша в нее, а также в случае порчи их бланков не по ви не работника стоимость испорченных бланков оплачива ется обществом или организацией. На испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них со ставляется соответствующий акт. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно периодически отчитываться о на личии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки (дубликаты) и вкладыши в них, с приложением приходного кассового ордера. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении или в случае смерти работника его ближайшими родственниками, должны храниться в течение двух лет в службе управления персоналом отдельно от остальных трудовых книжек работников общества или организа ции. После истечения указанного срока 107 невостребованные трудов ые книжки (их дубликаты) сдаются в архив и хранятся там в течение 50 лет, а затем могут быть выделены к уничтожению в установлен ном порядке. Типовой пример решения задач и Задача 1 . Оформить документы по приёму на работу секретаря в общий отдел ЗАО «Факел » на неопределенный срок: заявление, личный листок по учету кадров, приказ о приёме - форма № Т - 1. Ниже приведено заявление о приеме на работу : Руководителю ЗАО «Факел» Сахарову Н.Н. от Петрова Игоря Семеновича, прожив ающего по адресу: г.Волгоград, пр.Ленина, д.2кв.3 з аявление Прошу принять меня на работу в общий отдел на должность секретаря с 16 мая 2006 г. 15.05.2006к. Петров Листок по учету кадров, приказ о приёме работника на ра боту заполнены и приведен в приложении Г . Задача 2 . Оформить перевод по причине повышения в должности Ситниковой Елены Владимировны из бухгалтерии, где она занимала должность бухгалтера в бухгалтерию на должность главного бухгалтера с использованием формы № Т - 5. Перевод работника на другу ю работу оформлен в приложении Д . Задача 3. Оформить приказ об отпуске ежегодно оплачиваемом, дополнительно оплачиваемом (на 3 дня) – форма Т - 6 на Сафронову Ольгу Емельяновну – водителя автопарка. Приказ об отпуске предста влен в приложении Е. Задача 4. Уволить двоих работников ЗАО «Вымпел»(одного по собственной инициативе, а другого по инициативе администрации). Использовать форму Т - 8. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (уво ль нении) приведен в приложении Ж . Задача 5. Оформить бланк трудовой книжки на Петрову Светлану Алексеевну, принятую на должность повара в столовую Антуповского ЛПУМГа. Дата рождение 12 мая 1982 г., Образование начальное профессиональное. Оформление трудовой книжки приведено в приложении З . Задания Вариант 1. 1 . Оформить документы по приёму на работу инспектора отдела кадров на неопределенный срок: заявление, личный листок по учету кадров, приказ о приёме - форма № Т - 1 , личную карточку формы № Т - 2 , трудовую книжку . 108 2 . Оформить перевод одной из работниц Вашей организации в другое структурное подразделение с предоставлением более легкой работы ввиду её беременности (форма № Т - 5). 3 . Составить график отпусков подразделения кадровой службы – форма № Т - 7 и на ег о основании оформить приказ об ежегодно оплачиваемом отпуске – форма Т - 6 на одного из работников. 4 . Уволить двоих работников Вашей организации (одного по собственной инициативе, а другого по инициативе администрации: за прогул – отсутствие на рабочем мест е без уважительных причин более четырех часов подряд). Использовать форму Т - 8. 5 . Оформить командировку инспектора отдела кадров сроком 2 недели на курсы повышения квалификации в Учебный центр ОАО «Газпром», г.Москва. Использовать формы №№ Т - 9, Т - 10. 6 . Оф ормить поощрение работнику вашей организации за эффективный труд с использованием формы Т - 11, или 11а. 7. Вариант 2. 1 . Оформить документы по приёму на работу секретаря - делопроизводителя на период нахождения Ивановой И.И. в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет: заявление, личный листок по учету кадров, приказ о приёме - форма № Т - 1 , личную карточку формы № Т - 2 , трудовую книжку . 2 . Оформить перевод одного из работников Вашей организации в другое структурное подразделение по причине сокращения штата с использованием формы № Т - 5. 3 . Составить график отпусков подразделения кадровой службы – форма № Т - 7 и на его основании оформить приказ об ежегодно оплачиваемом, дополнительно оплачиваемом (как пострадавшей вследствие катастрофы на Черно быльской АЭС) отпуске – форма Т - 6 на одну из работниц. 4 . Уволить двоих работников Вашей организации: одного по истечение срока трудового договора, а другого по инициативе администрации за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения. Использоват ь форму Т - 8. 5 . Оформить командировку инспектора отдела кадров сроком 1 неделя на курсы повышения квалификации в Волгоградский колледж газа и нефти. Использовать формы №№ Т - 9, Т - 10. 6 . Оформить поощрение работнику вашей организации за эффективный труд с ис пользованием формы Т - 11, или 11а. Вариант 3. 1 . Оформить документы по приёму на работу оператора ЭВМ на период стажировки в течении 2 месяцев: заявление, личный листок по учету кадров, приказ о приёме - форма № Т - 1 , личную карточку формы № Т - 2 , трудовую к нижку . 2 . Оформить временный перевод одного из работников Вашей организации в другое структурное подразделение для устранения производственной аварии (форма № Т - 5). 109 3 . Составить график отпусков подразделения кадровой службы – форма № Т - 7 и на его основан ии оформить приказ на часть ежегодного оплачиваемого отпуска – форма Т - 6 на одного из работников. 4 . Уволить двоих работников Вашей организации (одного по собственной инициативе в связи с поступлением в высшее учебное заведение, а другого по инициативе адм инистрации за совершение по месту работы хищения чужого имущества). Использовать форму Т - 8. 5 . Оформить командировку инспектора отдела кадров сроком 2 недели на курсы повышения квалификации в ОНУТЦ, г.Калининград. Использовать формы №№ Т - 9, Т - 10. 6 . Оформ ить поощрение работнику вашей организации за эффективный труд с использованием формы Т - 11, или 11а. Вариант 4. 1 . Оформить документы по приёму на работу специалиста по кадрам по совместительству: заявление, личный листок по учету кадров, приказ о приёме - форма № Т - 1 , личную карточку формы № Т - 2 , трудовую книжку . 2 . Оформить временный перевод одного из работников Вашей организации в другое структурное подразделение в связи с простоем (форма № Т - 5). 3. Составить график отпусков подразделения кадровой служб ы – форма № Т - 7 и на его основании оформить приказ об отпуске без сохранения заработной платы в связи с регистрацией брака на 5 дней – форма Т - 6 на одного из работников. 4 . Уволить двоих работников Вашей организации (одного по собственной инициативе, а дру гого по инициативе администрации в связи с сокращением штата сотрудников). Использовать форму Т - 8. 5 . Оформить командировку инспектора отдела кадров сроком !,5 недели на семинар кадровиков Финансовый центра экономического развития, г.Москва. Использовать ф ормы №№ Т - 9, Т - 10. 6 . Оформить поощрение работнику вашей организации за эффективный труд с использованием формы Т - 11, или 11а. Задание для контроля освоения темы занятия Охарактеризуйте (по выбору обучаемого) один из кадровых документов: трудовой договор , трудовая книжка, личная карточка работника, приказ по кадрам, положение о работниках предприятия. Список используемой литературы Основные источники 1. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / В.С. Соколов. – 3 - е изд. – М.: ФОРУМ: ИНФРА - М, 2010. – 176 с. – (Профессиональное образование). 2. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций [Текст] : учеб. пособие. / М.Ю. Рогожин – М.: ТК. Велби. Изд - во Проспект, 2010. – 240 с. 110 3. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации [Т екст]: учебное пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. – М.: КноРус, 2010. – 160 с. 4. Делопроизводство [Текст]: учеб. пособие / под общ. Ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2010. – 256 с. – (Профессиональное образование). 5 . Басаков, М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 [Текст] : учебное пособие / М.И. Басаков. – 6 - е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. – 348 с. 6. Сенотрусова , Ю.В. Образцы кадровых документов с комментариями: [практ. пособие] / Ю.В. Сенотрусова. – 4 - е изд., испр. – Москва: Омега - Л, 2007. Дополнительные источники 1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: КноРус, 2008. – 256 с. 2. Ватолина, М.В. Организация работы с документами [Текст] / М.В. Ватолина. – Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с. 3. Стенюков, М.В. Секретарское дело [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «Книга сервис», 2003. - 224 с. 4. ECM - journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. – Карта сайта: сайт http://ecm - journal.ru/?from=begun 5 . Системы электронного документооборота (СЭД). – Карта сайта: сайт h ttp://www.doc - online.ru/software/ 111 Практическая работа № 7 Тема: « Документирование бухгалтерского учета и отчетности» 1. Актуальность темы: Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирова ния хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления. 2. Учебные цели: - в результате освоения темы студент должен уметь оформлять документы бухгалтерского учета и отчетности . - для формирования умений студент должен знать основные требования к оформлению бухгалтерской документации 3. Вопросы для самоподготовки к освоению данной темы: - с какой целью на предприятии организуется бухгалтерское делопроизводство? - перечислите основные гр уппы документов в составе бухгалтерской документации предприятия; - расскажите о назначении и порядке разработки графика движения бухгалтерских документов; - что представляет собой учетная политика предприятия? - на основе каких документов ведется бухгалте рский учет предприятия? - перечислите основные виды (функциональные группы) учетных документов? - назовите состав бухгалтерского баланса и приложений к нему. 4. Вид занятия - практическое. 5. Продолжительность занятия – 4 академических часа в соответствии с программой. 6. Оснащение: телевизор, ноутбук, бланки бухгалтерской документации. 7. Содержание занятия: - контроль исходного уровня теоретических знаний; - разбор с преподавателем основных и наиболее сложных вопросов, необходимых для освоения темы з анятия; - разбор узловых вопросов изучаемого материала; - демонстрация преподавателем методики практических приемов по данной теме; - краткие теоретические сведения. - самостоятельная работа студентов под контролем преподавателя (решение задач, оформление результатов проведенной работы и т.д.); - контроль освоения темы занятия (тестовый контроль, решение ситуационных задач и др.). 8. Учебно - исследовательская работа по данной теме - охарактеризуйте (по выбору обучаемого) одну из функциональных групп учетны х документов: документы учета сельхозпродукции и сырья, документы по учету основных средств и нематериальных активов, документы по учету работ, документы по учету труда и 112 его оплаты, документы по учету результатов инвентаризации, документы по учету торговы х операций. Краткие теоретические сведения Бухгалтерская документация – это упорядоченная совокупность бухгалтерских документов. Бухгалтерская документация представляет собой один из основных компонентов финансово - бухгалтерской документации (ФБД). Р абота бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. В се хозяйственные операции должны быть оформлены соответствующими документами: отгрузка товаров покупателю - накладной, выдача денег из кассы - расходным кассовым ордером. Таково требование Федерального зак она от 21 ноября 1996 г. N 129 - ФЗ "О бухгалтерском учете» в редакции от 28 сентября 2010г. Эти документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания. Они являются первым свидетельством совершения операций. Поэтому э ти документы и называют первичными (рис. 7.1) . А уже на основании этих документов бухгалтер делает записи в учете. Рис. 7.1. Основные функциональные группы первичных учетных документов [ОИ 2 , с. 187 ] Основой для внесения записи в регистры бухгалтерског о учета может служить только первичный документ, надлежаще оформленный по схеме [ОИ 2] : Х.О. Д БЗ . (Хоз. опер.) (докум) (бух. запись) 113 При налоговой проверке правильно оформленные документы имеют значение как письм енное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции или о праве предприятия на ее совершение. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, или непосредственно по ее окончании. При реализации товаров, проду кции, работ, услуг с применением контрольно - кассовой техники (ККТ) допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков [ОИ 2] . При организации учета с помощью компьютерных программ р оль первичных документов выполняют магнитные носители информации (диски, дискеты и др.), удостоверяющие факт свершения хозяйственной операции. Ответственность за своевременное и надлежащее оформление первичных документов, их передачу в установленные сроки в бухгалтерию, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бу хгалтером. "Денежные" документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению бе з подписи главного бухгалтера. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на магнитных носителях, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющие однозначн о идентифицировать подпись соответствующего лица. Первичные документы принимаются к учету, если они соответствуют унифицированной форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, разработанных и утвержденных Гос комстатом России. Юридическую силу первичным и учетным документам придают следующие реквизиты: - наименование документа; - дата составления; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйствен ной операции в натуральном и денежном выражении; - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции; - личные подписи указанных лиц с расш ифровкой фамилии, имя, отчества [ОИ 2]. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: - номер документа; - название и адрес предприятий; - основание для совершения операции и другие [ОИ 2] . Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. Бланки строгой отчетности должны быть пронумерованы типографским способом. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастами шариковых ручек, при помощи компьютера, пишущих машинок и другими средствами, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хра нения в архиве. Не принято заполнять документы чернилами или пастой красного или зеленого цвета. Красный свет в бухгалтерском учете используется для сторнированных записей (красное сторно). Сторно – это прием, используемый в бухгалтерском учете для испра вления ошибок и неточностей. Число, записанное красным, при подсчете читается со знаком "минус". При отсутствии красной пасты используется другой вариант сторно. Число, подлежащее сторнированию, записывается обычным цветом, а затем обводится вокруг сплошно й чертой, "округляется". Например: 18 [ОИ 2] Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (специальный штамп, надпись, сделанную бухгалтером от руки, дату записи в учетный рег истр). В банковских и кассовых документах не допускается внесение исправлений, подчисток, помарок. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с участниками хозяйственных операций, что подтверждается их подписями с у казанием даты внесения исправлений. Первичные документы можно составлять на: - бумажных носителях; - магнитных носителях [ОИ 2] . Во втором случае организация обязана дублировать документы на бумажные носители для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих организаций. По своему назначению документы подразделяются на: - распорядительные (приказ, распоряжение руководителя,, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.); - оправдательные (накладн ые, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.); - комбинированные, заключающиеся в себе функции распорядительных, оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (расчетно - платежная ведомость, расходный кассовый ордер и т.д.); - документы бухгалтерского оформления (расчет, бухгалтерская справка и т.д.) [ОИ 2]. 114 По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на: - материальные (акт, накладная и т.д.); - денежные (приходный кассовый ордер, платежное поручение и т.д.) ; - расчетные (счет, счет - фактура и т.д.) По количеству отраженных хозяйственных операций документы подразделяют на: - разовые (накладная на отпуск материалов); - накопительные (лимитно - заборная карта) По месту составления: - внутренние (акт ввода в эксплуатацию); - внешние (ж/д накладные, платежные поручения и т.д.) В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (карточки, ведомости, журналы - ордера, бухгалтерские книги). Состав и формы докумен тации по учету труда и его оплаты регламентируются постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г. №1. Этим же постановлением утверждена и инструкция о поряд ке заполнения соответствующих форм – табелей, записок - расчетов, журналов, ведомостей, лицевых счетов, актов. Ниже приведена схема первичных документов по учету труда и его оплаты (рис. 7.2.) Рассмотрим функциональное назначение каждого из этих документов, а также особенности обращения с ними. Функциональное назначение табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т - 12) заключается в: - обеспечении учета использования работниками предприятия рабочего времени; - осуществлении контроля за соб людением работниками предприятия установленного режима рабочего времени; - документировании данных об отработанном работниками предприятия времени; - выполнении расчета заработной платы работников предприятия; - подготовке данных для составления статистиче ской отчетности по труду по установленной форме [ОИ 2] . Функциональное назначение табеля учета использования рабочего времени (ф. № Т - 13) аналогично указанному выше. Данный документ применяется в условиях автоматизированной обработки бухгалтерской информац ии. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.) от соблюдения работникам предприятия установленного режима рабочего вре мени. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании надлежащим образом оформленных докумен тов, как то - листков нетрудоспособности, справок о выполнении государственных обязанностей и т.п. Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (учета использования рабочего времени) составляется в одном экземпляре уполномоченным должностным ли цом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником службы персонала, после чего передается в бухгалтерию. 115 Рис. 7.2. Первичные документы по учету труда и его оплаты [ОИ 2 , с.191 ] Функциональное назначение платежной ведомости (ф. № Т - 53) заключается в документировании выплаты заработной платы работникам предприятия. Начисление заработной платы по указанным ведомостям производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других до кументов. В графах «начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих вкл ючению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате. 116 Ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. На титульном листе платежной ведомости указывается общ ая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем предприятия или иным уполномоченным на то лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы. По истечении срока в ыплаты против фамилий работников, у которых заработная плата (выплата) не получена, в соответствующих графах делается отметка «Депонировано». Кроме того, при необходимости в графе «Примечание» указывается номер предъявленного документа. В конце платежной в едомости после последней записи проводится итоговая строчка по общей сумме ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (по ф. № КО - 2), номер и дата которого указываются на последней странице ведомости. Функциональное назначение журнала регистрации платежных ведомостей (ф. № Т - 53а) заключается в обеспечении учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным работникам предприятия выплатам. Указанный журнал ведется работником бухгалтерии. Функциональное назначени е лицевого счета (ф. № Т - 54) заключается в документировании сведений о заработной плате, выплаченной работнику предприятия за определенный период работы, а также о произведенных в отношении данного работника на основании первичных документов по учету выраб отки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды выплат (удержаний из заработной платы). Функциональное назначение лицевого счета (свт) (ф. № Т - 54а) аналогично указанному выше. Вторая страница лицевого счета используется для печ атания кодов видов оплат и удержаний. Документ ведется работником бухгалтерии. Функциональное назначение записки - расчета о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т - 60) заключается в обеспечении расчета причитающейся работнику заработной платы и других выпл ат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого (иного) отпуска. При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в соответствующих графах документа показываются: - общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчис ления среднего заработка; - количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Функциональное назначение записки - расчета при прекращении действия трудового договора с работником (ф. № Т - 61) заключается в обеспечении учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в соответствующей графе показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. 117 Кроме того, в документе указывается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на от работанное время в расчетном периоде. Записка - расчет по ф. № Т - 61 составляется работником службы персонала (иным уполномоченным на то лицом), при этом расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии. Функциональное назначение акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (ф. № Т - 73) заключается в оформления и учете приемки - сдачи работ, выполненных работником по трудовому договору, заключенному с ним на время выполнения определенной работы. На основании акта с работником производится окончательный или поэтапный расчет сумм для оплаты выполненных им работ. Акт о приемке работ составляется работником, ответственным за приемку, и утверждается руководителем п редприятия (иным уполномоченным на то лицом). Затем документ передается в бухгалтерию. Первичные документы нужно оформлять на типовых бланках. Для большинства хозяйственных операций такие бланки разработал Госкомстат России. Эти бланки называют унифицирова нными формами. Так, в настоящее время действуют типовые бланки для учета: - основных средств и нематериальных активов (акт приемки - передачи основных средств ф.№ 0С - 1, акт приемки - сдачи отремонтированных реконструируемых и модернизируемых объектов ф. № ОС - 3, акт на списание основных средств ф. № ОС - 4, акт о приемке оборудования ф. № ОС - 14, акт приемки - передачи оборудования в монтаж ф. № ОС - 15, акт о выявленных дефектах оборудования ф. № ОС - 16, инвентарная карточка учета основных средств ф. № ОС - 6, карточка уч ета нематериальных средств ф. № НМА - 1) ; - материалов (доверенность ф. № М - 2, 2а, лимитно - заборная карта ф. № М - 8, карточка учета материалов ф. № М - 17, акт о приемке материалов ф. № М - 7, акт об оприходовании материальных ценностей ф. № М - 35, требование - накла дная ф. № М - 11, накладная на отпуск материалов на сторону ф. № М - 15, приходный ордер ф. № М - 4) ; - продукции и товарно - материальных ценностей в местах хранения (карточка учета МБП ф. № МБ - 2, ведомость учета выдачи МБП ф. № МБ - 7, акт выбытия МБП ф. № МБ - 4, ак т на списание МБП ф. № МБ - 8) ; - результатов инвентаризации (инвентаризационная опись основных средств ф. № ИНВ - 1, 1а, инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей ф. № ИНВ - 3, инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности ф. № ИНВ - 16, сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств ф. № ИНВ - 18, сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ ф. № ИВН - 19, ведомость учета результатов ф. № ИНВ - 26, приказ о проведении инвентаризации ф. № ИНВ - 22, акт инвент аризации ТМЦ, принятых на ответственное хранение ф. № ИНВ - 5, акт инвентаризации денежных средств ф. № ИНВ - 15, акт инвентаризации расчетов ф. № ИНВ - 17, акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ф. № ИНВ - 24, журнал учета и контроля за выполнение приказов об инвентаризации ф. № ИНВ - 23, журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации ф. № ИНВ - 25, 118 справка к акту инвентаризации расчетов (приложение к ф. № ИНВ - 17), инвентаризационный ярлык ф. № ИНВ - 2) ; - кассовых опе раций (приходно - кассовый ордер ф. № КО - 1, расходный кассовый ордер ф. № КО - 2, кассовая книга, ф. № КО - 4, книга учета денежных средств ф. № КО - 5, журнал регистрации кассовых документов ф. № КО - 3) [ОИ 2] ; - операций, связанных с оплатой труда (рассмотрены выш е) . Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета: - торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии); - операций на предприя тиях общепита; - денежных расчетов с применением ККМ; - капитального строительства и ремонтно - строительных работ; - работы строительных машин и механизмов; - операций на автомобильном транспорте; - сельскохозяйственной продукции и сырья [ОИ 2] . Вы можете выбрат ь тот формат бланков, который вам наиболее удобен. При необходимости можно включить в типовой бланк дополнительные реквизиты (например, адрес и телефон фирмы). Разрешается изменять размеры граф и строк бланка. Но все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом , должны быть сохранены. Исключение - документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов. В эти бланки никаких изменений вносить нельзя. Если для какой - либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостояте льно. Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике организации. Кроме того, не забудьте о том, что такой документ должен содержать обязательные реквизиты. Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный д окумент, приведен в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н в редакции от 24 декабря 2010г.): - наименование и код документа (формы); - дата составления документа; - наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); - наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной опе рации и правильность ее оформления; - личные подписи этих работников и их расшифровки. В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены. Код формы - это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управл енческой документации (ОКУД). Если же для операции, по которой типовой бланк не предусмотрен, вы разработали форму документа 119 самостоятельно, реквизит "Код формы" можно не заполнять. Остальные реквизиты должны присутствовать. Процесс создания документов, до стоверность и своевременность их передачи для отражения в бухгалтерском учете должны проводиться в соответствии с утвержденным приказом графиком документооборота организации, что является элементом учетной политики организации. В документе устанавливается круг лиц, которые обращаются с первичными документами, приводится порядок оформления первичных документов и сроки предоставления их для учета в бухгалтерию и др. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтер ию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и служб организации. Сохранность первичных учетных документов, форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов, оформление и передачу их в архив обеспечивает г лавный бухгалтер. Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируется: - НК РФ ст. 23 – не более четырех календарных лет деятельности налогоплательщика; - Законом о бухгалтерском учете ст. 17 – н е менее пяти лет [ОИ 2] . В случае пропажи или уничтожения пе рвичных документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин их продажи или уничтожения с привлечением в необходимых случаях представителей следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты ра боты комисс ии оформляются актом , который утверждается руководителем организации. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответст вии с законодательством РФ. Типовой пример решения задач и Задача 1 . ЗАО «Актив» приняло от ООО «Пассив» в качестве частичной оплаты за отгруженную продукцию 20.10.2003 г. - 15000 руб. по кассовому чеку № 064 по накладной от 20.10.2003 г. № 123, счету - фа ктуре от 20.10.2003 г. № 95, в том числе НДС – 20 % - 2500 руб. Заполнить приходный кассовый ордер № 52. Главный бухгалтер О.В. Борисова, кассир Н.П. Михайлова. Решение: Оформим приходный кассовый ордер ниже. 120 Задача 2 . ЗАО «Актив» выдало Антонову Анато лию Николаевичу под отчет на покупку канцелярских принадлежностей 2500 рублей. На основании приказа № 15 от 09.01. 2003 г. Заполните расходный кассовый ордер. Решение: заполним расходный кассовый ордер ниже. Задача 3. Оформите кассовую книгу на основани и данных предыдущих задач. Решение: оформим кассовую книгу ниже. 121 122 Задача 4. ЗАО "Актив" приобрело у ООО "Пассив" сервер Hewlett - Packard 340/S (паспорт N 53872017, заводской номер 6596 - 84, дата выпуска - май 2004 года, инвентарный номер 000106). Покупна я стоимость сервера - 19 175 руб. (в том числе НДС - 2925 руб.), срок полезного использования - 5 лет. Краткая характеристика сервера: P - II 400/64/SCSI 9,16 Gb/CD - ROM/Клавиатура/Мышь. ООО "Пассив" уже использовало эти средства у себя в производстве. Поэтом у оно предоставило сведения о дате ввода сервера в эксплуатацию, фактическом сроке эксплуатации, сумме начисленной амортизации и остаточной стоимости. При приемке сервера оформите а кт по форме N ОС - 1 и инвентарную карточку по форме N ОС - 6 . Решение: Оформим ниже указанные в задаче документы. 123 124 125 126 Задача 5. Оформите накладную № 224 на отпуск материалов на основании следующих данных. ЗАО «Актив» 18.04.2005 г. со склада № 1 продало ООО «Прогресс» пальтовую ткань (ширина – 1,2 м, арт 7853645, номенклат урный номер 1001625, код 018) 500 пог.м по цене 425 руб на общую сумму (с учетом НДС - 38250 руб) 250750 руб. и шелк шириною 1,4 м. (арт. 6495412 номенклатурный номер 1001639, код 018) 200 пог.м. по цене 375 руб на общую сумму ( с учетом НДС – 13500 руб.) - 8 8500 руб. Всего отпущено товара на сумму 339250 руб. Отпуск разрешил начальник отдела снабжения К.П. Михайлов, гл. бухгалтер О.В. Борисова, отпустил кладовщик А.Н. Антонов, получил менеджер С.С, Петров Решение: Оформим ниже накладную по указанным в задаче данным. 127 Задания Задача 1. (для всех вариантов) Составьте табель учета рабочего времени с использованием форм № Т - 12 и Т - 13 за прошедший месяц текущего года на трех работников бухгалтерии (гл. бухгалтер, бухгалтер, кассир) при пятидневной р абочей неделе, 8 - часовом рабочем дне. Вариант 1 Задача 2 . ОО О « Газнефть » приняло от ООО «Факел» в качестве оплаты за отгруженную продукцию 20.10.2011 г. - 25000 руб. по кассовому чеку № 124 по накладной от 20.10. 2011 г. № 123, счету - фактуре от 20.10. 2011 г. № 13 5, в том числе НДС – 20 % - 4167 руб. Заполнить приходный кассовый ордер № 11 2. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно Задача 3. ОО О «Газнефть» выдало Иванову Сергею Николаевичу под отчет на покупку канцелярских принадлежностей 1500 рублей. Н а основании приказа № 15 от 20.10 . 20 11 г. Заполните расходный кассовый ордер. Задача 4. Оформите кассовую книгу на основании данных предыдущих задач. 128 Задача 5. ОО О " Газнефть" приобрело у ООО "Компьютер " принтер - Packard LBP - 1120 (паспорт N 112 345 , заводской номер 65 23 - 8 7 , дата выпуска - май 20 11 года, инвентарный номер 000 123 ). Покупная стоимость принтера - 5 175 руб. , срок полезного использования - 5 лет. При приемке принтера оформите а кт по форме N ОС - 1 и инвентарную карточку по форме N ОС - 6 . Задача 6. У ОАО "Стройинвест" образовались излишки пиломатериалов, себестоимость которых составила 60 000 руб. Было принято решение продать пиломатериалы за 118 000 руб. (в том числе НДС - 18 000 руб.). Составьте накладную на отпуск материалов на сторон у. Укажите недостающие реквизиты. Вариант 2 Задача 2 . ОО О « Трансгаз » приняло от ООО «Луч» в качестве оплаты за продукцию 10.11.2011 г. - 150000 руб. по кассовому чеку № 177 по накладной от 10.11.2011 г. № 176, счету - фактуре от 10.11.2011 г. № 156, в том ч исле НДС – 20 % - 2500 0 руб. Заполнить приходный кассовый ордер № 112. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно Задача 3. ООО « Трансгаз » выдало Вам под отчет на покупку канцелярских принадлежностей 3 500 рублей. На основании приказа № 15 от 10 . 11 . 2011 г. Заполните расходный кассовый ордер. Задача 4. Оформите кассовую книгу на основании данных предыдущих задач. Задача 5. ОО О " Трансгаз " приобрело у ООО " Газнефть " принтер - Packard LBP - 1120 (паспорт N 112345 , заводской номер 65 23 - 8 7 , дата выпуска - май 20 11 года, инвентарный номер 000 123 ). Покупная стоимость принтера - 3 175 руб. , срок полезного использования - 5 лет. При приемке принтера оформите а кт по форме N ОС - 1 и инвентарную карточку по форме N ОС - 6 . Задача 6. У ООО "Трансгаз " обр азовались излишки стройматериалов , с ебестоимость которых составила 7 0 000 руб. Было принято реш ение продать пиломатериалы за 9 8 00 0 руб. (в том числе НДС - 16334 руб.). Составьте накладную на отпуск материалов на сторону. Укажите недостающие реквизиты. 129 Задание для контроля освоения темы занятия Охарактеризуйте (по выбору обучаемого) одну из функциональных групп учетных документов: документы учета сельхозпродукции и сырья, документы по учету основных средств и нематериальных активов, документы по учету работ, до кументы по учету труда и его оплаты, документы по учету результатов инвентаризации, документы по учету торговых операций. Список используемой литературы Основные источники 1. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник / В.С. Соколов. – 3 - е и зд. – М.: ФОРУМ: ИНФРА - М, 2010. – 176 с. – (Профессиональное образование). 2. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство. Курс лекций [Текст] : учеб. пособие. / М.Ю. Рогожин – М.: ТК. Велби. Изд - во Проспект, 2010. – 240 с. 3. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управ ления в организации [Текст]: учебное пособие / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. – М.: КноРус, 2010. – 160 с. 4. Делопроизводство [Текст]: учеб. пособие / под общ. Ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2010. – 256 с. – (Профессиональное образование). 5 . Басаков, М .И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30 - 2003 [Текст] : учебное пособие / М.И. Басаков. – 6 - е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. – 348 с. 6. Сенотрусова , Ю.В. Образцы кадровых документов с комментариями: [практ. пособие] / Ю.В. Сенотрусова. – 4 - е изд., испр. – Москва: Омега - Л, 2007. Дополнительные источники 1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева . – М.: КноРус, 2008. – 256 с. 2. Ватолина, М.В. Организация работы с документами [Текст] / М.В. Ватолина. – Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с. 3. Стенюков, М.В. Секретарское дело [Текст] / М.В. Стенюков. – М.: «Книга сервис», 2003. - 224 с. 4. ECM - journal.ru. Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием. – Карта сайта: сайт http://ecm - journal.ru/?from=begun 5 . Системы электронного документооборота (СЭД). – Карта сайта: сайт http://www.doc - online.ru/software/ 130 Заключение В методических указаниях представлены практические работы , выполнение которых позволяе т студентам получить умения и навыки работы с основными документами предприятия . Главное место в практических занятиях занимает рассмотрение вопросов управления документацией и документирования деятельности, а также особенности ведения делопроизводства в кадровой службе и бухгалтерии предприятия (организации, учреждения). В большинств е практических ра бот использован отраслевой компонент . При подготовке учебного пособия были использованы труды известных отечественных специалистов в области документационного обеспечения управления. Надеемся, что представленные практические работы повысят уровень освоения дисциплины «Документационное обеспечение управления» и позволят студентам получить профессиональные компетенции, необходимые для освоения будущей профессии – бухгалтера. 131 Приложение А Регистрационная карточка поступающей корреспонденции Входящий номе р и дата регистрации От кого поступил документ Количество листов и экземпляров Исходящий номер и дата полученного документа Краткое содержание документа__________________________________________ Кто направил документ. Резолюция ____________________ __________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Оборотная сторона Дата передачи на исполнение Кому направлен документ Расписка в получении Дата в озврата, расписка принявшего документ Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении Отметка о контроле и исполнении ________________________________________ Когда и кем документ снят с контроля _______________________________ _____ 132 Приложение Б Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции Порядковый регистрационный номер и дата Количество листов и экземпляров Кому направлен документ Расписка в получении или номер реестра, дата Краткое содержание документа _ _________________________________________ Кем подписан документ ________________________________________________ Оборотная сторона Входящий номер исполненного документа Номер дела, в которое помещена копия документа и номера листов Отметка о полученном ответе, дата 133 Приложение В 134 Приложение Г 135 Продолжение приложения Г Личный листок по учету кадров Место для фотографии 4 х 6 1. Фамилия Петров имя Игорь отчество Семенович___ 2. Пол мужской 3. Год, число и меся ц рождения 14 марта 1985 г. 4. Место рождения г.Волгоград 5. Национальность русский 5а. Гражданство гражданин России 6. Образование среднее специальное Наименование учебного заведения и его местонахождение Факульт ет или отделение Год поступл ения Год окончан ия или ухода Если не окончил, с какого курса ушел Какую специальность и квалификацию получил в результате окончания учебного заведения, № диплома или удостоверения Волгоградский менеджмент 2002 2005 Менеджер Колледж газа и нефти 8. Какими иностранными языками и языками народов России владеете _ английский _ (читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться , владеете своб одно) 9. Ученая степень, ученое звание _________________ нет _ _____________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ___________________________ ___________________________________________________________________________________________ ____________________________ 10. Какие имеете научные труды и изобретения ______ _ ___________________________ _ ___________________________________________________________________ _ ______________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 136 11. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по совместительству) При заполнении данного пункта наименование учреждения, организации и предприятия необходимо указывать так, как они называ лись в свое время, военную службу записывать с указанием должности Месяц и год Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства) Местонахождение организации Поступл ения Ухода 07.2005 05.2006 Секретарь - делопро изводитель Волгоградской областной организации добровольного общества любителей книги г.Волгоград 05.2006 по нас - с екретарь общего отдела ЗАО «Факел» г.Волгоград тоящее время 137 Месяц и год Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства) Местонахождение организации Поступл ения Ухода 12. Пребывание за границей (работа, служебная командировка, поездка с делегацией, туризм, отдых и т.п.) Месяц и год В какой стране Цель пребывания за границей с какого времен и по какое время 13. Участие в выборных органах Местонахождение выборного органа Название выборного органа В качестве кого избран Год избрания Выбытия 138 14. Какие имеете правительственные награды (когда и чем награжден) 15. Отношение к воинской обязан ности и воинское звание _______ ______________________ Состав ___________ Род войск _ (командный, политический, административный, технический и т.д.) 16. Семейное положение в момент заполнения личного листка не женат (перечислить членов семьи с указанием года рождения) отец: Петров Семён Игоревич 1960 г.р. мать: Петрова Ирина Николаевна 1965 г.р. 17. Адрес места жительства: По паспор ту индекс 400066 г. Волгоград пр.Ленина, д.2, кв. 3 Фактический индекс 400067 г. Волгоград пр.Ленина, д.2, кв. 3 Зарегистрирован с «___» ___________20__ года по «___» ___________20__ года №____ Номер телефона 18. Паспортные данные: № 18 04 341111 выдан 15.01.2003 ЦентральнымРОВД г.Волгограда Страховое свидетельство государственного пенсио нного страхования 007 – 7 00 – 777 – 37 Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) 3 4 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 «___» ______________20__ года Личная подпись (Работник, заполняющий личный листок, обязан обо всех последующих изменениях (образ овании, присвоении ученой степени, ученого звания, адреса, анкетных и паспортных данных и т.п.) сообщать в отдел кадров для внесения этих изменений в его личное дело) 139 Приложение Д 140 Приложение Е 141 Приложение Ж 142 Продолжение приложения Ж 143 Приложе ние З Сведения о работе Серия и номер*_ (10 разворотов) № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с ука занием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата, номер докум ента, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 Сведения о награждении Серия и номер*_ ра зворотов) № записи Дата Сведения о награждении (поощрении) Наименование, дата, номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 2 3 4

Приложенные файлы

  • pdf DOUprrab
    Методические указания по организации и проведению практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
    Размер файла: 5 MB Загрузок: 1

Добавить комментарий