Как важно быть хорошим секретарем!

«КАК ВАЖНО - БЫТЬ ХОРОШИМ СЕКРЕТАРЁМ»
«THE IMPORTANCE OF BEING A GOOD SECRETARY»

ГАЛИНА РАДОМИРОВНА ПРУС (Г.Р. ПРУС)
GALINA RADOMIROVNA PRUS (G.R. PRUS)

Красноярский промышленный колледж – филиал Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ».

662971, Красноярский край, г. Железногорск, ул. Свердлова, д. 5.
Автор: Галина Радомировна Прус (Г.Р. Прус), преподаватель иностранного языка.

Ключевые слова: общий образовательный уровень, профессиональные требования, категоричность высказывания, общепринятое мнение, сравнительный анализ грамматики, преемственность в изучении языков, зрительная память, обучающие навыки.
Keywords: the general level of education, professional requirements, categorical statements, generally accepted opinion, comparative analysis of the grammar, continuity in the languages learning, visual memory, learning skills.
2016

Повторение грамматики иностранного языка эффективнее проводить с учётом использования профессиональной лексики. Развитие творческих способностей повышает общий образовательный уровень человека. Учитывая профессиональные требования и способствуя становлению гармонически развитой личности, предоставленная Вашему вниманию статья содержит следующие задания для будущих секретарей:
1. «Заполните пропуски правильными словами и выражениями из банка слов»;
2. «Переведите на английский»;
3. «Переведите стихотворение на русский язык»;
4. «Выучите стихотворение наизусть по-английски».
По лексике задания № 1 хорошо проводить диктанты. Диктовать слова и выражения можно как по-русски, так и по-английски. Записывать слова следует по-английски. Все слова в конце диктанта необходимо также и прочитать по-английски, работая над правильным произношением. Выполнение задания способствует расширению активного словарного запаса обучающихся и тренировке их памяти. Текст задания № 1 интересен и переводом на русский язык. При переводе некоторых предложений студентам предстоит повторение темы «Пассивный залог», если перевод предложений в пассивном залоге вызовет у них затруднения. Конструкции пассивного залога понижают категоричность высказываний и позволяют избегать конфликтов. Безличные и неопределённо-личные предложения выражают общепринятое мнение. «If-phrases» - фразы, начинающиеся со слова «Если» позволяют воспринимать утверждение просто как точку зрения говорящего.
Самое трудное - задание № 2. Студентам необходимо самостоятельно проводить сравнительный анализ грамматики родного и английского языков. Перевод может быть выполнен с помощью различных грамматических структур, но при этом обязательно использовать необходимые лексические единицы. Самая распространённая ошибка студентов - при переводе предложений типа: «Я – секретарь с 2-ух летним опытом работы в большой компании». Студенты пропускают необходимую форму глагола-связки «to be» при переводе предложения на английский язык и ставят знак «тире», как в русском предложении. Следует объяснять, что в предложении на русском языке формы глагола – сказуемого может и не быть, - в этом случае и ставится знак «тире», показывая пропуск глагола. Английское предложение всегда содержит глагол, и, по правилам английского языка, предложение: «Я – секретарь с 2-ух летним опытом работы в большой компании» должно быть составлено так: «I am a secretary with two years’ experience at a large company». Здесь же я напоминаю студентам, что с английского языка на русский формы глагола-связки «to be» («am» в приведённом примере) дословно не переводятся.
В качестве предложений для перевода с русского языка на английский я включила примеры в настоящем простом (неопределённом) времени - The Present Simple (Indefinite) Tense как в действительном, так и в страдательном залоге. Это объясняется тем, что в будущей профессиональной деятельности студентам предстоит работать со справочной литературой, - читать и, возможно, составлять, руководства для сотрудников компании. Настоящее простое (неопределённое) время – The Present Simple Tense используется во всех справочниках и руководствах. Для некоторых предложений даны альтернативные варианты перевода, возможные в большинстве случаев. Студенты, занимающиеся по учебному пособию «Secretarial», легко находят соответствующие английские предложения при чтении текстов и выполнении заданий к ним.
Все задания разработаны поэтапно, с учётом лексики и грамматики каждого семестра, со второго по третий курс - включительно. Следование принципу: «От простого – к сложному» и систематическая работа студентов по освоению иностранного языка способствуют пониманию и закреплению материала, преемственности в изучении английского и профессионального английского языка.
Помимо заданий, данная статья включает в себя и ответы. Ответы предоставляются студентам после выполнения ими конкретного задания. Самостоятельно сравнив правильный ответ с собственным результатом, студенты письменно выполняют работу над ошибками. Зрительная память способствует закреплению пройденного материала, - именно поэтому работа над ошибками выполняется в письменной форме. Преподаватель отвечает на вопросы, возникающие при выполнении работы над ошибками. Что касается меня, то я всегда проверяю работы студентов в течение урока, - тогда внимание к ним у студентов гораздо больше.
Раздаточный материал расширяет возможности как самостоятельной, так и домашней работы студентов. При подготовке моделей для первых двух видов заданий мною использовался раздел «Glossary» - «Глоссарий», который также предоставляет студентам богатый материал для развития навыков перевода с английского языка на русский, и с русского – на английский, обогащая словарный запас студентов профессиональной лексикой.
Сокращения, которым в разделе «Glossary» - «Глоссарий» уделяется необходимое внимание, я не привожу своим студентам в качестве отдельного задания. Мы вместе повторяем значения этих сокращений, которые будут встречаться студентам в их дальнейшей повседневной работе. Таких сокращений – всего девять во всех трёх книгах пособия «Secretarial», их следует запомнить: «ASAP» – «as soon as possible» - «так скоро, насколько возможно»; «RSVP» – «reply please» - «ответьте, пожалуйста»; «Corp.» – «corporation» - «корпорация», что обычно следует за названием компании; «esp.» - «especially» - «особенно»; «exp.» - «experience» - «опыт»; «IT» - «Information Technology» - «Информационная Технология»; «K» - «thousand» - «тысяча» и используется после числа, чтобы показать, сколько тысяч долларов в год человек зарабатывает на работе; «p.a.» - «per annum» - «each year» - «каждый год»; «w.p.m.» - «words per minute» - «слов в минуту», что означает скорость печати.
Стихотворение – текст задания № 3 я нашла в интернете и постаралась перевести в стихотворной форме. Я никогда сама не писала стихов, поэтому встретилась с определёнными трудностями при создании этого стихотворного перевода. Тем не менее, результат меня порадовал! Каждому студенту также предоставляется возможность проявить творческие способности поэта-переводчика и радоваться личным достижениям, а они – обязательно будут! Стихотворение легко запоминается, поэтому следует выучить его по-английски. Мне очень нравится, когда студенты читают английские стихотворения наизусть. Сначала – многие стараются уклониться от выполнения такого задания «всеми правдами и неправдами». Затем - всегда и в любой группе есть студенты, успешно декламирующие английские стихи. Остальные не хотят отставать от товарищей, и также стараются выучить английское стихотворение. Конечно, оценки у всех студентов – разные, но всех всегда есть за что похвалить!
Я всегда спрашиваю студентов: «Какая известная пьеса своим названием напоминает Вам заглавие данной статьи на английском языке» - «The importance of being a good secretary»? Особенно меня радует, когда студенты вспоминают автора и его лучшую пьесу. Английский философ, эстет и писатель ирландского происхождения – Оскар Уайльд написал пьесу «Как важно – быть серьёзным» - «The importance of being earnest» в жанре комедии, драмы и мелодрамы. По этой пьесе снят фильм, пьесу до сих пор включают в свой репертуар театры всего мира. Цитата из этого произведения: «К счастью, по крайней мере, у нас, в Англии, образование не оставляет никаких следов» должна заставить молодых людей задуматься о значении образования в процессе формирования личности каждого человека, о роли образования в их собственной жизни. Секретарь, как «лицо компании», должен быть образованным и эрудированным специалистом.
У меня в кабинете – портрет Оскара Уайльда со словами: «Youth is the time for success»! – «Молодость – это время для успеха»! Не только студенты – будущие секретари, но и сотрудники различных учреждений, работающие с компьютерной и офисной техникой, а также все желающие изучать английский язык самостоятельно могут применять приведённые в статье лексические единицы и грамматические структуры в своей успешной профессиональной деятельности.
1. «FILL IN THE BLANKS WITH THE CORRECT WORDS AND PHRASES FROM THE WORD BANK» - «ЗАПОЛНИТЕ ПРОПУСКИ ПРАВИЛЬНЫМИ СЛОВАМИ И ВЫРАЖЕНИЯМИ ИЗ БАНКА СЛОВ»
answering machine, available, client, come in, dictation
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·
·a caller to another phone line.
1.18. A ... ... is a pad of paper intended to be used when taking messages.
1.19. A ... ... features areas for names, phone numbers, messages and instructions.
1.20. Being «... ...» means waiting on the phone line to speak to someone.
1.21. If information is ... , it is related to the topic being discussed.
1.22. ... means something is done openly and honestly.
1.23. A ... ... is a graph that represents different amounts with thick lines of different lengths.
1.24. To ... means to show how something is done.
1.25. To ... means you leave a location for another place.
1.26. A ... is one part of an organization, such as a company.
1.27. ... is the skills and knowledge a person gets from doing something.
1.28. To ... ... means to be equal to something or someone in ability.
1.29. A ... is a company that sells the same things as another company.
1.30. A ... ... is a circle that has sections to show how something is divided into different amounts.
2. «TRANSLATE INTO ENGLISH! » - «ПЕРЕВЕДИТЕ НА АНГЛИЙСКИЙ!»

2.1. Я – секретарь с 2-ух летним опытом работы в большой компании.
2.2. Для выполнения своей работы сотрудникам нужны ручки, скрепки и скоросшиватели.
2.3. Я отвечаю за приобретение офисной канцелярии.
2.4. В установленную дату каждого месяца сотрудники дают мне списки того, что им надо.
2.5. Я размещаю заказ на офисную канцелярию, чтобы получить всё в одно и то же время.
2.6. Скидки за большие заказы помогают экономить деньги, кроме того, и на транспортных расходах.
2.7. Наша фирма – это магазин розничной торговли офисной мебелью, основанный в Красноярске.
2.8. У нас большой выбор мебели, которая поступает в традиционном и современном стиле.
2.9. Входите и посмотрите всё, что Вам надо!
2.10. Мы также доставим мебель к Вашему дому или офису с понедельника по пятницу.
2.11. Я читаю справочники, чтобы знать больше о моей работе.
2.12. Справочники находятся в библиотеке офиса.
2.13. Слева – руководства с должностными инструкциями.
2.14. Следом за руководствами – каталоги компании.
2.15. Здесь расположены и телефонные книги, и базы данных.
2.16. Читайте их, если ищете детали о заказчиках!
2.17. Словари и тезаурусы – справа.
2.18. У нас эти книги – на более чем на одном языке.
2.19. Словари и тезаурусы – очень полезны при подготовке документов для иностранных клиентов.
2.20. Энциклопедии и атласы мира полезны при планировании деловой поездки.
2.21. Офисное оборудование может быть таким дорогим!
2.22. Существуют способы оборудовать офис дёшево и эффективно.
2.23. Если хотите сэкономить до 70%, - купите принтер «четыре в одном»!
2.24. Ищите бывшее в употреблении оборудование хорошего качества!
2.25.Уничтожитель бумаги не обязательно должен быть новым.
2.26. Просто убедитесь, что всё работает.
2.27. Лучше покупать телефон с автоответчиком.
2.28. Секретарю требуется иметь определённые значительные навыки работы, как с людьми, так и на компьютере.
2.29. Хороший организатор может готовить официальные документы.
2.30. Отвечать по телефону и приветствовать клиентов – также очень важно.
3. «TRANSLATE THE POEM INTO RUSSIAN» - «ПЕРЕВЕДИТЕ СТИХОТВОРЕНИЕ НА РУССКИЙ ЯЗЫК»; «LEARN THE POEM BY HEART IN ENGLISH» - «ВЫУЧИТЕ СТИХОТВОРЕНИЕ НАИЗУСТЬ НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ»!

«Endless phone calls you will take, 
Endless deadlines you will make, 
Answer questions all day long,
Making sure nothing goes wrong,
Your organization is beyond compare,
Knowing exactly what to find and where,
Your smile reaches far and near,
And tells all - they are welcome here.
Thank you, secretaries, for all you do!
We would be lost without you!»

(Niki Alling)

«ANSWERS» - «ОТВЕТЫ»

1.1. If a person is available, they have time to go to a meeting, have lunch or speak with someone.
1.2. To come in is to enter a building, like a store or house.
1.3. An employee is someone who works for a company.
1.4. An answering machine is a device that is connected to the telephone for the purpose of recording messages.
1.5. An office supply store is a place where business equipment is sold.
1.6. «Sales» is an area of business about persuading people to buy a product or service.
1.7. Client is another word for customer.
1.8. A manual is a book containing instructions.
1.9. A dictation machine is a device that records spoken notes or instructions usually to be typed up at a later time.
1.10. A product is modern when it’s design and/or technique is new.
1.11. If people feel welcomed when they are arriving they feel as if people want them there.
1.12. An introduction is when you exchange your name and other basic information with another person for the first time.
1.13. If something regards something it is about that thing.
1.14. «On arrival» means when you get to a place.
1.15. To «ring off the hook» is to receive many phone calls in a row for an extended period.
1.16. To return a call is to phone somebody who called you earlier.
1.17. To «put someone through» is to connect a caller to another phone line.
1.18. A message pad is a pad of paper intended to be used when taking messages.
1.19. A message pad features areas for names, phone numbers, messages and instructions.
1.20. Being «on hold» means waiting on the phone line to speak to someone.
1.21. If information is pertinent, it is related to the topic being discussed.
1.22. Sincerely means something is done openly and honestly.
1.23. A bar graph is a graph that represents different amounts with thick lines of different lengths.
1.24. To demonstrate means to show how something is done.
1.25. To depart means you leave a location for another place.
1.26. A department is one part of an organization, such as a company.
1.27. Experience is the skills and knowledge a person gets from doing something.
1.28. To measure up means to be equal to something or someone in ability.
1.29. A competitor is a company that sells the same things as another company.
1.30. A pie chart is a circle that has sections to show how something is divided into different amounts.

2.1. I am a secretary with two years’ experience at a large company.
2.2. The employees need pens, paperclips and folders to do their jobs.
2.3. I am in charge of purchasing office supplies.
2.4. On a set date every month, the employees give me lists of what they need.
2.5. I place an order for the office supplies to get everything at the same time.
2.6. Discounts for larger orders help to save money on shipping charges as well.
2.7. Our firm is an office furniture retailer based in Krasnoyarsk.
2.8. We have a large selection of furniture which comes in traditional and modern style.
2.9. Come in and check out everything (what) you need!
2.10. Well also deliver furniture to your home or office, from Mondays through Fridays.
2.11. I read reference books to learn more about my job.
2.12. Reference books are in the office library.
2.13. The job manuals are on the left side.
2.14. Company catalogues are next to the manuals
2.15. Phone books and databases are located here, too.
2.16. Read them if you look for customer details!
2.17. Dictionaries and thesauruses are on the right side.
2.18. We have these books in more than one language.
2.19. Dictionaries and thesauruses are very helpful (useful) when preparing documents for foreign clients.
2.20. Encyclopedias and world atlases are helpful (useful) when planning a business trip.
2.21. Office equipment can be so expensive!
2.22. There are ways to outfit an office cheaply and efficiently.
2.23. If you want to save up to 70%, buy «a four-in-one printer».
2.24. Look for good quality used equipment!
2.25. A shredder doesn’t have to be new.
2.26. Just make sure that everything still works!
2.27. It is better to buy a telephone and answering machine combination.
2.28. A secretary needs to have certain great skills to work with people and computer skills as well.
2.29. A good organizer can prepare legal documents.
2.30. Answering the phone and greeting clients is also very important.

3.
Бесконечные телефонные звонки Вы будете принимать,
Бесконечные сроки Вы будете назначать,
На вопросы в течение всего дня отвечать.
То, что ничего не нарушается, - требует подтверждения!
Ваша организованность - вне всякого сравнения:
«Точное знание всего и всех местоположения»!
Ваша улыбка не знает преграды,
И всем сообщает: «Им здесь очень рады»!
Спасибо, секретари, за всё, что Вы делаете для нас!
Без Вас мы были бы потеряны в тот же час!

«BIBLIOGRAPHY» - «СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ»

1. Virginia Evans Career Paths “Secretarial” © Express Publishing, 2011 [Электронный Ресурс] – Режим Доступа: http://www.expresspublishing.co.uk
ISBN 978-0-85777-860-4
2. Virginia Evans Career Paths “Teacher’s Book” © Express Publishing, 2011 [Электронный Ресурс] – Режим Доступа: http://www.expresspublishing.co.uk
ISBN 978-0-85777-861-1
3. Электронные пособия для аудирования (CD)
CD 1 UK version © Express Publishing
ISBN 978-0-85777-863-5
CD 2 UK version © Express Publishing
ISBN 978-0-85777-864-2


6ђ Заголовок 3HYPER15Основной шрифт абзаца

Приложенные файлы

  • doc Sekretar
    Размер файла: 105 kB Загрузок: 1

Добавить комментарий