Положение
о порядке ведения и хранения личных дел сотрудников
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Настоящие Положение о порядке ведения и хранения личных дел (далее Положение) является локальным актом Муниципального бюджетного учреждения дополнительного образования «Яшалтинская детская музыкальная школа» (Далее – школа), разработано в соответствии с:
Трудовым кодексом от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ. статьями 337 и 343
Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководством Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г.
Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Коллективным договором;
Уставом ОУ.
1.2. Личное дело сотрудника учреждения – основной документ персонального учета, в
котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.
1.3. Не допускается ведение нескольких личных дел сотрудника.
1.4. Ведение личных дел преподавателей и сотрудников возлагается на директора.
2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ
2.1 Оформление личных дел осуществляется в течение 5 дней со дня приема работника на работу.
2.2. При поступлении на работу в образовательное учреждение гражданин представляет:
Заявление о приеме на работу;
Автобиографию;
Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
Копию идентификационного номера налогоплательщика;
Копии документов об образовании;
Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
Санитарную книжку;
Копии документов о награждении;
Копии аттестационных листов;
Справку о наличии судимости;
Личный листок по учету кадров.
Работодатель оформляет:
трудовой договор в двух экземпляров;
приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
личную карточку № Т-2.
2.3. Личному делу присваивается номер, согласно журналу учету личных дел.
2.4. Документы в личном деле располагаются в следующем порядке:
Опись документов, имеющихся в личном деле
Личный листок по учету кадров с фотографией размером 4*6
Трудовая книжка;
Санитарная книжка;
Личное заявление о приеме на работу
Приказ о приеме на работу
Автобиография работника.
Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Копию идентификационного номера налогоплательщика;
Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
Копии документов об образовании;
Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
Трудовой договор;
Согласие на обработку персональных данных;
Копии документов о награждении;
Копии аттестационных листов;
Справку о наличии судимости;
Дополнительные соглашения к трудовому договору, представления, заключения о назначении, освобождении или перемещении по должности и копии приказов;
Копии документов о повышении квалификации, о переподготовке.
2.5. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться хронологическом порядке.
3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ И СОТРУДНИКОВ ОУ.
3.1 Личное дело преподавателей и сотрудников ОУ ведется в течение всего периода работы каждого преподавателя и сотрудника в ОУ.
3.2 Ведение личного дела предусматривает:
Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке;
Ежегодную проверку состояния личного дела преподавателей и сотрудников ОУ на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
3.3 Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле.
4.ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ И СОТРУДНИКОВ ОУ
4.1 Хранение и учет личных дел преподавателей и сотрудников ОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:
Личные дела сотрудников хранятся в сейфе ОУ, а внутри – по алфавиту.
Доступ к личным делам преподавателей и сотрудников ОУ имеют только директор ОУ.
Систематизация личных дел преподавателей и сотрудников ОУ производится в алфавитном порядке.
Личные дела педагогов и сотрудников ОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника. (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года).
5.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
5.1 Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора ОУ.
5.2 Работа (ознакомление) с личными делами преподавателей и сотрудников ОУ производится в кабинете директора, а время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня директор обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.3 Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1 Преподаватели и сотрудники ОУ обязаны своевременно представлять сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2 Работодатель обеспечивает:
сохранность личных дел преподавателей и сотрудников ОУ;
конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах преподавателей и сотрудников ОУ.
7. ПРАВА
7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах преподавателей и сотрудников ОУ,
преподаватели и сотрудники ОУ имеют право:
Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
Получить свободный доступ к своим персональным данным;
Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных
работодатель имеет право:
Обрабатывать персональные данные преподавателей и сотрудников ОУ, в том числе и на электронных носителях;
Запросить от преподавателя и сотрудников ОУ всю необходимую информацию.
15
Приложенные файлы
