file1


Чтобы посмотреть презентацию с оформлением и слайдами, скачайте ее файл и откройте в PowerPoint на своем компьютере.
Текстовое содержимое слайдов:

Государственное профессиональное образовательное автономное учреждение Амурской областиАмурский технический колледж(ГПОАУ АТК) Применение проектных технологий в учебном процессе Мастер производственного обучения высшей категорииПуценко Светлана Михайловна г.Свободный2008 СОДЕРЖАНИЕ Введение. Краткая справка из истории появления проектовПоложение о проектной деятельности учащихсяВиды проектовПриложение 1 Положение о проведении защиты проектовПриложение 2 Презентация проектаПриложение 3 Оценивание персонального проектаКритерии мультимедийной презентацииОценка проектаРЕЦЕНЗИЯ на проект учащегося (учащихся)Приложение 4 Методический паспорт учебного проектаПамятка создателям презентацийРекомендации для преподавателя по подготовке учащихся к выступлению (презентации проекта) Подготовка выступления (презентация проекта) (рекомендации для учащихся) Предлагаемые темы проектовСписок использованной литературыОбразец проекта учащихся Современная наука предлагает различные подходы к проблеме активизации обучения учащихся: обновление содержания, внедрение новых педагогических технологий и т.д. Одним из путей оптимизации учебно-воспитательного процесса, повышения эффективности педагогической системы по праву можно считать организацию учебно-познавательной деятельности учащихся. Введение в педагогические технологии элементов исследовательской деятельности учащихся позволяет педагогу не столько учить, сколько помогать им учиться, направлять их познавательную деятельность. Одним из наиболее распространённых видов исследовательского труда учащихся в процессе обучения сегодня является метод проектов.       ВВЕДЕНИЕМетод проектов как дидактическое средство активизации познавательной, творческой деятельности учащихся Проектный метод впервые появился в 1919 году в Америке. В его основе лежат идеи американских учёных Дьюи, Лая, Торндайка. В России он получил широкое распространение в 1925 году после издания брошюры В.Х.Кильнатрика «Метод проектов. Применение целевой установки в педагогическом процессе».  В 20-30-е годы ХХ в. в школах России широко использовался метод проектного обучения, для реализации задач развития учащихся. Позже данный метод был изъят из школы, так как «не давал возможности ученикам овладеть системой знаний в области конкретных учебных курсов». В конце XX века проектирование превратилось в наиболее распространённый вид интеллектуальной деятельности. Современное обучение направлено на развитие ребенка, и практика требует конкретных технологий, направленных на реализацию данного принципа. Метод проектов как нельзя лучше способствует этому.В чём же суть проектного обучения? «Проект» - буквально «брошенный вперёд», т.е. прототип, прообраз объекта или деятельности: поэтому проектный метод предполагает использование всевозможных средств для получения информации. Метод проектов – педагогическая технология, ориентированная не на интеграцию фактических знаний, а на их применение и приобретение новых. Активное включение учащихся в создание проектов даёт им возможность осваивать способы человеческой деятельности. В процессе работы над проектом учащийся «проживает» конкретные ситуации, постигает реальные процессы, выступает в новом для себя качестве «исследователя». Под проектом нами понимается самостоятельная творческая работа, выполненная под руководством преподавателя. Современный проект учащегося – это дидактическое средство активизации познавательной деятельности, развития творчества и формирования личностных качеств. Идеи, на которых строится проектное обучение (ПО) состоят в следующем: Образовательный процесс строится в логике деятельности, имеющий личностный смысл для ученика, что повышает его мотивацию (личностно- ориентированно)   Комплексный подход к разработке учебных проектов способствует сбалансированному развитию основных физиологических и психических функций учащегося (знание, понимание, применение, анализ, синтез);  Глубокое, осознанное освоение базовых знаний обеспечивается за счёт их универсального использования в разных ситуациях; Гуманистический смысл ПО состоит в развитии творческого потенциала учащихся. Особенностью системы выполнения проектов является совместная творческая работа преподавателя и учащегося. В целом при работе над проектом педагог помогает учащимся в поиске источников; сам является источником информации; координирует весь процесс; поддерживает и поощряет участников; поддерживает обратную связь, чтобы помогать им выполнять работу.Следует иметь в виду, что проекты будут педагогически эффективны только в контексте общей концепции обучения и воспитания. Они предлагают с одной стороны, отход от авторитарных методов обучения, а с другой – предусматривают хорошо продуманное и концептуально обоснованное сочетание разнообразных методов, форм и средств обучения. Проект – один из компонентов системы образования, а не самостоятельная система. Для введения в учебный процесс метода проектов преподавателю необходимо:-    при планировании выделить тему (темы), раздел (разделы), которые будут вынесены на «проектирование»;-     сформулировать темы, работа над которыми потребует присвоения учащимся необходимых по программе знаний, умений и навыков;-    изучить и проанализировать возможности учащихся;-    дифференцировать темы по степени сложности;-    разработать методические рекомендации – список литературы, алгоритм выполнения проекта;-    проявлять доброжелательность и мягкость при высказывании замечаний;-    постоянно пополнять свои знания по тематике проектов. Самое сложное для преподавателя в ходе проектирования – роль независимого консультанта;  необходимо удерживаться от подсказок, но направлять в нужное русло. При использовании метода проектов существуют два результата. Первый – педагогический эффект от включения учащихся в добывание знаний и их применение.Второй – реально полученный продукт (проект). Понятно, что в таком случае обычная пятибалльная шкала не подходит. Возможно применение рейтинговой оценки (баллы могут проставляться как преподавателем, так и учащимися), где основными критериями являются интеллектуальная активность, умение работать в команде, уровень самостоятельности, качество оформления, актуальность, новизна предлагаемых решений и т.д.  Принцип активности ребёнка в процессе обучения был и остаётся одним из основных в дидактике. Под этим понятием подразумевается такое качество деятельности, которое характеризуется высоким уровнем мотивации, осознанной потребностью в усвоении знаний  и умений, результативностью и соответствию нормам. Такого рода активность сама по себе возникает не часто, она является следствием целенаправленных педагогических воздействий и организации необходимых условий, т.е. применяемой технологией.         Современные педагогические технологии обладают средствами, активизирующими деятельность учащихся, в технологии проектного обучения эти средства составляют главную идею.             Думается, что технологию проектного обучения необходимо шире вводить в практику современного образования, так как мы можем рассчитывать на получение качественно нового результата, выраженного в развитии познавательных способностей учащихся, их самостоятельности и творчества в познавательной деятельности. ПОЛОЖЕНИЕ О ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧАЩИХСЯ Регламентирует порядок организации и осуществления проектной деятельности учащихся 1. Учащиеся выполняют учебные проекты и мини-проекты, темы которых предлагают преподаватели.2. Учебный проект оценивается по разработанным критериям и суммарная оценка может быть выставлена по нескольким предметам, если проект является межпредметным.3. Для организации проектной деятельности преподаватели в тематических планах должны указать предполагаемые темы проектов и примерные сроки их сдачи. 4. Руководителем проекта является преподаватель или мастер производственного обучения, организующий проект.5. Проект может быть групповым или индивидуальным 6. Проектные задания должны быть четко сформулированы, цели и средства ясно обозначены, совместно с учащимися составлена программа действий. 7. Учащиеся могут по желанию выполнять проекты, темы которых они выбрали самостоятельно, однако тема должна быть согласована с руководителем проекта. 8. Цель организации презентации проектов: - предоставление учащимся возможности для публичного выступления с целью самовыражения; - повышение мотивации, интереса к учебе, престижности выполнения проектов; - обучение учащихся умению презентовать себя и свою работу; - обучение учащихся технологии проектной деятельности.9. На каждый проект руководитель с учащимися оформляет методический паспорт. ВИДЫ ПРОЕКТОВ № Критерии Виды проектов 1 содержание проекта Монопредметные (выполняются на материале конкретного предмета); Межпредметные (интегрируется смежная тематика нескольких предметов); Надпредметные (выполняются на основе изучения сведений, не входящих в программу) 2 включенность проектов в учебные планы Текущие (на самообразование и проектную деятельность выносится из учебного курса часть содержания обучения) Итоговые (по результатам выполнения проекта оценивается освоение учащимися определенного учебного материала);   3 продолжительность выполнения проекта Мини-проекты (несколько недель); Средней продолжительности (несколько месяцев); Долгосрочные (в течение года) 4 количество участников проекта Коллективные, Индивидуальные, Групповые   Выполняя творческие проекты, учащиеся овладевают основами проектирования, технологии, коммуникации и рефлексии, учатся приобретать новые знания и умения, а также интегрировать их. Навыки работы с материалами, инструментами, информацией учащиеся получают по мере реализации той или иной идеи в процессе выполнения различных проектов. Наиболее важными результатами выполненных учащимися проектов являются: реализованный на практике объект проектирования (изделие, услуга, мероприятие), оформленное описание проекта (дневник проектирования или проектная папка), освоенные в ходе проектной деятельности знания и умения, развитые личностные качества и способности. Большинство преподавателей испытывают затруднения при организации работы учащихся над описанием проекта. Это связано с тем, что от учащихся часто требуется выполнение длинных записей из разных источников информации. Естественно, что такая деятельность резко снижает их мотивацию к работе над проектами. Поэтому проектная папка не должна включать много страниц письменного (печатного) текста. Организация обучения по методу проектов предполагает превращение учащегося в субъект трудовой деятельности, где каждый становится равноправным членом творческого коллектива. При этом преподаватель не противостоит учащимся, а выступает в качестве партнера. Работа над проектами в творческом коллективе дает возможность учащимся объединиться по интересам, обеспечивать для них разнообразие ролевой деятельности в процессе обучения, воспитывает обязательность выполнения заданий в намеченные сроки, взаимопомощь в работе, тщательность и добросовестность. Все это способствует самоопределению, самореализации личности учащихся, позволяет им подойти к осознанному выбору профессии. Включение метода проектов в учебный процесс дает возможность педагогу значительно расширить свой творческий потенциал, разнообразить организационные формы проведения занятий, применять на них не только традиционные методы обучения, но и эвристические приемы и методы активизации творческого мышления. Достижение положительных результатов при использовании метода проектов возможно при условии качественной методической подготовки преподавателя, которая включает:-         знание принципов и требований к подбору объектов проектной деятельности учащихся;-         владение методикой и организацией учебного проектирования;-         умение планировать деятельность учащихся в ходе работы над проектом;-         организацию систематического контроля учащихся в ходе выполнения творческих проектов;-         подготовку необходимых методических и дидактических материалов. Тематика проектных заданий должна быть достаточно широкой и разнообразной, чтобы охватить возможно большой круг вопросов программы и учесть интересы учащихся. Организуя учебное проектирование, преподаватель должен уметь осуществлять индивидуальный и дифференцированный подход к учащимся, для этого нужно использовать различные по уровню сложности проектные задания. Занятия по учебному проектированию можно организовать в виде игры, используя ассоциативные методы поиска решений: метод мозгового штурма, морфологический анализ и др. Преподавателю не следует предлагать учащимся наилучший вариант решения проблемы. Он должен создавать условия для творческого и успешного осуществления работы учащихся над проектом, постоянно стимулируя их интерес к проектированию. Приложение 1Положение о проведении защиты проектаОсновные этапы совместной деятельности преподавателя и учащихся1 этап Составление списка учащихся Учащиеся могут выполнять проект как самостоятельно, так и мини-группами по 2-3 человека в зависимости от выбранной темы и уровня подготовленности участников группы. 2 этап Выбор темы Тема должна быть актуальна и интересна не только учащемуся, но и его одногруппникам, должна быть социально значима, давать новые знания по вопросу.Успешность защиты проекта во многом зависит от грамотного выбора темы. Есть три типа проектов:Классификационный, позволяющий его автору обобщить материал, изучаемый в различных разделах науки и в различное время.Познавательный, позволяющий его автору изучить внепрограммный теоретический материал и показать его применение к решению проблем основного курсаИсследовательский, где основным содержанием проекта является цепочка задач или проблем, решаемых автором самостоятельно. Особенности каждого типа:Классификационный - предполагает обоснование принципа выбора классификации, ее полноту и достаточно высокий уровень обобщения программного материала, наличие внутренней связи между внешне далекими понятиями.Познавательный - подразумевает изучение его автором достаточно сложного теоретического материала, далеко выходящего за рамки программы. В итоге должны быть собраны воедино и доступно изложены основные положения изученного, приведены яркие примеры, иллюстрирующие характерные идеи и методы. Желательно, чтобы автор отметил возможность практического применения изложенных идей в областях далеких от данного предмета.Исследовательский - требует от автора гораздо большего объема самостоятельной работы. Его основой является исследование свойств выбранного объекта исследования. Материал излагается в виде логически связанной цепочки решенных задач и рассмотренных проблем. Отдельный интерес (независимо от типа) представляют проекты, иллюстрирующие различные межпредметные связи. 3 этап Выбор консультантов-руководителей. Определение первичного списка изучаемой литературыПосле того, как учащиеся определятся с темой проекта, им назначаются консультанты-руководители. Их задачей является составление списка литературы, которую учащиеся должны проработать и использовать при написании проекта. В процессе знакомства учащихся с литературой, консультанты помогают им составить план будущей работы, уточнить список включаемых в проект задач, проблем, актуальных вопросов и т.д. Важен и правильный подбор консультантов-руководителей. Если выбран познавательный тип проекта, то консультант должен быть специалистом по данному вопросу. Работу классификационного типа обычно курирует основной преподаватель. Консультант исследовательского проекта исполняет роль научного руководителя, дает промежуточные задания, задает направление дальнейших исследований, это должен быть человек с большим кругозором.К консультациям, помимо основного преподавателя, могут привлекаться и другие преподаватели, родители-специалисты. 4 этап Написание проекта, подбор и решение задач и проблем, обсуждение прикладной части проектаПроект должен включать следующие разделы:1. Введение, где показана значимость выбранной темы для учащегося. Возможно описание предыстории, некоторых классических методов, которые встретятся в проекте.2. Основная часть, где даются все используемые определения, рассматриваются проблемы и задачи и т.д.3. Практическая часть, где показываются разнообразные применения теории и приводятся решенные задачи и исследования.4. Заключение, где указывается место данной темы в курсе и возможные межпредметные связи.5. Оглавление и список использованной литературы. В процессе написания проекта консультантами даются рекомендации по его оформлению, логической последовательности изложения рассматриваемых вопросов и проблем. Любой проект должен содержать задачи, решенные самим автором самостоятельно.5 этап РецензированиеГотовый вариант отдается на рецензирование консультантам, другим преподавателям и специалистам. Все члены комиссии знакомятся с проектом и рецензией заранее. Готовая работа возвращается с конкретными замечаниями, часть которых должна быть устранена до защиты. Рецензия также содержит предварительную оценку работы. Оценка должна соответствовать требованиям, предъявляемым к конкретному типу проекта. Учащиеся знакомятся с рецензией на свою работу, с тем, чтобы в процессе защиты учесть мнение рецензента и внести изменения в работу. 6 этап ЗащитаЗащита является открытым мероприятием, на нем присутствуют все желающие: одногруппники, педагогический состав учебного заведения.В процессе защиты учащийся не воспроизводит полностью свою работу, а кратко излагает содержание проекта, подробно останавливаясь на наиболее существенных моментах, акцентируя внимание на какой-либо проблеме, которую ему пришлось решать самостоятельно. По окончании сообщения автора зачитывается рецензия, члены комиссии задают вопросы. Их цель - выяснить глубину освоения учащимся материала и насколько он в нем ориентируется. Большое влияние на оценку оказывает заключительная часть защиты, где учащийся отвечает на вопросы комиссии. Характер вопросов связан с типом проекта. Комиссия не ограничивается цифровой оценкой учащегося, а подробно характеризует достоинство и недостатки, как проекта, так и его защиты. Защита одного проекта занимает 20-30 минут. 7 этап РефлексияСовместную работу ученика, учителя и других участников процесса проектирования можно рассматривать как модель исследовательской деятельности в рамках образовательного учреждения. В этом процессе учащийся поднимается на качественно иной уровень образования, а сами проекты станут полезными методическими пособиями, которые преподаватель сможет использовать в дальнейшем и на уроке, и во внеурочной деятельности. Приложение 2Презентация проектаНа презентации проекта должен быть представлен не только созданный продукт, но и подготовлен отчет, который содержит описание работы над проектом, постановку цели, самооценку и рефлексию автора проекта. В рефлексии учащийся должен отразить информацию о достигнутых целях, а также проанализировать чему научился и что узнал нового в процессе подготовки проекта.Отчету придается большое значение, т.к. оценивается не только сам продукт, но и отчет автора. Отчет может быть представлен в различных формах – отпечатанный текст, в виде презентации подготовленной в Power Point или устное сообщение. Отчет поможет учащимся проанализировать свою работу, а также закрепить такие общеучебные умения и навыки как целеполагание, планирование, рефлексия и т.п. Отчет должен отражать основные этапы проектной деятельности: выбор темы и ее значимость для автора проекта, планирование деятельности, описание этапов работы над проектом, самооценка и рефлексия.К проекту должна прилагаться рецензия преподавателя с оценкой предоставленного материала. Приложение 3Оценивание персонального проектаПроект оценивается по критериям: Обоснование и постановка цели, планирование  путей ее достижения, практическая ценность проекта   Цель выполнения проекта не сформулирована. 0 Цель определена,  но не обозначены пути ее достижения, нет плана работы. 1-2 Цель определена, ясно описана, дан подробный план путей ее достижения, проект выполнен точно и последовательно в соответствии с планом имеет практическую ценность 3-5  (мах 5 баллов) Полнота использованной информации, разнообразие источников информации         (мах 3 балла) Библиография отсутствует. 0 Библиография содержит незначительный объем подходящей информации. 2 Работа содержит достаточно полную информацию из широкого спектра подходящих источников. 3 Творческий и аналитический подход к работе, объем разработок, новизна решений Работа не содержит личных размышлений и представляет собой нетворческое обращение к теме проекта 1 Работа содержит размышления описательного характера, не использованы возможности творческого подхода 2-4 Работа отличается глубокими размышлениями и анализом, собственным оригинальным отношением автора к идее проекта, новые решения 5-7  (мах 7 баллов) Качество оформления отчета о работе над проектом и наглядных пособий Отчет отсутствует 0 Отчет представлен в виде устного сообщения без наглядных пособий 1-3 Отчет представлен в виде презентации или текстового файла 3-4  (мах 4 балла) Анализ процесса и результата работы  Анализ работы отсутствует 0 Анализ работы выполнен формально 1-2 Представлен исчерпывающий обзор хода работы с анализом складывавшихся ситуаций 5-6 (мах 6 баллов) Личная заинтересованность автора, его вовлеченность в работу, уровень самостоятельности Работа шаблонная, показывающая формальное отношение автора 1-2 Работа самостоятельная, демонстрирующая личное заинтересованное отношение автора., собственные разработки и предложения 3-4  (мах 4 балла) КРИТЕРИИ МУЛЬТИМЕДИЙНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ Вид работы Максимальное количество баллов Создание слайдов 1. Титульный слайд 3 – 5 2. Обоснованное количество слайдов 3 – 5 Содержание 3. Использование эффектов анимации 5 - 10 4. Вставка таблиц, диаграмм, схем, рисунков 5 - 10 Организация 5. Текст написан грамотно, оформлен по правилам машинописи, идеи ясно изложены 5 - 10 6. Слайды представлены в логической последовательности 5 - 10 ОЦЕНКА ПРОЕКТА Ф.И.О. создателя проекта __________________________________Дата создания _______________ Оценка проекта(баллов) Оценка презентации(баллов) Общее количество балов Итоговая оценка за защиту 1. 2. 3. 4. 5. 6. Итого: РЕЦЕНЗИЯна проект учащегося (учащихся) Ф.И.О. _________________________________________________Группа № _____________Профессия _____________________________________________Тема проекта ___________________________________________Тип проекта ____________________________________________Отчет (форма) __________________________________________Рецензия ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Вывод ____________________________________________________________________________________________________________Рецензент _____________________ «_____» ______________ 200 __ г. Приложение 4МЕТОДИЧЕСКИЙ ПАСПОРТ УЧЕБНОГО ПРОЕКТААдресацияТема(ы) учебно-тематического плана предмета(предметов).Цели: образовательные, воспитательные, развивающие.Задачи учебно-педагогические (класса, группы, каждого учащегося)Возраст учащихся.Время работы над проектом.Режим работы.Обеспечение7. Материально – техническое и учебно-методическое оснащение, информационное обеспечение.8. Дополнительно привлекаемые (участники, специалисты, или информационные и материально-технические ресурсы).9. ЗУН и общеучебные умения и навыки, необходимые учащимся для работы в проекте.10. Мотивация к работе. Предполагаемые приращения:11. Новое содержание по каждой теме.12. Новые практические приемы.13. Обобщающие понятия, представления, знания, на получение которых нацелен результат проекта.14. Развитие навыков:самостоятельной работы с источниками информации, инструментами, технологиями;самостоятельного принятия решений;коммуникативности: в информационном обмене, в ролевом взаимодействии;мыслительной деятельности при: проектировании, планировании, анализе, синтезе, структурировании;самоанализа и рефлексии.15. Воспитание толерантности.16. Расширение кругозора. ПАМЯТКА СОЗДАТЕЛЯМ ПРЕЗЕНТАЦИЙСтильСоблюдайте единый стиль оформления.Избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации.Вспомогательная информация (управляющие кнопки) не должны преобладать над основной информацией (текст, рисунки).ФонДля фона выбирайте более холодные тона (синий или зеленый).Использование цветаНа одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовков, один для текста.Для фона и текста используйте контрастные цвета.Обратите особое внимание на цвет гиперссылок (до и после использования). Анимационные эффектыИспользуйте возможности компьютерной анимации для представления информации на слайде.Не стоит злоупотреблять различными анимационными эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.Содержание информацииИспользуйте короткие слова и предложения.Минимизируйте количество предлогов, наречий, прилагательных.Заголовки должны привлекать внимание аудитории.Расположение информации на страницеПредпочтительно горизонтальное расположение информации.Наиболее важная информация должна располагаться в центре экрана.Если на слайде располагается картинка, надпись должна располагаться под ней. ШрифтыДля заголовков – не менее 24.Для информации – не менее 18.Шрифты без засечек легче читать с большого расстояния.Нельзя смешивать разные типы шрифтов в одной презентации.Для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркивание.Нельзя злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных).Способ выделения информацииСледует использовать:Рамки, границы, заливку;Разные цвета шрифтов, штриховку, стрелки;Рисунки, диаграммы, схемы для иллюстрации наиболее важных фактов. Объем информацииНе стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: люди могут единовременно запомнить не более трех фактов, выводов, определений.Наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отображаются по одному на каждом отдельном слайде.Виды слайдовДля обеспечения разнообразия следует использовать разные виды слайдов:С текстом;С таблицами;С диаграммами.Презентация исследования учащегося должна включать:Название исследованияЦель самостоятельной работыХод и результат исследования ВыводыАннотированный список использованных ресурсов Основные недоработки презентаций исследования учащихсяСовершенно не отражается ход исследовательской деятельности, нет постановки проблемы, вывода.Вместо этого – изложение теоретического материала, или просто информация по какой-то теме.При этом много неоправданных различных технических эффектов, которые отвлекают внимание от содержательной части. Рекомендации для преподавателя по подготовке учащихся к выступлению (презентации проекта)Цель организации презентации проектовобучение учащихся технологии проектной деятельности; повышение мотивации, интереса к учебе, престижности выполнения проектов;обучение учащихся умению презентовать себя и свою работу;предоставление учащимся возможности для публичного выступления с целью самовыражения.К защите необходимо подготовить:Готовый проект (продукт).Выступление учащегося – презентация проекта.Рецензия учителя с оценкой предоставленного материала. Подготовка выступления (презентация проекта)(рекомендации для учащихся)Презентация проектаЭто публичное выступление перед педагогическим составом и своими сверстниками.Это созданный продукт + отчет-анализ собственной деятельности и результатов. Представляемый продукт – это творческая работа оформленная в виде реферата, статьи, сочинения, видеофильма, театрального представления, компьютерной программы, альбома, альманаха, фотовыставки, радио- и стенгазеты и т.д.К проекту должна прилагаться рецензия преподавателя с оценкой предоставленного материала. Чтобы презентовать свой проектсделай оригинальный титульный лист, не забудь включить: название проекта, автора, наименование учебного заведения, группу, координатора проекта и консультантов, дату). Не забудь, что «встречают по одежке…». подготовь убедительное, эмоциональное вступление о важности темы, наиболее интересных моментах содержания проекта и открытий, которые ты сделал для себя в ходе работы над проектом. «О, сколько нам открытий чудных готовит просвещенья дух!». Используй во время выступления наглядность: компьютерные слайды, таблицы, плакаты, графики и т. д. «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Подведи итоги своей работы: чему научился, какие приобрел навыки, какие использовал источники информации (список). Содержит ли презентуемый продукт твои личные размышления и твое собственное оригинальное отношение к теме проекта. Оцени степень самостоятельности выполнения работы и влияние руководителя и консультантов на ход работы. Ты считаешь, что данная работа завершена полностью или ты видишь новые перспективные направления разработки данной темы. ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ТЕМЫ ПРОЕКТОВКанцеляризм. Причины возникновения. Пути искоренения.Секретарь – профессия старинная. Как она трансформировалась во времени?Пишущая машинка и компьютер.Какие качества характера необходимы хорошему секретарю?Кто такой культурный человек?Зачем изучать русский язык, если есть ПК?Принтер. Метод выбора принтера для различных целей (для дома, офиса, машинописного бюро).Телефон или электронная почта?Компьютер – это просто?Создание генеалогического древа ПК. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ Журналы «Практика административной работы», 2008Журнал «Сибирский учитель», 2008Материалы сайтов Интернет


Чтобы посмотреть презентацию с оформлением и слайдами, скачайте ее файл и откройте в PowerPoint на своем компьютере.
Текстовое содержимое слайдов:



МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
«АМУРСКИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»
(ГПОАУ АТК)






МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА
ПО ТЕМЕ: РЕДАКТИРОВАНИЕ ИЗОБРАЖЕНИЙ И СОЗДАНИЕ КОЛЛАЖА В ПРОГРАММЕ
Corel PHOTO-PAINT



Выполнил: мастер производственного обучения высшей категории
Пуценко Светлана Михайловна



Свободный, 2015





ОКНО ПРИЛОЖЕНИЯ Corel PHOTO-PAINT


Окно приложения Corel PHOTO-PAINT содержит элементы с помощью которых осуществляется доступ к инструментам и командам для просмотра и редактирования изображений. Доступ к командам приложения можно получить с помощью команд меню, набора инструментов, панели инструментов и т.д.



Панель свойств

Строка меню




Строка заголовка





Набор инструментов



Окно изображения





Строка состояния
















РЕТУШИРОВАНИЕ ИЗОБРАЖЕНИЙ

В этом разделе содержатся сведения о выполнении следующих операций:
Удаление эффекта «красных глаз» на изображении;
Удаление дефектов изображения путем сглаживания;
Настройка цвета и тона изображения;
Удаление ненужных областей.


Устранение эффекта «красных глаз»

Чтобы удалить красноту глаз, будет использован инструмент Устранение эффекта «красных глаз». Причиной эффекта «красных глаз» является отражение света вспышки от сетчатой оболочки глаза.
Откройте меню ретуширования , а затем выберите инструмент Средство устранения эффекта «красных глаз» .
В меню выбора формы кончика на панели свойств выберите третью кисть в верхней строке.
Введите 30 в поле Размер
Выберите 3 в раскрывающемся списке Допуск
Щелкните красную область каждого глаза и заштрихуйте кистью для удаления красного цвета.
РЕТУШИРОВАНИЕ ИЗОБРАЖЕНИЙ

Можно удалять дефекты изображения, например разрывы, царапины и морщины, с помощью сглаживания текстур и цветов. Следует выбрать диапазон пикселей, необходимых для ретуширования изображения, с учетом площади корректируемой и окружающей областей.
Для того чтобы удалить морщины на рис.2 воспользуемся инструментом Кисть ретуширования.
Откройте меню ретуширования и выберите инструмент Кисть ретуширования .
В меню выбора формы кончика на панели свойств выберите третью кисть в верхней строке.
Введите 20 в поле размер для указания размера кончика.
Выберите Среднее в поле Сила для задания интенсивности эффекта.
Проведите кистью в области лба, где имеются морщины.
Изображение должно выглядеть как на рис.2.
Аналогично удаляются различные дефекты изображения.


Рис.2 Рис.3
УДАЛЕНИЕ РАЗРЫВА

Теперь с помощью инструмента Клонирование будет удален разрыв на фотографии (рис.5). Инструмент Клонирование состоит из двух кистей: кисть исходной точки и кисть клонирования, которая применяет скопированные пиксели из исходной точки.
Откройте меню Ретуширование , а затем выберите инструмент Клонирование .
На панели свойств выберите фигуру круглого кончика .
В поле Размер введите 30
На панели свойств нажмите кнопку Открытие дополнительных параметров
В поле Размытие введите 25 .
Щелкните мышью изображение, чтобы создавать исходную точку. Кисть исходной точки отображается со штриховкой, чтобы ее можно было отличить от кисти клонирования.
Щелкните место разрыва, чтобы задать кисть клонирования.
Перетащите курсор вдоль разрыва, чтобы удалить его. После указания исходной точки и кисти клонирования они перемещаются вместе.

ВЫДЕЛЕНИЕ ИЗОБРАЖЕНИЙ
В этом разделе содержатся сведения о выполнении следующих операций:
Выделение изображений с помощью лаборатории вырезов
Изменение выделений
Импорт нового фонового изображения.

Сначала следует открыть файл с изображением.
Выберите меню Файл
· Открыть




Выбираем необходимое изображение

Начните создание выделения. Выделение защищает часть изображения, что позволяет вырезать области из окружающего фона. Можно выделить любую часть изображения или окружающего фона. В нашем примере будет использоваться лаборатория вырезов для выделения фигуры в образце путем создания абриса вокруг нее.

Выберите меню Изображение
·Лаборатория вырезов.
В диалоговом окне Лаборатории вырезов выберите инструмент Выделение .
В поле размер кончика введите значение 10. При необходимости размер кончика всегда можно изменить в ходе работы.




В окне изображение проведите линию по контуру вырезаемой фигуры. Линия должна заходить на окружающий фон. В случае ошибки можно воспользоваться инструментом Ластик .
Изображение должно выглядеть следующим образом.




В диалоговом окне Лаборатория вырезов нажмите кнопку инструмента Внутренняя заливкаи щелкните внутри области изображения.

Нажмите кнопку ОК. Изображение будет выглядеть следующим образом:


Теперь необходимо импортировать новое изображение, которое будет являться фоном. Перетаскиваем вырезанное изображение на фон.

Для окончательной отделки изображения необходимо произвести обрезку и сохранить его.
Изображение должно выглядеть следующим образом:



ОСНОВНЫЕ ПРИЕМЫ КОЛЛАЖА

В традиционной терминологии дизайнеров под словом коллаж понимается работа, скомпонованная из разных фрагментов.
Коллаж выполняется в следующей последовательности:
Фотографию импортируют из файла или сканируют.
При необходимости выполняют коррекцию цвета и устраняют погрешности изображения с помощью эффектов CorelDraw.
Поверх пиксельного изображения размещают векторные объекты, участвующие в коллаже. При этом желательно, чтобы они каким-то образом логически объединялись с фрагментами базовой фотографии.

При построении коллажа на базе векторного изображения возникает дополнительная операция – на коллаж должна попасть только необходимая часть фотографии, а все нежелательные детали должны быть удалены. В традиционной полиграфической терминологии эта операция называется обтравкой по контуру. В зависимости от того какой фрагмент фотографии выделяется, обтравка может выполняться двумя способами.
Первый из них проще, но требует, чтобы вставляемый в коллаж фрагмент пиксельного изображения располагался на одноцветном фоне. В этом случае фон с однородной заливкой удаляют с помощью цветовой маски.
Чтобы воспользоваться цветовой маской выполняют следующую процедуру:
Раскройте пристыковываемое окно Bitmap Color Mask (Цветовая пиксельная маска) одноименной командой Bitmap (Пиксельное изображение).
Щелчком мыши выделите в пристыковываемом окне верхнюю строку в списке образцов цвета.
Щелкните по кнопке с изображением пипетки – указатель мыши примет соответствующую форму.
Щелкните указателем мыши на любом пикселе пиксельного изображения, цвет которого следует замаскировать. Выбранный цвет заполнит образец, а слева от него будет установлен флажок.
Задайте значение допустимого отклонения маскируемого цвета равным 5%.
Щелкните по кнопке Apply (Применить).

Второй способ обтравки более универсален (он позволяет выделять любые фрагменты изображений), но и более трудоемок. Это помещение пиксельного изображения в контейнер фигурной обрезки.

15


ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ
«АМУРСКИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»


СОСТАВИТЕЛЬ: МАСТЕР ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБУЧЕНИЯ С.М.ПУЦЕНКО

г.Свободный
2006
СОДЕРЖАНИЕ
Стр.
ВВЕДЕНИЕ 4-5
Глава 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов 6-23
1.1. Требования к оформлению ОРД 6
1.2. Состав реквизитов 6-9
1.3. Оформление постоянных реквизитов 10-11
1.4. Оформление переменных реквизитов 11-22
1.5. Виды бланков. Требования к их оформлению 22-23
Глава 2. Составление и оформление отдельных видов организационно-
распорядительных документов 23-48
2.1. Организационные документы 23-26
2.2. Распорядительные документы 26-29
2.3. Информационно-справочные документы 30-48
2.3.1. Составление и оформление писем 30-41
2.3.2. Составление и оформление актов 42-44
2.3.3. Составление и оформление протоколов 44-48
Глава 3. Организация документооборота 48-53
3.1. Понятие документооборота 48
3.2. Движение входящих документов 48-51
3.3. Движение исходящих документов 51-53
3.4. Движение внутренних документов 53
Глава 4. Регистрация и контроль исполнения документов 54-61
4.1. Общие положения 54
4.2. Журнальная форма регистрации документов 55-57
4.3. Карточная форма регистрации 57-58
4.4. Индексация документов 58-59
4.5. Систематизация РКК 59
4.6. Контроль исполнения документов 60
Глава 5. Формирование дел и подготовка документов к последующему
архивному хранению 61-66
5.1. Формирование дел. Систематизация 61-62
5.2. Номенклатура дел. Виды. Назначение 62-65
5.3. Экспертиза ценности документов 65-66
5.4. Подготовка дел к последующему хранению и передаче в архив 66
ПРИЛОЖЕНИЯ 67-91
1. Примерный перечень видов документов, используемых в управлении 67-70
2. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению 71-72
3. Примерный перечень документов, заверяемых печатью 73-74
4. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации 75
5. Образцы отдельных видов документов 76-91
ЛИТЕРАТУРА 92
ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:
получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:
организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;
координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;
передача документов внутри и между структурными подразделениями;
создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;
разработка и использование унифицированных форм документов;
организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;
регистрация документов;
организация хранения и использования документов;
организация контроля исполнения документов;
проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.
Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.
Основные (административные) функции управления - планирование, организация, координация, контроль.
Специальные функции управления - финансирование, учет, снабжение и т.д.
Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Система ОРД включает в себя три документационных массива:
Документы организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).
Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).
Документы информационно-справочные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.). В учебном пособии рассматриваются вопросы составления, оформления, регистрации, организации документооборота, контроля исполнения, систематизации, хранения организационно-распорядительных документов.
ГЛАВА 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Требования к оформлению ОРД
Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105).
Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля не менее: левое - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.При подготовке и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа.
1.2. Состав реквизитов ОРД
Наименование реквизита Код реквизита
Государственный герб Российской Федерации 01
Герб субъекта Российской Федерации 02
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 03
Код организации (автора документа) 04
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 05
Идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 06
Код формы документа 07
Наименование организации - автора документа 08
Справочные данные об организации 09
Наименование вида документа 10
Дата документа 11
Регистрационный номер документа 12
Ссылка на регистрационный номер и дату документа 13
Место составления или издания документа 14
Адресат 15
Гриф утверждения документа 16
Резолюция 17
Заголовок к тексту 18
Отметка о контроле 19
Текст документа 20
Отметка о наличии приложения 21
Подпись 22
Гриф согласования документа 23
Визы согласования документа 24
Оттиск печати 25
Отметка о заверении копии26
Отметка об исполнителе 27
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28
Отметка о поступлении документа в организацию 29
Идентификатор электронной копии документа 30
При оформлении реквизитов используют восемь стандартных положений табулятора. Стандартная машинописная строка 64-68 знаков(в зависимости от размера полей).
0 – граница левого поля
1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля
2 – после 16 печатных знаков
3 – после 24 печатных знаков
4 – после 32 печатных знаков
5 – после 40 печатных знаков
6 – после 48 печатных знаков
7 – после 56 печатных знаков


1.3. Оформление постоянных реквизитов
01. Воспроизведение на документе Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации». Частная коммерческая структура воспроизводить Государственный герб на своих документах не имеет права.
02. Герб субъекта Российской Федерации размещается на документах органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации. Частная коммерческая структура воспроизводить герб субъекта Федерации на своих документах не имеет права.
03. Эмблема организации - зарегистрированное в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» символическое графическое изображение, которое позволяет идентифицировать (определить, установить) товаропроизводителя. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего направления ее деятельности.
04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Любое зарегистрированное в установленном порядке предприятие имеет код ОКПО (восемь арабских цифр) или код ОКОГУ.
05-06. Проставляются на бланках писем по данным налоговой инспекции
07. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
Код ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например: 0221052 - должностная инструкция; 0222152 - штатное расписание; 0276030 - график отпусков.
08. Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них. При существовании вышестоящей организации над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется. Наименование структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Например,
УПРАВЛЕНИЕ МЕТРОПОЛИТЕНА
Общий отдел
09. Реквизит «Справочные данные об организации» включает в себя почтовый адрес, указанный в соответствии с территориально-административным делением страны и почтовыми Правилами, и номера телефонов. Другие сведения указываются по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес в Internet, банковские реквизиты и др.).
10. Наименование вида документа указывается в случае, если оформляется любой вид ОРД, кроме письма. Вид документа «письмо» не указывается.
1.4. Оформление переменных реквизитов
11. Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа, составная часть поискового признака.
Дата подписания является датой приказа, указания, распоряжения письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, договора.
Дата принятия коллегиальным органом является датой постановления, решения.
Дата утверждения является датой устава, положения, инструкции, правил, плана, отчета.
Дата зафиксированного события является датой акта, протокола.
Реквизит «Дата документа» оформляется цифровым способом, арабскими цифрами (день, месяц, год). Например: 05.05.2005 или 24.05.2005 и словесно-цифровым 25 декабря 2005 г. Дата документа проставляется при регистрации документа от 0 (нулевого) положения табулятора (левого поля).
12. Реквизит «Регистрационный номер» - цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, которое указывает место его составления (исполнения) и хранения. Проставляется при регистрации документа на одном уровне с датой документа от 2 положения табулятора.
Например: № 116/03-08 , где 116 – порядковый номер документа, 03 – номер структурного подразделения, 08 – номер дела по номенклатуре дел
13. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» проставляется в ответном письме от 0 положения табулятора. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Например:
На № 116/03-08 от 25.12.2005
14. Реквизит «Место составления или издания документа» указывают в соответствии с принятым территориально-административным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями. Для юридического лица местом составления или издания документа является место его нахождения, которое определяется местом его юридической регистрации. Место составления или издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации. Например: «Московский государственный технический университет».
15. Реквизит «Адресат». Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим (частным) лицам. Оформляется от 4 положения табулятора
При адресации юридическому лицу («На имя организации») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже.
Например: Профессиональное училище № 8
При адресации структурному подразделению юридического лица («В такой-то отдел такой-то фирмы») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже и наименование структурного подразделения на новой строке с прописной буквы в именительном падеже. Например: Профессиональное училище № 8
Бухгалтерия
При адресации руководителю организации или его заместителю указывается наименование должности с прописной буквы в дательном падеже (кому?) и наименование организации в родительном падеже (чего?). Буквенные аббревиатуры (сокращения) и наименования организаций, данные в кавычках, по падежам не изменяются. После наименования организации или наименования структурного подразделения точка (.) не ставится. Фамилия должностного лица указывается на новой строчке в дательном падеже, инициалы перед фамилией.
Например: Директору школы № 5
А.П.Сидорову
При направлении документа в однородные организации реквизит адресат оформляют обобщенно:
Директорам школ
В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи».
Например: Директору школы № 5
А.П.Сидорову
ул.Ленина, 20, г.Благовещенск,
Амурская обл., 676450
Документ не должен содержать более четырех адресатов (в этом случае они располагаются один под другим). Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При наличии более четырех адресатов необходимо составлять список рассылки.
При адресации физическому лицу, пишут фамилию и инициалы, затем почтовый адрес.
Например: Михайловой Н.В.
ул.Почтовая, д.3, кв.16
г.Псков, 631654
16. «Гриф утверждения документа» - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Оформляется от 5 положения табулятора. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действий на определенный круг учреждений или должностных лиц. Утверждение документа осуществляется двумя способами:
путем проставления личной подписи должностного лица;
путем издания распорядительного документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, без двоеточия, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии (расшифровки подписи), даты утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
А.И.Петров
00.00.0000
При утверждении распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, указанием) гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, без двоеточия) и наименования вида утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на ОРД.
Например: УТВЕРЖДЕНО
Протокол собрания
трудового коллектива
от 24.12.2005 № 5
Наименование организации в наименование должности не включается в том случае, если распорядительный документ издан той организацией, бланк которой использован при оформлении утверждаемого документа.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении.
17. Реквизит «Резолюция» оформляется соответствующим должностным лицом от руки на подлиннике документа на свободном месте между реквизитами адресат и текст и содержит указание по исполнению данного документа. Реквизит «Резолюция» включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, дату рассмотрения документа и личную подпись должностного лица, наложившего резолюцию. Тот исполнитель, чья фамилия указана первой, является ответственным исполнителем.
Например: П.Н.Смирнову
Прошу составить план мероприятий
к 20.01.2006
л.п. 00.00.0000
Срок исполнения указывается только цифровым способом. Другие способы фиксации срока исполнения («срок две недели», «срок 10 дней» и т.п.) не допускаются.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Оформление резолюции на отдельном листе предполагает подготовку отпечатанного проекта резолюции и, при необходимости, внесение в него исправлений руководителем от руки.
18. Заголовок - краткое содержание - отвечает на вопрос «о чем (о ком)?», начинается с прописной буквы с предлогов «О» или «Об», занимает не более 28 знаков. Оформляется от 0 (нулевого) положения табулятора. После заголовка точка (.) не ставится, кавычки (« ») не используются. Рекомендуется формулировать заголовок с помощью отглагольных существительных. Например:
Об утверждении
должностной инструкции
19. Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения. Основанием для проставления «Отметки о контроле» является срок исполнения, указанный в резолюции или установленный путем анализа содержания документа. Отметка о контроле проставляется от руки (буква К) или штампом (КОНТРОЛЬ) от 7 положения табулятора на верхнем поле документа.
20. «Текст» — реквизит, отражающий основное смысловое содержание документа. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами), подзаголовки - с прописной буквы. Точка (.) в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы, подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов указывают с нового абзаца ( 1 положение табулятора).
Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. Первая часть содержит аргументирующую информацию (цели, задачи, причины создания документа, факты, описание ситуаций, ссылки на нормативные документы). Во второй (заключительной) части излагают позицию автора (выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д.). Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только вторую (заключительную) часть.
Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.
Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов. Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.
Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы.
Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.
Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного и множественного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения. Соединение форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.
21. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом (ниже на одну-две строки), фиксируется от границы левого поля и оформляется несколькими способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 3 л., в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование, дата и регистрационный номер (ссылка на ОРД) с указанием количества листов и количества экземпляров.
Приложение: акт приемки-передачи № 5 от 15.01.2006 на 2 л., в 3 экз.
Если документ имеет несколько приложений, не названных в тексте, дается наименование, дата и регистрационный номер (ссылка на ОРД) с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения. В этом случае приложения должны быть пронумерованы арабскими цифрами (без знака №). Например:
Приложения: 1. Акт ревизии кассы № 2 от 10.02.2006 на 1 л., в 2 экз.
2. Инвентаризационная опись № 15 от 10.02.2006 на 2 л.,
в 1 экз.
22. Реквизит «Подпись». В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Реквизит «Подпись» располагается под текстом (ниже на одну-две строки) или под отметкой о наличии приложения (ниже на одну-две строки). Наименование должности фиксируется от границы левого поля. Сокращения слов не допускаются. Если документ оформлен на бланке наименование предприятия в реквизите не указывается.
Директор завода «Электрон» л.п. И.И.Иванов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту (/) перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в соответствии с должностными рангами. Например:
Генеральный директор П.П.Сидоров
Главный бухгалтер Н.С.Трофимов
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне. Например:
Директор завода «Электрон» Директор фирмы «Круг»
Л.п. С.С.Степанов л.п. П.К.Петров
00.00.0000 00.00.000023, 24. Согласование - предварительная оценка содержания и оформления документа. Оформляется от 0 (нулевого) положения табулятора. Существует две формы согласования: согласование внешнее, т.е. предварительная оценка специалистов сторонних организаций. Внешнее согласование оформляется грифом согласования (реквизит 23); согласование внутреннее (визирование), т.е. предварительная оценка специалистов организации-автора (реквизит 24).
Внешнее согласование (реквизит 23) оформляется двумя способами:
путем проставления личной подписи должностного лица;
путем издания распорядительного документа;
посредством издания другого документа, подтверждающего согласование (акт, протокол, письмо и др.)
При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, согласовавшего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии (расшифровки подписи), даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента кадров
Л.п. А.С.Тропинина00.00.0000
24. «Визы согласования документа» (визы) - реквизит, включающий в себя личную подпись специалиста и дату оценки документа. При необходимости указывают должность и расшифровку подписи визирующего.
Начальник отдела кадров
Л.п. И.И.Никифоров
00.00.0000
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).
Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа документа (распорядительный документ, единственный экземпляр письма, отправляемого по факсу) или на отдельном листе согласования. На листе согласования указывают наименование, автора, дату и номер согласованного документа.
Предварительная оценка содержания документа специалистами необходима руководителю для принятия единственно верного управленческого решения. Право руководителя - принять во внимание мнение специалистов и вернуть проект документа на доработку или взять на себя ответственность и подписать документ.
Последовательность сбора виз: исполнитель (автор текста), его руководитель, руководители структурных подразделений, к деятельности которых содержание документа имеет отношение, заместитель руководителя организации, в чьем подчинении находится структурное подразделение исполнителя, другие заместители руководителя организации. Порядок визирования представлен на рис.

25. Реквизит «Печать». Воспроизведение на печати Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации». Частная коммерческая структура воспроизводить Государственный герб на своих печатях не имеет права.
Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации. Частная коммерческая структура воспроизводить герб субъекта Федерации на своих печатях не имеет права.
Печать организации, не имеющей права изображать государственную символику, должна включать в себя наименование организации. Допускается изображение на печати эмблемы организации (реквизит 03).
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах и проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и часть личной подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении 3.
26. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Должностные лица копии документов не подписывают. Для придания копии юридической силы оформляется «Отметка о заверении копии».
Состав реквизита: надпись Верно, проставляемая от границы левого поля от руки или специальным штампом, должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения. Например:
Верно
Начальник ОК л.п. К.Т.ГлуховЕсли копия направляется в стороннюю организацию, отметка о заверении копии должна включать в себя оттиск печати, поставленный в соответствии с правилами оформления реквизита 25. Печати ставятся на копии документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.
Любая организация вправе заверить копии только тех документов, автором которых она является. Исключение составляют нотариальные конторы и архивные учреждения.
27. Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется от границы левого поля в нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает в себя фамилию (или фамилию, имя, отчество) автора текста и номер его служебного телефона. Допускается указывать номер факса.
Например:
А.И.Сидоров
или
Сидоров Иван Петрович
111-111
28. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего об исполнении или краткие сведения о бездокументном исполнении, слова В дело, номер дела, в котором будет храниться документ, дату решения вопроса и личную подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Оформляется на границе нижнего поля документа от 0 (нулевого) положения табулятора. Например:
В дело № 05-07
00.00.0000
Л.п. Л.Н.Липова29. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от середины нижней части лицевой стороны первого листа документа от руки или специальным штампом. В оттиск штампа может быть включено наименование организации, получившей документ. Реквизит всегда включает в себя дату поступления и порядковый регистрационный номер в том случае, если документ будет зарегистрирован. Например:
18.01.2006
Вх. № 25
30. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» проставляется в момент оформления документа. Включает в себя данные, необходимые для оперативного поиска информации (диск, каталог, имя файла и т.п.).
Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа.
1.5. Виды бланков документов
Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации.
Бланки изготавливаются типографическим способом, а также с помощью компьютера. Бланк может быть введен в память машины и автоматически выводится при распечатке документов. Он имеет установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения.
ГОСТ Р 6.30-2003 предполагает такие виды бланков, как:
Общий бланк для всех видов ОРД;
Бланк конкретного вида документа, кроме письма;
Бланк для письма.
Бланки структурных подразделений организации или должностного лица имеют право на существование, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо обладают правом подписи.
Установлено два формата бланков – А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210), иногда употребляют бланк форматов А3 и А6.
Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.
Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля. Это продольный способ расположения реквизитов на бланке.
Чаще всего используют угловое расположение реквизитов в верхней левой части листа - так называемый флаговый способ их расположения.
Употребляют и центрованное расположение реквизитов. В этом случае их центруют относительно половины листа документа.
Ряд фирм в верхней части бланка располагает эмблему и наименование организации. Адрес, номер телефона, факса, банковские реквизиты указывают на нижнем поле листа.
Предприятиям, имеющим зарубежных партнеров, нужны бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатают реквизиты на русском языке, а справа – на иностранном. При продольном расположении реквизитов на бланке сначала их печатают на русском, а ниже – на иностранном языке.
Чаще используются бланки с угловым расположением реквизитов (письма, факсы, акты, инструкции), так как в правом верхнем углу располагают такие реквизиты, как адресат, гриф утверждения. Разновидности бланков приведены в приложении 5.


глава 2. составление и оформление отдельных видов организационно-распорядительных документов
2.1. Организационные документы
Общие положения
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.
Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.
Формуляр организационного документа:
постоянные реквизиты бланка:
эмблема (03);
наименование организации (08);
наименование вида документа (10) (УСТАВ, ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ, ПРАВИЛА);
переменные реквизиты бланка:
дата (11);
регистрационный номер (12);
место составления или издания документа (14);
заголовок (18);
текст (20);
отметка о наличии приложения (21);
подпись (22);
гриф согласования (23) или визы (24);
гриф утверждения (16);
печать (25).
Устав
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.
Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация.Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.Положение
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.
Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Например: Положение о документационном обеспечении управления.
Инструкция
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.
Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.
Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения»).
На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция (пример приведен в приложении 5).
2.2. Распорядительные документы
Составление и оформление приказов
Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.
В любой организации существуют две разновидности приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.). Приказы по личному составу оформляют назначения, прием на работу, перемещение, предоставление отпусков, меры поощрения, взыскания, командирование, увольнение и т.д.
Приказы по личному составу группируются в самостоятельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).
Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.
Формуляр приказа:
постоянные реквизиты бланка:
эмблема (03);
наименование организации (08);
наименование вида документа (10) (ПРИКАЗ);
переменные реквизиты бланка:
дата (11);
регистрационный номер (12);
место составления или издания документа (14);
заголовок (18);
текст (20);
отметка о наличии приложения (21);
подпись (22);
визы (24).
Заголовок приказа (18) отвечает на вопрос «о чем?». Например:
Об утверждении инструкции
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается со слов В целях..., С целью..., В соответствии с ... (ссылка на нормативный документ), На основании... (ссылка на нормативный документ или на документ вышестоящей организации), В связи... и т.д. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:
1. Коммерческому директору И.И.Иванову....
Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:
1. Начальникам отделов (И.И.Иванову, П.П.Петрову, С.С.Сидорову)...
В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить/организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или ... на утверждение (если документ подлежит утверждению).
Срок исполнения поручения фиксируется арабскими цифрами. Например: Срок 23.09.2005 или ... до 23.01.2006 или ... к 23.09.2005.
Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.
В последнем пункте распорядительной части указывают должности (в родительном падеже), фамилии (в родительном падеже), инициалы конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:
3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на заместителя директора по производству И.И.Иванова.
или
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
или
3. Контроль за исполнением пп.1,2 возложить на заместителя директора по производству Иванова И.И., п.З оставляю за собой.
В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.
Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить инструкцию по делопроизводству.
Ввести в действие инструкцию с 10.10.2006.
Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:
1.... обеспечить представление еженедельной сводки ....
Приказ вступает в силу с момента подписания.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается с предполагаемого действия: УВОЛИТЬ, ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ.
Примеры приказов приведены в приложении 5.
указание
Указание - правовой акт, издаваемый по следующим вопросам:
информационно-методические;
организация исполнения приказов, инструкций;
оформление решения оперативных вопросов.
Указания оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.
Круг лиц, имеющих право подписать указание, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.
распоряжение
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются аналогично приказам. В распоряжении может отсутствовать констатирующая часть и слова ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ.
Круг лиц, имеющих право подписать распоряжение, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.
Образцы документов приведены в приложении 5.
2.3. Информационно-справочные документы
2.3.1. Составление и оформление писем
Общие положения
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении 5.
Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.
Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.
Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.
При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:
постоянные реквизиты бланка письма:
эмблема (03);
наименование организации (08);
справочные данные (09);
код ОКПО (04);
переменные реквизиты бланка письма:
дата (11);
регистрационный номер (12)
◦ ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);
адресат (15);
заголовок (18);
текст (20);
отметка о наличии приложения (21);
подпись (22);
отметка об исполнителе (27).
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д.
Заголовок (18) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:
О материалах конференции
или
Об отзыве на статью
Текст (20) письма начинается с устойчивых языковых формул:
Направляем Вам...,
Возвращаем Вам...,
Высылаем Вам....
Допускается начинать текст письма фразами типа
В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...
Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.
Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.
Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:
Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Текст (20) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.... Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:
Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.
В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные или нет.
Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:
Оплату гарантируем с р/с...
или
Оплату гарантируем. Наш р/с...
или
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты ...
Отметка о наличии приложения (21) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.
Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.
Стиль переписки государственных организаций
Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.
Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).
Употребление языковых формул
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:
Сообщаем, что в период с... по...
Установлено, что в период с... по ...
Сообщаем, что по состоянию на ...
Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...
Направляем Вам согласованный с ...
Направляем на рассмотрение и утверждение ...
Проверкой установлено, что...
Считаем целесообразным ...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью ...
Просим Вас рассмотреть вопрос ...
Просим Вас изыскать возможность ...
Принимая во внимание, что..., просим ....
В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты ... (гарантийное письмо)
или:
... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции
... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).
Употребление слов в одной падежной форме
Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например:
Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).
или
Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).
Ограниченная сочетаемость слов
Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.
Неправильно Правильно
предоставить для использования предоставить в пользование
выслать на рассмотрение направить на рассмотрение
передать для управления передать в управление
оказывать помощь оказывать содействие
вести контроль осуществлять контроль
владеть правом обладать правом
входить в силу вступать в силу
пострадать в событиях пострадать в результате
Конструкции с отглагольным существительным
В переписке государственных организаций для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного и глагола вместо простой глагольной формы («расщепление сказуемого»). Например:
Правильно Неправильно
оказать содействие посодействовать
оказать помощь помочь
произвести уборку убрать
произвести учет учесть
оказать поддержку поддержать
произвести ремонт отремонтировать
Ограниченное употребление глаголов в личной форме
Государственному стилю переписки свойственен неличный (безличный) характер изложения текста. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица употребляются в неопределенно-личном значении. Например:
Комиссией проведена проверка...
или:
Министерством принято решение...
Кроме того, активно используются страдательные конструкции, в отличие от форм действительного залога. Например:
Проектом предусмотрено сооружение здания ... (а не: Проект предусматривает).Желательно Нежелательно
нами будет выполнено мы выполним
Вами предложено Вы предлагаете
Построение предложений
При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространенными являются односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым в качестве главного члена, с которого начинается предложение. («Просим выслать план модернизации оборудования»). В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). Например:
Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов
Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно следует непосредственно за этим словом. Например:
В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие...
Если придаточное относится ко всему главному предложению, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения. Например:
При условии досрочного и качественного выполнения полного объема работы, заказчик обязуется ... (обстоятельства совершения действия).
или
Одновременно сообщаем, что в настоящее время подготовлено технико-экономическое обоснование... (поясняется основная мысль предложения).
Причастные и деепричастные обороты
Придаточные предложения рекомендуется заменять причастными и деепричастными оборотами. Причастный оборот может следовать за определяемым словом («тема, выполненная институтом») или предшествовать ему («выполненная институтом тема»). Причастный оборот не должен включать в себя определяемое существительное.
Правильно: Интерес, проявленный к выпускаемой продукции
Неправильно: Проявленный интерес к выпускаемой продукции
Место деепричастного оборота относительно свободное. Деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем случае - с объектом.
Правильно: Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.
Неправильно: Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.
Структура текста
Текст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения.
Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и т.д.
В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения, просьбы, распоряжения, т.е. излагается позиция автора.
В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим.
Для удобства восприятия текст письма делится на абзацы, т.е. новая мысль начинается с красной строки.
Особенности стиля переписки коммерческих организаций
Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому..., если возможно... и т.п.
Как правило, текст излагается от первого лица единственного числа (прошу, считаю необходимым и т.д.), т.к. акцентируется единоличная ответственность должностного лица за принятые решения.
В стиле переписки коммерческих структур ограниченно используются устойчивые языковые формулы, «нанизывание падежей» и отглагольные существительные.
Структура текста
Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация, аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости.В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим. Как правило, изложение позиции автора может предшествовать аргументирующей информации.
Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком.
Может быть использован один из четырех вариантов обращения.
1. Обращение по имени и отчеству.
Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером. Например:
Уважаемый Иван Иванович!
2. Обращение по фамилии придает письму более официальный характер. Может использоваться и в том случае, если имя и отчество адресата не известны отправителю. Перед фамилией обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа». Например: Уважаемый г-н Иванов!
3. Обращение по должности, ученому или воинскому званию подчеркивает официальный характер переписки. Может использоваться при обращении к должностным лицам высокого ранга. Перед наименованием должности или звания обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа». Например:
Уважаемый г-н директор!
или:
Уважаемый г-н профессор!
но:
Уважаемый товарищ генерал!
Наименование должности или звания должно быть коротким (одно или два слова). Нельзя: «Уважаемый г-н начальник отдела развития и внедрения новой техники!»
Если «президент», «директор», «профессор» или «генерал» - дама, то предпочтительнее использовать обращение по фамилии или по имени и отчеству.
4. Обобщенное обращение. Например:
Уважаемые господа!
или
Уважаемые коллеги!
С выражения благодарности начинается ответное письмо. Например:
Благодарю Вас за внимание, проявленное к нашей фирме и выпускаемой нами продукции.
Благодарю Вас за письмо, в котором Вы любезно проинформировали о...
Нам очень приятно, что фирма, продукция которой не нуждается в представлении, именно к нам обратилась с деловой инициативой.
С комплимента можно начинать первое инициативное письмо (предложение сотрудничества, в частности). Например:
Высокая репутация Вашей фирмы у партнеров и отзывы потребителей побудили нас именно к Вам обратиться с деловой инициативой..Отличное качество вашей продукции известно во многих регионах России.
Наши специалисты высоко оценили новые разработки вашей лаборатории.
Сотрудничая с Вашей фирмой на выставке ..., мы еще раз убедились в качестве и конкурентоспособности вашей продукции.
Нам известно, что на потребительском рынке ваша продукция пользуется большим спросом.
Примеры речевых оборотов, использующихся в переписке коммерческих структур приведены ниже.
Сообщения:
Следует отметить...
Обращаю Ваше внимание...
Считаю необходимым проинформировать Вас о том, что ...
Просьбы:
Буду Вам признателен за информацию о...
Был бы весьма благодарен, если бы Вы сообщили о ...
Ваш ответ позволит нам приступить к ... (действиям, предпринимаемым в интересах взаимной выгоды).
Будем признательны, если Вы найдете возможность ...
Выражения сожаления:
К сожалению, вынужден сообщить ...
К сожалению, вынужден констатировать ...
Претензии:
Я очень огорчен данным обстоятельством и надеюсь, что Вы разъясните мне ситуацию или ... свою позицию относительно ...
Полагаю, Вы согласитесь, что это не лучший способ вести дела ...
Это избавит нас от досадной необходимости обращаться в соответствующие государственные инстанции. (фраза следует после описания тех действий партнера, которые позволят сторонам выйти из конфликтной ситуации).
Фразы, завершающие текст письма:
Буду признателен за все замечания и предложения, которые Вы сочтете необходимым высказать в ответ на наши инициативы.
Наша фирма открыта для любых форм сотрудничества. Готовы рассмотреть альтернативные предложения, которые последуют с вашей стороны.
Формулы вежливости:
С уважением,
С уважением и надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,
С уважением и надеждой на продолжение диалога,
С наилучшими пожеланиями,
Искренне Ваш,
Следует обратить особое внимание на сочетание элементов адреса (15), обращения и формул вежливости, используемых в письме.
Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии приложения (21). Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте письма.
Нормы делового этикета при ведении переписки
Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное письмо, направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен соответствовать должностному рангу лица, подписавшего письмо (22). Необходимо отвечать на каждое поступившее письмо. Срок ответа, если он не указан в резолюции руководителя – 30 дней. Если за этот период нельзя принять окончательного решения, необходимо в промежуточном ответе оговорить срок, за который оно будет принято.
Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо указать и обосновать его причину. Например:
К сожалению, мы уже приняли на себя аналогичные договорные обязательства, нарушать которые не в традициях нашей фирмы.
К сожалению, мы приостановили выпуск продукции в связи с модернизацией оборудования.
Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; запросить дополнительную (конкретную) информацию и т.д.
Пример письма приведен в приложении 5.
2.3.2. Составление и оформление актов
Акт — информационно-справочный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:
постоянные реквизиты бланка:
эмблема (03);
наименование организации (08);
наименование вида документа (10) (АКТ);
переменные реквизиты бланка:
дата (11);
регистрационный номер (12);
место составления или издания документа (14);
заголовок (18);
текст (20);
отметка о наличии приложения (21);
подписи членов комиссии (22);
гриф утверждения (16).
Дата (11) и место составления (14), проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок (18) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например:
О проверке сохранности
документов
Допускается, чтобы заголовок акта отвечал на вопрос «чего?». Например:
ревизии кассы
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.
В качестве основания указывается наименование распорядительного документа, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:
Основание: приказ директора от 19.09.2005 № 52 «О мерах по
обеспечению сохранности документов»
При перечислении членов комиссии необходимо указать должность, фамилию и инициалы каждого по следующей схеме:
Составлен комиссией:
Председатель - должность И.О.Фамилия
Члены комиссии: 1. Должность И.О.Фамилия
2. Должность И.О.Фамилия
3. Должность И.О.Фамилия
Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия:
Присутствовали: должность И.О.Фамилия., должность И.О.Фамилия.
Фамилии присутствующих располагаются по убыванию должностных рангов или по алфавиту (если должностные ранги равны).
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала, как, какие факты были выявлены).
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться констатацией фактов.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо, оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Например:
Составлен в 2-х экз.:
1 экз. – в объединение Мосгорархив2 экз. – в дело № 01-02
Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.
Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются должности, не ставятся тире или двоеточие. Например:
Председатель И.И.Петров
Члены комиссии В.С.Сидоров
Н.П.Трофимов
2.3.3. Составление и оформление протоколов
Протокол – информационно-справочный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр протокола:
постоянные реквизиты бланка:
эмблема (03);
наименование организации (08);
наименование вида документа (10) (ПРОТОКОЛ);
переменные реквизиты бланка:
дата (11);
регистрационный номер (12);
место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (14);
заголовок (18);
текст (20);
отметка о наличии приложения (21);
подписи (22).
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания. Например: 19-20.01.2006.
Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы. Например:
заседания совета трудового
коллектива
Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.
Вводная часть протокола оформляется по следующей схеме:
Председатель – И.О.Фамилия.
Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).
Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников. Например:
Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)
Приглашенные:
или
Приглашены: перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, приглашенных на заседание (по убыванию должностных рангов)
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?». Например:
Повестка дня:
1. О проекте производства продукции совместно с...
Доклад (кого?) должность И.О.Фамилия
2. Об участии в отраслевой выставке...
Доклад (кого?) должность И.О.Фамилия
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы левого поля, после них ставится двоеточие.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени (поддержал, опроверг, поставил под сомнение, одобрил, возразил, отметил, подчеркнул и т.п.).
Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.
Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).
После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно записываются вопросы и ответы на них. Например:
И.О.Фамилия - как будет осуществляться переподготовка специалистов?
И.О.Фамилия - ...
Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого вопроса.
На каждом заседании коллегиальный орган по всем пунктам повестки дня принимает или решение (РЕШИЛИ:) или постановление (ПОСТАНОВИЛИ:). Постановляющая часть решений должна быть конкретной и, при необходимости, содержать сведения об исполнителе, сути поручения и сроках его исполнения.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (22).
Подписывают протокол председатель и секретарь собрания.
Например:
Председатель И.О.Фамилия
Секретарь И.О.Фамилия
Пример оформления протокола приведен в приложении 5.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные, краткие.
В краткой форме протокола не фиксируется процесс обсуждения вопросов, т.е. в основной части отсутствуют позиции СЛУШАЛИ и ВЫСТУПИЛИ.
В краткой форме протокола отсутствуют слова «Повестка дня». Указывается порядковый номер вопроса, его формулировка и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с порядком обсуждения фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или сообщениями. Содержание выступлений не раскрывается. Например:
О производстве продукции совместно с фирмой...
(И.О.Фамилия., И.О.Фамилия., И.О.Фамилия , И.О.Фамилия)
Далее фиксируется решение (постановление) по данному вопросу аналогично полной форме протокола.
глава 3. организация документооборота
3.1. Понятие документооборота
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:
Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).
При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии
3.2. Движение входящих документов
Схема движения входящих документов
Движение входящих документов показано на рис. где цифрами и буквами обозначено:

I Руководитель (директор)
II Исполнитель (структурное подразделение)
а Экспедиционная обработка
bПредварительное рассмотрение, сортировка
с Регистрация
dРаспределение (разметка)
е Перераспределение (переметка)
1 Корреспонденция
2 Документы, регистрируемые службой ДОУ
3 Документы, нерегистрируемые службой ДОУ
Экспедиционная обработка корреспонденции
Вся поступающая корреспонденция (доставленная почтовой, факсимильной связью, курьерами, документы, привезенные сотрудниками из командировок, переданные на переговорах) должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.
В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю.
Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой «лично» и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.
Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая:
если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.);
если на документе вообще отсутствует дата;
если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта;
если дата отправки существенно отличается от даты получения документа.
Проверяя целостность вложения, необходимо убедиться в наличии всех листов документа, всех приложений и количестве листов в них.
Проверяя правильность оформления, необходимо убедиться в том, что отсутствуют ошибки, которые не позволяют принять документ в работу. (На гарантийном письме отсутствует печать, например). Кроме того, проверяется возможность прочесть листы документа, если он получен по факсу.
Если обнаружены ошибки, о них необходимо поставить в известность отправителя. Документ следует задержать в экспедиции до того, как эти ошибки будут исправлены (высланы необходимые приложения, заменены нечитаемые листы и т.д.).
На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.
Предварительное рассмотрение. Сортировка
При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:
1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;
2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.
Служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (приложение). Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений (Порядок регистрации рассматривается в разделе «Регистрация документов»).
Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.
Распределение
Зарегистрированные документы распределяются на две группы:
документы, которые должны быть представлены руководителю;
документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.
Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:
важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);
срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).
Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время.
Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (17).
Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение.
Перераспределение
На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.
3.3. Движение исходящих документов
Схема движения исходящих документов
Прохождение исходящих документов включает в себя:
составление проекта документа;
его изготовление;
согласование (визирование);
подписание;
утверждение (если необходимо);
регистрацию;
экспедиционную обработку;
сортировку по способам отправки;
отправку.
Изготовление документов
Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-2003). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета.
Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).
На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.
Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.
Экспедиционная обработка
В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:
наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);
наличие печати (если она необходима);
наличие даты и регистрационного номера;
правильность адресации;
наличие всех страниц и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
Сортировка
После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:
документы, отправляемые по почте;
документы, отправляемые по факсу;
документы, отправляемые с курьерами.
При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.
Отправка
Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.
Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносятся не документы, а конверты с корреспонденцией. Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.
При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ.
3.4. Движение внутренних документов
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
ГЛАВА 4. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
4.1. Общие положения
Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах.
Регистрация документа - «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения». Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации. Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов.
Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.
Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов.
Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.
Приложения к документам отдельно не регистрируются.
Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов («системы электронного документооборота»).
4.2. Журнальная форма регистрации документов
Журнал регистрации входящей корреспонденции
Дата поступ-ления и регистраци-онный номер Корреспон-дент, дата и номер документа Краткое содержание Распределе-ние и перерас-пределениеХод исполне-ния, отметка о хранении
1 2 3 4 5
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 29 поступившего документа.
Сведения в графу 2 переносятся из бланка (08, 11, 12 реквизиты корреспондента).
В графу 3 переносится заголовок (18) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.01.2006 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (17). Записи графы 4 датируются.
В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 28.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Дата и регистра-ционный номер Корреспондент Краткоесодержание Отметкао хранении
1 2 3 4
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 11 и 12 документа.
Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 15. Достаточно указать только наименование организации.
В графу 3 переносится заголовок (18) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.
Журнал регистрации внутренних документов
(примерная форма)
Дата ирегистацион-ный номер Краткоесодержание Исполнители Срокисполнения Ход исполне-ния, отметкао хранении
1 2 3 4 5
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 11 и 12 документа.
В графу 2 переносится заголовок (18) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).
В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).
В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 28.
Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.
Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.
4.3. Карточная система регистрации документов
Единая регистрационно-контрольная карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6.
В поля карточки заносят следующую информацию.
Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 08 поступившего документа, для исходящих - сведения переносятся из реквизита 15. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних - указывают вид документа (10).
Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.
Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (11,12 реквизиты).
Краткое содержание - заголовок документа (18); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.01.2006 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (17). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).
В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов).
В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 28.
Фонд №, Опись №, Дело № — позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.
В позиции «Примечание» указывается фактическое местонахождение документа в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен из дела. Записи датируются.
При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк - лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.
4.4. Индексация
Индексация - проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:
02 - должностное лицо - адресат;
12 - корреспондент;
156 - порядковый регистрационный номер.
Наиболее оптимальной принято считать индексацию с использованием номера дела по номенклатуре дел, поскольку номер дела одновременно указывает и на место хранения, и на авторство, и на содержание документа. Например: 01-20/156, где:
01-20 - номер дела по номенклатуре дел;
156 - порядковый регистрационный номер.
При индексации входящих, исходящих и внутренних документов следует использовать единообразную систему условных обозначений (индексов), в основе которой лежат следующие правила:
расположение составных частей индекса должно быть постоянным;
система индексов, применяемая в организации, должна оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.
Если в конкретной организации при небольшом объеме документооборота для оперативного поиска документа или информации о нем необходимым и достаточным является использование только порядкового регистрационного номера, система индексов может не разрабатываться.
4.5. Систематизация РКК
Массив регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК:
алфавитный;
географический (региональный);
корреспондентский;
номинальный (по видам и разновидностям документов);
предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);
структурный (по структуре организации, по отделам);
хронологический (по дате) и т.д.
При расстановке РКК, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.
Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (... 5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.
Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.
Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.
4.6. Контроль исполнения документов
Контроль - неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля - своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций:
контроль исполнения по существу поставленных задач;
сроковый контроль.
Контроль исполнения по существу поставленных задач осуществляют руководители всех рангов.
Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений всегда возлагается на аппарат руководителя (службу ДОУ).
В контрольной деятельности службы ДОУ выделяют несколько этапов:
Постановка документа на контроль, оформление отметки о контроле в документе (19) и в регистрационной форме.
Основанием для этого может являться:
резолюция руководителя (17);
анализ содержания текста (20). Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения.
Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Систематизация проводится с целью выявления документов, срок исполнения которых истекает «сегодня», «завтра», «послезавтра».При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей.При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (... 01.09.2005, 02.09.2005...) по срокам исполнения.Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.
Сообщение и напоминание исполнителю о сроках исполнения (во время передачи документа на исполнение, за три дня до истечения контрольного срока, в день исполнения).
Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения).
Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Основанием для этого должно являться только мнение руководителя, выраженное в письменной (подпись, гриф утверждения, резолюция) или устной форме.
Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине. Предполагаемый состав информации: количество документов, взятых на контроль, количество исполненных (в срок, с нарушением контрольного срока) документов и находящихся на исполнении (в срок, с нарушением контрольного срока). Справка может содержать сведения об исполнительской дисциплине каждого структурного подразделения, каждого исполнителя или организации в целом
обеспечивается единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
объединяются потоки электронных документов между подразделениями организации.
глава 5. формирование дел и подготовка документов
к последующему архивному хранению
5.1. Формирование дел
Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела».
При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):
номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.; предметно-вопросный (по содержанию). Например: «Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»;
авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря» за 2005 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс» (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»;
корреспондентский.
Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.Основной признак группировки документов - вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.
Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно») и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.
При формировании документов в дела необходимо учитывать следующие требования.
В дело помещаются:
исполненные документы;
правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003) оформленные документы;
один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная копия);
документы одного года (за исключением переходящих дел).
Черновики документов в дело не помещаются. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.
Приложения, независимо от даты их утверждения или составления, помещаются после основных документов.
Дело не должно содержать более 250 листов. При необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.
5.2. Номенклатура дел
Для обеспечения правильной систематизации документов в организации должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел - «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий. Номенклатуру дел составляет работник службы ДОУ с привлечением специалистов структурных подразделений.
Формуляр номенклатуры дел:
постоянные реквизиты бланка:
эмблема (03);
наименование организации (08);
наименование вида документа (10) (НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ);
переменные реквизиты бланка:
дата (11);
регистрационный номер (12);
место составления или издания документа (14);
заголовок (18);
текст (20);
подпись составителя (22);
гриф согласования (23);
гриф утверждения (16).
В заголовке номенклатуры дел указывают «на_____год». Например:
На 2006 год
Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф.
Индекс дела Заголовокдела (тома,части) Кол-во дел(томов, частей) Срок хране-ния дела(тома, части)и № статейпо перечню Примечание
1 2 3 4 5
Содержательная часть текста номенклатуры дел группируется по разделам.
Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2. Например:
01. Дирекция
02. Бухгалтерия и т.д.
В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела. Например: 01-05.
В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее - распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:
заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле;
заголовки типа «Общая переписка», «Материалы разные» и т.п. не допускаются.
Заголовок дела должен состоять из следующих элементов:
наименование вида или разновидности документов;
наименование предприятия или структурного подразделения;
корреспондент;
краткое содержание документов дела;
название региона, с которым связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документа.
Заголовок может начинаться с указания вида документов («Приказы», «Протоколы») и разновидности документов (... «по основной деятельности», ... «заседаний совета директоров»). Если в качестве вида документов названы «Планы ...» или «Отчеты ...», необходимо указать периодичность и характер документов. Например: «Годовой финансовый план» или «Квартальные отчеты о сбыте продукции».
Заголовок может начинаться со слов «Документы...» или «Материалы...». В этом случае необходимо в скобках перечислить основные виды документов дела. Например: «Материалы научно-производственной конференции (список участников, повестка дня, тезисы докладов, решение)».
Заголовок может начинаться со слова «Переписка». В этом случае необходимо указать, с кем и по какому вопросу она ведется. Если в дело помещена переписка с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Например: «Переписка с фирмой «Закат» о поставках оборудования». Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают их общее видовое название. Например: «Переписка с предприятиями химической промышленности о закупке сырья». Если в деле содержится переписка с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают вопрос, по которому она ведется. Например: «Переписка о подготовке научно-практической конференции».
В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации.
Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура дел, т.е. в номенклатуре дел на 2005 год графа 3 будет заполнена в 2006 году.
В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел.
В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, «Дело не заведено» и т.д.
При оформлении номенклатуры дел в каждом разделе оставляют резервные номера (свободное место) для того, чтобы была возможность внести в номенклатуру заголовки дел, сформированных в течение года.
Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют гриф согласования (22) с экспертной комиссией (ЭК). Примерное положение об экспертной комиссии дано в приложении.
Номенклатуру дел утверждает руководитель организации.
До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на обложки заводимых дел.
В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номенклатурой дел.
После того, как год истек, в начале следующего календарного года на основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел.
5.3. Экспертиза ценности документов
Сведения итоговой записи о количестве заведенных дел лежат в основе проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Примерное положение об экспертной комиссии дано в приложении. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения документов должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы временного (до 10 лет включительно) хранения. По документам, сроки хранения которых не установлены государственным или отраслевыми перечнями, экспертная комиссия принимает самостоятельное решение.
В результате работы экспертной комиссии формируются четыре группы документов с различными сроками хранения:
подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
подлежащие временному (свыше 10 лет) хранению в ведомственном архиве (документы по личному составу);
подлежащие временному (до 10 лет включительно) хранению;
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (приложение). В акт об уничтожении включаются дела, срок хранения которых истек к 01 января того года, в котором составлен акт. При определении срока хранения значение имеет только год заведения дела, месяц во внимание не принимается. (Дело «Переписка...», заведенное в январе 2002 года и дело «Переписка ...», заведенное в декабре 2002 года должны быть уничтожены в 2006 году).
Уничтожать документы без составления актов о выделении документов к уничтожению категорически запрещается.
5.4. Подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу должны храниться в службе ДОУ или в архиве организации в течение трех лет, после чего они подлежат передаче на государственное хранение.
В процессе подготовки дел для передачи на государственное архивное хранение необходимо:
Перегруппировать документы дела в хронологической последовательности (с 01.01.2005 по 31.12.2005), располагая документы в порядке прямой хронологии. Приложения от основных документов не отделяют.
Пронумеровать листы черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами. В каждом томе — сквозная валовая нумерация листов. При нумерации листов необходимо иметь в виду следующее:
если лист формата A3 подшит за середину, он нумеруется как два листа, если он подшит за левое поле - как один лист;
на листах, представляющих собой чертеж, рисунок, фотографию, номер проставляется на обороте;
если в дело подшит конверт с вложениями, то последовательно нумеруются конверт, вложения, затем очередной лист дела.
Удалить канцелярские скрепки и скрепки степлера.
Составить заверительную надпись дела.
Составить для наиболее ценных дел внутреннюю опись документов дела.
Поместить документы в картонную обложку и прошить их в четыре прокола шпагатом (или переплести).
Приложение 1
Примерный перечень видов и разновидностей документов, используемых в управленческой деятельности
Акт - документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии.
Анкета - форма представления унифицированного текста (документ), в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям.
График - план работ с точными показателями сроков и объемов выполнения.
Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами (предложениями) составителя.
Должностная инструкция - документ, определяющий обязанности, права и ответственность должностного лица.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение, адресованное лицом или группой лиц учреждению или должностному лицу.
Заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Извещение о заседании, собрании, конференции - документ, информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять в нем участие.
Инструкция - правовой акт, издаваемый учреждением (утверждаемый его руководителем или руководителем вышестоящей организации) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения (его подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструктивный характер носят правила, рекомендации, методические рекомендации, методические указания и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. Целесообразно объединить все перечисленные акты в инструкцию.
Личная карточка - документ, служащий для анализа состава и учета движения кадров.
Обзор - документ, составленный в целях информации подведомственных и других организаций о работе в той или иной областях или о деятельности группы учреждений в определенный период.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).
Отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста о работе, присланной на рассмотрение.
Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении задания, работы, подготовке мероприятий, поручений и проведении тех или иных мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, объединенных едиными правилами составления и оформления.
План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), конкретных исполнителей и контролеров.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм.
Правила - свод обязательных для выполнения норм и требований.
Представление - а) документ, рекомендующий адресату осуществление действий (мероприятий), касающихся личного состава организации (перемещение, назначение, поощрение и т.п.) или ее деятельности; б) документ, содержащий информацию о фактах нарушения законности и представляемый прокурором в соответствующие инстанции.
Предложение - разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Протокол - документ, фиксирующий процесс обсуждения и решения (постановления), принятые коллегиальным органом.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), в целях решения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Сводка - документ, представляющий собой обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований и т.п.).
Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону).
Указание - правовой акт, издаваемый должностными лицами, круг которых определен уставом (положением об организации), преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данной организации или вышестоящим органом управления.
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов
приложение 2
Примерный перечень документов, подлежащих
утверждению
Акты (проверок; ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения и т.д.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета и т.д.).Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использование средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).
Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы организаций.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
приложение 3
Примерный перечень документов, заверяемых печатью
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
Архивные справки.
Архивные копии.
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).
Заключения и отзывы.
Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
Исполнительные листы.
Командировочные удостоверения.
Нормы расхода.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.)).Положения об организациях.
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
Соглашения.
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
Титульные списки.
Удостоверения.
Уставы организаций.
Штатные расписания.
приложение 4
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ
Проекты документов.
Пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции и т.д.
Рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги выставок и т.д.
Рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности фирмы.
Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.).
Прейскуранты (прайс-листы).
Финансовые документы (подлежат учету в бухгалтерии).
Поздравления.
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
ОБРАЗЦЫ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
ВИДЫ БЛАНКОВ
ОБЩИЙ БЛАНК
БЛАНК ПИСЬМА
БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
УСТАВ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ПРИКАЗ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
УКАЗАНИЕ
РЕШЕНИЕ
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ПИСЬМО
АКТ
ПРОТОКОЛ

2514600130810
Открытое акционерное общество «КОМП»
______________ №______
г. Свободный
Общий бланк
2667000-114300
Открытое акционерное общество «КОМП»
ул. Зейская, 48, г.Свободный, Амурская обл., 676450
тел. (234) 4-38-40
E-mail KOMP@SVOB.RU
ОКПО 10061987 ОГРН 1027810305665
ИНН/КПП 5626101947/280701001
________________ №________ ┌ ┐
На №____________ от ________
Бланк письма
2514600-97790
Открытое акционерное общество «КОМП»
П Р И К А З
______________ №____
г.Свободный
Бланк конкретного вида документа
УТВЕРЖДЕН
протоколом общего собрания
учредителей
от _______________ № _____
У С Т А В
ОАО «КОМП»
г.Свободный
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Открытое акционерное общество «КОМП» создано в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», Гражданским кодексом РФ и другим действующим законодательством РФ.
1.2. ОАО «КОМП» является юридическим лицом и свою деятельность организует на основании настоящего Устава и действующего законодательства РФ.
1.3. Местонахождение ОАО «КОМП»: 676450, Амурская обл., г.Свободный, ул.Зейская, 48.
1.4. Почтовый адрес ОАО «КОМП»: 676450, Амурская обл., г.Свободный, ул.Зейская, 48.
2. ЦЕЛИ И ПРЕДМЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Целями деятельности ОАО «КОМП» являются предоставление товаров, а также извлечение коммерческой выгоды.
2.2. Предметом деятельности ОАО «КОМП» является:
۞
9. ЛИКВИДАЦИЯ И РЕОРГАНИЗАЦИЯ
9.1. Общество может быть реорганизовано добровольно в порядке, предусмотренном законом. Реорганизация ОАО «КОМП» может быть осуществлена в форме слияния, присоединения, разделения, выделения и преобразования. При реорганизации вносятся соответствующие изменения в учредительные документы ОАО «КОМП».
9.2. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ОАО «КОМП», в т.ч. по представлению Общества в суде. Все решения ликвидационной комиссии принимаются простым большинством голосов от общего числа членов комиссии. Протоколы заседаний ликвидационной комиссии подписываются Председателем и Секретарем.
9.3. Ликвидация ОАО «КОМП» считается завершенной с момента внесения органом государственной регистрации соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
۞
9.14. Полномочия ликвидационной комиссии прекращаются с момента завершения ликвидации ОАО «КОМП».
9.15. При реорганизации или прекращении деятельности ОАО «КОМП» все документы (организационно-распорядительные, финансово-хозяйственные, по личному составу) передаются в соответствии с установленными правилами организации-правопреемнику.
При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения, документы по личному составу передаются на хранение в архив объединения «Госархив». Подготовка и передача документов осуществляется за счет средств ОАО «КОМП» в соответствии с требованиями архивных органов.
Председатель Совета директоров Т.В.Троцкая
Секретарь Н.С.Юрьева
3429000

УТВЕРЖДАЮ
ОАО «КОМП» Директор
Т.В.Троцкая
10.01.2006
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
09.01.2006 № 12
г. Свободный
секретаря-машинистки
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-машинистка относится к категории работников ОК предприятия. Принимается и увольняется приказом директора предприятия.
1.2. Основными задачами секретаря-машинистки является печатание документов, их размножение, обработка входящей и исходящей корреспонденции.
1.3. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:
- Уставом предприятия,
- правилами трудового распорядка,
- приказами руководства предприятия.
2. ФУНКЦИИ
2.2. Секретарь-машинистка осуществляет следующие функции:
- печатание документов,
- выполнение множительных работ,
- осуществление экспедиционной обработки,
- разработка номенклатуры дел.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Должностными обязанностями секретаря-машинистки являются:
- регистрация документов,
- ведение журналов,
- ведение машинописных работ.
4. ПРАВА
4.1 Секретарь-машинистка имеет право:
- на получение информации для своевременного выполнения работы,
- на принятие мер и осуществление контроля над сокращением избыточной информации,
- на внесение предложений в совершение работы.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Секретарь-машинистка несет ответственность за:
- обеспечение установления порядка работы с документами,
- выполнение указаний и поручений руководства,
- качественное выполнение возложенных на нее должностных инструкций.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
6.1. Секретарь-машинистка взаимодействует:
- со структурными подразделениями предприятия по вопросам ДОУ,
- со всеми сотрудниками по сбору, обработке, передаче информации и документов.
Начальник ОК М.М.Коротков
С инструкцией ознакомленасекретарь-машинистка Г.К.Сидорова
10.01.2006
0130810
ОАО «КОМП»
П Р И К А З
15.01.2006№ 25
г.Свободный
О переходе на электронный
документооборот
В связи с переходом с 20.01.2006 предприятия на систему электронного документооборота
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Все внутренние документы предприятия, за исключением приказов, составлять в электронном виде. Исходящие документы составлять в электронном виде при наличии электронной почты у адресата (отв. – начальник ОК М.М.Коротков).
2. Исполнителям документов при отправке исходящих документов сохранять электронную копию документа, которую передавать по окончании делопроизводственного года в архивную группу (отв. – начальник группы К.А.Котов).
3. Внести соответствующие изменения в Инструкцию по ДОУ предприятия до 20.01.2006 (отв. – секретарь-референт Н.С.Юрьева).
4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на зав.канцелярией М.И.Петрову.
Директор Т.В.Троцкая
040640
ОАО «КОМП»
П Р И КА З
10.01.2006 № 10-л/с
г.Свободный
По личному составу
1. ПРИНЯТЬ:
СИДОРОВА Ивана Ивановича на должность секретаря-референта с окладом согласно штатного расписания с 10.01.2006.
Основание: заявление И.И.Петрова, трудовой договор № 12 от 10.01.2006.
С приказом ознакомлен: л. п. 00.00.0000
2. ПЕРЕВЕСТИ:
ПЕТРОВА Сергея Анатольевича секретаря-референта на должность главного бухгалтера с 12.01.2006.
Основание: заявление С.А. Петрова, свидетельство о повышении квалификации.
С приказом ознакомлен: л. п. 00.00.0000
3. УВОЛИТЬ:
ИВАНОВА Михаила Евгеньевича, делопроизводителя, с 12.01.2006 по собственному желанию п.3 ст.77 ТК РФ.
Основание: заявление М.Е.Иванова.
С приказом ознакомлен: л. п. 00.00.0000.
Директор Т.В.Троцкая
Начальник ОК
л. п. Д.Е. Касаткин
00.00.0000
2628900-326390
ОАО «КОМП»
Р АС П О Р Я Ж Е Н И Е
11.01.2006 № 15
г.Свободный
О выполнении ремонтных работ помещения
В связи с тем, что помещение, занимаемое ОАО «КОМП», требует косметического ремонта
ОБЯЗЫВАЮ:
1. ООО «Ремонт», согласно договору № 5 от 03.01.2006:
1.1. Направить в ОАО «КОМП» рабочих строительных специальностей.
1.2. Составить план ремонтных работ до 15.01.2006.
1.3. Обеспечить необходимое оборудование и инструменты.
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заведующего хозяйством Н.К.Трофимова.
Зам.директора по АХЧ К.И.Сидоров
11430016510
ОАО «КОМП»
У К А З А Н И Е
10.12.2005 № 27
г.Свободный
О графике отпусков на 2006 год


Для составления графика отпусков на 2006 год
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений предоставить секретарю списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2006 г. Срок предоставления списков – 15.12.2005 г.
2. Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия до 16.12.2005.
3. Контроль возложить на начальника ОК М.М.Короткова.
Директор Т.В.Троцкая

В дело 11/05-03
10.12.2005
С.А.Павлова

262890016510
ОАО «КОМП»
Р Е Ш Е Н И Е
10.02.2006 № 20
г.Свободный
О повышениизаработной платы
В связи с перевыполнением годового плана по выпуску продукции, совет директоров ОАО «КОМП»
РЕШИЛ:
Повысить заработную плату всем работникам с 01.03.2006 на 13%.
2. Обязать бухгалтерию (главный бухгалтер Г.А.Луценко) сделать перерасчёт по заработной плате.
3. Премировать работников цеха по сборке ПК в размере 20% от основного оклада.
4. Контроль за исполнением решения возложить на начальника отдела кадров М.М.Короткова.

Председатель Совета директоров Т.В.Троцкая
Члены Совета М.М.Коротков
Н.С.Юрьева
00
ОАО «Амит»

ул.Строительская, 15,
ОАО «КОМП» г.Тында, Амурская обл.,
ул. Зейская, 48, г.Свободный, 764210
Амурская обл., 676450
тел. (234) 4-38-40
ОКПО 10061987 ОГРН 1095683580
ИНН/КПП 5626101947/2807010010
E-mail KOMP@SVOB.RU
11.06.2008 № 253/02-05
На № 177/04-08 от 05.06.2008
Сообщаем Вам о возможности выполнения Вашего заказа на сборку персональных компьютеров в количестве 18 шт. в установленный Вами срок.
Директор Т.В.Троцкая
0114300
ОАО «КОМП» УТВЕРЖДАЮ
Директор
Т.В.Троцкая
А К Т 04.02.2006
03.02.2006 № 34
г. Свободный
О вскрытии посылки
Основание: приказ директора от 01.02.2006 № 31.
Составлен комиссией в составе:
Председатель: Начальник цеха по сборке ПК В.В.Гудков
Члены комиссии: 1. Мастер П.А.Пушков
2. Бухгалтер А.К.Андреева
01.02.2006 в адрес ОАО «КОМП» прибыла посылка с завода-поставщика. При вскрытии ящика не оказалось числящихся по накладной
№ 144300 от 21.01.2006 двенадцати CD-ROMов.
Комиссия пришла к выводу:
потребовать от завода-поставщика досылки недостающего числа
CD-ROMов для ПК. Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. – заводу-поставщику;
2-й экз. – в бухгалтерию;
3-й экз. – в дело 01-09.
Председатель В.В.Гудков
Члены комиссии П.А.Пушков
А.К.Андреева
2514600154940
Открытое Акционерное общество «КОМП»
П Р О Т О К О Л
10.01.2006 № 12
г. Свободный
заседания инвентаризационной
комиссии
Председатель - О.В.Афанасьев
Секретарь - А.К.Андреева
Присутствовали: 25 человек (список прилагается)
Повестка дня:
Результаты инвентаризации по складу вспомогательных материалов
№ 4 по состоянию на 10.01.2006. Докладчик – гл. бухгалтер Г.А.Луценко.
СЛУШАЛИ:
Г.А.Луценко - Доклад прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
А.К.Андреева (бухгалтер). Приходные и расходные документы по складу № 4 в удовлетворительном состоянии.
А.Н.Скалкина (бухгалтер). Недостачу вспомогательного материала нужно ликвидировать.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Результаты инвентаризации по складу № 4 по состоянию на 10.01.2006 утвердить.
2. Недостачу вспомогательных материалов по складу в сумме 10 000 рублей по государственным розничным ценам отнести за счет О.Н.Калюжной.
Председатель О.В.Афанасьев
Секретарь А.К.Андреева
ЛИТЕРАТУРА
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. – М., 2003.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М., 2001.
4. Правила работы архивов организаций. – М., 2003.
5. Л.В.Павлюк, Т.И.Киселева, М.Ф.Воронина, Н.И.Воробьев. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Изд. «Герда», 2004.
6. А.Н. Кузнецова, Р.Н.Вагенгейм. Машинопись: Практ. Пособие. – 5-е изд. – М.: Высшая школа, 2000.
7. Н.В.Макарова, Г.С.Николайчук, Ю.Ф.Титова. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. – СПб, 2002.
8. Т.Елизаветина, М.Денисова. Делопроизводство на компьютере. – 3-е изд. – М.: – КудицОбраз.- СПб.: Питер, 2005
9. Журналы «Секретарь-референт», «Секретарское дело», 2000-2005 гг. выпуска.
 

Приложенные файлы

  • ppt file1
    Размер файла: 2 MB Загрузок: 5
  • ppt file2
    Размер файла: 534 kB Загрузок: 3
  • doc file3
    Размер файла: 5 MB Загрузок: 0
  • docx file4
    Размер файла: 384 kB Загрузок: 1