Электронные технологии документооборота как важнейший канал управления социально-коммуникативными процессами

Управление культуры Белгородской области
Белгородский государственный институт культуры и искусств
Библиотечно-информационный факультет
Кафедра библиотековедения



Электронные технологии документооборота
как важнейший канал управления
социально-коммуникативными процессами

Курсовая работа
по социальным коммуникациям




Выполнила:
студентка группы 12 МИР
Сакрюкина С. С.
Научный руководитель
проф., к.п.н. Шадрина В.Н.




Белгород
2010
ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ........................................................................................................ 3

РАЗДЕЛ 1. Построение эффективного документооборота................................ 6

РАЗДЕЛ 2. Анализ электронных технологий документооборота........................ 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ................................................................................................... 37

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК...................................................................... 39

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования. Документы были, есть и будут. Единственное, что меняется со временем – это их носители. Наш динамичный и требовательный ХХI век позволяет нам не волноваться о том, захватили ли мы с собой записную книжку или папку с документами. “Всё своё ношу с собой” – высшая мудрость древних нашла свою реализацию в наши дни благодаря тому, что все документы огромного предприятия могут храниться и переноситься внутри одного персонального компьютера. Однако, пока на большинстве предприятий документооборот существует в бумажной форме. Безусловно, в таком виде документооборот более привычен и традиционен, но при этом он обладает рядом недостатков, существенно перекрывающих достоинство его привычности:
 медленный поиск документов;
 трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
 сложность организации эффективного контроля и отчётности по исполнению резолюций;
- длительность сроков подготовки и согласования документов;
 сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
- невозможность или трудоёмкость получения сводных отчётов и журналов.
Таким образом, традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. Но сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи, т.к. существует ряд причин:
- психологический аспект проблемы (получение информации в электронном виде требует привычки);
- безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки (соответствующей производительности вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов);
- безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчёт только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).
Главной задачей на ближайшие годы, решение которой поможет создать условия для массового использования электронных технологий документооборота должно стать развитие муниципальной информатизации. А также в информационном обществе, основанном на знаниях, новой информационной культурой должны обладать не только специалисты, но, в определенной степени, и всё дееспособное население. Таким образом, встаёт задача повышения общего образовательного уровня населения, обеспечения более широкого знакомства с достижениями научно-технического прогресса и возможностями их использования в социальной практике. Поэтому одна из главных проблем, которую необходимо решать совместными усилиями специалистов из разных областей знания выявление закономерностей сохранения и воспроизведения смысла с помощью электронных носителей информации, подразумевая под этим смыслом как новое, так и традиционное социальное знание, органически сохраняющееся и воспроизводимое в новых условиях [12, с.77].
Объект исследования – документооборот как канал управления социально-коммуникативными процессами.
Предмет исследования – использование электронных технологий в документообороте.
Цель исследования – совершенствование документооборота
Задачи исследования –
- рассмотреть документооборот как канал управления социально-коммуникационными процессами;
- проанализировать традиционный документооборот;
- изучить новые технологии в обеспечении решения задач в микро, миди, макросоциальных процессах.
Методы исследования – библиографический, терминологический, метод анализа и синтеза.
Степень разработанности темы исследования.
Данная тема является предметом исследования как учёных, так и практиков и нашла отражение в их многочисленных изданиях и публикациях.
Кудрявцев В.А. в своей работе «Организация работы с документами» исследовал документ, Лебедев И. в работе «Грамотный документооборот» исследовал документооборот.
Проблемы документооборота отражены в работах Бобылёвой М.П. «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному», Ларина М.В. «Электронный документооборот: что мешает его внедрению», Саблина В.К. «О внедрении электронного документооборота».
Структура курсовой работы следующая: введение, два раздела, заключение и библиографический список.
РАЗДЕЛ 1. ПОСТРОЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.
Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.
Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учёта, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.
Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учёта и перейти на современную форму регистрации документов с помощью компьютера. Тем более, что постоянно возрастает объём регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.
Из множества громких заявлений, сделанных в разное время и анонсировавших безбумажный документооборот, реально удались лишь единичные проекты. В остальных случаях все попытки перевода делопроизводства на полностью электронные рельсы закончились провалом, который может быть и незаметен на первый взгляд, но очевиден ввиду увеличения числа приобретённых «печатающих устройств»: оптимизация обернулась более громоздкой инфраструктурой, потакающей бумажному монстру.
Значительный прогресс с точки зрения внедрения наблюдается в государственном секторе, который является вторым по величине потребителем систем электронного документооборота на российском рынке. В 2004 году на долю госструктур пришлось 34% всех инсталлированных систем электронного документооборота, а по итогам 2005-го расходы на внедрение информационных технологий в государственном секторе оказались больше на 20% по сравнению с 2004-м и почти втрое больше, чем в 2003 году.
Преимущества систем электронного документооборота понятны, проблема лишь в неверном планировании, реализации и внедрении проекта. Есть ещё один фактор, зачастую более важный, чем неграмотное планирование и внедрение. И фактор этот человеческий. С некоторой долей условности процесс подготовки и работы с документами можно назвать творческим, и это одна из крупнейших проблем, ведь творческая работа принципиально не формализуема и не подчиняется правилам, а значит, не может быть автоматизированной. И хотя творческая составляющая имеет место, основная масса работы всё же представляет собой рутину, а именно с рутиной прекрасно справляются компьютеры.
Казалось бы, дело за малым. Творческий процесс подготовки оставить людям, а сортировку, маршрутизацию и поиск компьютерам. Фактически это и есть комплекс мероприятий, образующих электронный документооборот, но исключить из него бумагу как носитель документов, или хотя бы минимизировать её присутствие задача очень непростая. Хотя все преимущества налицо: ведь в полностью бумажном делопроизводстве систематизацию и поиск приходится выполнять с помощью неэффективного «перекладывания папок», в то время как система электронного документооборота выполнит подобные действия практически мгновенно, исключив ошибки, которые влечёт за собой человеческий фактор.
Итак, необходимо стимулировать персонал на работу с электронной системой. Нередки случаи, когда развёрнутая готовая система, изначально удовлетворяющая поставленным целям, вызывает саботаж среди сотрудников: бумаги всё так же распечатываются на принтере (под различными предлогами) и переносятся из отдела в отдел. Хотя положительные примеры опыта внедрения полностью электронного документооборота свидетельствуют: никто ещё не возвратился назад к бумаге. Увы, рассчитывать на сознательность сотрудников в данном случае наивно. Крайне тяжело сломать старые привычки, поэтому наиболее действенный метод административный.
К примеру, с помощью особого распоряжения, предписывающего не принимать в производство документы, созданные не в системе электронного документооборота. При этом необходимо, чтобы в руководстве компании или учреждения обязательно имелся кто-то действительно заинтересованный во внедрении электронных технологий на всех уровнях и готовый взять под личный контроль перевод делопроизводства в электронную форму.
Разумеется, успешный переход «из-под палки» имеет мало перспектив быть осуществлённым. Нужен квалифицированный подготовленный персонал на всех уровнях, от рядовых пользователей до IT-администраторов, перед которыми будут поставлены чёткие и однозначные задачи, явно определены обязанности и привиты необходимые практические навыки.
Несмотря на некоторое сопротивление со стороны пользователей, сегодняшний рынок электронного документооборота достаточно развит и сегментирован: имеются различные предложения, различающиеся по функциональности и цене. С точки зрения заказчика наиболее часто рассматриваются три варианта: самостоятельная инсталляция готовой системы, заказ внедрения готового решения у специализированной компании, а также разработка и внедрение специализированного решения также у сторонней компании.
Первый случай целесообразен, если компания-заказчик или учреждение располагает штатом квалифицированных IT-специалистов, способных правильно выбрать в соответствии с потребностями и развернуть уже готовое решение электронного документооборота. На этих сотрудников в дальнейшем возлагается обязанность поддерживать инсталлированную систему электронного документооборота в рабочем состоянии и при необходимости расширять пакет пользовательских лицензий. Иными словами, такой вариант вполне подходит для решения насущных задач, если компания-заказчик полностью уверена в высоком уровне своих специалистов ведь фактически она остаётся наедине с проблемами, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации системы.
Если твёрдой уверенности в своих специалистах нет, имеет смысл рассмотреть второй вариант, когда развёртывание и поддержку типовой готовой системы электронного документооборота осуществляет специализированная компания. Она же проводит обучение персонала заказчика на различных уровнях от инструктажа рядовых пользователей до подготовки IT-специалистов, способных принять определённые меры при возникновении форс-мажорной ситуации. В каждом конкретном случае, как правило, перечень услуг и определение уровня сопровождения оговаривается индивидуально. Кроме того, если в варианте с полностью самостоятельным развёртыванием электронного документооборота фактически заказчик платит за систему и пакет пользовательских лицензий, то во втором случае затраты серьёзнее: добавляется стоимость инсталляции, проведённая интегратором, и стоимость пакета технического сопровождения и тренинга.
Если же типовое решение выглядит недостаточно гибким или не удовлетворяет всем требованиям заказчика, возможен третий вариант, наиболее сложный с точки зрения планирования и реализации. Это разработка и инсталляция уникального решения «под ключ» с учётом специфики деятельности предприятия или компании и последующим техническим сопровождением. Например, если речь идет о химико-биологической лаборатории, в системе электронного документооборота которой следует учесть определённые технологические процессы, то здесь довольно тяжело подыскать готовое решение, поэтому требуется либо создавать индивидуальное «с нуля», либо очень серьёзно поработать над неким типовым, приведя его в соответствие с требованиями, обусловленными деятельностью лаборатории.
Вне зависимости от выбранного пути, всегда имеет смысл прислушаться к рекомендациям компании, поставившей продукт, а также регулярно посещать тренинги и семинары, посвящённые поддержке и развитию систем электронного документооборота.
Весьма серьёзную проблему представляет отсутствие каких-либо глобальных нормативных документов, регламентирующих стандарты в области электронного документооборота. Это означает, что, как правило, развёрнутые системы оказываются «вещью в себе» и обеспечивают выполнение определённых задач лишь в рамках отдельной компании или предприятия. Хотя на российском рынке стандартом де-факто является подготовка документов при помощи офисного пакета Microsoft Office, этого далеко не достаточно, так как на данном этапе многие переходят на свободное программное обеспечение и ввиду этого используют OpenOffice.org или какое-то другое программное обеспечение. В результате возникают сложности с совместимостью и переносимостью документов.
Даже на государственном уровне наблюдается явление «феодальных посёлков». Министерство А давно и успешно использует систему электронного документооборота, министерство В лишь внедрило подобную систему и проходит все стадии обучения пользователей и наладки работы, а министерство С и не помышляет о чём-то подобном, по старинке накапливая огромные архивы распечатанной на принтерах бумаги. И, разумеется, никакое взаимодействие на уровне электронного документооборота между А, В и С невозможно. Лишь недавно ситуация стала меняться к лучшему: началась работа по созданию национального стандарта в области документационного обеспечения управления на основе международного стандарта ISO 15489.
Одним из сугубо технических факторов, сдерживающих распространение электронного документооборота, является несовершенство механизмов, однозначно идентифицирующих документы. Если на листе бумаги под текстом человек собственноручно ставит свою подпись, это автоматически означает полную ответственность данного лица за написанное выше. Под электронным документом поставить «личную подпись» в традиционном понимании невозможно требуется мощный и надёжный механизм идентификации, в качестве которого сегодня выступает цифровая подпись реквизит электронного документа, предназначенный для его однозначной идентификации на предмет принадлежности определённому лицу и защиты от подделки. Проверить подлинность подписи любого человека под любым электронным документом очень просто открывается подписанный электронный документ, нажимается соответствующая кнопка и автоматически происходит проверка.
Цифровая подпись абсолютно идентична обычной подписи даже на законодательном уровне и позволяет исключить вероятность подделки как самой подписи, так и подписанных документов, а это уже весьма серьёзно. По своей природе цифровая подпись практически не подвержена процедурам дешифрации с последующим взломом, по крайней мере на сегодня не существует достаточных вычислительных мощностей, позволяющих за приемлемое время «взломать» цифровую подпись методом перебора другие методы здесь нереализуемы.
Признание цифровой подписи на законодательном уровне означает, что отныне никаких формальных препятствий для повсеместного распространения систем электронного документооборота нет. В принципе, с этого момента бумагу можно упразднять за ненадобностью. Но, разумеется, это произойдет (если произойдет) очень нескоро, вот почему для нас вновь наступает «эпоха перемен» [16].
Для развития социальной коммуникации важно уяснить, насколько новые технологии обеспечивают решение задач в микро, миди, макросоциальных процессах, в какой степени они способствуют укреплению взаимодействия между структурами различного уровня, а также между структурами одного уровня, как они взаимодействуют с традиционным документооборотом, а также с естественными каналами передачи информации. Интересным является вопрос, какие сферы социально-коммуникативной деятельности активнее всего внедряют новые технологии документооборота для совершенствования своей управленческой деятельности. Это сферы, в которых наиболее активно работают с документами и где имеются финансовые возможности для их приобретения и внедрения. По внедрению автоматизированных систем документооборота сегодня лидируют: экономика, наука, культура, образование. В связи с развитием в учебно-познавательной деятельности электронных документов, разрабатывается своя технология оценки документов. Существует специфика их оценки по сравнению, например, с традиционными изданиями. Помимо
содержательной экспертизы предполагается техническая и экспертиза дизайн-эргономики. Если первая предполагает оценку работоспособности электронных изданий на программно-технических комплексах, то экспертиза дизайн-эргономики электронных изданий оценивает дизайн аудиовизуальных, психологических, эргономических и художественных качеств продукта [8, с.106].
В связи с развитием электронного документооборота появляются предложения использовать новые материальные носители для сохранения малоценных документов (то есть временного хранения), а для более значимых традиционные носители и электронные. Разрабатываются технологические системы для снятия с «работы» документов, потерявших свою актуальность. Для фильтрации документов используются формальные критерии сортировки по дате принятия, по названию и многое другое, основанное на самых современных технологиях [11].
Современные технологии способствуют расширению информационного пространства, облегчают процессы передачи информации в широких временных границах, определяя тем самым её воздействие не только на современное поколение, но и потенциально на будущих потребителей современных нам общественных смыслов. Качество и ценность информационных ресурсов определяется не только технической, а прежде всего содержательной стороной. В связи с этим предъявляются определённые требования соответствия их универсальным культурным принципам: сочетанию в содержании общечеловеческого и национального, ориентации на передовые мировые стандарты в культуре и образовании, приобщению к мировому культурному, информационному и демократическому пространству и др. [12, с.227].
Существует проблема адекватности автоматизированного документооборота всем задачам традиционного. Почему были и до сих пор существуют потери информации при условии использования новейших автоматизированных технологий. Ведь они специально и создаются для совершенствования процессов обработки информации.
В ряде случаев традиционный документооборот по-прежнему занимает лидирующие позиции по сравнению с автоматизированным. Не подлежат, например, автоматизации персональные данные, связанные с государственной тайной или используемые для личных и семейных нужд [1].
При нарастающем количестве выпускаемых программ документооборота достаточно сложно выделить их основные отличительные особенности. При их рассмотрении важно иметь в виду, какие из них нацелены на решение глобальных задач обработки, сохранения и распространения информации, а какие для текущих задач управления на разных уровнях социально-коммуникативной деятельности: государственном, профессионально-корпоративном или для локальных групп.
Существуют разные подходы к дифференциации систем по степени влияния их на управленческие процессы. Для их дифференциации в зависимости от того, какую они оказывают помощь в управлении, имеют значение степень организационной сложности социальной коммуникации, структура принимаемых управленческих решений.
Глобальные задачи вытекают из необходимости решения таких важнейших задач социальной коммуникации, как необходимость сохранения и обработки больших объёмов информации в условиях постоянного её прироста, а также изменение и развитие знаниевой структуры. Управление этими процессами без автоматизации сегодня просто не мыслится [12].
Задача заключается в выборе системы электронного документооборота. По большому счёту, требования можно разбить на две большие группы: связанные со спецификой бизнеса и с используемым программным обеспечением. Вторая группа носит чисто технический характер, в то время как первая описывает суть всей затеи.
К бизнес-требованиям следует отнести работу с логикой бизнеса компании или предприятия, работу с собственно документами, а также функционирование хранилища данных и работу с учётными записями пользователей. Бизнес-логика с точки зрения реализации может быть смоделирована либо жёстко, когда решение изначально ориентировано на бизнес конкретного заказчика, либо в результате доводки типового решения как силами заказчика, уверенного в своём персонале, так и силами поставщика решения. В любом случае неизбежно выполнение определённых процедур, ведь фактически невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий документооборот и подходящий к процессам делопроизводства всех без исключения предприятий. Также необходимо учитывать перспективы: если выбранное решение способно создавать собственные маршруты документов и манипуляцию пользовательскими задачами и действиями с помощью встроенных скриптовых языков, то это предоставляет немалые возможности по расширению или корректировке функциональности системы в будущем.
Электронные технологии документооборота это в первую очередь работа с документами, которые нужно создавать, редактировать, заверять цифровой подписью, искать в общем множестве документов компании, а также отслеживать их актуальность и приоритеты. Например, если два сотрудника работают над составлением контракта, их работа должна быть скоординирована: какой версии документа верить впоследствии? С точки зрения удобства и комфортности работы идеальным представляется вариант, при котором документ выглядит одинаково и в цифровом, и в бумажном виде хотя бы на этапе «привыкания» к электронному документообороту.
К техническим требованиям относятся управление учётными карточками пользователей и организация хранилища данных (документов). Если с заведением новой учётной карточки и редактированием существующей особых проблем нет, то идентификация пользователя в
системе весьма ответственная задача. Здесь необходимо исключить вероятность того, что лицо, не наделённое соответствующими полномочиями, не получит доступ к определённым документам или функциональным возможностям электронного документооборота. Например, если секретарю предписано вносить и регистрировать входящую корреспонденцию, нужна уверенность, что он не сможет ознакомиться с бухгалтерскими документами. Такое разделение доступа элементарно реализуется на техническом уровне, однако требуется аутентификация пользователя способность подтвердить его личность и авторизация, которая предоставляет доступ к определённым данным или функциональности при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.
Огромную роль в организации электронного документооборота играет формирование хранилища данных. При неудачной организации производительность всей системы может упасть настолько, что действительно быстрее было бы носить бумаги из комнаты в комнату и копаться в пыльных папках. Как правило, хранилище данных в современных системах электронного документооборота это специализированная база данных, предоставляющая мощные возможности индексации, поиска и резервного копирования. С точки зрения индексации и поиска требуется особенно тщательное планирование, ведь документ не только может быть простым текстом, но и содержать прикреплённый файл, в котором также необходимо выполнить индексацию и поиск.
Следует обратить особое внимание на автономность системы электронного документооборота. Она может предлагаться как полностью законченное решение «под ключ» либо как продукт, требующий покупки и инсталляции программного обеспечения сторонних разработчиков операционной системы, системы управления базами данных, поисковой корпоративной системы и т.д. Разумеется, надежнее полностью законченный комплекс программного обеспечения, но в данном случае может сыграть
немалую роль и ценовой фактор [16].
Понимание социального значения документа как носителя личностного и обобществлённого смысла появилось не сейчас. Потребностное состояние в передаче информации во времени и пространстве сформировалось у человека достаточно давно, на ранних стадиях развития социальной коммуникации. Тенденция осознания социальной роли документа как носителя информации прослеживается на протяжении всей истории человечества. Однако сегодня внимание к документу более серьёзное и связано это с более чётким представлением о его управленческой, экономической роли в жизни общества, со сложностями развития его как социального объекта на современном этапе, имея в виду развитие документальных потоков по экспоненте. Инновационная реакция на проблемы с развитием и организацией традиционных документов проявилась в создании новых видов документов, которые стали называть электронными. В этой связи заговорили о новых парадигмах и проблемах, в решение которых «окунулись» специалисты из многих областей знания, как тесно связанных с документами, так и использующими их как смежный ресурс.
Главная проблема, от которой во многом зависит решение других интеграционная. Документ это объект, который связывает многие области деятельности, как специально нацеленные на изучение документа, так и те, в которых документ используется как сопутствующий метод и способ профессиональной деятельности. Интеграция позволит глубже понять многие теоретические и практические проблемы.
Проблемы оптимизации электронных ресурсов в практическом плане во многом зависят от теоретического решения проблемы изучения ресурсов как системы. Системное изучение традиционных ресурсов оказывалось во многом эффективным до того момента, когда их объёмы переросли возможности осмысления их человеком. Однако такой же подход необходим для осмысления развития и электронных документов, хотя и здесь уже возникает много проблем в связи с большим их массивом. Сегодня обсуждаются проблемы, что такое электронный текст, учебник, издание, каталог, файл, гипертекст, база данных и т.д. Но слабо решаются проблемы классификации новых видов документов, что было свойственно исследованиям традиционных документов и способствовало системному видению в развитии документального потока.
Системный подход к изучению электронных ресурсов позволит на другом уровне рассмотреть и проблемы их совместимости, распространения, безопасности. Кроме того, он прояснит занимающую специалистов в теоретическом плане проблему, что важно в документе: его содержание или средства закрепления информации. Подобное разграничение было важным при системном рассмотрении традиционных документов. Например, библиофильский интерес к способу закрепления информации отражает объективно существующие потребности не только в содержании документов, но и в их носителях. Можно ли такое разграничение потребностей провести относительно новых видов документов. Мнения специалистов на этот счёт разделяются. Некоторые склонны считать, что по отношению к электронным документам нет необходимости дифференцировать потребности в содержании и потребности в носителях документов. Однако закономерности развития документов общие для всех видов документов, в том числе и новых. Просто недостаточные пока знания о системе, видах электронных документов создают определённые трудности в теоретических выводах о том, что потребность в электронных носителях может иногда даже доминировать над потребностями в получении смысла. То есть удовлетворение потребностей в содержании происходит в отдельных случаях через удовлетворение потребностей в носителях информации. Такие потребности выражены прежде всего в профессиональной деятельности, связанной с компьютерной технологией [12].
РАЗДЕЛ 2. АНАЛИЗ ЭЛЕКТРОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТА
На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор электронных технологий документооборота, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.
Отмечается как тенденция процесс развития систем автоматизации делопроизводства от «электронной канцелярии» к всеобъемлющим системам автоматизации корпоративного документооборота, поддерживающим электронные административные регламенты, охватывающим всех сотрудников организации и обеспечивающим интеграцию различных специализированных систем работы с документами. Однако этого явно недостаточно, когда речь идёт о развитии социальных макропроцессов на основе того, что протекает и на микроуровнях. Перспективным направлением является и развитие на основе автоматизированных систем документооборота интеграционных, межотраслевых связей, создание базы для управления с помощью международных документов мировыми социально-коммуникативными процессами. В последнем случае российские технологии документооборота должны сближаться с западными технологиями документооборота, которые в большей степени способствуют расширению информационного поля за счёт развития горизонтальных субъект-субъектных связей в передаче информации. Развитие такого рода связей позволяет ускорить процессы принятия решений на основе большей динамики в информационном поле [12, с.156].
Задача заключается в расширении информационного пространства не только в пределах предприятия, но и с отдалёнными пунктами. Сегодня это и корпоративно-распределённая сеть, а также сеть межведомственного взаимодействия. Одно из преимуществ, которые сегодня несут с собой автоматизированные системы документооборота, это возможность преодоления межведомственных барьеров, которые были характерной приметой развития социально-коммуникативных структур прежних этапов развития истории России. Задача создания единых информационных ресурсов и формирование административных регламентов межведомственного информационного взаимодействия обозначается как одной из актуальных.
При выборе системы электронного документооборота надо учитывать, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система. К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Большинство пользователей работали в операционной системе Windows, но в последнее время наблюдается переход на платформу Linux. В связи с этим, при установке системы необходимо иметь в виду, что возможно через определённый промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.
Система «CompanyMedia» разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная система предназначена для крупных и средних государственных учреждений, коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удалённостью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.
Программное обеспечение «CompanyMedia» позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.
Проблемой российских предприятий на данном этапе является несовершенство коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры.
В «CompanyMedia» впервые реализованы технологические разработки компании «ИнтерТраст», позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникационную инфраструктуру территориально-распределённого предприятия. Более того, система автоматически доставляет информацию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причём в каждой его точке передачу документов контролируют и передающая и принимающая стороны. Этот механизм гораздо надёжнее электронной почты.
Особенности данной системы, выделяющие её из числа других разработок:
1) корпоративность - система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;
2) полиструктурность - система рассчитана на сложную структуру организации и возможную независимость подразделений и филиалов организации;
3) высоконадёжный механизм доставки информации - использованный в системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределённом режиме;
4) сложные перекрёстные связи документов - система позволяет устанавливать «цепочки» перекрёстных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;
5) организация так называемого «сквозного документооборота» - система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.
Круг решаемых ключевых задач автоматизированной системой «CompanyMedia»:
- подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию;
- приём, обработка и распределение входящей корреспонденции, подготовка, подписание, регистрация и отправка исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения [5, с.20];
- планирование, подготовка и проведения заседаний, а также контроль за исполнением принятых по их итогам решений;
- подготовка договоров (в том числе и по шаблонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра.
По данным, представленным разработчиками, проектирование продуктов системы «CompanyMedia» выполнено в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления. При разработке систем производились консультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела. Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление проектами и договорами», «Управление планированием» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001.
Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может
рассматриваться в качестве стандарта в этой области.
Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.
Система обеспечивает поддержку следующих процессов:
- подготовка и согласование документов;
- подготовка, исполнение и контроль поручений;
- обработка входящей и исходящей корреспонденции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.
Основные процедуры обработки исходящих документов:
- разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;
- управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
- хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
- поддержка технологического документооборота по трём направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнёрами;
- поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и её подчинёнными структурами, а также напрямую между подчинёнными структурами.
Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» - персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и
размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.
Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удалёнными подразделениями не могут рассматриваться как безусловно надёжные.
По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001.
Система «Optima Workflow» разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.
Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
- централизованное хранение документов в электронном виде;
- формализацию процедур создания и обработки документов;
- наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
- единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Контроль реализован следующим образом: создаётся
специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Всё это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролёров. Уведомления рассылаются по электронной почте.
Система «Optima Workflow» содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.
Система «Documentum» – это разработка одноимённой корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.
Documentum обладает следующими возможностями:
- масштабируемость и работа в территориально-распределённом режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
- рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты;
- поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные её локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нём он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией «ПРОМТ»;
- сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);
- управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
- управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
- печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
- потоковый ввод документов через сканер и распознавание [3].
Система «Documentum» является системой управления содержанием, а система документооборота строится на её основе под конкретного заказчика. Из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.
Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.
По данным разработчиков, система «LanDocs» реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства [9].
Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:
- регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями файлов в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;
- рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;
- хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);
- контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система «LanDocs» обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение
каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчётов;
- поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
- поддержку нескольких версий одного документа;
- сканирование бумажных документов и распознавание текстов;
- интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
- «LanDocs» сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и так далее. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределённой системе);
- при включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;
- организацию архивирования документов;
- регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
- возможность доступа к информации через сеть Internet;
- интеграция с другими приложениями через OLE;
- система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.
Каждому пользователю системы «LanDocs» предоставляется три почтовых ящика:
1) входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
2) исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
3) на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролёром.
Таким образом, для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.
Система «LanDocs» соответствует стандарту ГСДОУ. Компания «Ланит» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 [3].
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закреплённых соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Функциональные возможности:
- отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
- единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путём создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
- регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем
создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
- ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
- направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
- пересылку отчётов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
- регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчёты об исполнении, согласование (визирование) документов;
- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
- объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
- выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек;
- ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
- получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчётов для предоставления руководству;
- предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
- получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
- хранение электронных образов документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
- протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.
Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.
По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ.
Система «Евфрат-Документооборот» была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.
«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:
автоматизировать регистрацию документов и заданий;
обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
осуществлять мгновенный поиск информации;
контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счёт формирования различных журналов и
отчётов;
организовать долговременное хранение документов организации;
обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Основными функциями системы являются:
- регистрация документов в системе, присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
- постановка документов на контроль;
- возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
- возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
- слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
- поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединённых к карточке файлов с учётом морфологии русского языка;
- разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
- протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование;
- подготовка и печать журналов и отчётов;
- рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
- возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
- доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
В 2006 году консорциум «Кодекс» представил новое поколение своих систем электронного документооборота.
По мнению разработчиков, новая система воплотила в себе все последние достижения информационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих предприятиях.
Система обеспечивает подготовку электронных документов, создание банка электронных копий документов, централизованный и децентрализованный учёт документов, ведение единых корпоративных классификаторов и справочников, обмен структурированной и документальной информацией между структурными подразделениями, корпоративный контроль исполнения, а также подготовку организации к переходу к безбумажной технологии работы с документами. Адаптированная к работе в сложных гетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учётом большого числа пользователей. Вся работа с данными осуществляется на сервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть и ускорить обработку пользовательских запросов.
За каждую из типовых задач делопроизводства отвечают соответствующие модули, которые, в зависимости от требований заказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так, модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задач документооборота - создание и ведение корпоративного банка документов с возможностью контекстного поиска внутри этого информационного массива. Безопасность и достоверность информации достигается за счёт разграничения прав доступа, поддержки электронно-цифровых подписей, шифрования трафика между сервером приложений и клиентом. В результате планируемой интеграции системы с программой Autodesk AutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документации, обеспечивающее коллективный доступ к чертежам, другим материалам проектной документации и их сканированным копиям.
Развивая принципы электронного документооборота, новая версия системы «Кодекс» учитывает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирование» позволяет значительно ускорить процесс обработки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов». Штрих-код, нанесённый на документ, позволяет мгновенно найти документ с помощью сканера штрих кодов в базе данных.
В числе новых решений, предлагаемых новой версией системы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называют мощный генератор отчётов, ориентированный на представление данных в пакете Microsoft Office и позволяющий пользователю по определённым критериям поиска сформировать отчёт, не обладая специальными навыками в области программных технологий. Работая с консолидированными данными, пользователь сможет производить группировки сведений, строить линейные таблицы, подотчёты, кросс таблицы, избегая рутинных и сложных операций.
«ЛЕТОГРАФ» провела интеграцию своей системы управления документами и бизнес-процессами с ABBYY Recognition Server, первым серверным продуктом для распознавания документов.
ABBYY Recognition Server, интегрированный в универсальную многофункциональную систему управления документами и бизнес-процессами ЛЕТОГРАФ, позволяет:
- автоматизировать конвертирование в/из формата PDF и распознавание документов, составленных на разных языках;
- быстро и качественно обрабатывать массивы изображений;
- сохранять документы в различных форматах;
- масштабировать файлы в промышленных количествах.
На данном этапе стратегия компании «ЛЕТОГРАФ» ориентирована не только на экспансию на российском рынке систем электронного документооборота. Планируется активно вести работу и с зарубежными заказчиками. Интеграция ABBYY Recognition Server и системы «ЛЕТОГРАФ» позволяет предложить пользователям систему нового поколения, многофункциональную, гибкую и надёжную.
Система «ЛЕТОГРАФ» является первым в мире и единственным на сегодня решением со встроенным серверным приложением ABBYY Recognition Server [14].
Компания «Электронные офисные системы» разработала новую однопользовательскую версию системы «ДЕЛО» - «ДЕЛО-Старт», поставляемую с СУБД Microsoft® Data Engine.
Система «ДЕЛО-Старт» - это полноценная система автоматизации делопроизводства, отвечающая всем отечественным нормативным требованиям, предназначенная для автоматизации делопроизводства в небольших организациях.
Система «ДЕЛО-Старт» обеспечивает поддержку всех основных делопроизводственных функций:
- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
- ввод резолюций руководства;
- контроль исполнения;
- отметку отправки документов внешнему корреспонденту;
- формирование оперативных сводок и стандартных отчётов.
Система «ДЕЛО-Старт» легко устанавливается, предъявляет минимальные требования к компьютеру пользователя, не требует наличия предустановленной СУБД. Ограничения системы по отношению к другим версиям компании:
- один пользователь - одно рабочее место;
- отсутствие функций электронного обмена документами с внешними корреспондентами;
- отсутствие журнала передачи экземпляров бумажных документов и
ряда связанных с этим функций.
Программный продукт «Аналитика: Документооборот» поставляется как готовый коробочный продукт для платформы «1С:Предпритяие 8». Программа "Аналитика: Документооборот" позволяет быстро и эффективно решить проблему ведения электронного документооборота для небольших и средних по численности предприятий. Основные конкурентные преимущества:
- Быстрое внедрение - установил и работай!
- Использование широкоизвестной платформы «1С:Предприятие 8»;
- Интеграция в типовые конфигурации "1С";
- Открытый код программы, возможность внесения изменений.
«Аналитика: Документооборот» содержит следующий набор возможностей:
- Ведение структурированного хранилища информации предприятия;
- Учёт документов в разрезе договоров, рабочих групп и проектов;
- Поддержка виртуальных каталогов для хранения информации и
доступа к ней;
- Бизнес-процесс согласования документа по списку согласующих лиц;
- Бизнес-процесс выдачи и контроля поручений сотрудникам;
- Ведение архива документов, учёт документов по физическим местам хранения;
- Ведение и учёт нормативно-справочной информации подразделений и юридических лиц;
- Сохранение истории изменения состояний документов;
- Поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов;
- Ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и
закрытия дел);
- Хранение и использование подписей и клише сотрудников;
- Интеграция с пакетом MS Office (в том числе использование шаблонов документов);
- Интеграция с конфигурациями 1С:Предприятие 8;
- Широкие возможности по настройке внешнего вида документов пользователям;
- Система проверки орфографии;
- Система уведомления на электронную почту по различным событиям системы.
Программный продукт «Аналитика: Документооборот» может использоваться самостоятельно или интегрироваться в различные конфигурации «1С:Предприятие 8». Кроме того, «Аналитика: Документооборот» позволяет:
- Перемещать документы в систему с использованием Drag&Drop;
- Формировать и распечатывать описи документов;
- Учитывать операции с архивами документов (помещение / изъятие);
- Вести учёт сроков хранения и формировать описи на уничтожение документов;
- Вести учёт передачи документов сотрудникам;
- Отслеживать структуру подчинённости документов;
- Формировать статистические отчёты и графики по объёму документооборота предприятия.
Основным инструментом работы пользователей с «Аналитика: Документооборот» является удобный и эффективный инструмент «Навигатор». Данный инструмент значительно повышает эффективность работы пользователей, позволяя им группировать информацию по множеству группировок.
В системе поддерживается работа с виртуальными каталогами. Виртуальные каталоги предназначены для организации структурированного хранилища внутри единой базы данных. Виртуальные каталоги представляют собой аналоги каталогов файловой структуры. Виртуальные каталоги могут быть подчинены подразделению, проекту, контрагенту,  рабочей группе, проекту, номенклатуре дел и пользователю.
Документы системы имеют большие возможности по редактированию. Набор реквизитов документов и их внешний вид могут быть изменены пользователями без обращения к услугам программистов. Кроме того, программа «Аналитика: Документооборот» имеет широкие возможности по настройке прав доступа к каталогам системы и конкретным документам.
Встроенные отчёты позволяют отслеживать как выполнение поручений сотрудникам, так и вести статистический учёт документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе её деятельности.
За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.
Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают всё более и более совершенные, многофункциональные (корпоративные) системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы, преодолеть не только проблемы, характерные для канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порождённые временным соединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспечения управления. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает всё большие размахи, но, несмотря на это, всё-таки ещё активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.
Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.
Актуальность проблемы выбора и внедрения электронных технологий документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учётом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определённых делопроизводственных работ.


БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Федеральный закон РФ «О ратификации Конвенции Совета Европы «О защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных» [Электронный ресурс]. - Электрон. текст. дан. - Режим доступа: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
2. Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э.Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция "Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.". - М., - 2003. - С.22-25.
3. Компания Documentum в России и мире [Электронный ресурс]. - Электрон. текст. дан. - Режим доступа: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
4. Компания "ИнтерТраст – российский разработчик системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов [Электронный ресурс]. - Электрон. текст. дан. - Режим доступа: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
5. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства "CompanyMedia-Делопроизводство" / П.Кочеткова // Секретарское дело. - 2006. - №8. - С.20.
6. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В.Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2003. - № 12. - С.30-38.
7. Описание системы [Электронный ресурс]. - Электрон. текст. дан. - Режим доступа: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
8. Осипов, В.А. Русская книготорговая библиография до начала XX века / В.А.Осипов. - М.:Книга. 1983. - 231с.
9. О системе LanDocs [Электронный ресурс]. - Электрон. текст. дан. - Режим доступа: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
10. Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К.Саблин // Аудит. - 2004. - №5. - С.6.
11. Сафиуллина, З.А. Самоорганизация и организация библиотечно-библиографической деятельности / З.А.Сафиуллина // Библиография. - 1997. - №2. - С.7-14.
12. Сафиуллина, З.А. Социальная коммуникация – культурно-знаниевая структура – информационная культура: грани общего и особенного: монография / З.А.Сафиуллина. - Белгород.: ИПЦ "ПОЛИТЕРРА", 2009. - 356с.
13. Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ "Академхимбанк" / М.В.Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - №9. - С.48-56.
14. Система ЛЕТОГРАФ – электронный документооборот [Электронный ресурс]. - Электрон. текст. дан. - Режим доступа: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
15. Система электронного документооборота и автоматизация бизнес-процессов [Электронный ресурс]. - Электрон. текст. дан. - Режим доступа: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
16. Теляковский, А. Автоматизация документооборота [Электронный ресурс]. - Электрон. текст. дан. - Режим доступа: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]






HYPER13 PAGE HYPER1441HYPER15





а Заголовок 1а Заголовок 2а Заголовок 3а Заголовок 4HYPER15Основной шрифт абзаца

Приложенные файлы

  • doc file11
    Размер файла: 231 kB Загрузок: 11