Учебно-методический комплекс по дисциплине ОПД.04 «Документационное обеспечение управления» для ОПОП подготовки специалистов среднего звена 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)»

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области
государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области
«Уральский горнозаводской колледж имени Демидовых»




Рассмотрено:
на заседании методического совета
Протокол №____
от «____»____2015 г

.






Учебно-методический комплекс по дисциплине ОПД.04 «Документационное обеспечение управления»
для ОПОП подготовки специалистов среднего звена 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)»




















Невьянск
2015


Составитель: Бублий Светлана Николаевна, преподаватель первой кв.категории






Учебно-методический комплекс по дисциплине составлен в соответствии с рабочей учебной программой учебной дисциплины ОПД.04 «Документационное обеспечение управления»










Учебно-методический комплекс по дисциплине ОПД.04 «Документационное обеспечение управления» для ОПОП подготовки специалистов среднего звена 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)»
























© ГБОУ СПО СО «УрГЗК»


СОДЕРЖАНИЕ


Требования к результатам освоения учебной дисциплины
4

2. Планирование дисциплины
4

3. Общие положения
4

3.1. Цели и задачи учебной дисциплины
5

3.2. Требования к уровню освоения дисциплины
5

3.3. Формы контроля знаний
6

4 .Методические указания по самостоятельной работе обучающихся
7

4.1. Общие положения
7

4.2. Организация и формы самостоятельной работы .
7

4.3. Задания для текущего индивидуального контроля
7

4.4. Вопросы для самоконтроля
8

4.5. Перечень заданий для самостоятельной работы
9

5. Вопросы для подготовки к зачету...
12

5.1. Ситуационные задачи
13

5.2. Производственные задачи
14

6. Глоссарий
20

7. Конспект лекций
29

8. Комплект материалов для контроля и оценки освоения умений и усвоения знаний по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

202

9. Информационное обеспечение обучения
240

10.Приложения
242


1.Требования к результатам освоения
учебной дисциплины ОПД.04. «Документационное обеспечение управления»

Основные понятия: цели, задачи, значение и принципы документационного обеспечения управления; системы документационного обеспечения управления, их автоматизация; классификация документов; требования к составлению и оформлению документов; организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел.

2. Планирование дисциплины
Объем дисциплины и виды учебной работы

Вид учебной работы
Объем часов

Максимальная учебная нагрузка (всего)
47

Обязательная аудиторная учебная нагрузка (всего)
32

в том числе:


практические занятия
16

Самостоятельная работа обучающегося (всего):
в том числе:
изучение и просмотр информации в СМИ, Интернет, научно-популярных статьях;
поиск документов с использованием компьютерных справочно-правовых систем;
создание презентаций;
доклады и рефераты.
15

Итоговая аттестация в форме дифференцированного зачета


3. Общие положения

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» основана на изучении работы с документами и ведения делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности.
Особое внимание уделяется организационной структуре служб делопроизводства, подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу, рассматриваются развернутые характеристики основных нормативов в области управления, ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве.



3.1. Цели и задачи учебной дисциплины

Основной целью изучения данной дисциплины является овладение обучающимися основными требованиями и умениями ведения документооборота в организации.
Задачи изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления»:
1. Показать значение работы с документами в жизни общества.
2. Дать общие сведения об истории и организации служб документации, перспективах их развития и совершенствования.
3. Определить роль служб ДОУ (документационное обеспечение управления) в организации работы с документной информацией.
4. Дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы ценности документов.
5. Изучить процедуру регистрации документов, редактирования, контроля, согласования, поиска и рассылки документов, оформление и составление основных видов управленческих документов.

3.2. Требования к уровню освоения дисциплины

Объект дисциплины - оформление документов, отражающих управленческую деятельность предприятия и организация документооборота в учреждении.
Предмет дисциплины - правильность оформления документов управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.
В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен уметь:
-оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий с использованием 1С Документооборот, Бухгалтерия, Управление кадрами.
-осваивать технологии автоматизированной обработки документации;
-использовать унифицированные формы документов;
- осуществлять хранение и поиск документов;
-использовать телекоммуникационные технологии в электронном документообороте.
В результате освоения учебной дисциплины обучающийся должен знать:
- понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства;
- основные понятия документационного обеспечения управления;
-системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию;
-классификацию документов;
-требования к составлению и оформлению документов;
-организацию документооборота: приём, обработку, регистрацию, контроль хранение документов, номенклатуру дел.
3.3. Формы контроля знаний

Формы и методы проведения учебных занятий: лекции и практические занятия.
В процессе обучения планируется применять следующие формы текущего контроля: тестирование; фронтальный опрос; работа в «малых группах»; решение ситуационных и практических задач.
Итоговая аттестация проводится в форме дифференцированного зачета и состоит из 3 –х заданий.
Первое задание состоит из теста, включающего в себя 25 вопросов с одним правильным ответом.
Второе и третье задание проводится в виде выполнения практических заданий по оформлению и составлению основных видов управленческих документов. Направленных на проверку усвоения практических умений.
По окончании выполнения работы выставляется итоговая оценка.
4. Методические указания по организации самостоятельной работы
обучающихся

4.1 Общие положения

Самостоятельная работа – это планируемая работа обучающихся, которую они выполняют по заданию и при методическом руководстве преподавателя, но без его прямого участия.
Самостоятельная работа необходима не только для освоения дисциплины ОП 04. «Документационное обеспечение управления», но и для формирования навыков самостоятельной работы, как в учебной, так и профессиональной деятельности. Каждый обучающийся учится самостоятельному решению проблем, нахождению оригинальных творческих решений.
Самостоятельная работа выполняется обучающимися с использованием предложенной им методической литературы и необходимых дидактических материалов, что позволяет облегчить работу и совершенствовать ее качество.

4.2. Организация самостоятельной работы
предполагает:
- изучение нормативных документов;
- изучение правил оформления документов;
- составление таблиц, схем и их описание;
- оформление документов;
- подготовку к практическому занятию, зачету;
- изучение периодических изданий по дисциплине и подготовка по ним кратких конспектов.

4.3. Задания для текущего индивидуального контроля
Вариант 1
Что включает в себя понятие делопроизводство?
Составьте проект письма-сообщения.

Вариант 2
Что понимается под юридической силой документа?
Составьте проект письма-приглашения.

Вариант 3
Назовите виды организационных документов.
Составьте проект телефонограммы.

Вариант 4
Назовите виды распорядительных документов.
Составьте проект выписки из протокола.

Вариант 5
В чем особенность языка и стиля служебных документов?
Составьте проект распоряжения.

Вариант 6
Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
Составьте проект письма - благодарности.

Вариант 7
Назовите этапы редактирования.
Составьте проект рекламации.

Вариант 8
Приведите классификацию деловых писем.
Составьте проект приказа.

Вариант 9
Назовите необходимые документы по организации туристского путешествия.
Составьте проект служебной записки.

Вариант 10
Укажите необходимые документы при осуществлении туристского путешествия.
Составьте проект объяснительной записки.

4.4. Вопросы для самоконтроля

1. Каков предмет документационного обеспечения управления?
2. Как связано документационное обеспечение управления с документоведением, делопроизводством, архивоведением?
3. Какую роль играет документационное обеспечение в управлении современными организациями?
4. Какие нормативно-правовые акты регулируют документационное обеспечение управления?
5. Какова практическая значимость учебной дисциплины «документационное обеспечение управления»?
6. Какой объем и содержание имеют понятия «информация» и «документ»?
7. Какую роль играет информация в обеспечении эффективного управления?
8. Каковы источники получения управленческой информации?
9. Каковы назначение и функции служб документационного обеспечения управления в современных организациях?
10. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?
11. Какие виды управленческих документов включает в себя Унифицированная система организационно-распорядительной документации?
12. Каково назначение ГОСТ Р6. 30-2003?
13. Понятие: "реквизит" документа.
14. Что такое постоянные и переменные реквизиты организационно-распорядительной документации?
15. Каков состав постоянных и переменных реквизитов организационно-распорядительной документации?
16. Какие реквизиты используются в заголовочной части организационно-распорядительных документов?
17. Какие реквизиты используются в содержательной части оранизационно-распорядительных документов?
18. Какие реквизиты используются в оформляющей части организационно-распорядительных документов?
19. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?
20. Как оформить выписку из приказа?
21. Как оформить решение?
22. Как оформить постановление?
23. Что собой представляет Устав организации? Каковы основные требования к его составлению и оформлению?
24. Как оформить Положение об отделе или службе организации?
25. Как оформить штатное расписание?
26. Какие требования предъявляются к оформлению договора, контракта?
27. Что такое инструкция, каково ее содержание и оформление?
28. Какие требования предъявляются к оформлению протокола?
29. Как оформить докладную, служебную и объяснительную записки?
30. Каковы современные требования к языку и стилю управленческих документов?
31. Из каких частей складывается документооборот организации?
32. Каковы этапы работы с входящими документами?
33. Как строится работа с исходящими документами?
34. Какова технология работы с внутренними документами?
35. Какие задачи документооборота решает регистрация документов?
36. Какие управленческие документы не подлежат регистрации в службах документационного обеспечения управления?
37. Каков порядок регистрации управленческого документа?
38. Какие существуют виды контроля исполнения документов?
39. Какие операции по контролю исполнения документов осуществляют службы документационного обеспечения управления?
40. Как осуществляется систематизация и хранение документов в организации?
41. Что такое дело, с точки зрения документоведения? Приведите примеры дел, хранящихся в организации.
42. Раскройте содержание понятия «номенклатура дел». Какое должностное лицо в организации отвечает за составление и введение в действие номенклатуры дел?
43. Каковы реквизиты номенклатуры дел?
44. Какова содержательная часть номенклатуры дел?
45. Какие признаки заведения дела используются при формировании дел?
46. Каков основной принцип формирования документов в дела?
47. Какие нормативные требования необходимо соблюдать при формировании дел?
48. Что такое экспертиза ценности документов, и какие должностные лица в организации занимаются ее проведением?
49. Какие нормативные акты регулируют проведение экспертизы ценности документов в организации?
50. Что является результатом проведения экспертизы ценности документов организации?
51. Как осуществляется подготовка дел к архивному хранению в современных организациях?
52. Какие документы входят в состав документации по кадрам?
53. Что такое трудовой контракт?
54. Каковы основные и дополнительные условия трудового контракта?
55. На какой срок может быть заключен трудовой контракт?
56. Что такое личная карточка формы Т-2? Какая информация фиксируется в ней?
57. Каковы правила заполнения и хранения личных карточек?
58. Какие действия фиксируются в приказах по кадрам?
59. Каковы сроки хранения приказов?
60. Что такое личное дело? Какие документы входят в его состав?
61. Каков порядок формирования и хранения личных дел?
62. Каковы правила заполнения титульного листа трудовой книжки?
63. Какие сведения о работнике фиксируются в его трудовой книжке?
64. Как хранятся трудовые книжки, и ведется их учет?
65. Какая оргтехника используется для составления документов в современном делопроизводстве?
66. Какая оргтехника используется для поиска, ранения и передачи документов в современном делопроизводстве?
67. Каковы возможности компьютерных технологий в документационном обеспечении управления?
68. Каковы возможности средств телекоммуникации в документационном обеспечении управления?
69. В каких случаях применяются стандартные офисные программы в организации делопроизводства?

4.5. Перечень заданий для самостоятельной работы обучающихся

1. Определите, и кратко опишите этапы документационного обеспечения управления в России?
2. Выделите и зафиксируйте в тетради особенности приказного делопроизводства в России XVI-XVII веков.
3. Отразите в сообщении, суть реформы документирования управленческой деятельности, проведенной Петром I.
4. Раскройте особенности документационного обеспечения управлением и
делопроизводства в советский период.
5. Опишите структуру и назначение Единой государственной системы делопроизводства.
6. Составьте список и кратко раскройте содержание основных нормативных актов, регламентирующих работу служб документационного обеспечения управления.
7. Выделите профессиональные и личные качества, которые, на Ваш взгляд,
необходимы работнику службы документационного обеспечения.
8. Составьте перечень и укажите функции организационной документации, которая используется в управлении современными организациями.
9. Составьте перечень и укажите функции распорядительной документации, которая используется в управлении современными организациями.
10. Составьте перечень и укажите функции справочно-информационной документации, которая используется в управлении современными организациями.
11. Составьте кроссворд из известных Вам терминов документоведения.
12. Проведите анализ организационного документа на соответствие требованиям (по выбору преподавателя, либо студентов).
13. Проведите анализ распорядительного документа на соответствие требованиям (по выбору преподавателя, либо студентов).
14. Проведите анализ справочно-информационного документа на соответствие требованиям (по выбору преподавателя, либо студентов).
15. Составьте и оформите один из организационных документов (по выбору преподавателя, либо студентов).
16. Составьте и оформите один из организационных документов (по выбору преподавателя, либо студентов).
17. Составьте и оформите один из справочно-информационных документов (по выбору преподавателя, либо студентов).
18. Составьте схему прохождения (маршрутную карту) входящей документации.
19. Проведите регистрацию двух-трех входящих документов на бумажном носителе.
20. Составьте схему прохождения (маршрутную карту) исходящей
документации
21. Обработайте для отправки 2-3 исходящих документа. 22. Составьте схему прохождения (маршрутную карту) внутренней документации.
23. Организуйте контроль исполнения 2-3 внутренних документов (приказов, распоряжений).
24. Составьте номенклатуру дел канцелярии организации.
25. Составьте номенклатуру дел финансового отдела организации.
26. Сформируйте личное дело работника организации.
27. Выделите и раскройте основные функции экспертной комиссии на основе
«Положения о постоянно действующей экспертной комиссии
учреждения, организации, предприятия».
28. Подготовьте резюме.
29. Составьте и оформите трудовой контракт.
30. Заполните личную карточку работника формы Т2.
31. Подготовьте приказ о переводе работника на другую работу.
32. Подготовьте приказ о поощрении работников.
33. Подготовьте приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового
договора (контракта) с работником.
34. Заведите личное дело работника организации.

5. Вопросы для подготовки к зачету.

Предмет, содержание и задачи  ДОУ.
Место и роль документов в управлении на современном этапе.
Классификация документов.
История управления и делопроизводства в ХХ вв.
Состав нормативно-методической базы ДОУ.
Стандартизация и унификация системы ДОУ.
Общероссийские классификаторы документации.
Государственная система документационного обеспечения управления.
Бланки документов и требования к ним.
Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003.
Система организационной документации.
Система распорядительной документации.
Система информационно-справочной документации.
Служебная переписка на предприятии.
Деловая речь и ее грамматические особенности.
Логическое построение документов.
Понятие и принципы организации документооборота.
Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
Прохождение исходящих и внутренних документов.
Работа с конфиденциальными документами.
Работа с письмами и обращениями граждан.
Составление номенклатуры дел.
Формирование и оформление дел.
Подготовка и передача документов на архивное хранение.

5.1. Ситуационные задачи

1. Ситуация:
По вине бухгалтерии сотрудникам ЗАО «Селена» в текущем месяце была задержана выплата заработной платы. Главный бухгалтер информирует директора ЗАО о том, что задержка наличности была связана с опозданием на счет ЗАО денежных средств от предприятий-партнеров.
Задание: В роли бухгалтера составьте служебную записку. Вид служебной записки выберите, исходя из предложенной ситуации, самостоятельно.
2. Ситуация:
01.01.04 должно состояться собрание ЗАО «Селена». ОАО «Меркурий» направляет своего представителя для участия в собрании.
Задание: Составьте телеграмму о прибытии представителя фирмы «Меркурий», включив просьбу о бронировании в одной из гостиниц горда 1-местного номера «люкс» на имя представителя на период с 09.01.04 по 11.01.04
3. Ситуация:
Директор ЗАО «Селена» принял решение о приеме на работу опытного менеджера с солидным стажем работы по специальности на должность «менеджера по рекламе».
Задание: В роли специалиста кадровой службы. Подготовьте проект соответствующего документа.
4. Ситуация:
Производственная необходимость требует продолжение работы ЗАО «Селена» в выходные дни с учетом денежной переработки или предоставления других дней отдыха.
Задание: В роли секретаря – референта директора ЗАО подготовьте проект соответствующего документа.
5. Ситуация:
В ЗАО «Селена» состоялось заседание правления. Повестка дня была посвящена расширению отдела маркетинга фирмы. В связи с этим возникла
необходимость внести изменения в штатное расписание сотрудников фирмы, а также разобрать новые должностные инструкции на введение в отдел маркетинга должности менеджера по рекламе и рекламного агента.
Задание: В роли секретаря заседания составьте проект протокола.
6. Ситуация:
В ЗАО «Селена» проведена проверка работы отдела маркетинга по оказанию платных услуг. Комиссия в составе заместителя директора, гл. бухгалтера и начальника отдела маркетинга в ходе проверки обнаружила нарушения в оформлении данной документации будут представлены
санкции.
Задание: Подготовьте проект соответствующего данной ситуации документа. Вид документа определите самостоятельно.
7. Ситуация:
На основании исследования отделом маркетинга конъюнктуры рынка сбыта продукции ЗАО «Селена» представила возможность заключить ряд выгодных контрактов.
Начальник отдела маркетинга решил поощрить ведущих сотрудников премиальными выплатами к ближайшей зарплате.
Задание: В роли начальника отдела маркетинга подготовьте проект соответствующего данной ситуации документа. Вид документа определите самостоятельно.
8. Ситуация:
Директор ЗАО «Селена» принял решение о приеме нового сотрудника в отдел маркетинга на должность «рекламного агента». Между ЗАО и специалистом заключен трудовой договор.
Задание: В роли сотрудника кадровой службы подготовьте проект документа соответствующего ситуации.
9. Ситуация:
ЗАО «Селена» получает от ОАО «Меркурий» рекламную брошюру, представляющую обогревательные приборы, которые могли бы найти применение в тепличном хозяйстве.
На совещании по использованию этих приборов выяснилось, что для принятия окончательного решения необходимы более полные данные по всем товарам данной группы, также прейскурант цен с указанием условий поставки.
Задание: Составьте проект служебного письма в секретариат ОАО «Меркурий» с запросом более подробной информации о данном товаре.
10. Ситуация:
Согласно договора №33 от 05.11.03 на поставку обогревательных приборов фирма « Меркурий» обязана была поставить фирме «Селена» в 1 квартале 2004г товар на общую сумму 500 млн. руб.
Фактически в 1 квартале 2004г. фирме «Селена» было поставлено товара на сумму 300 млн. руб.
На основании п.9.1. договора поставки за просрочку поставки товара Поставщик в 30–дневный срок обязан выплатить штраф в размере 20% от стоимости не поставленного товара.
Задание: Подготовьте проект претензионного письма в адрес Поставщика.

5.2. Производственные задачи

1) Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу №2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
2) Составьте справку о величине средней заработной платы за год для получения компенсации на оплату жилья. Остальные данные укажите самостоятельно.
3) Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
4) Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 31 млн. руб.
5) Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.
6) Составьте гарантийное письмо ОАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.
7) Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке плана развития предприятия на 2012 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать план на десять дней раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
8) Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
9) Составьте письмо-просьбу Любимской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 15 млн. руб. до начала реализации молодняка-птицы населению.
10) Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.03.11 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы №92 от 12.01.03 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2011 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2011 года было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.
11) Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства.
12) Составьте письмо-просьбу закрытого акционерного общества «Ярославльмебель» в комитет внешнеэкономических связей администрации области о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 т металла в связи с заключением контракта с объединением по международному сотрудничеству на строительство девятиэтажного общежития в Ярославле. Согласно контракту оплата выполненных работ будет производиться российскими рублями и материалами.
13) Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль расходования фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.
14) Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».
15) Составьте письмо-ответ производственного объединения «Ярославльгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Ярославльгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2011 года. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Ярославльгоргаз».
16) Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.
17) Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
18) Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Ярославского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
19) Составьте и оформите телеграмму фирмы «Стайл» Ярославскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
20) Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.
21) Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр», с предложением принять участие в российской выставке на международной межотраслевой ярмарке в г. Измир (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2012 г. Эта ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экс-понаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.
22) Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.
23) Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям, вследствие недостаточной квалификации.
24) Составьте информационное письмо объединения «Ярославльавтодор» Французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 15500 долларов США.
25) Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
25) Составьте проект контракта по найму, оплате и увольнении вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
26) Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.
27) Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.
28) Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.
29) Инспекция Министерства по налогам и сборам РФ по г. Глазову УР подготовила приказ об утверждении итогов аттестации во исполнение Указа Президента Российской Федерации «Об утверждении положения о классных чинах государственных служащих» от 19.07.2001 № 876. В приказе содержались следующие пункты: о признании результатов аттестации сотрудников инспекции согласно Положению о классных чинах и протоколу заседания аттестационной комиссии; об утверждении итогов аттестации. Заместителю руководителя инспекции В.Р.Клементьевой поручалось внести соответствующие изменения в штатное расписание инспекции. Контроль исполнения приказа возложен на начальника отдела кадров А.С.Сухих. Приказ подписан руководителем инспекции МНС РФ советником налоговой службы 1 ранга Н.Д.Вострецовым. На приказе имеются визы главного бухгалтера и председателя аттестационной комиссии. Остальные данные укажите самостоятельно.
30) Филиал ООО «Росгосстрах-Поволжье» - Главное управление по Ярославской области имеет страховой отдел в г.Данилове Начальник этого отдела С.А. Плетнева издала приказ о назначении инспекционной группы для проведения сверки данных бухгалтерского и операционного учета за первый квартал текущего года. Сверка проводится в соответствии с письмом ООО «Росгосстрах-Поволжье» № 09-07/8 от 19 апреля текущего года «О проведении пилотной сверки данных бухгалтерского и операционного учета за первый квартал», в состав инспекционной группы включены бухгалтер Сунцова Л.А. и операционист Черемных Н.В.
31) В состав ЗАО «Торговый дом "Меркурий"» входит магазин «Трикотаж», расходы на содержание которого превышают доход от его деятельности. Генеральный директор ЗАО подписал приказ о ликвидации магазина «Трикотаж». Магазин ликвидируется в связи с нерентабельностью и в целях сокращения расходов. Приказом ликвидирован магазин; создана ликвидационная комиссия, состоящая из заместителя генерального директора ЗАО «Торговый дом "Меркурий"» (председатель комиссии), директора магазина «Трикотаж» и начальника экономического отдела ЗАО; даны поручения председателю ликвидационной комиссии по сроку представления акта ликвидационной комиссии, заместителю генерального директора по экономике по внесению предложений о дальнейшем использовании освобождающегося помещения. Приказ следует оформить на бланке с продольным расположением реквизитов, остальные данные укажите самостоятельно.
32) Составьте и оформите приказ об итогах работы с документами в ОАО «Мир» в прошедшем году. В констатирующей части укажите на итоги анализа, выявившие низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контролю за их исполнением. В распорядительной части поручите руководителям подразделений усилить требовательность к качеству работы с документами, а руководителю отдела ДОУ разработать меры по улучшению этой работы. Остальные данные укажите самостоятельно.
33) Составьте и оформите приказ по ОАО «Восход» об использовании отходов пиломатериалов. В констатирующей части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов были выявлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В распорядительной части следует обязать заведующего складом И.И.Симакова организовать работу по реализации отходов пиломатериалов частным лицам, а экономический отдел – провести расчет стоимости отпускаемых частным лицам материалов. Остальные данные укажите самостоятельно.
34) Составьте и оформите приказ по ОАО «Агроприбор» об обеспечении пожарной безопасности и усилении охраны предприятия. В констатирующей части сошлитесь на опасность террористических актов и укажите цель обеспечения безопасности людей и сохранение имущества. В распорядительной части следует обязать начальника отдела охраны К.Х.Ложкина усилить пропускной режим и организовать круглосуточное дежурство на складе № 1; коменданта здания В.Н.Сухих – проверить состояние сигнализации и электропроводки, а начальника административного отдела О.П.Петренко – перевести в склад № 1 воспламеняющиеся вещества. Остальные данные укажите самостоятельно.
35) 23 – 31 марта текущего года в Ярославле проходят финальные соревнования юных хоккеистов клуба «Золотая шайба» имени А.В.Тарасова. Подготовьте постановление Главы Администрации города Данилова об обеспечении бесплатного проезда школьников в дни соревнований. В констатирующей части необходимо указать цели развития детского спорта в субъектах РФ, а также сослаться на Устав города. В распорядительной части дается поручение ЗАО АТП г.Данилова по обеспечению бесплатного проезда организованных групп детей в сопровождении взрослых в городском общественном транспорте в период проведения соревнований. Контроль за исполнением постановления возлагается на первого заместителя главы Администрации.
36) Составьте и оформите приказ по ООО «ТОТ» о приеме Логиновой Оксаны Сергеевны на постоянную работу кондуктором маршрутного автобуса. Размер оклада составляет 6,5 тыс. руб. Основанием для издания приказа послужили заявление О.С.Логиновой и трудовой договор № 21.
37) Составьте и оформите приказ по ОАО «Север» об увольнении по собственному желанию бухгалтера Сергеева Леонида Сергеевича в связи с выходом на пенсию. На приказе имеются визы главного бухгалтера и начальника отдела кадров ОАО.
38) Составьте и оформите докладную записку в соответствии с ситуацией: в Ярославском институте усовершенствования учителей созданы постоянно действующие курсы подготовки логопедов. Курсы работали на принципе самоокупаемости, однако в текущем учебном году для продолжения их деятельности необходимо дополнительное финансирование. Директор института С.П. Королева обратилась к министру образования УР И.С.Сорокиной с просьбой выделить сто тысяч рублей для поквартального финансирования деятельности курсов в текущем учебном году. Докладная записка была составлена 25 августа прошедшего года, зарегистрирована за № 31 и в тот же день отправлена в Министерство образования.
39) Составьте и оформите письмо-отказ полиграфического предприятия «Партнер» (ОАО) акционерному обществу «Салют» по вопросу выполнения заказа на изготовление бланков учета и отчетности. Причиной отказа явилась реконструкция печатного цеха, которая продлится до конца первого полугодия; другие данные укажите самостоятельно.
40) Составьте и оформите гарантийное письмо ОАО «Радуга» в адрес ОАО «Техпроект» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. Работу необходимо провести до начала августа текущего года. Письмо подписали директор ОАО «Радуга» Н.А.Оленев и главный бухгалтер С.П.Воронина. Остальные данные укажите самостоятельно.

6. Глоссарий

Адресат – получатель.
Адресант – отправитель.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Акцепт – согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
Аннотация – краткое изложение первоисточника.
Архивная выписка – дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
Архивная справка – справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
Аспект – точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
Бланк – белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Ведомость – перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
Внутренний адрес письма – наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.
Выписка – копия части текстового документа.
ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - ныне действующий государственный стандарт.
График – текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения. Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").
Гриф секретности – реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительной документации на него.
Дата – число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
Дело – единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Делопроизводство – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документооборот – 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условие для его эффективной работы.
Досье – документы, относящиеся к какому-либо делу.
Дубликат – экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – основные положения по составлению номенклатуры дел.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).
Заключение – документ, содержащий мнения, выводы организации, комиссий или специалиста, по какому либо документу или вопросу.
Извещение – документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.
Индекс – условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Индексация – проставление индекса.
Индекс дела – порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.
Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Исходящий документ – документ, отправленный из учреждения.
Классификационный индекс – условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.
Консервация документа – предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
Контракт – договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Контрольный лист – талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
Корреспондент – учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Личное дело – дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Номенклатура – перечень наименований.
Номенклатура дел – систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
Номер входящего письма – регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
Номер исходящего дела – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Нормативы – документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
Объяснительная записка – 1) - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) - сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Опись – юридически оформленный перечень документов.
Оригинал документа – 1) - первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки – отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.
Официальные документы – документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов.
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Повестка – официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.
Подлинник документа – 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.
Подпись на документе – подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.
Положение – 1) - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) - свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
Предметный каталог – каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
Предметный указатель – указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Претензионное письмо – письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
Приказ – 1) - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) - документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
Программа – документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
Проект документа – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Распорядительные документы – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Расписание – объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
Регистрационный номер документа – порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
Регистрационный штамп – штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
Регистрация документов – запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).
Резолюция – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
Резолюция на документе – письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Реквизиты – обязательные элементы служебного документа.
Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
Реквизиты 01-17,19 (Заголовочная часть) – содержат сведения об организации и первичные данные о самом документе.
Реквизиты 18,20,21 (Содержательная часть) – главная часть документа, раскрывающая его назначение и смысл.
Реквизиты 22-30 (Оформляющая часть) –реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.
Рекламационное письмо – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
Реферат – краткое письменное изложение первоисточника.
Решение – 1) - правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые 'несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) - документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.
Свободное предложение – предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложении, сводка замечания, требований и т.д.). Сдаточная опись(разг.) – опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
Система документирования – принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Состав удостоверения – подпись и печать.
Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Справка – 1) - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) - документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справочно-информационный фонд – совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
Стандарт – нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация
документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
Стандартизация – возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность их персонала.
Счет – документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Табель – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).
Таблица – документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
Тезаурус – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления.
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
Телекс – телеграмма, посланная по телетайпу.
Текстовой документ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
Техническая документация – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.
Технологическая документация – обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
Типовые документы – 1) (тексты-аналоги) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный
стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
Указание – 1) - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) - документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
Указатель – систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности. Унификация – сокращение неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Устав – правовой акт, включающий в себя свод правил, установленных государством или организацией, учреждением, предприятием и регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления или хозяйственной деятельности (Ветеринарный устав, Строевой устав, Дисциплинарный устав, Устав
открытого акционерного общества, Устав общества с ограниченной ответственность., Устав государственного унитарного предприятия и др.)
Учредительный договор - правовой акт, в соответствии с которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации.
Факсимиле – 1) - воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
Физическое лицо – гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него.
Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).
Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании.
Экспертные комиссии (ЭПК) – это постоянно действующие комиссии для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а так же для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности
документа.
Юридическое лицо – учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении... банка"; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.

7. Конспект лекций

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» – решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Современное делопроизводство включает:
обеспечение своевременного и правильного создания документов;
организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки документов. В технологию работы с документами входит:
прием и первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
информационно-справочная работа;
исполнение документов;
отправка документов;
систематизация, формирование дел и текущее хранение документов.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Основные понятия документационного обеспечения управления

Значение документационного обеспечения управления

В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам.
Управление можно представить как процесс:
- получения информации;
- обработки информации;
- принятия решения;
- доведения решения до сведения исполнителей;
- исполнения решения;
- подведения итогов.
При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). 
На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60% рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление.
От организации делопроизводства зависят:
- эффективность управления;
- экономичность;
- оперативность;
- культура труда работников управления.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства, таких как регистрация документов, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.п.
Значение ДОУ для современного предприятия определяется рядом факторов:
- Без документов невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитование, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д.
- Документы служат доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
- Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
- Документы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важная роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями Трудового кодекса Российской Федерации, либо не ведется вообще.
Таким образом, знание вопросов современного документирования поможет работать без внешних (с государственными органами, партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив все внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам.
Документы позволяют организациям:

·осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;

·предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;

·обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;

·обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

·повышать эффективность деятельности всей организации;

·обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

·соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

·обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

·защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

·обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а
также исторические исследования;

· предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;

·обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;

·сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.


РАЗДЕЛ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Тема 1.1. Документирование управленческой деятельности

Понятие документационного обеспечения управления

Одним из основных источников терминологии делопроизводства является ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Для понимания ДОУ как процесса лучше обратиться к другому понятию, которое появилось значительно раньше:
Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Как видно из определения, для обеспечения функций управления документами необходимо организовать основные делопроизводственные процессы:
1) Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.
2) Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3) Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
4) Использование документов - применение информации документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.
Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления.
Система ДОУ представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих процесс делопроизводства.
Элементы системы ДОУ:
- регулирующая (нормативная) среда, устанавливающая принципы работы и приемы обработки документов конкретного предприятия;
- штат конкретного предприятия (структурные подразделения и должностные лица, осуществляющие функции по ведению делопроизводства);
- материально-техническое обеспечение (технические и программные средства);
- внешние пользователи - государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к документам для получения и использования необходимой информации.
Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с основами законодательства Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
В структуре каждой организации создается служба делопроизводства или назначается должностное лицо, на которое возложены функции по ведению общего делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.

Документирование управленческой деятельности

Правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Оформление реквизитов УСОРД регламентируется [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ].
ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
- федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
- состав реквизитов;
- требования к оформлению реквизитов;
- требования к бланкам и оформлению документов;
- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
В приложениях к стандарту приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Рассмотрим подробнее правила оформления реквизитов документов.
01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
Воспроизводимое изображение Государственного герба РФ должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (которое является прил. 1 к данному Указу).
К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство РФ, Конституционный Суд РФ, Высший Арбитражный Суд РФ, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры РФ, Центральный Банк РФ, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства РФ за границей, органы государственной власти.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации.
02 - Герб субъекта Российской Федерации является его символом как равноправного субъекта и неделимой части Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. 
03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы, утверждаемые указами Президента РФ. В качестве эмблемы предприятия, как правило, используется товарный знак. Законом признаётся исключительное право на товарный знак, удостоверяемое свидетельством на товарный знак. Правообладатель товарного знака имеет право его использовать, им распоряжаться и запрещать его использование другими лицами.
Реквизиты 01-03 располагаются выше реквизита "Наименование организации" по центру относительно наименования организации. В одном документе не может быть нескольких таких реквизитов: если присутствует один, два других не указываются.
04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
ОКПО содержит восьми- или десятизначный номер юридического лица. Изменения к ОКПО вносятся Росстатом в составе Статистического регистра хозяйствующих субъектов с использованием информационно-вычислительной сети Росстата.
Например, у Ярославского филиала МИИТ - ОКПО 01107697, у Министерства образования и науки Российской Федерации - ОКОГУ 1322500.
05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) - государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О государственной регистрации юридических лиц» сведений о юридическом лице, зарегистрированном до введения в действие указанного Закона. Государственный регистрационный номер записи, вносимой в Единый государственный реестр юридических лиц, состоит из 13 цифр.
Например, у Ярославского филиала МИИТ - ОГРН 1027739733922.
06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Например, у Ярославского филиала МИИТ - ИНН/КПП 7715027733/760443001.
07 - Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Например, у устава - ОКУД 0211231, у приказа по основной деятельности - ОКУД 0251151.
Реквизиты 04-06 в основном указываются или на бланках писем, или в унифицированных формах документов.
08 - Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации может состоять из нескольких частей:
А) сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
Б) полное наименование организации указывается обязательно и должно соответствовать учредительным документам;
В) сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации, указывается в скобках;
Г) наименование структурного подразделения или должности (не является частью наименования организации в соответствии с учредительными документами и указывается в бланках документов при необходимости уточнения автора документа).
Каждая из частей наименования организации оформляется с нового абзаца. В оформлении реквизита не допускаются переносы по слогам.
Пример:

Федеральное агентство железнодорожного транспорта
Ярославский филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет путей сообщения»
(Ярославский филиал МИИТ)

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
В соответствии с [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.

То есть на бланке документа реквизит 09 может выглядеть следующим образом:
ул. Ильинка, д. 5/2, 109012, Москва
Тел.: (495) 621-5224
Факс: (495) 621-5675, 628-8412
E-mail: [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
http://www.soex.ru/
10 - Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Этот реквизит оформляется прописными (заглавными) буквами. Например:
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Если в наименовании вида документа меньше 15 символов, он оформляется в разрядку. Пример:
П Р И К А З
Реквизит 10 оформляется в одну строку.
Реквизит 10 в письмах не оформляется.
11 - Дата документа - реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Этот реквизит обязательно должен быть в любом документе.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (без пробелов).
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003 г. или 05.06.2003 (оба варианта равнозначны).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2003.06.05 (в данном способе оформления сокращение года "г." не указывается).
12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Реквизит 12 указывается во всех документах, требующих учета (регистрации).
Например, № 48/03-07
48 - порядковый номер документа,
03 - номер структурного подразделения, в котором хранится документ (в соответствии со Штатным расписанием),
07 - номер дела, в которое подшит документ (в соответствии с Номенклатурой дел).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (например, № 14/65).
Порядковая нумерация документов производится внутри календарного года (с 1 января до 31 декабря). Исключения могут составлять документы, создаваемые коллегиальными органами, деятельность которых производится не по календарным годам (например, по учебному году).
13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит 13 оформляется только в письмах.
При этом может быть два способа оформления:
а) если это инициативное письмо, реквизит 13 оформляется без заполнения даты и номера:
На № ___________ от ____________
б) если это ответное письмо, дата и номер документа выписываются из поступившего письма, на который оформляется ответ:
На № ____74_____ от _05.11.2008 г._
14 - Место составления или издания документа - реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа. Этот реквизит указывают только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Этот реквизит указывает на административно-территориальную единицу, в которой зарегистрирована организация (например, город, поселок и т.д.). 
Наименование города указывается следующим образом:
г. Ярославль
Исключение составляют только города федерального значения (у них сокращение "г." не пишется), например:
Москва
15 - Адресат - реквизит, содержащий информацию о получателе документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Реквизит 15 оформляется в правом верхнем углу документа с отступом от левого поля на расстояние половины рабочей ширины страницы (выравнивание по левому краю или по центру). Структурная схема элементов реквизита:
Наименование организации
Должность И.О.Фамилия
Справочные данные об организации
(зависят от способа отправки:
почтовый адрес, факс, e-mail) 
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Закрытое акционерное общество
"Волна"
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
или
ЗАО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом" Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Утверждение документа - способ придания документу правового статуса.
16 - Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. Достаточно часто автор (разработчик) документа, подписывающий его, не обладает достаточными правами для придания ему соответствующего юридического статуса. Например, организационно-правовые документы (инструкции, положения и др.) разрабатываются должностными лицами, компетентными в вопросах содержания документа (чаще всего это руководители структурных подразделений). Однако разрабатываемые и подписываемые ими документы должны обладать юридической силой в масштабах организации. Поэтому такой документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), имеющим право придания ему юридической силы (в нашем примере - руководителем организации).
Существует два способа утверждения документа:
а) Должностным лицом (используется при единоличном утверждении). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ 
Должность + наименование организации
______________ И.О. Фамилия 
(личная подпись)
"___"___________20___ г.
 
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
_____________ В.А. Степанов
15.04.2014
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
_____________ Л.В. Кузнецов
11.12.2013
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
б) Другим документом (используется при коллегиальном утверждении, при необходимости отмены ранее действующих документов или при утверждении большого количества документов списком).
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера:
УТВЕРЖДЕН(-А,-О,-Ы) 
наименование вида документа, его автор от 00.00.0000 № 000 
Например, для инструкции:
УТВЕРЖДЕНА
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2013 № 14
или для положения:
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2013 № 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа с отступом от левого поля 10 см.
17 - Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Реквизит оформляется на документе (письма, служебные записки, заявления и др.) рукописным способом соответствующим должностным лицом с целью сформулировать решение по полученному документу и(или) передать поручение по работе с этим документом компетентным должностным лицам. Чаще всего резолюция оформляется руководителем организации, реже - руководителем структурного подразделения (если документ поступил на его имя). Реквизит 17 включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В., 
Федосеевой Н.А.
подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2013
Личная подпись
01.10.2013
Реквизит 17 оформляется в правом верхнем углу документа ниже реквизита 15. Допускается оформление резолюции на верхнем поле или в свободном левом верхнем углу документа, а также на отдельном листе.
18 - Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание текста документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
а) о чем (о ком)?, например, Приказ :
О создании аттестационной комиссии
б) чего (кого)?, например, Должностная инструкция:
Ведущего эксперта
Заголовок оформляется от левого поля непосредственно над текстом документа, выравнивается по левому краю. До и после заголовка оставляют дополнительную строку. Ширина заголовка не должна превышать половины ширины рабочей области страницы. Если заголовок длиннее половины страницы, он оформляется в несколько строк (не рекомендуется оформлять заголовки более 4-х строк). В оформлении заголовков не допускаются переносы по слогам. Точка в конце заголовка не ставится. Например, Приказ:
О подготовке школьных зданий
к началу учебного года
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
19 - Отметка о контроле за исполнением документа ставится в правом верхнем углу (на верхнем поле) документов, требующих исполнения, и обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20 - Текст документа - основная содержательная часть документа. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Текст документа делится по смыслу на абзацы, оформляемые с абзацных отступов, выравнивание по ширине страницы. Текст документа является единственным реквизитом, в котором допускаются переносы по слогам.
21 - Отметка о наличии приложения - реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах). 
Структура оформления реквизита 21:
Приложение(я): номер приложения (если их несколько), наименование приложения, количество листов и экземпляров.
Например, для не названного в тексте письма единственного приложения, отметку оформляют следующим образом:
Приложение: каталог продукции на 5 л. в 1 экз.
Например, для названного в тексте письма единственного приложения, отметку оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В самом приложении на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования документа, к которому относится приложение, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
Подписание документа - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
22 - Подпись - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации региональных предприятий
Личная подпись
А.А.Борисов

или на бланке:
Вице-президент
Личная подпись
А.А.Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института
Личная подпись
М.В.Ларин

Главный бухгалтер
Личная подпись
З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор ООО "Вереск" Личная подпись Ю.Г.Демидов
Директор ООО "Наш дом" Личная подпись К.И.Игнатьев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии
Личная подпись
В.Д.Банасюкевич

Члены комиссии:
Личная подпись
А.Н.Сокова

 
Личная подпись
А.С.Красавин

При оформлении некоторых документов, если разработчик (автор) документа не достаточно компетентен (или неправомочен) в некоторых вопросах, изложенных в тексте документа, необходимо провести процедуру согласования. Согласование может проводиться как внутри организации (с руководителями структурных подразделений, юристом и др. заинтересованными сторонами), так и со специалистами вне организации. В ходе согласования соответствующие должностные лица ознакамливаются с текстом документа и оформляют соответствующую запись (Виза согласования с замечаниями или без них). Если по результатам согласования присутствуют замечания, автор их дорабатывает и отправляет на повторное согласование до момента, пока замечаний не будет. При отсутствии замечаний оформляется Гриф согласования.
Согласование документа; визирование - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
23 - Гриф согласования документа - реквизит, выражающий согласие организации или должностного лица, не являющихся авторами документа, с его содержанием. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, оформляется ниже реквизита 22 от левого поля.
Существует два способа оформления грифа согласования документа:
а) Должностным лицом:
СОГЛАСОВАНО
Должность+ наименование организации
______________ И.О. Фамилия
"___"___________20___ г.



Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
02.08.2013
б) Другим документом:
СОГЛАСОВАНО
наименование вида документа, его автор
от 00.00.0000 № 000
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 № 10
24 - Виза согласования документа - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
24.03.2014
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
24.03.2014
Замечания обычно излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования (визирования) документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
Например:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта приказа Генерального директора
"Об утверждении плана развития предприятия на 2014-2017 гг."
Должность
И.О. Фамилия
Замечания
Подпись
Дата

 
 
 
 
 

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25 - Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. 
Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
Документы заверяют печатью организации.
Допускается также заверение документов печатью структурного подразделения или личной печатью должностного лица (если это установлено нормативными актами организации). 
Оттиск печати не должен полностью закрывать подпись должностного лица: он или захватывает часть подписи и и часть наименования должности, или проставляется в стороне, не закрывая реквизитов.
26 - Отметка о заверении копии. 
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, а в правом верхнем углу проставляют отметку "Копия".

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Процесс исполнения документа должен контролироваться. Для этого на документе проставляют соответствующие отметки.
27 - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона (для осуществления взаимодействия с исполнителем в ходе исполнения). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
924 45 67
28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело отражает результат исполнения документа и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
Отправлено письмо № 14 от 11.03.2014
В дело № 02-05
Личная подпись
11.03.2014
29 - Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Проставляется обычно в виде штампа в правом нижнем углу первой страницы документа и заполняется в соответствии с журналом регистрации входящих документов.
Отметка состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учётного номера (индекса).
Наименование организации
Вх. № _________ "___"______201___г.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
30 - Идентификатор электронной копии документа проставляется в левом нижнем углу (в нижнем колонтитуле) каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.

Оформление бланков документов

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: (Таблица 1).
Таблица 1
По автору документа

бланк организации
содержит наименование организации

бланк структурного подразделения
содержит наименование организации и наименование структурного подразделения

бланк должностного лица
содержит наименование организации и наименование должности

По виду документа

общий бланк
содержит реквизиты 01 (02, 03), 08, 14, отметки для проставления даты (11) и регистрационного номера документа (12)

бланк письма
содержит реквизиты 01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, отметки для проставления даты (11), регистрационного номера документа (12) и ссылки на регистрационный номер и дату документа (13)

бланк конкретного вида документа (кроме письма)
содержит реквизиты 01 (02, 03), 08, 10, 14, отметки для проставления даты (11) и регистрационного номера документа (12)

По расположению реквизитов

продольный
реквизиты располагаются по центру относительно всей ширины рабочей области страницы

угловой флаговый
реквизиты располагаются в зоне углового штампа (слева сверху) по левому краю

угловой центрованный
реквизиты располагаются в зоне углового штампа (слева сверху) по центру относительно половины рабочей области страницы


Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с продольным расположением реквизитов, бланк акта организации с угловым флаговым расположением реквизитов и т.д.
При изготовлении бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить:
- какие документы будут создаваться на этом бланке (все документы, письма или какой-нибудь конкретный вид документа);
- кто будет является автором документа, создаваемом этом бланке;
- как будут располагаться реквизиты на бланке.
Сколько видов бланков будет разработано в организации зависит от того, кто и с какими документами работает.
Также разнообразие используемых видов бланков зависит от способа их изготовления. В современных условиях используют как типографские, так и электронные бланки документов. Производство типографских бланков является достаточно затратным. Поэтому организации предпочитают использовать для изготовления документов электронные бланки.
Состав реквизитов бланка документа зависит от вида бланка и может включать реквизиты 01-14. 
При оформлении бланка реквизиты располагаются в приведенной ниже последовательности (жирным шрифтом выделены реквизиты, которые оформляются во всех видах бланков, курсивом даны пояснения по оформлению конкретного реквизита):
1 - герб/эмблема (01-03): может использоваться не всеми организациями
2 - наименование организации (08): (Таблица 2)
Таблица 2
Бланк организации
Бланк структурного подразделения
Бланк должностного лица

2а - наименование вышестоящей организации (при ее наличии)
2б - полное наименование организации
2в - (сокращенное наименование организации)
2а - наименование вышестоящей организации (при ее наличии)
2б - полное наименование организации
2в - (сокращенное наименование организации)
2г - структурное подразделение
2а - наименование вышестоящей организации (при ее наличии)
2б - полное наименование организации
2в - (сокращенное наименование организации)
2г - должность

3 - справочные данные об организации (09): только в бланках писем
4 - регистрационные данные организации – ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП (04, 05, 06): только в бланках писем
5 - наименование вида документа (10): только в бланках конкретного вида документа (кроме письма и общего бланка)
6 - место для даты документа (11):
_________________
7 - место для регистрационного номера документа (12):
№ _______________
8 - ссылка на регистрационный номер и дату документа (13): только в бланках писем
На № _______________ от ________________
9 - место составления документа (14): во всех бланках кроме писем и если не указано в наименовании организации
Примеры оформления бланков документов
1) Общий продольный бланк организации

Рассмотрим этот пример поэлементно:


2) Продольный бланк письма организации



3) Угловой центрованный бланк письма организации


4) Угловой флаговый бланк письма организации


5) Продольный бланк конкретного вида документа кроме письма (приказа) организации



6) Продольный бланк письма должностного лица



Тема 1.2.Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.  
Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;  
2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;  
3. Государственная система документационного обеспечения управления;
4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;  
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;  
6. Государственные стандарты и документацию;
7. Унифицированные системы документации;  
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;  
9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;  
10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.  
До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социально информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.
Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:
Законодательные акты РФ:
1. Конституция РФ;  
2. Гражданский кодекс РФ;  
3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208–ФЗ от 26.12.1995;  
4. Федеральный закон от 08 февраля 1998 г. № 14–ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями от 11 июля, 31 декабря 1998 г., 21 марта 2002 г., 29 декабря 2004 г.);  
5. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24–ФЗ;  
6. Федеральный закон «О стандартизации» № 5154–1 от 10 июля 1993 г.;  
7. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129–ФЗ от 21 ноября 1996 г.;  
8. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 25.03.2011 № 63–ФЗ;
9. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;  
10. Закон РФ «О языках народов Российской Федерации». № 1807–1 от 25 октября 1991 г.;  
11. Положение «Об Архивном фонде РФ». Указ Президента РФ 17.12.1994 № 552;  
12. Положение «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ» 16.07.2003 № 03 – 33/пс.  
Нормативные и методические документы:
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;  
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;  
3. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов;
4. Государственная система  документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;  
5. Основные правила работы ведомственных архивов;
6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ;
7. Укрупненные нормативы времени на работу по делопроизводственному обслуживанию;  
8. Основные правила работы архивов организации;  
9. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления;
10. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93;  
11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения;  
12. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах: «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации». Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.
Работу с документами ограниченного доступа регламентируют:
- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»;  
- Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 24 января 1998 г.);  
- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;  
- Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;  
- Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995  г.  № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».
Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июля 1993 г. № 5145-1 устанавливает правовые основы стандартизации  в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения управления.
Уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»  устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Настоящий закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является Федеральный закон «Об электронной  цифровой подписи». Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. В законе дано не только определение понятия «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме», но и определения электронной цифровой подписи: «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе», специальная глава закона (Глава 2) раскрывает условия использования электронной цифровой подписи, при которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
С 1994 года в РФ действует Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденное указом  Президента РФ от 17.03.1994 № 552. Данный документ важен для нас тем, что он установил правовые основы хранения документов в нашей стране, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду Российской Федерации. Работникам негосударственных организаций в связи с этим важно знать, что даже документы, являющиеся собственностью частной компании, являются негосударственной частью Архивного фонда РФ.
Согласно Положению об Архивном фонде РФ в состав негосударственной части входят документы, являющиеся собственностью негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации. Таким образом, документы коммерческих структур после экспертизы их ценности, проводимой совместно с органами и учреждениями Федерального архивного агентства, могут быть отнесены к архивным документам негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. В связи с этим на данные документы будут распространены действия законодательства об Архивном фонде Российской Федерации, в частности обязанности по обеспечению их сохранности. Закон закрепил право юридических и физических лиц на создание архивов. Дальнейшее развитие норм, установленных данным Положением, отражено в недавно изданном Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - является основным документом в ДОУ и  может быть рекомендован в качестве настольной книги секретаря и делопроизводителя. Документ разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Качественно и наглядно представлены схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов. Типовая  инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Указанный нормативно-методических документ устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов.
Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.
Последний из названных документов на сегодняшний день составлен основу ДОУ. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.
Одним из «настольных» нормативных документов работников делопроизводственной сферы является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающей с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.
Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - свод правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых форм.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий дли применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Все аспекты организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании.
Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм., правил.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества снижения трудоемкости их .обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:
Первая - документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.
Вторая - документы по функциям управления.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих форм унифицировано, но они могут быть совершенно разными:
по месту составления - внутренние, внешние;
по содержанию - простые, сложные;
по форме - индивидуальные, трафаретные, типовые;
по срокам исполнения - срочные, несрочные;
по происхождению - служебные, личные;
по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты.
Система организационно-правовой документации
Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.
Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).
Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например: (Таблица 3)
 Таблица 3
Вид документа
Разновидности документа

Инструкция
Инструкция по документационному обеспечению управления


Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.

Должностная инструкция
Должностная инструкция специалиста 2-й категории


Должностная инструкция кассира и др.

Положение
Положение об отделе


Положение о совете директоров и др.

Регламент
Регламент коллегии


Регламент работы руководства и др.

 
Система плановой документации
Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.
Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.
Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов: (Таблица 4)
 Таблица 4
Вид документа
Разновидности документа

План
План мероприятий по выполнению постановления


План социально-экономического развития коллектива организации


План работы совета директоров


Бизнес-план


План работы отдела


Индивидуальный план работы и др.

 

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.
Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов: (Таблица 5)
 Таблица 5
Вид документа
Разновидности документа

Приказ
Приказ о распределении обязанностей между руководством


Приказ о создании филиала (отделения, представительства)


Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)


Приказ о финансировании работ


Приказ о приеме на работу


Приказ о командировании и др.

 
Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.
Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов: (Таблица 6)
 Таблица 6
Вид документа
Разновидности документа

Отчет
Отчет о научно-исследовательской работе


Отчет о командировке


Отчет о работе структурного подразделения


Отчет о проведении рекламной кампании и др.

 
Система информационно-справочной документации
Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.
Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.
Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например: (Таблица 7)
Таблица 7
Вид документа       
Разновидности документа

Акт
Акт ревизии


Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности


Акт приема-передачи дел


Акт экспертизы и др.


Письмо
Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора


Письмо (претензия) о нарушении условий договора


Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)


Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.


Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры. (Таблица 8)








Таблица 8
             
Вид документа
Разновидности документа

Договор
Договор купли-продажи


Договор поставки


Договор аренды (договор субаренды)


Договор подряда (договор субподряда)


Договор комиссии


Договор перевозки и др.

 
Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.
Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.


Тема 1.3. Классификация и структура ОРД. Гост Р 6.30-2003

Организационно-распорядительная документация

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Носителем информации является документ.
В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, изготовленные на ПК, полученные по телефаксу и так далее.
Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:
организационные (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание);
распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
справочно-информационные (протокол, докладная записка, письмо, телеграмма, телефонограмма, справка, акт);
документы по личному составу (приказ по личному составу, характеристика, автобиография, резюме).
Важной задачей документационного обеспечения управления является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформления машинописным способом отдельных реквизитов. Организационно-распорядительные документы оформляют на базе формуляра-образца – модели унифицированной формы документа.

Перечень реквизитов документов. Формуляр-образец

Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
Реквизит – это обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов:
01 – Государственный герб РФ;
02 – Герб субъекта РФ;
03 – эмблема организации или товарный знак;
04 – код организации (ОКПО);
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа (ОКУД);
08 – наименование организации - автора документа;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
При оформлении документов используют восемь стандартных позиций табуляции:
0 – граница левого поля;
1 – 1,27 см от границы левого поля;
2 – 4,1 см от границы левого поля;
3 – 6 см от границы левого поля;
4 – 8 см от границы левого поля;
5 – 10 см от границы левого поля;
6 – 12 см от границы левого поля;
7 – 14 см от границы левого поля.
При оформлении документов на компьютере следует установить поля: левое – от 2 до 3,5 см, правое – 1 см, верхнее и нижнее – 2 см.

Правила оформления реквизитов

Государственный герб Российской федерации. Его оформляют на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть 1, ст.5021). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.
Герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с правовыми актами того субъекта федерации, к которому относится организация. Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.
Эмблема или товарный знак организации. Оформляется в соответствии с Уставом организации (или Положением об организации). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации.
Код организации. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации надо указать сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии ее полное наименование. Если сама организация имеет сокращенное наименование, закрепленное в ее учредительных документах, но его надо указать в скобках под полным наименованием организации. Если автором документа является структурное подразделение организации или ее филиал, то его наименование приводят ниже наименования организации.
При использовании продольного бланка реквизит печатают во всю длину строки. При использовании углового бланка длина одной строки должна быть не более 73 мм, нельзя делать переносы слов. Многострочные наименования печатают через один интервал, между составными частями реквизита делают 2 интервала. Например:

Наименование вышестоящей организации

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного подразделения

Справочные данные об организации. Реквизит в обязательном порядке содержит почтовый адрес и телефон организации, а также другие сведения (номера факса, расчетного счета, адрес электронной почты и т.п.) по усмотрению самой организации. Реквизит располагают аналогично наименованию организации, отступив от него 2 интервала.
Наименование вида документа. Этот реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации. Реквизит оформляют прописными буквами, располагают аналогично наименованию организации:
ПРИКАЗ
АКТ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА и т.д.
Дата. Реквизит оформляют цифровым способом в последовательности: день месяца, номер месяца, номер года. Например: 19.01.2010. Дату сразу печатают в актах, протоколах, в выписках из приказа и протокола. В остальных документах делают заготовку для даты ( . .2012 или .01.2012), которую заполняют после подписания документов.
Словесно-цифровой способ оформления (19 января 2012 г.) в основном применяют в документах, содержащих сведения финансового характера.
Регистрационный номер. Его печатают на одной строке с датой. При использовании углового бланка и в письмах его располагают от 2-й позиции табуляции. При использовании продольного бланка (кроме бланка писем) – от7-й позиции. Реквизит может выглядеть как простой номер, сложный номер, номер с буквенным наращением.
Например:
№ 2 – простой номер;
№ 05-02/100 – сложный номер;
№ 25-к или лс – номер с буквенным наращением;
№ 14/26 – номер документа, изданного двумя организациями.

Простой номер применяют во внутренних документах, их нумерация начинается с начала календарного года.
Сложный номер применяют для исходящих документов. Входящие в него цифры обозначают:
05 – номер структурного подразделения, от имени которого оформлен документ;
02 – номер дела, в которое подшивают документ;
100 – номер документа по регистрационному журналу.
К, или лс – это буквенные наращения, используемые в приказах по личному составу (кадры, личный состав). В организации используют один вариант буквенного наращения.
Если документ издается несколькими организациями, то его регистрационный номер содержат порядковые номера данного вида документа в каждой организации.
Регистрационный номер печатают сразу в выписках из приказов и протоколов. В остальных документах заранее печатают только знак номера, сам номер ставят от руки после подписания документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Данный реквизит печатают в ответных письмах. Данные для его заполнения берут из документа, на который дается ответ. Пример оформления:

На № 02-05/32 от 10.01.2012

Если письмо не является ответным, реквизит не оформляют или оставляют незаполненным:

На № от

Место составления или издания документа. Реквизит оформляют в соответствии с административно-территориальным делением страны. Перед названием столицы и перед названиями городов, в наименовании которых входит частица «град» или «город», сокращение г. не указывают.



Например:

Москва

Санкт-Петербург

Если местом составления документа является областной центр, то в реквизите достаточно указать только его наименование:
г.Ярославль

Если местом составления документа является районный центр, то в реквизите указывают его наименование и наименование области, к которой он относится:
г.Данилов Ярославской обл.

Если место составления документа не является районным или областным центром, то в реквизите указывают его наименование, а также наименование района и области:
п.Пречистое Первомайского р-на Ярославской обл.

Реквизит располагают аналогично наименованию организации, при использовании углового бланка длина одной строки реквизита не должна превышать 73 мм. При оформлении реквизита используют общепринятые сокращения: обл., р-н, г., д., п., п.г.т., с.
Адресат. Реквизит печатают от 4-й позиции табуляции. Документ может адресоваться учреждению, структурному подразделению учреждения, конкретному должностному лицу, частному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:

Минюст России
Управление систематизации законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:

АОЗТ «Машприбор»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С.Николаеву

При адресовании документа руководителю учреждения адресат начинают с наименования должности, в которое включают наименование организации:

Генеральному директору АОЗТ «Ярославский кирпичный завод»
В.И.Петрову

Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их наименования следует указывать обобщенно:
Администрации районов Ярославской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: "Справочные данные об организации", "Адресат"):
наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
наименование населенного пункта (города, поселка и т.п.);
наименование области, края, автономного округа (области), республики;
индекс.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Б.Черкасский пер., д.5, Центр, Москва, 103012

Аналогично поступают при адресовании должностному лицу. При адресовании физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

Калинину И.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12, д.Макарово, Даниловского р-на, Ярославской обл., 152069

Почтовый адрес не проставляют на документах, адресованных в правительственные органы или в однородные организации.
Гриф утверждения. Реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Дата утверждения сначала оформляется в виде заготовки, которую заполнят после подписания документа. Реквизит печатают от 5-й позиции табуляции. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
И.О.Фамилия
. .2012
При утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:
УТВЕРЖДЕН

Наименование документа,
его автор, дата и номер

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 1.
Резолюция. Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа. Она должна содержать фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату оформления. Оформляется рукописным способом на свободном месте между адресатом и текстом.
Заголовок к тексту. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Его рекомендуется оформлять с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?». Исключения составляют акты и протоколы, где заголовок пишут в родительном падеже. Длина одной строки заголовка не должна превышать 73 мм. В заголовке нельзя делать переносов слов. Заголовок должен содержать не более четырех строк, между которыми делают один интервал. В конце заголовка не ставят точку. Если документ выполнен на формате А5, то заголовок в нем не пишут.
Текст. Этот реквизит является основным в документе. Он должен быть максимально точным, не допускающим различных толкований. По смыслу текст может делиться на главы, пункты, подпункты и т.д. Нумерацию отдельных частей теста осуществляют по правилам рубрикации. Текст, содержащий большое количестве цифровых данных, может быть оформлен в виде таблицы.
Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то реквизит оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

или (если приложений несколько)

Приложение: 1. На 4 л. в 3 экз.
2. На 3 л. в 3 экз.

Если приложения не указаны в тексте, то в реквизите указывают название приложений и количество листов, например:
Приложение: перечень комплектующих деталей на 3 л. в 3 экз.

или (если приложений несколько)

Приложение: 1. Справка об организации отраслевой лаборатории на 1 л. в 2 экз.
2. Проект совместного приказа на 2 л. в 2 экз.

Если к документу прикладывают материал, имеющий приложения, то реквизит оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Министерства связи РФ от 25.03.2005 № 6/5123 и приложение к нему, всего на 6 л.

Если документ направляется в несколько адресатов, а приложение не во все, реквизит оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Подпись. Документ подписывают руководящие работники предприятия или другие должностные лица в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством и правовыми актами. Реквизит состоит из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Наименование должности пишут от 0-й позиции табуляции, расшифровку подписи от 6-й позиции табуляции. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина одной строки должна быть не более 73 мм, расшифровку подписи в этом случае делают по последней строке.
Если документ оформлен на бланке, содержащем название организации, то указывается краткое наименование должности:



Директор И.О.Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, то название должности должно включать название организации:

Генеральный директор Ярославского завода топливной аппаратуры И.О.Фамилия

Две и более подписи ставят в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц. Их подписи располагают одну под другой в соответствии с уровнем занимаемой должности:

Директор И.О.Фамилия

Главный бухгалтер И.О.Фамилия

Если документы подписывают должностные лица, имеющие должности одного уровня, первую подпись оформляют от 0-й позиции табуляции, вторую – от 5-й позиции табуляции. Расшифровки подписей в этом случае располагают на 1,5 интервала ниже, первую – от 2-й, а вторую – от 6-й позиции табуляции.

Наименование должности Наименование должности
И.О.Фамилия И.О.Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Председатель И.О.Фамилия

Члены комиссии И.О.Фамилия
(расшифровка подписей
по алфавиту) И.О.Фамилия

Протоколы подписывают председатель и секретарь собрания:

Председатель И.О.Фамилия

Секретарь И.О.Фамилия

Если должностное лицо, чья должность указана на документе, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности. При этом обязательно указывают фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Допускается внесение исправлений рукописным или машинописным способом. Не допускается подписывать документ, проставляя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
Подпись нельзя отрывать от текста документа и переносить на другую страницу. Если на листе не хватает места для подписи, то на следующую страницу переносят как минимум две строки текста или отметку о наличии приложения (если она есть) и после этого оформляют подпись.

Гриф согласования. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его подписи, ее расшифровки и даты согласования. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина строки не более 73 мм. Пример оформления реквизита:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного управления школ Министерства образования Российской Федерации
И.О.Фамилия
. .2012

При согласовании с двумя должностными лицами, имеющими должности одного уровня, первый гриф согласования оформляют от 0-й позиции табуляции, а второй от 5-й позиции табуляции:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Наименование должности Наименование должности
И.О.Фамилия И.О.Фамилия

. .2012 . .2012

Документ может согласовываться с коллегиальным органом или с помощью письма, тогда реквизит оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома
от 15.03.2012 № 2
или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства образования
Российской Федерации
от 09.03.2012 № 05-08/114

Визы согласования. Реквизит содержит наименование должности лица, c которым согласовывали текст документа, его подпись, ее расшифровку и дату визирования. Если документ содержит несколько виз, то первую оформляют от 0-й позиции табуляции, а вторую от 5-й, третью визу оформляют аналогично первой и так далее.
Пример оформления реквизита:

Начальник отдела кадров Главный бухгалтер
И.О.Фамилия И.О.Фамилия

. .2012 . .2012

Оттиск печати. При заверении документа или его копии печать ставят таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ:
Наименование должности И.О.Фамилия
М.П.
Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать, приведен в Приложении 2.
Отметка о заверении копии. Реквизит состоит из заверительной записи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи, ее расшифровки и даты заверения, расшифровку подписи пишут от 6-й позиции табуляции:

Верно
Наименование должности И.О.Фамилия
. .2012

На копии документа на верхнем поле от 7-й позиции табуляции пишут слово «Копия». Если копия выдается на руки заинтересованному лицу или посылается в другую организацию, то ее заверяют печатью.
Отметка об исполнителе документа. Реквизит оформляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Реквизит содержит инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:

Б.Н.Преображенский
5-15-80

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит оформляют от руки. Пишут фразу «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, затем указывают краткие сведения об исполнении документа, ставят подпись или указывают фамилию исполнителя и дату подшивки документа в дело.
Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит оформляют от руки или ставят специальный штамп. Реквизит содержит краткое наименование организации, входящий номер документа, дату его поступления.
Идентификатор электронной копии документа. Реквизит должен содержать имя файла, а также другие поисковые данные, необходимые для поиска документа, которые устанавливает сама организация.
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа –- приказа, постановления, письма, протокола, акта – на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 – 210 x 297 мм, формат А5 – 210 х 148 мм) (рис.1, 2, 3).
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.
При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
Верхнее поле отводится для размещения реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом:
реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации»,
реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации»,
реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, на бланк документа заранее типографским способом.
Реквизит 03 может оформляться с помощью персонального компьютера. На верхнем поле располагается реквизит 19 «Отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем. Также на верхнем поле осуществляется нумерация второй и последующих страниц документа.
Правое поле – 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами, служит для сохранности текста.
Нижнее поле – 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.
Конструкционная сетка – эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.







РАЗДЕЛ 2. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Тема 2.1.Оформление организационных и распорядительных документов.
Оформление организационных документов
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.
Текст устава может содержать следующие разделы:
Общие положения.
Акционерный капитал (уставный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности.
В разделе «Общие положения» указываются полное и сокращенное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.
В разделе «Акционерный капитал (уставный капитал)» определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.
Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организаций с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.
Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть: общее собрание акционеров высший орган управления обществом (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений); совет директоров высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председателя и на какой срок); исполнительные органы генеральный директор, исполнительный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);
ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).
В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли.
В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.
Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.
Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.
Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО  Собранием учредителей  Открытого акционерного  общества «Веста» (протокол от 18.12.96 № 1)
Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).
Положение об организации правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. 
Текст положения об организации включает разделы:
Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения и связи.
Контроль, проверка и ревизия деятельности.
Реорганизация и ликвидация.
В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.
Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и направления ее деятельности.
В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.
Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право в данном случае - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В права включаются право на издание распорядительных и нормативных документов, ведение переписки, право давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций, право представительствовать в соответствующих органах, запрашивать справочную, отчетную или иную информацию и др. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.
В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.
Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.
В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации. Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.
Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:
положения о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);
положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:
1.Общие положения.
2.Основные задачи.
3.Функции.
4.Права и обязанности.
5.Ответственность.
6.Взаимоотношения.
В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и нaправления деятельности подразделения.
В разделе «Функции» указываются действия или виды работы, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.
Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.
В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия. Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: 1.Общие положения.
2. Должностные обязанности. 
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.
Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).
В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:
право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право.
Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом),  также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на Отделе кадров (Службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное расписание подписывается руководителем Отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.
Инструкция правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. 
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.
Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии». Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Утверждаются инструкции руководителем организации.
Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение». 

Оформление распорядительных документов

Приказ по основной деятельности является основным распорядительным документом.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач организации.
Приказы издают только при необходимости. Изменения, дополнения к приказам, отмену приказов производят только на основании новых приказов.
Реквизиты приказа по основной деятельности:
наименование организации;
наименование вида документа – ПРИКАЗ;
дата, которая будет заполнена от руки после подписания приказа;
регистрационный номер, который заполняют после подписания, номер является порядковым с начала календарного года;
место издания – оформляют в том случае, если оно непонятно из наименования организации;
заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?»;
текст;
подпись;
гриф согласования – оформляют в случае необходимости, как правило, при внешнем согласовании;
отметка о контроле;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу издания приказа положен какой-то другой документ, нужно указать наименование этого документа, его автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Констатирующая часть текста может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, после него ставят двоеточие. Дальнейший текст распорядительной части делят на пункты. В тексте каждого пункта должен быть указан исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурное подразделение), предписываемое действие и срок исполнения (без употребления в тексте слова «срок»). Если одному исполнителю приписывают несколько действий, то каждое из них выделяют в подпункт.
Последний пункт приказа имеет формулировку «Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы или наименование структурного подразделения)».
Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие – его заместитель или исполняющий обязанности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания допускается только с разрешения подписавшего документ.
Может осуществляться внешнее согласование приказа с различными организациями, если приказ затрагивает их интересы; органами государственного контроля; коллегиальными и общественными организациями.
После издания приказа необходимо ознакомить сотрудников организации с его содержанием. Для этого можно делать копии приказа и выписки из него. Подлинник приказа хранят в канцелярии.
Формуляр приказа по основной деятельности приведен в Приложении. Те реквизиты, которые в реальном документе, заполняют от руки, в этом и последующих формулярах выделены полужирным курсивом.
Выписка из приказа – это копия части документа. Реквизиты выписки из приказа:
наименование организации – перепечатывается из приказа;
наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
дата – перепечатывается из приказа;
регистрационный номер – перепечатывается из приказа;
место составления – перепечатывается из приказа;
заголовок к тексту – перепечатывается из приказа;
текст – полностью перепечатывается констатирующая часть приказа, а из распорядительной части перепечатывают только тот пункт, ради которого делают выписку;
подпись – без личной подписи;
отметка о заверении копии.
Формуляр выписки из приказа представлен в Приложении.
Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Этот документ издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или быть кратковременными, касаться быстрого решения конкретного вопроса.
Реквизиты распоряжения аналогичны реквизитам приказа, распорядительная часть текста начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ.
Указание – документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами; ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов.
Реквизиты указания аналогичны реквизитам приказа. Распорядительная часть начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнить действия, так как они не входят в его должностные обязанности).
Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, – комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.
Реквизиты постановления аналогичны реквизитам приказа. Распорядительная часть текста начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЕТ.
Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь.
Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Документ издается министерствами, ведомствами, научными советами.
Реквизиты решения аналогичны реквизитам приказа. В распорядительной части текста указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ (на новой строке от 0-й позиции табуляции).
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, предоставление отпусков, командировки, поощрения, наказания работников и т.д.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).
В настоящее время разработана унифицированная система документации по труду, основанная на применении специальных бланков для приказов по личному составу. В случае их отсутствия приказы можно оформлять на персональном компьютере по приведенным ниже правилам.
Реквизиты приказа по личному составу:
наименование организации;
наименование вида документа – ПРИКАЗ;
дата, которую заполняют после подписания документа;
регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года, номер имеет буквенное наращение «к» (кадры) или «лс» (личный состав);
место составления;
заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?»;
текст;
основание;
подпись;
визы согласования;
гриф согласования – оформляют при необходимости;
подпись сотрудника об ознакомлении с приказом;
отметка о направлении документа в дело.
Заголовок к тексту может быть сформулирован следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «Об объявлении благодарности». В конце заголовка рекомендуется указывать фамилию и инициалы сотрудника, в отношении которого издан приказ.
Текст приказа по личному составу, как правило, не имеет констатирующей части. Распорядительная часть в зависимости от содержания приказа начинается с одного из следующих слов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д. Эти слова пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, затем ставят двоеточие. Далее с красной строки прописными буквами пишут фамилию, а затем строчными буквами имя и отчество сотрудника, в отношении которого издается приказ. Затем описывают действия, предпринимаемые в отношении работника.
При приеме на работу в тексте следует указывать дату приема, наименование подразделения, должность, размер заработной платы, вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная, по совместительству), особые условия работы (материальная ответственность, сокращенный или неполный рабочий день). Основанием для издания такого приказа является заявление сотрудника и трудовой договор.
При переводе на другую должность в тексте надо указать должность, занимаемую сотрудником в настоящий момент, новую должность, причину перевода, размер заработной платы на новой должности, длительность работы на новой должности в случае временного перевода. Основанием для издания такого приказа может являться заявление сотрудника, представление руководителя структурного подразделения при переводе на вышестоящую должность, докладная записка руководителя структурного подразделения при переводе на нижеоплачиваемую работу и изменения к трудовому договору.
При поощрении работника в тексте указывают должность работника, вид поощрения, основанием является представление руководителя структурного подразделения.
При наложении взыскания в тексте указывают фамилию работника, вид взыскания, основание – докладная записка руководителя структурного подразделения.
При предоставлении отпуска в тексте указывают должность работника, вид отпуска, дату его начала и продолжительность. Основание – заявление сотрудника и график отпусков при предоставлении очередного отпуска.
При командировании указывают должность работника, дату начала и окончания командировки, ее цель, организацию, в которую командируется работник. Основание – распоряжение руководителя организации.
При увольнении указывают фамилию работника, дату увольнения и причину увольнения со ссылкой на статью Трудового Кодекса РФ. Основание – заявление сотрудника или докладная записка руководителя структурного подразделения при увольнении по инициативе администрации.
Приказы по личному составу, как правило, визируют начальник отдела кадров, руководитель структурного подразделения, главный бухгалтер.
Если заявление сотрудника, послужившее основанием для издания приказа, оформлено на трафаретном бланке, содержащем визы руководителей различных служб, то эти визы не дублируют в приказе, но дают на них ссылку в тексте основания. Например:

Основание: заявление Петрова Н.К. от 12.04.2005 с визами начальника ОК, начальника отдела сбыта и главного бухгалтера.

В том случае, если на предприятии действует профсоюзная организация, с ней надо согласовать увольнения по инициативе администрации и наложение взысканий. Как правило, согласовывают с помощью протокола. Работник должен ознакомиться с приказом по личному составу и поставить на документе свою подпись.
Формуляр приказа по личному составу представлен в Приложении 2,3.




Оформление протокола

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов. Реквизиты протокола:
наименование организации;
наименование вида документа – ПРОТОКОЛ;
дата – соответствует дате заседания, если заседание продолжается несколько дней, указывают дату начала и окончания (12 – 14.04.2010);
регистрационный номер – порядковый с начала календарного года, печатается сразу;
место составления;
заголовок к тексту – отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа, отвечает на вопрос «Чего?»;
текст;
подпись.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Вводная часть содержит постоянную и переменную информацию.
Постоянная информация – слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», которые печатают от 0-й позиции табуляции.
Переменная информация – фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих. Перед фамилиями председателя и секретаря ставят тире, перед фамилиями присутствующих – двоеточие.
Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строку. Строки печатают через один интервал. Если присутствуют более 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается. Если в работе коллегиального органа принимают участие приглашенные из других организаций, то к их фамилиям добавляют наименование должности и наименование организации. Список приглашенных оформляют аналогично списку присутствующих.
В конце вводной части указывают повестку дня. Выражение «Повестка дня» пишут от 0-й позиции табуляции и ставят двоеточие. Затем с красной строки записывают пункты повестки дня, которые нумеруют арабскими цифрами. Вопросы в повестке дня располагают по степени важности. В каждом пункте указывают обсуждаемый вопрос, фамилию, инициалы и должность докладчика.
Основная часть текста протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ, которые пишутся от 0-й позиции табуляции, а затем ставят двоеточие.
Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. Затем с красной строки пишут фамилию и инициалы докладчика в родительном падеже и с прописной буквы излагают содержание доклада. Если текст доклада предоставлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут «Текст доклада прилагается».
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут фамилии и инициалы выступающих в именительном падеже, ставят тире и с прописной буквы пишут содержание выступления. Вопросы и ответы также фиксируют в этом разделе.
После слова ПОСТАНОВИЛИ с красной строки записывают пункты постановления, каждый из которых строится по схеме: исполнитель – действие – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо.
Подписывают протокол председатель и секретарь. Протокол собрания, для ведения которого избирается президиум, подписывают председатель, секретарь и члены президиума.
Формуляр протокола представлен в Приложении.
Выписка из протокола – это копия части протокола. Реквизиты выписки из протокола:
наименование организации перепечатывается из протокола;
наименование вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;
дата – перепечатывается из протокола;
регистрационный номер – перепечатывается из протокола;
место составления перепечатывается из протокола;
заголовок к тексту перепечатывается из протокола;
текст – во вводной части указывают тот пункт повестки дня, ради которого делают выписку, из основной части перепечатывают позиции СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ, соответствующего номера повестки дня;
подпись – без личных подписей;
отметка о заверении копии.
Формуляр выписки из протокола представлен в Приложении 5,6.

Оформление докладной записки

Докладная записка – это документ, который адресуется руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержит изложение какого-то вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от содержания докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресования – на внутренние (адресованы руководителю своей организации) и внешние (адресованы в вышестоящие организации).
Внутренние докладные записки оформляют машинописным или рукописным способом. Их подписывает автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляют машинописным способом, их подписывает руководитель организации.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора (инициативная докладная записка), так и по указанию руководства. Реквизиты докладной записки:
наименование организации – для внутренней докладной записки указывают наименование структурного подразделения;
наименование вида документа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
дата, которая заполняется от руки после подписания документа;
регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года, во внутренней докладной записке этот реквизит может отсутствовать;
место составления - отсутствует во внутренней докладной записке;
заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»);
адресат – конкретное должностное лицо, которому адресована докладная записка;
текст;
отметка о наличии приложения – оформляется в случае необходимости;
подпись;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст докладной записки, как правило, делится на две части. В первой части излагают факты, послужившие причиной составления докладной записки, во второй – выводы и предложения составителя.
Формуляр докладной записки представлен в Приложении 7.

Оформление справок

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов, событий. По содержанию справки делятся на служебные и личные.
Служебные справки описывают или подтверждают факты или события производственной деятельности организации. Такие справки составляют по указанию вышестоящей организации (внешние справки) или руководителя своей организации (внутренние справки).
В тексте служебных справок приводят конкретные данные без выводов и предложений составителя. Текст служебных справок, если они содержат много цифровых данных, можно оформлять в виде таблицы.
Внешние служебные справки подписывает руководитель организации, внутренние - составитель. Если справка содержит информацию финансового характера, ее также подписывает главный бухгалтер организации. Реквизиты служебной справки:
наименование организации;
наименование вида документа – СПРАВКА;
дата, которую заполняют после подписания документа;
регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года; этот реквизит может отсутствовать во внутренних справках;
место составления – отсутствует во внутренних справках;
заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»);
адресат;
текст;
отметка о наличии приложения – оформляют в случае необходимости;
подпись;
оттиск печати – ставится на внешней справке, если она оформлена не на бланке организации, а также, если она содержат финансовые данные.
Формуляр служебной справки представлен в Приложении.
Личные справки, как правило, удостоверяют юридический факт: место работы, учебы, занимаемую должность, размер заработной платы и т.д. Эти справки выдают по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Если в организации выдается большое количество однотипных личных справок, то для их оформления используют трафаретные бланки формата А5. Реквизиты личной СПРАВКИ:
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа – СПРАВКА;
дата - аналогично служебной справке;
регистрационный номер – аналогично служебной справке;
заголовок к тексту – отсутствует в том случае, если справка оформлена на бланке формата А5;
адресат – может отсутствовать;
текст;
подпись;
оттиск печати.
Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. Далее приводят юридический факт. Если в справке содержаться сведения о размере заработной платы, то сначала они записываются цифрами, а затем в скобках дается их словесная расшифровка.
В том случае, если в справке отсутствует адресат, в конце текста пишут фразу «Справка выдана для предоставления в (наименование организации)».
Подписывает личные справки руководитель организации, если справка содержит финансовые данные – еще и главный бухгалтер.
Формуляр личной справки представлен в Приложении 8,9.




Оформление служебных писем

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо составляют в том случае, если невозможно решить вопрос другими способами (посредством личной беседы, телефонного разговора).
По содержанию и назначению различают следующие виды писем: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
В зависимости от объема текста письма оформляют на бланках формата А4 и А5 (если текст содержит не более 7 строк). Реквизиты письма:
наименование организации;
справочные данные об организации;
дата, которую заполняют после подписания документа;
регистрационный номер, который является сложным индексом, содержащим номер структурного подразделения, автора документа, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер документа по журналу регистрации;
ссылка на дату и регистрационный номер – оформляется в ответных письмах;
заголовок к тексту – отвечает на вопрос «О чем?», отсутствует при использовании формата А5;
адресат – один документ может содержать не более четырех адресатов, в противном случае составляется список рассылки;
текст;
отметка о наличии приложения – оформляют в случае необходимости;
подпись;
оттиск печати – ставится на гарантийных письмах;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело (в дело подшивается второй экземпляр).
Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. В тексте нужно освещать только один вопрос. Все логические элементы письма следует выделять абзацами.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей – вводной и основной. В вводной часто указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.
В основной части текста излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Текст может состоять только из основной части. Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.
Количество экземпляров письма равно количеству адресатов плюс один экземпляр в дело. На входящих письмах ставится отметка о поступлении документа в организацию и оформляется резолюция руководителя.
Формуляр письма представлен в Приложении 10.

Оформление актов

Акт – это документ, составленный группой лиц (комиссией) и подтверждающий факты, события. Акты могут составляться при различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акты инвентаризаций; приема-передачи материальных ценностей или дел; уничтожения документов; передачи дел во временное пользование; расследования несчастного случая и т.д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей в организации или назначенной по указанию руководителя.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Реквизиты акта:
наименование организации;
наименование вида документа – АКТ (печатается с двойной разрядкой);
дата – печатается сразу, соответствует дате актируемого события;
регистрационный номер – является порядковым с начала календарного года;
место составления;
заголовок к тексту – как правило, отвечает на вопрос «Чего?»;
гриф утверждения;
текст;
отметка о наличии приложения – оформляется при необходимости;
подпись – документ подписывают председатель и члены комиссии;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело (в дело подшивается последний экземпляр акта).
Текст акта состоит из вводной и основной частей. В начале вводной части указывают основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия.
Далее указывают состав комиссии: должность, фамилию и инициалы председателя, а затем должности, фамилии и инициалы членов комиссии (в алфавитном порядке или в порядке субординации должностей). При необходимости оформляют список присутствующих при составлении акта с указанием их должностей, фамилий и инициалов.
В основной части текста фиксируют события, излагают цели, задачи и существо проведенной комиссией работы, приводят выводы и предложения комиссии. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть оформлен в виде таблицы.
В конце текста указывают сведения о количества экземпляров акта и о месте нахождения каждого экземпляра.
Формуляр акта представлен в Приложении 11.

Оформление телефонограмм

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телефону. Телефонограмму применяют для передачи срочных распоряжений, извещений, сведений. Реквизиты телефонограммы:
наименование организации;
наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;
дата, которую заполняют после подписания и передачи текста документа;
регистрационный номер, который является порядковым и оформляют после подписания документа;
адресат;
текст;
подпись.
В телефонограмме оформляют дополнительную информацию:
запись о должности и фамилии сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его служебного телефона;
запись о должности и фамилии сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его служебного телефона;
запись о времени передачи телефонограммы.
Текст телефонограммы не должен быть сложным. Он должен содержать не более 50 слов, не содержать труднопроизносимых слов и сложных выражений.
Если телефонограмму с одним текстом передают нескольким адресатам, то к ней прилагают список адресатов с номерами телефонов. При приеме телефонограммы ее текст следует записывать в специальный журнал. Чтобы избежать неточностей, сотруднику, принимавшему телефонограмму, рекомендуется прочитать ее текст передававшему телефонограмму, указывая знаки препинания. После приема телефонограммы ее надо немедленно передать адресату для ознакомления. Формуляр телефонограммы представлен в Приложении 12.

Снятие копий с документов

В процессе работы организаций наряду с подлинниками документов создаются их копии, которые могут быть получены рукописным, машинописным способом, средствами оперативной полиграфии.
Организация может выдавать копии только тех документов, которые создаются в самой организации. При оформлении копий на подлиннике делают отметку о том, кому и когда выдана копия, а на копии отметку о том, где хранится подлинник. Для придания копии юридической силы на ней ставят отметку о заверении. При пересылке копии в другую организацию или выдаче ее на руки заинтересованному лицу заверительная подпись должна удостоверяться оттиском печати организации.
Засвидетельствование копий с документов, находящихся на руках у граждан (свидетельства о рождении, браке, документов об образовании и др.), производится нотариальной конторой только при предъявлении подлинника. Запрещается снятие копии с паспорта, депутатского мандата, воинского билета.


Контрольные задания по 2 разделу.

Задание 1. Оформить приказ по основной деятельности со всеми реквизитами
Ярославский государственный университет. Приказ о научно-исследовательской работе на летний период. В соответствии с планом научно-исследовательской работы на 2009/2010 учебный год приказываю: 1. Направить в период летних каникул научную экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера. 2. Заведующую кафедрой русского языка и литературы, кандидата филологических наук, доцента Скворцову А.А. назначить руководителем экспедиции. 3. Руководителю экспедиции Скворцовой А.А. представить развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета 18.05.2010. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ученого совета Коваленко Ф.П. Ректор университета П.В.Горелов

Задание 2. Оформить распоряжение со всеми реквизитами
Отделение "Интурист". Распоряжение о выполнении мероприятий по подготовке лагеря в поселке Глебовское. Ярославль. Для организации работ по подготовке лагеря в поселке Глебовское и в целях обеспечения выполнения Распоряжения Главинтуриста от 26.03.2010 № 17 обязываю: 1. Директоров гостиниц Строганову И.П., Гаврилову А.И.: 1.1. Откомандировать в лагерь на период с 18.05.2010 по 10.06.2010 рабочих строительных специальностей для выполнения работ с оплатой по среднему. 1.2. Составить план ремонтных работ до 20.04.2010. 1.3. Обеспечить работающих необходимым оборудованием и инструментом. 2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Батурина В.Г. Генеральный директор В.С.Иванов
Задание 3. Оформить докладную записку со всеми реквизитами
Механический завод. Докладная записка о несоблюдении техники безопасности на стройучастке. Строительно-монтажное управление № 1. Главному инженеру Игнатьеву С.Ф. Завод неоднократно ставил перед Вами вопрос о соблюдении техники безопасности на стройучастке. Однако до сих пор: 1. Отсутствуют ограждения в местах производства строительных работ. 2. Не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты. 3. При производстве работ в районе механосборочного цеха ведется бетонирование колонн, хотя ограждение котлована не сделано. Прошу срочно принять меры. Инженер по технике безопасности В.С.Ильин
Задание 4. Оформить справку со всеми реквизитами
Ремонтно-строительное управление № 21. Справка о ходе капитального ремонта жилых домов по плану I квартала 2010 года. Начальнику Управления капитального ремонта Правительства Ярославля Самойлову С.И. Ввод в эксплуатацию жилой площади по плану I квартала 2010 года составляет 5324 м2. Смонтировано жилой площади 4066 м2, подлежит демонтажу и монтажу 1574 м2. Передано под отделочные работы 2551 м2. Передано под сантехнические и электротехнические работы 4066 м2. В смонтированных помещениях подлежат выполнению внутренние столярно-отделочные работы объемом 1500 м2. Неудовлетворительно ведутся работы СУ-11 Треста № 3 по центральному отоплению, водопроводу и канализации в доме N 55 по проспекту Машиностроителей. Начальник ремонтно-строительного управления В.Г.Карпов.
Задание 5. Оформить справку со всеми реквизитами
Приборостроительный завод (ул.Дмитриева, д.25, Ярославль, 193198, тел.298 87 34). Справка в налоговую инспекцию Заволжского района Ярославля. Еремин Василий Михайлович работает на заводе слесарем механосборочного цеха. Среднемесячная заработная плата 9700 рублей. Директор завода И.И.Карпов. Главный бухгалтер А.А.Абрамова.
Задание 6. Оформить акт со всеми реквизитами
Главное управление промышленности строительных материалов. Акт установления фактической производительности технологической линии. г.Ярославль. Основание: приказ министра промышленности строительных материалов от 10.09.2009 № 108. Председатель – главный технолог управления Петров Д.М. Члены комиссии – руководитель лаборатории Макаров С.И., старший инженер лаборатории Симаков Ю.В. Присутствовал главный инженер завода № 1 Радин М.П. В период с 10.10.2009 по 12.10.2009 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбестоцементных листов на заводе № 1. Линия принята в эксплуатацию в декабре 1998 г. со средней производительностью 250 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели. В результате комиссия определила часовую производительность линии в 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн.листов в год. Составлен в трех экземплярах: 1-й – Главасбесту; 2-й – НИИпроектасбесту; 3-й – заводу N 1. Утверждает заместитель министра А.В.Сергеев.
Задание 7. Оформить приказ о приеме на работу со всеми реквизитами
Акционерное общество закрытого типа "Прибой". Ярославль. Приказ. Назначить Андреева Сергея Петровича начальником лаборатории N 3 с 03.02.2010 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Андреева С.П. от 01.02.2010 с визами начальника отдела кадров и главного бухгалтера. Директор АОЗТ М.О.Павлов
Задание 8. Оформить приказ об увольнении со всеми реквизитами
Акционерное общество закрытого типа "Прибой". Ярославль. Приказ. Уволить Горохова Станислава Петровича, инженера цеха № 2, с 15.02.2010 по собственному желанию в соответствии п.3 ст.77 ТК РФ. Основание: заявление Горохова С.П. от 01.02.2010. Директор АОЗТ М.О.Павлов. Визы начальника цеха N 2 Семенова В.И., начальника отдела кадров Николаева К.С., главного бухгалтера Никифоровой В.Л.
Задание 12. Оформить телефонограмму со всеми реквизитами
Минпромстрой РФ. Передал – секретарь Сергеева, тел.147 83 35. Ярославльстрой N 8. Принял – секретарь Мурашова, тел.375 92 48. Время передачи: 11 час. 30 мин. 27 февраля 2010 года в 10.00 состоится Коллегия Министерства. Явка начальника Ярославльстроя обязательна. Заведующий общим отделом В.К.Воронов.

Тема 2.2.Документация по трудовым отношениям

Трудовые отношения – отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами осуществляется:
- трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права;
- иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права:
- указами Президента Российской Федерации;
- постановлениями Правительства Российской Федерации и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;
- нормативными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
- нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.
На основании статей Трудового кодекса РФ на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
- трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работником;
- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника и др.);
- трудовые книжки;
- личные карточки работников формы Т-2;
- личные дела работников;
- лицевые счета работников по заработной плате и др.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

Порядок оформления приема на работу

1. Подбор потенциальных работников
Составить общую картину о потенциальном сотруднике помогут представленные им документы. При приеме на работу работник должен предъявить следующие документы:
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку - поможет представить трудовую деятельность кандидата (в случае если новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, трудовую книжку оформляет первый работодатель). Если работник устраивается на работу по совместительству, то он должен предоставить копию трудовой книжки, где должна быть запись об основном месте работы;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования - для осуществления соответствующих перечислений;
4) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (аттестат, свидетельства, дипломы, сертификаты) поможет определить уровень знаний в необходимой области;
6) справку с основного места работы о занимаемой там должности и краткой характеристикой функциональных обязанностей (для работника, который является совместителем). Это необходимо для того, чтобы определить, не является ли основная работа с вредными условиями труда;
7) медицинскую справку для следующих категорий сотрудников:
- лица, не достигшие18 лет;
- работники предприятий пищевой промышленности, общественного питания, лечебно-профилактических учреждений, педагогические работники;
- работники, занятые на тяжелых работах, с вредными условиями производства, по обслуживанию транспорта.
При предварительном собеседовании работодатель может попросить потенциального сотрудника предъявить следующие документы:
1) резюме,
2) характеристики с прежних мест работы.
Если этого недостаточно, кандидата просят пройти профессиональный тест. Данный тест обычно составляется работниками кадровой службы на основании должностной инструкции по той или иной должности.

2. Заключение трудового договора, оформление заявления о приеме на работу.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2-х экземплярах (один – работнику, другой – работодателю), каждый из которых подписывается сторонами. Работник может приступить к работе на основе устного распоряжения работодателя. Но для установления трудовых отношений он должен в трехдневный срок со дня фактического допущения к работе заключить с администрацией договор (ст. 57 ТК РФ). Трудовой договор (ст. 58 ТК РФ) может заключаться на неопределенный срок или на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор). Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, трудовой договор аннулируется (ст. 61 ТК РФ).
Необходимости в заявлении работника о приеме на работу не существует, но и его наличие не будет противоречить трудовому законодательству. На заявлении в отличие от трудового договора очень удобно проставлять визу непосредственного руководителя - "Не возражаю. С 01.12.2005", подпись и дата. Первый руководитель предприятия также ставит на заявлении свою резолюцию:


Отдел кадров. В приказ с 01.12.2005
подпись, дата резолюции
Сотруднику, принимаемому на работу, может быть назначен испытательный срок, который не может превышать 3 месяцев, а для руководителей, их заместителей, бухгалтеров – 6 месяцев. Испытательный срок должен быть указан в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.
В период испытания на работника распространяются положения ТК РФ, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу с испытательным сроком не производится. Однако, если работник уволен как не выдержавший срок испытания, то запись об этом в трудовой книжке производится. Если работник выдержал испытание, то можно и не издавать специального приказа об окончательном его приеме на работу.

3. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Лишь при наличии заключенного трудового договора возможно издание приказа (распоряжения) работодателя, поскольку содержание этого правоприменительного акта определяется на основании трудового договора и должно соответствовать его положениям. На основании соответствующих положений трудового договора в приказе (распоряжении) о приеме на работу должны быть указаны сведения о: фамилии, имени, отчестве работника; наименовании структурного подразделения, в которое принят работник; наименовании профессии (должности), разряде, классе (категории) квалификации; дате начала работы; размере оклада (тарифной ставки) и других условиях оплаты труда; наличии и продолжительности испытательного срока (если трудовой договор содержит данное условие), а также другие необходимые сведения.
Унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 (на одного работника), № Т-1а (на группу работников)) утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 г.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма № Т-1) или "Период работы" (форма № Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку.
Для получения копии приказа (распоряжения) о приеме на работу работник должен подать работодателю письменное заявление, содержащее соответствующее требование. Работодатель не позднее трех дней со дня подачи такого заявления обязан безвозмездно выдать работнику надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
 
4. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу оформляется:
а) должностным лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу,
б) работником кадровой службы заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № T-2 или № Т-2ГС(МС),
в) работником кадровой службы формируется личное дело работника,
г) в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Порядок оформления увольнения

1. Оформление документов, поясняющих причину увольнения.
В зависимости от основания прекращения трудового договора для инициирования (начала) процесса увольнения необходимо оформление различных видов документов: заявление об увольнении, служебные записки, акт, справка, распоряжение о реорганизации или ликвидации и т.д.
Согласно статье 77 ТК РФ «Общие основания прекращения трудового договора» основаниями прекращения трудового договора являются:
 1) соглашение сторон (статья 78 ТК РФ);
 2) истечение срока трудового договора (статья 79 ТК РФ), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
 3) расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 ТК РФ);
 4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 ТК РФ);
 5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
 6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75 ТК РФ);
 7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (часть четвертая статьи 74 ТК РФ);
 8) отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части третья и четвертая статьи 73 ТК РФ);
 9) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (часть первая статьи 72.1 ТК РФ);
 10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 ТК РФ);
 11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84 ТК РФ).
 Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ и иными федеральными законами.

2. Оформление приказа (распоряжения) об увольнении: 
Унифицированные формы ф. Т-8 и ф. Т-8а применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер, и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При увольнении материально-ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

3. На основании приказа (распоряжения) об увольнении оформляется:
а) делается запись в трудовой книжке,
б) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС),
в) личное дело окончательно оформляется и передается в архив организации,
г) делается запись в лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а),
д) производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)"
Оформление документов по личному составу

Резюме – это документ, составляемый физическим лицом с целью трудоустройства, содержащий информацию, необходимую для этого.
Резюме одно из самых эффективных средств поиска работы. Правильно подготовленное, оформленное резюме является почти половиной успеха.
Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу на негосударственные предприятия. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т. д, В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.
Структура оформления резюме:

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация организации своему сотруднику при решении различных вопросов:
- служебная – при необходимости комплексно и в то же время достаточно сжато охарактеризовать сотрудника;
- рекомендательная – для рекомендации сотрудника другой организации
- аттестационная – для аттестации работника (оформляется периодически);
- функциональная (частная) – для освещения отдельных сторон деятельности, описания его способностей, навыков и т.д.
Подписывают характеристику, как правило, три лица: руководитель организации, руководитель отдела кадров, председатель профсоюза.
Структура оформления характеристики:

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Оформляется рукописным способом. Форма изложения – повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности человека.
Структура оформления автобиографии:

Письменное заявление – повседневный внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.
В большинстве случаев заявление пишется персонально (от имени одного лица). В заявлении практически никогда не освещается более одного вопроса.
Структура оформления заявления:


Заявление пишется на имя того лица, в компетенции которого находится вопрос.
Сведения о составителе (авторе) заявления зависят от занимаемой им в момент написания заявления позиции:
- если составитель (автор) заявления является внешним лицом (не работает в организации), он заполняет сведения о себе как о физическом лице: И.О.Фамилия, паспортные данные, адрес регистрации и др.;
- если составитель (автор) заявления работает в организации, он заполняет сведения о себе как о должностном лице: И.О.Фамилия, должность.
Трудовой договор (ст. 56 ТК РФ) - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).
В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.
В трудовом договоре определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.
Согласно ТК РФ (ст. 58) трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.
В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др.
В трудовом договоре указываются (ст. 56 ТК РФ):
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Структура оформления трудового договора:

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
- об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
- об испытании;
- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
- об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
- о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
- об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
- об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Приказы по личному составу можно оформлять двумя способами:
А) с использованием унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Разработаны следующие унифицированные формы приказов по учету труда:
Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу",
Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу",
Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу",
Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу",
Т-6 "Приказ, (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику",
Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам",
Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)",
Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)",
Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку",
Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку",
Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника",
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
Б) без использования унифицированных форм приказы по личному составу оформляются по следующей структуре:

 
Чаще для оформления приказа по личному составу используют унифицированные формы.
Примечания:
1. при увольнении указывается номер статьи Трудового кодекса РФ, определяющий причину увольнения (например, по собственному желанию – ст. 77 п.3 ТК РФ, по инициативе работодателя, например, «неявка на работу в течение 4 часов без уважительной причины» – ст. 81 п. 6а ТК РФ),
2. при увольнении по собственному желанию необходимо учитывать, что с даты написания заявления об увольнении должно пройти не более двух недель до дня увольнения (ТК РФ), включая день следующий за днем написания заявления и день увольнения.
Личная карточка работника (форма № Т-2) и Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2 ГС (MС) заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:
- приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a);
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.
В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2 ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывание в запасе, или гражданина, призванного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Лицевой счет (форма № Т-54) и Лицевой счет (свт) (форма № Т-54а) применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.
Заполняются работником бухгалтерии.
Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислении и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.
Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Оформление доверенностей, расписок

В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
Доверенности от имени малолетних и от имени недееспособных граждан выдают их законные представители.
Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.
Письменное уполномочие на получение представителем гражданина его вклада в банке, внесение денежных средств на его счет по вкладу, на совершение операций по его банковскому счету, в том числе получение денежных средств с его банковского счета, а также на получение адресованной ему корреспонденции в организации связи может быть представлено представляемым непосредственно банку или организации связи.
В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно.
Доверенность – это документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право какому-либо другому лицу (доверенному) на совершение определенных действий или получение товарно-материальных ценностей.
Различают два вида доверенностей:
- личная доверенность – выдается гражданами (физическими лицами);

- официальная (производственная) доверенность – выдается официальными (юридическими) лицами.


Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.
К нотариально удостоверяемым доверенностям приравниваются:
1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, которые удостоверены начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, а при их отсутствии старшим или дежурным врачом;
2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности работников, членов их семей и членов семей военнослужащих, которые удостоверены командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;
3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, которые удостоверены начальником соответствующего места лишения свободы;
4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, которые удостоверены администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.
Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции, за исключением ценной корреспонденции, может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.
Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Расписка – это документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов).
Расписка может содержать обязательство с указанием сроков возврата.

Расписку можно не удостоверять. При наличии всех необходимых реквизитов (точные сведения о полученных ценностях и об участниках: ФИО, паспортные данные) она и без удостоверения имеет юридическую силу.

Оформление трудовых книжек

Оформление трудовых книжек производится в соответствии с:
- Постановлением Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225;
- Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 г. № 69;
- Приказом Министерства финансов Российской Федерации «О трудовых книжках» от 22 декабря 2003 г. № 117н.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении на титульный лист вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).


Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Изменение записей в трудовой книжке:
1) Изменение записей на титульном листе трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
2) В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей, т.е. добавляются две записи по порядку без зачеркивания. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

Личное дело

Документы личного дела подшиваются в папку - "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 7.0.8-2013 дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки ф. Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о заведении личных дел на сотрудников.
Формируется кадровой службой организации после издания приказа о приеме на работу.
Личное дело на первоначальном этапе включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу сотрудника, поскольку оно заводится после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело сотрудника пополняется другими документами, которые располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Завершается личное дело последним документом в папке - копией приказа о расторжении трудового договора. Данный порядок установлен Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу:
- анкета, резюме, автобиография;
- рекомендации и характеристики;
- копии документов об образовании;
- медицинские справки;
- трудовой договор;
- личное заявление о приеме на работу;
- выписка (копия) из приказа о приеме на работу;
- выписки (копии) из протоколов об избрании на должность;
- выписка (копия) из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
- личная карточка (форма Т-2).
2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
- выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
- копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
- копии документов об образовании, повышении квалификации;
- аттестационные листы;
- служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
- акты, уведомления и т. д.
3. Документы о прекращении трудового договора.
- личное заявление об увольнении (или другие документы, послужившие основанием для увольнения);
- выписка (копия) из приказа об увольнении.
Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии. Поэтому, а также в связи с тем, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.
Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.
Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Обложка "дела" оформляется после подшивки и нумерации в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования".

Ряд сведений был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:
- наименование учреждения и его подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный индекс дела;
- заголовок дела;
- срок хранения дела.
При подготовке дела к хранению или сдаче в архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляется также:
- дата дела;
- количество листов в деле;
- архивный шифр дела.
При оформлении личного дела перед передачей его в архив оформляется его внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. Структура внутренней описи документов:



Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). Общее количество документов и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.
Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет - "В" (статьи 498в, 500 "Перечня документов с указанием сроков хранения").


Тема 2.3. Бухгалтерская и финансово-расчетная документация

Документы по финансово-расчетные операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств. Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение. Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами. Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций. Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т. д.). Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов. Посредством документов проводится анализ финансовой хозяйственной деятельности. Документы могут служить источником доказательства хищений собственности, злоупотреблений должностных лиц, нарушения финансово-расчетной дисциплины. При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательства. Денежный чек распоряжение предприятия банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке.
Расчетный чек распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей. В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именными, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприятиям и организациям, которые указаны в чеке. Счет фактура это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю. Счета фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и.т.п. Платежное поручение это распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. Оно составляется на стандартных бланках. Лицевой счет бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукций» зданий и т.д.) определенной организации или лицу. Трудовые соглашения заключаются между предприятием и работниками, которые не состоят в штате данного предприятия. Работник обязуется выполнить конкретную работу, а предприятие обязуется выплатить заработную плату и обеспечить условия для выполнения данной работы. Привлечение таких лиц для выполнения работ допускается в тех случаях, когда эти работы нельзя выполнить на договорных началах с соответствующими предприятиями и организациями. В отдельных случаях трудовые соглашения могут заключаться с работниками, которые состоят в штате данного предприятия, но они обязуются выполнить работу, не входящую в круг их прямых обязанностей. Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом. Расчеты платежными требованиями поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным. Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Предприятие плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.

Тема 3.1. Виды и формы договоров, актов и доверенностей

Договоры являются самой обширной группой документов, применяемых во многих областях жизни общества. Понятие договора рассматривается в различных отраслях права, например, гражданско-правовой договор, нормативный договор, трудовой договор, коммерческий договор и др.
Сам термин «договор» расшифровывается комплексно - и как соглашение, и как документ, фиксирующий это соглашение, и как возникающее обязательство. Поэтому в каждом конкретном случае следует определять, в каком именно из приведенных значений употребляется данный термин.
Дадим определение договора, как вида документа. Договор (контракт) – это документ (описание соглашения), в котором взаимоотношения между подписавшими его сторонами, регламентируются законодательством или прочими условиями, в нем предусмотренными.. От того как этот документ разработан и оформлен зависит его юридическая сила.
При составлении договора (контракта), необходимо помнить о том, что он должен выполнять две основные функции:
описывать суть достигнутой договоренности в соответствии с требованиями законодательства;
определять степень возможных отклонений от согласованных условий и ответственность сторон за такие отклонения.
Содержание договора носит свободный характер, поэтому требования к оформлению договоров определяются организациями, в ведении которых находится предмет договора. Ими же разрабатываются и устанавливаются типовые формы договоров.
Несмотря на внешнее разнообразие, структура многих договоров предусматривает наличие следующих разделов:
1. Вводная часть (преамбула):
название договора (например, договор покупки-продажи, кредитный договор, договор на выполнение работ или услуг и т.д.);
дата и место подписания (населенный пункт) договора;
полное наименование договаривающихся сторон: - для юридического лица – фирменное наименование предприятия (организации) и лицо, представляющее предприятие (должность, фамилия, имя, отчество), а также название документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора (Устав, Положение, доверенность или другой документ, имеющий законную силу);  - для физического лица - фамилия, имя и отчество, при необходимости – паспортные данные;
название стороны по договору (например, «Продавец», «Заемщик», «Банк», «Поставщик», «Исполнитель» и пр.).
2. Предмет договора, права и обязанности сторон:
Собственно предмет договора - вопросы, по которым конкретно договариваются стороны, и основания для выполнения работ по договору. Например, предметом договора купли-продажи является товар, предметом авторского договора - определенные права по использованию конкретного произведения автора, предметом договора на проектные и строительные работы является проектно-сметная документация на строительство конкретного объекта и т.п.;
технические условия договора;
права и обязанности сторон по договору;
цена договора (стоимость работ), форма оплаты и порядок расчетов между сторонами;
порядок сдачи-приемки работ, предоставления услуг;
срок выполнения сторонами своих обязательств.
3. Дополнительные условия договора - включает в себя такие условия, которые не являются обязательными в каждом договоре, однако их наличие существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их выполнения. К таким условиям относятся:
ответственность сторон;
способы обеспечения обязательств;
условия досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора;
условия о конфиденциальности информации по договору;
порядок решения споров между сторонами по договору.
4. Прочие условия договора могут включать следующие вопросы:
законодательные и другие документы (кроме договора), регулирующие отношения сторон;
условия о средствах и методах связи между сторонами;
количество экземпляров договора и др.
5. Заключительная часть:
срок действия договора;
реквизиты сторон;
приложения;
подписи и печати сторон.

Международный договор. Международный договор купли-продажи
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть картинку ]
Современный этап развития [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] предприятий характеризуется существенными изменениями методов и форм установления договорных связей с иностранными партнерами. Применение правовых норм в области международных экономических отношений имеет ряд особенностей. Участник внешнеэкономических отношений должен владеть правовыми знаниями особенностей договора международной купли-продажи товаров, о действующем во внешней торговле правовом режиме.
Применительно к договорным отношениям российских предпринимателей с партнерами иностранных государств используются различные термины: «сделка», «договор», «контракт», «соглашение», «протокол». Понятие «сделка» шире понятия «договор/контракт». Термины «контракт», «договор», «соглашение», «протокол» могут рассматриваться как синонимы слова «договор».
Сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ГК РФ). Определяющим признаком внешнеторговой сделки является заключение ее с иностранным юридическим или физическим лицом.
Наиболее распространенным видом внешнеэкономической сделки является договор купли-продажи. В то же время все большее значение приобретают контракты по созданию технических комплексов, проведению НИРиОКР, лицензионные договоры и др.
Обязательным условием договора международной купли-продажи товаров является местонахождение сторон контракта в разных государствах (согласно Венской конвенции ООН). Поэтому договор, заключенный между находящимися на территории одного государства фирмами разной государственной принадлежности, не может быть признан международным. Однако договор, заключенный фирмами одного государства, расположенными в различных странах, будет признан международным.
Договор международной купли-продажи товаров имеет следующие основные признаки:
1) расположение предприятий сторон на территории различных государств;
2) перемещение товара через государственную границу при исполнении договора.
Факультативными признаками договора международной купли-продажи товаров являются:
– различная государственная принадлежность партнеров (сторон договора);
– использование иностранной валюты в качестве платежа за договор.
Практически во всех сферах приняты законодательные акты, содержащие нормы, регулирующие отношения по международной купле-продаже... В России приняты федеральные законы, регулирующие отношения внешней торговли:
1) Федеральный закон от 21.11.2003 «Об основах государственного регулирования внешнеторговой деятельности»;
2) Федеральный закон от 14.04.1998 «О мерах по защите экономических интересов Российской Федерации при осуществлении внешней торговли товарами»;
3) Таможенный кодекс РФ и др.
В соответствии с законодательством РФ сделка должна подписываться двумя лицами, которым право подписи принадлежит по должности. Для векселей и других денежных обязательств предусмотрена подпись главного бухгалтера. Другим требованием является оформление сделки в письменной форме путем подписания единого документа каждой стороной. Из документов должно следовать, что достигнута договоренность по всем условиям сделки. Внешнеэкономическая сделка, не оформленная письменно, признается российским законодательством недействительной.
Успех на внешнем рынке во многом зависит от умения правильно оформить контракт. Контракт рассматривается не только как предмет нормативной регламентации, но и как регулятор прав и обязанностей сторон. Предпочтительно иметь свой проект контракта, т.е. не отдать инициативу партнеру. Условия, составляющие содержание контракта, подразделяются на существенные, обычные, случайные. Существенными являются те пункты договора, которые признаны такими по закону, и те пункты, относительно которых должно быть достигнуто соглашение. В соответствии с ГК РФ существенными являются: предмет контракта (точное наименование товара и его количество) и цена. Отсутствие хотя бы одного условия приводит к тому, что договор считается незаключенным.
Обычные – это условия, отсутствие которых в договоре восполняется условиями обычных норм. Случайные – это условия, которые не влияют на заключение договора и отсутствие которых не восполняется. Договор купли-продажи характерен тем, что по его условиям продавец обязуется продать покупателю товар, а покупатель обязуется принять и оплатить стоимость товара.
Переход права собственности на товар – отличительный признак договора от других: арендного; страхования; лицензионного и др. В практике международной торговли широко применяются типовые формы контрактов, которые разрабатываются крупными экспортерами и импортерами, а также их ассоциациями. Типовые контракты значительно упрощают заключение сделок. В практике международной торговли применяются бо- лее трех десятков разработанных под руководством Европейской экономической комиссии ООН общих условий и типовых контрактов для различных видов торговых сделок (для экспорта машинного оборудования, для купли-продажи потребительских товаров длительного пользования и др.).
Содержание основных разделов контракта
Все условия группируются в отдельные разделы контракта и располагаются в определенной последовательности. Преамбула. Текст контракта начинается с вводной части или преамбулы, которая имеет обычно следующее содержание:
наименование и номер контракта;
место и дата заключения контракта;
полное юридическое наименование сторон с указанием, кто является продавцом и покупателем.
Фирменное наименование и код должны соответствовать регистрации в торговом реестре своей страны. Если заключается договор, где от одной стороны выступают две и более фирм, то оговаривается их отношение друг к другу: действуют совместно, одна из них головная и т.д.
Предмет контракта. В этом разделе в краткой форме определяется вид внешнеэкономической сделки, базисные условия поставки и товар. Когда предметом сделки будет товар со сложными техническими характеристиками, то контракт содержит разделы: технические условия, техническая спецификация (производительность, мощность, расход топлива и др.). В этом случае в разделе «предмет контракта» дается только краткое определение товара и ссылка на специальные разделы. В этом же разделе определяется количество товара в единицах измерения, принятых для данного товара. В контракте должна быть указана единица измерения, применяемая сторонами, так как в одном и том же наименовании (мешок, бочка, и т.д.) может быть различное количество.
Единица измерения тонна в мировой коммерческой практике применяется: метрическая тонна – 1000 кг; американская (короткая) тонна – 907 кг; английская (длинная) тонна – 1016 кг. Таким образом, количество товара в контракте выражается мерами веса, объема, площади и в штуках.
Выбор единицы измерения зависит от товара и от сложившейся практики торговли. Так, в торговле нефтепродуктами применяются как меры веса, так и объема (баррель). В торговле хлопком основной единицей измерения является вес, но размер товарных поставок выражается количеством «кип» определенного веса. Часто в контракте указывается вес брутто и нетто.
Во многих случаях при купле-продаже сырьевых и продовольственных товаров точное соблюдение количества невозможно. В этом случае делается оговорка, а именно перед количеством ставится слово «около». На практике принято считать, что предел отклонения не может превышать 10%. Так, при торговле хлебом «около» означает отклонение в пределах ±5 %, кофе ±3 %, лесом ±10 %, каучуком ±2,5 %.
В разделе «предмет контракта» содержатся базисные условия поставки. Ссылка в контракте на один из терминов «Инкотермса» ясно и точно определяет взаимную ответственность покупателя и продавца.
Цена товара. Цена товара – один из существенных элементов контракта купли-продажи. Каждая внешняя сделка обязательно должна содержать условия о цене или указание способа определения цены этого товара.
При установлении цены товара в контракте определяются: единица измерения цены; базис цены; валюта цены; способ фиксации цены; уровень цены.
Цена может быть установлена за определенную количественную единицу товара (объем, площадь, вес и т.д.) или за весовую единицу в зависимости от колебания веса, содержания примеси и т.д. Если в основу цены принимается весовая единица, необходимо определить характер веса (брутто, нетто) и оговорить, включает ли цена стоимость тары и упаковки.
Базис цены устанавливает, входят ли транспортные, страховые, складские и другие расходы по доставке товара в цену товара. Базис цены обычно определяется по термину с указанием названия пункта сдачи товара.
Цена в контракте может быть выражена в валюте страны-экспортера, импортера или в валюте третьей страны. При выборе валюты цены на массовые товары большое значение имеют торговые обычаи по этим товарам.
Экспортер обычно стремится зафиксировать цену в устойчивой валюте, а импортер наоборот – установить цену в валю- те, подверженной обесцениванию. Цена может быть зафиксирована в контракте в момент его заключения. Цена с последующей фиксацией. В контракте в этом случае оговариваются условия фиксации и принципы определения уровня цены. Биржевая цена, или биржевая котировка, – цена товара, являющегося объектом биржевой торговли. Эти цены всегда отражают реальный уровень цен при заключении конкретных сделок, поскольку каждая биржа осуществляет учет, систематизацию и публикацию биржевых котировок. Как правило, биржи публикуют котировки на начало и конец утреннего и вечернего биржевых торгов (сессий), котировки продавцов и покупателей товаров, котировки на товары с немедленной поставкой (cpot) и срочной поставкой (forward). Котировки достаточно объективно отражают мировой уровень цен на биржевые товары, а их официальные публикации служат основанием для установления цен на аналогичные товары во внебиржевой торговле. Сведения о ценах на аукционах важны, потому что происходит поочередная продажа реальных товаров на основе конкурса покупателей, и цены, следовательно, носят вполне реальный характер.
Роль международных аукционов могут выполнять крупные акционерные компании, монополисты по какому-то виду товара. Обычно они скупают товары у товаропроизводителей, затем перепродают их оптовым посредникам и получают от разницы цен прибыль. Торг на таких аукционах происходит открыто с участием самих покупателей. Цены аукционов близки к котировкам бирж, поскольку, как правило, отражают реальные сделки.
В мировой торговле широко применяется система скидок. Обычно применяются несколько десятков видов скидок, но наиболее распространены следующие. Бонусные скидки (скидки за оборот) обычно представляются крупным оптовым покупателям, причем не за каждую отдельную партию, а за ранее согласованный годовой объем оборота. Такие скидки, как правило, составляют 7–8 % стоимости оборота.
Сезонные скидки имеют сезонный характер и применяются главным образом при торговле товарами массового спроса (обувь, одежда и т.д.). При наступлении сезона на рынок поступают новые более модные товары, при этом на товары, выходящие из моды, вводят скидки с цены. Дилерские скидки представляются оптовым и розничным торговцам, агентам и посредникам. За счет таких скидок дилеры должны покрывать свои расходы на продажу, сервис и получать прибыль. Предприятие-изготовитель может самостоятельно устанавливать розничную цену, заранее закладывать в нее размеры скидок для оптовых и розничных покупателей.
Величина дилерской скидки достигает и зависит от вида товара и объема посреднических услуг. Скидки «сконто» применяются, если платежи по контракту осуществляются ранее срока, указанного в контракте, и притом оплачиваются наличными. Скидка составляет 3–5%.
Закрытые скидки используются в замкнутом экономическом пространстве, при поставках внутри фирмы. Специальные скидки носят конфиденциальный характер, представляют собой коммерческую тайну и предоставляются партнеру, с которым фирма имеет особые доверительные или длительные отношения. Размер таких скидок не фиксируется.
Скидка с цены при увеличении объема заказа. Размер скидок может меняться в зависимости от величины и серийности заказа. Скидки за количество составляют обычно 10 – 15% стоимости сделки, величина скидки невелика при поставке товара массового спроса и значительно больше при производстве товаров малыми сериями или по индивидуальным заказам.
Существуют и другие виды скидок: за поставку к определенному сроку, за улучшенное качество, за серийность товара, за пробные партии и т.д.
Условия платежа. Раздел контракта, содержащий согласованные сторонами условия платежей, определяет способ и порядок расчетов между ними, а также гарантии выполнения сторонами взаимных платежных обязательств. При определении условий платежа в контракте устанавливаются:
валюта платежа;
срок платежа;
способ платежа и форма расчетов;
оговорки, направленные на уменьшение или устранение валютного риска.
Валюта платежа, т.е. валюта, в которой производится платеж.
При заключении контракта устанавливается, в какой валюте будет произведена оплата товара. Такой валютой может быть валюта страны-экспортера, импортера или третьей страны. Валюта платежей может совпадать с валютой цены товара, а может и не совпадать. В последнем случае в контракте указывается курс, по которому валюта цены будет переведена в валюту платежа.
Срок платежа. Стороны обычно устанавливают в контракте конкретные сроки платежа. Если сроки не установлены прямо или косвенно, то платеж производится через определенное число дней после уведомления продавцом покупателя о том, что товар предоставлен в его распоряжение.
Способ платежа определяет, когда должна осуществляться оплата товара по отношению к его фактической поставке. Основные способы платежа: предоплата наличными; наличный платеж; платеж с авансом; платеж в кредит.
Срок и дата поставки. Под сроком поставки понимается момент, когда продавец обязан передать товар в собственность покупателю или, по его поручению, лицу, действующему от его имени. Датой поставки будет при этом дата фактической передачи товара в распоряжение покупателя.
Оговоренное количество товара поставляется единовременно либо по частям. При единовременной поставке устанавливается один срок поставки, если же по частям – указываются промежуточные сроки поставки. Сроки поставки товара могут быть установлены одним из следующих способов:
1) определение календарного дня поставки;
2) указание на событие, которое неизбежно должно наступить;
3) определение периода, в течение которого должна быть произведена поставка;
4) применение принятых в торговле терминов, таких, как «немедленная поставка», «быстрая поставка» и т.д.
Для правильного применения сроков, установленных в контракте, следует знать порядок их исчисления. Согласно гражданскому кодексу РФ, течение срока начинается на следующий день после заключения контракта. Вопросы исчисления сроков поставки очень важны, так как примерно 70 % общего числа дел в арбитраже приходится на споры по срокам.
Качество товара. Одной из обязанностей продавца по контракту является передача покупателю товара, отвечающего требованиям качества.
Качество – совокупность свойств, определяющих пригодность товара для использования его по назначению. Свойства товара можно описать в самом договоре или в приложении к нему. Возможен вариант, когда указывается, что качество товара должно соответствовать образцу или требованиям научно-технической документации. Отсутствие в контракте четкого определения качества может стать причиной трудноразрешимых споров.
При купле-продаже по образцу в контракте принято вносить указания относительно количества отобранных образцов и порядок сличения товара с образцом. Зерновые товары: пшеница, рожь и тому подобное продаются обычно по натуральному весу, который отражает физические свойства зерна: форму, величину зерна, его удельный вес и другие качественные характеристики. Важное значение имеет методика определения качества. Товар при перемещении меняет качество, поэтому важно оговорить момент установления качества.
Тара, упаковка и маркировка. Условия о таре, упаковке и маркировке не могут быть второстепенными, так как несоблюдение требований может привести к повреждению и гибели товара.
Если товар требует тары и упаковки, в контракт вносится условие, содержащее указание по этим вопросам.
Упаковка зависит от особенностей товара. Различают внешнюю упаковку, т.е. тару, и внутреннюю упаковку, не отделимую от товара. Характер тары также зависит от дальности перевозки, от климатических условий, от торговых обычаев рынка сбыта, от количества перегрузок и т.д. При наличии установленных стандартов или ТУ на упаковку ее качество может определяться ссылкой на ТУ или стандарт.
Требования к упаковке зависят от базисных условий поставки. При условиях ФОБ, СИФ, ФАС экспортер обязан поста- вить товар в морской упаковке.
Специальные требования к упаковке выдвигаются импортерами. Причинами таких требований являются:
1) импортеру необходима специальная расфасовка товара для сбыта его без дополнительной переупаковки;
2) импортер предъявляет особые требования к весу и габариту грузовых мест, применительно к имеющимся у него подъемных и транспортных средств;
3) импортер вынужден длительный срок хранить груз на открытой площадке, и необходима гидроизоляция и т.д.
В контракте может быть предусмотрено условие об отгрузке товара в таре, предоставленной покупателем, либо обязанность покупателя возвратить тару продавцу.
Маркировка груза является важным элементом технологии внешнеторговых операций. Она выполняет несколько функций:
1) представляет товаросопроводительную информацию, содержащую реквизиты, определяющие импортера, номер контракта, номер транса, весогабаритные характеристики мест, номер места, число мест в партии или трансе;
2) является указанием транспортно-экспедиционным фирмам по обращению с грузом;
3) может использоваться для предупреждения об опасности.
Маркировка товара должна быть подробно оговорена в контракте. В надлежащей маркировке заинтересован не только покупатель, но и перевозчик.
Страхование. Этот раздел контракта включает основные условия страхования: что страхуется; от каких рисков; кто страхует; в чью пользу страхует.
При сделке купли-продажи страхуются товары от рисков повреждения или утраты при транспортировке. Ссылки в контракте на базисные условия определяют страхователей, которые обязаны заключить договоры страхования. Если контрактом не оговорены риски, от которых груз должен быть застрахован, внешнее страхование осуществляется экспортером на условиях «с ответственностью за все риски», которые не включают утраты или повреждение товаров вследствие умышленных действий или грубой неосторожности самих страхователей, от повреждения из-за внутренних свойств товаров (гниение, самовозгорание и т.д.)
Договор со страховой компанией заключается, обычно, в пользу импортера или конкретного получателя товара. Условиями контракта уточняется, кто, продавец или покупатель, будет нести расходы по страхованию. Фактически речь идет о том, кто будет оплачивать страхование, а расходы всегда несет покупатель, а они учитываются в цене товара.
Штрафные санкции. Для обеспечения исполнения договора и повышения ответственности сторон за выполнение условий контракта в них обычно предусматриваются финансовые санкции. Санкция – это добровольное взаимное согласие сторон выплачивать определенные суммы в случае нарушения контрактных обязательств.
Во внешнеторговой практике в контрактах купли-продажи штрафные санкции устанавливаются в основном в виде неустойки за неисполнение тех или иных обязательств. Чаще всего за нарушение: сроков поставки товаров, качества и технического уровня товаров, не соответствующих условиям контракта; за несвоевременность направления технической документации; за несвоевременность выполнения обязательств по платежам и др.
Наряду с термином «неустойка» в нормативных актах употребляются два других термина: «штраф» и «пени». Штраф и пени – это разновидность неустойки. Термин «штраф» обычно употребляется в том случае, когда речь идет о неустойке в виде процента или в твердой сумме, взыскиваемой однократно. Термин «пеня» принят в отношении неустойки, которая исчисляется в виде процента к сумме неисполненного обязательства и взыскивается за каждый день нарушения контракта или в течение определенного времени. Если неустойка (пеня) начисляется за каждый день нарушения контракта, то она обычно ограничивается определенным максимумом.
Общим правилом отношений является принцип: штрафные санкции по своим размерам и порядку начисления должны способствовать выполнению обязательств, а не носить разорительный характер. Несложным является и порядок взыскания неустойки. Достаточно подтвердить факт наличия контракта и его нарушение. В случае нарушения контракта неустойка взыскивается независимо от того, понес ли пострадавший убытки от неисполнения обязательств. Методика расчета убытков оговаривается контрактом. В контракте могут устанавливаться предельные размеры убытков, при превышении которых покупатель приобретает право расторгнуть контракт и получить компенсацию.
Обстоятельства неопределенной силы (форс-мажор). Не всякое неисполнение контрактных обязательств влечет за собой гражданскую ответственность сторон, допустивших неисполнение. Обычно ответственность наступает при наличии вины. Если же обязательства не выполнены по причинам, которые невозможно предотвратить, то сторона освобождается от ответственности. Однако, при этом требуются доказательства, что она не виновна.
Для избежания неопределенности при заключении контракта в него вносят условия, в которых дается определение характера обстоятельств, признаваемых сторонами как невозможных к исполнению. Дается перечень такого рода обстоятельств.
В этом же разделе контракта предусмотрены юридические последствия невозможности исполнения. Такие условия принято называть «форс-мажорной» оговоркой, т.е. оговоркой о наступлении обстоятельств непреодолимой силы. К ним относятся пожары, землетрясения, наводнения, эпидемии и т.д.
К общим принципам определения обстоятельств непреодолимой силы относят:
1) объективный и абсолютный характер обстоятельств. Они должны касаться не только данного субъекта – должника, а распространяться на всех. И невозможность исполнения должна быть абсолютной, а не затруднительной для должника;
2) юридический форс-мажор – решение высших государственных органов, запрет импорта или экспорта, валютные ограничения и др.
Не признаются форс-мажорными обстоятельства обычного коммерческого риска: банкротство предприятия, изменение цен и др.
Обстоятельства непреодолимой силы можно отразить в контракте перечислением конкретных явлений и событий. Различают две категории обстоятельств непреодолимой силы по времени их действий:
1) длительные (запрещение экспорта, импорта, война, валютные ограничения);
2) кратковременные (пожары, наводнения, замерзание моря, закрытие морских проливов).
В интересах обеих сторон заранее оговорить в контракте, какие обстоятельства относят стороны к форс-мажорным. В международной торговле широко применяется формула форс-мажорной оговорке, предусматривающая две стадии в последствиях наступления форс-мажора. На первой стадии. На определенный период продлевается срок исполнения контракта. Если по истечению этого периода события продолжают действовать, каждая из сторон имеет право на расторжение контракта.
Сторона, у которой создалась ситуация непреодолимой силы, должна немедленно в письменном виде уведомить другую сторону как о наступлении, так и о прекращении действий этих обстоятельств. Если не последовало уведомления об этих обстоятельствах, сторона обязана возместить убытки.
Сторона, для которой наступили такие обстоятельства, должна представить в оговоренный срок свидетельство торговой палаты, подтверждающее наличие форс-мажора.
В разделе контракта обычно оговаривается, что если исполнение контракта из-за форс-мажорных обстоятельств становится экономически бессмысленным, то контракт может быть аннулирован без взаимных претензий. Таким образом, форс-мажорная оговорка должна включать следующие элементы:
условия об освобождении стороны, для которой создалась невозможность исполнения обязательства, от ответственности за его неисполнение;
определение характера форс-мажорных обстоятельств;
перечень обстоятельств, рассматриваемых сторонами в качестве создающих невозможность исполнения обязательства;
указание на то, что соответствующие обстоятельства должны быть чрезвычайными, непредвиденными при данных условиях, что они не зависят от воли сторон и относятся к явлениям, причинно не связанным с их деятельностью, что их отличает непредвиденность;
обязанность уведомления в определенный срок о наступлении, предполагаемой длительности, прекращения обстоятельств, признаваемых форс-мажорными;
форма такого уведомления;
определение формы документа, подтверждающего наличие факта невозможности исполнения, его действия во времени и каким органом он должен быть утвержден, удостоверен;
название нейтральной организации, которая должна подтвердить факты, содержащиеся в уведомлении о невозможности выполнения обязательств;
договоренность о последствиях неуведомления или своевременного уведомления о форс-мажоре;
соглашение сторон о сроке действия форс-мажорного обстоятельства, в течение которого контракт приостанавливается, а сроки исполнения отодвигаются;
права и обязанности сторон после истечения срока действия форс-мажорного обстоятельства;
порядок расчета между сторонами в случае прекращения договора вследствие невозможности исполнения;
ответственность сторон за невыполнения этих обязанностей.
Арбитражные и судебные разбирательства споров. При исполнении контрактов между контрагентами нередко возникают споры из-за различного понимания взаимных обязательств по причине неодинакового толкования условий контракта или их отсутствия. Большинство разногласий решаются путем переговоров сторон. Если разногласия не устранены, то они передаются на рассмотрение в арбитраж.
В договоре должен быть установлен порядок разрешения споров, которые могут возникнуть между сторонами. Российское законодательство признает соглашение сторон об арбитраже, включенное в условия контракта. Российская организация по соглашению об арбитраже со своим иностранным партнером может передать спор на разрешение постоянно действующих в РФ арбитражных судов, так и на рассмотрение любого третейского суда. Закон не содержит ограничений в отношении места такого арбитража.
Арбитражная оговорка – это соглашение по поводу возникшего спора или относительно споров, которые могут возникнуть в будущем. Арбитражная оговорка должна содержать несколько компонентов: определение круга споров, подлежащих рассмотрению в Арбитражном суде, указание на то, какой именно суд компетентен рассматривать спор. Арбитражный суд в РФ – это государственный орган, осуществляющий судебную власть при разрешении возникающих в процессе хозяйственной деятельности споров, вытекающих из гражданских правоотношений.
Третейский (арбитражный) суд – суд, избираемый самими сторонами для решения спора между ними. Третейские суды могут быть двух видов: постоянно действующие и для разрешения конкретного спора (ad hoc – для этого). Постоянно действующие третейские суды могут создаваться при торговых палатах, биржах, торговых ассоциациях.
В разделе контракта стороны могут устанавливать, в каком арбитраже будет рассмотрен спор. При этом стороны могут передавать спор на рассмотрение арбитражей в своей или в третьих странах.
Арбитражная оговорка обычно устанавливает, в соответствии с какими правилами (регламентом) будут вестись разбирательства. Арбитры руководствуются: условиями контракта, международными торговыми обычаями, нормами права страны, указанной в договоре, нормами международного права. Стоимость услуг арбитров, технических экспертов очень высока. Поэтому в контракте необходимо оговорить, какая сторона и в каком размере должна возмещать арбитражные расходы. Обычно оплату несет проигравшая сторона. В «арбитражной оговорке» указывается, что решение арбитража является окончательным, обязательным для исполнения обеими сторонами и не может быть обжаловано судом.
Вступление контракта в силу. Контракт вступает в силу в момент его подписания уполномоченными на то лицами. Датой вступления контракта в силу считается дата, указанная в правом верхнем углу первой страницы.

Протокол разногласий по договору

Протокол согласования разногласий - документ которым фиксируются разногласия сторон по пунктам заключаемого сторонами договора.
Когда проводятся переговоры по согласованию условий договора рекомендуется вести протокол этих переговоров с указанием в нем соответствующих реквизитов, в частности:
полное наименование участников переговоров,
наименования представителей сторон,
дата переговоров,
место составления протокола,
подписи сторон.
Особо следует подчеркнуть, что в договоре не должно быть условий, которые сами по себе могут быть истолкованы неоднозначно. Так же не должно быть неточных условий и общих фраз. К примеру, при определении сроков необходимо четко установить срок или порядок его определения. Не допускается применения таких формулировок как "в разумный срок", "своевременно выполнить", "незамедлительно уведомить" и т.д.
В случае если по тем или иным условиям договора возникли разногласия рекомендуется составление протокола разногласий. К протоколу разногласий могут прилагаться заключения экспертов в различных областях (экономистов, юристов, менеджеров, аудиторов), о чем необходимо делать соответствующие отметки в протоколе.
Важно, чтобы протокол содержал реквизиты, аналогичные реквизитам протокола переговоров. При наличии протокола разногласий в договоре обычно делается оговорка об этом. В договоре также может быть оговорка о том, что все преддоговорные документы теряют всякое значение для отношений сторон по соответствующему договору.
В случае если для одной из сторон заключение договора является обязательным, а также по соглашению стороны могут передать разногласия по заключаемому договору на рассмотрение суда. Именно в этих случаях и используется протокол разногласий, т.к. в иных протокол при подписании до заключения договора, теряет свою силу после подписания договора, если в самом договоре нет ссылок на пункты протокола разногласий.
По своей форме протокол разногласий может содержать: как условия предлагаемые сторонами, так и общее согласованное условие по договору. Последняя форма протокола разногласий более предпочтительна, т.к. снимает дальнейшие двусмысленности. В этом случае протокол разногласий по сути становится дополнительным соглашением урегулирующим спорные условия.
Как уже отмечалось ранее, наличие протокола разногласий к подписанному договору не имеет смысла, т.к. возникают сложности при трактовке какие условия приняты позже, лучше всего согласованное изменение условий договора фиксировать в [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ].

HYPER13 DOCPROPERTY Глава01 \* MERGEFORMAT HYPER14 Доверенность и ее реквизитыHYPER15.

Доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Чаще всего доверенность выдается для подтверждения полномочий добровольного представительства. Однако если само добровольное представительство имеет в основе договор между представляемым и представителем, то выдача доверенности по своей юридической природе представляет собой одностороннюю сделку, совершаемую по единоличному усмотрению представляемого лица. Другими словами, для выдачи доверенности и приобретения ею юридической силы не требуется согласие представителя.
В отличие от договора, регулирующего внутренние отношения между представителем и представляемым, доверенность призвана обеспечить внешний эффект представительства, а именно установить правовую связь между представляемым и третьим лицом посредством действий представителя. Знакомясь с доверенностью, третьи, которым она собственно и адресуется, узнают, какими полномочиями обладает представитель.
Договор же или иной юридический факт, послуживший основой для выдачи доверенности, как таковой третьих лиц не касается. Любые сделки и иные юридические действия, совершенные представителем в рамках предоставленных ему полномочий, носят для представляемого обязательный характер. В частности, представляемый не может отказаться от исполнения заключенного на основании доверенности договора, сославшись на то, что представитель, нарушил заключенный между ними договор о представительстве, например, отступил от данных ему указаний, если только они не были четко отражены в договоре, но и в доверенности. Иными словами, в случае расхождения между договором, определяющим внутренние отношения представляемого и представителя, и выданной представителю доверенностью, права и обязанности представляемого, вытекающих сделок, совершенных представителем с третьими лицами, определяются полномочиями, зафиксированными в доверенности, а не в договоре о представительстве (например, в договоре поручения).
Одно из основных требований, предъявляемых к доверенности, - ее форма. Доверенность должна быть непременно письменной. Речь идет о доверенности, выданной на совершение сделок, требующих нотариальной формы (например, сделок с недвижимостью), то она должна быть нотариально удостоверена. Исключение из этого правила может быть предусмотрено в законе. Доверенность на совершение сделки, требующей нотариального удостоверения, выдается в нотариальной форме, если иное не предусмотрено законом.
Однако бывают случаи, когда письменные доверенности, особым образом оформленные, способны заменить собой требуемое законом нотариальное удостоверение. Такие случаи связаны с особым положением, в котором оказались представляемые. В этот перечень входят:
1.) Доверенности лиц, которые находятся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждения. Такую сделку должен удостоверить начальник учреждения, его заместитель по медицинской части либо старший или дежурный врач.
2.) Доверенности военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) воинской части, соединения, учреждения или военно-учебного заведения. В таком же порядке могут быть удостоверены теми же лицами доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих при условии, если часть, соединение, учреждение или военно-учебное заведение расположены в местности, где отсутствуют нотариальные конторы (нотариус и другие органы, в функции которых входит совершение нотариальных действий).
3.) Доверенности лиц, которые находятся в местах лишения свободы (имеются в виду заключенные), могут быть удостоверены начальником соответствующего места лишения свободы.
4.) Доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, которые находятся в учреждениях социальной защиты населения - домах для престарелых, инвалидов и т.д., эти доверенности должны быть удостоверены администрацией учреждения или руководителем либо заместителем соответствующего органа.
5.) В случаях получения заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, выплаты вознаграждения авторам и изобретателям, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение денежной, посылочной или иной корреспонденции могут быть представлены доверенности, которые удостоверены либо организацией, в которой представляемый (доверитель) работает или учится, либо жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства, либо администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
К доверенностям предъявляются также и специальные требования относительно их формы, например скрепление их печатью организации, необходимо только тогда, когда на этот счет есть указание в законе или ином правовом акте или соглашении сторон. В частности пунктом 5 статьи 185 Гражданского кодекса предусмотрено, что при выдаче доверенности от имени юридического лица необходимо наличие, помимо соответствующей подписи, также печати организации. Кроме того, установлено, что доверенность на получение или выдачу денег либо других имущественных ценностей от имени юридического лица, находящегося в государственной или муниципальной собственности, должна быть скреплена второй подписью главного бухгалтера.
Доверенность по общему правилу подписывается руководителем. Действительной является, однако, доверенность, подписанная и любым другим лицом, если оно наделено соответствующими полномочиями учредительным документом организации. По содержанию и объему полномочий, которыми наделяется представитель, различаются три вида доверенности:
1). Генеральные (общие) доверенности выдаются для совершения разнообразных сделок и иных юридических действий в течение определенного периода времени (например, доверенность, выдаваемая руководителю филиала юридического лица);
2). Специальные доверенности выдаются на совершение ряда однородных сделок или иных юридических действий. К ним относятся доверенности для представительства в суде, арбитражном суде, на получение товарно-материальных ценностей от грузоперевозчика и т.д.;
3). Разовые доверенности выдаются для совершения строго определенной сделки или иного юридического действия.
Нотариус удостоверяет доверенности от имени одного или нескольких лиц, на имя одного или нескольких лиц.
Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, подлежит нотариальному удостоверению по представлении основной доверенности, в которой оговорено право передоверия, либо по представлении доказательств того, что представитель по основной доверенности вынужден к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность. Доверенность, выданная в порядке передоверия, не должна содержать в себе больше прав, чем предоставлено по основной доверенности. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана. Гражданский кодекс устанавливает предельный срок доверенности, который составляет три года. Доверенность, выданная на больший срок, будет действительна только в течение трех лет. Отсутствие срока в доверенности не влечет за собой утраты доверенностью юридической силы. Такая доверенность действует один год.
Однако со сроком связано другое, уже абсолютно обязательное требование, нарушение которого влечет ничтожность доверенности: наличие даты ее выдачи, однако существует исключение из правил для доверенностей, выдаваемых с целью совершения действий за границей. Если такая доверенность не содержит указания на срок ее действия, то, будучи удостоверена нотариусом, она действует неограниченное время вплоть до ее отмены представляемым.
Общее правило, относящееся ко всем случаям выдачи доверенности, состоит в признании необходимым личного исполнения представителем предусмотренных в ней действий. По указанной причине передать другому совершение соответствующих действий на основе выдаваемой для этой цели доверенности (передоверие) возможно только при наличии одной из двух предпосылок: либо в самой доверенности предусмотрено право передоверия, либо представитель вынужден силой обстоятельств передоверить исполнение поручения для охраны интересов представляемого.
Независимо от того, получил ли представитель соответствующие полномочия заранее или действовал по собственной инициативе, он обязан поставить в известность о состоявшемся передоверии представляемого, сообщить ему необходимые сведения о том, кому передано полномочие. Имеется в виду не только место жительства и прочие данные, необходимые для установления связи между представляемым и новым представителем, но и такие сведения, которые характеризуют профессиональные и другие качества нового представителя.
Передоверие осуществляется путем выдачи доверенности первоначальным представителем новому представителю. К такой доверенности предъявляются два требования:
во-первых, она должна быть нотариально удостоверена во всех случаях - даже тогда, когда первоначальная доверенность была совершена в простой письменной форме (исключение составляют доверенности на получение заработной платы и др.);
во-вторых, поскольку полномочия лица, которому передоверено совершение действий, производны от полномочий первоначального представителя, доверенность, выданная при передоверии, не может выходить за рамки существующих в первоначальной доверенности ограничений, включая срок ее действия.
В данном случае руководствуются общим правилом для всего гражданского права принципом: «никто не может передать другому больше прав, чем он сам имеет».
Доверенность, выданная в подтверждение передоверия, может охватывать все или только часть действий, порученных первоначальному представителю.
В основе доверенности лежат личные отношения сторон. По этой причине доверенность признается автоматически прекращенной в случае смерти, признания недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим представителя или представляемого.
Прекращается доверенность соответственно и в случае прекращения юридического лица - представителя или представляемого. По этой причине правопреемники (наследник либо организация, к которой перешли права и обязанности представляемого - реорганизованного юридического лица) должны с согласия представителя выдать ему новую доверенность.
Особый, доверительный характер складывающихся между представителем и представляемым отношений проявляется в том, что каждый из них вправе в любое время отменить доверенность или передоверие и соответственно отказаться от них. Поскольку указанное положение имеет конституирующее значение для доверенности, Гражданский кодекс предусматривает, что соглашение об отказе от права прекращения доверенности или передоверия признается ничтожным.
Еще одно основание прекращения доверенности связано с ее срочным характером. С истечением срока доверенности она прекращается, а значит, при необходимости с согласия сторон должна быть выдана новая доверенность.
Необходимо также иметь в виду, что прекращение доверенности автоматически влечет за собой прекращение передоверия.
Статья 189 Гражданского кодекса содержит определенные гарантии для представителя и третьих лиц на случай отмены доверенности представляемым. Эти гарантии состоят в том, что представляемый обязан поставить в известность представителя и третье лицо, для представительства, перед которыми выдана доверенность, о состоявшейся отмене. Данная обязанность лежит и на правопреемниках представляемого в случае его смерти (реорганизации юридического лица).
Правовые последствия прекращения доверенности наступают в момент, когда представитель узнал или должен был узнать о прекращении доверенности. Поэтому права и обязанности, возникшие до соответствующего момента, сохраняют значение для представителя и правопреемников.
Заключенная после отмены доверенности сделка может быть оспорена представляемым (его правопреемниками). Для этого им нужно доказать, что третье лицо в момент совершения сделки знало или должно было знать о состоявшейся отмене доверенности.
На представителя возлагается обязанность немедленно возвратить доверенность представляемому. Эта обязанность выражается в совершении юридических, а не фактических действий. По данной причине уничтожение доверенности представителем приравнивается к ее возврату представляемому.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, эта служба может называться служба документационного обеспечения управления, служба делопроизводства. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или отдел информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе.
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить:
подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан,
секретариат,
экспедиция,
бюро печати и размножения документов,
архив.
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, что и в канцелярию, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
положением о службе ДОУ;
инструкцией по делопроизводству;
должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы. Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ – канцелярии, общем отделе и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
Общие положения.
Цели и задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения.
Организация работы.
В разделе «Общие положения» определяют место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.
В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
1. Документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.).
2. Организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов – обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.).
3. Организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:
право иметь доступ к информации (документам и базам данных);
право запрашивать сведения, необходимые для работы;
право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и др.
В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательством».
Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организации или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы – управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.
Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».
Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.
Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа – инструкции по делопроизводству, в которой приводится возложенные на службу ДОУ задачи и функции.
Инструкция по делопроизводству – основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГСДОУ, ГОСТов, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью – такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, состоит из следующих разделов:
Общие положения.
Прием, регистрация, доставка документов.
Служебные документы.
Корреспонденция депутатов.
Работа с обращениями граждан.
Организация работы с документами в структурных подразделениях.
Подготовка и оформление служебных документов.
Общие требования.
Распорядительные документы.
Документы заседаний и совещаний.
Служебные письма.
Служебные телеграммы.
Исходящие служебные документы.
Контроль исполнения документов и поручений.
Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений Аппарата.
8.1. Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.
8.2. Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы.
8.3. Обеспечение типографскими изданиями.
8.4. Обеспечение нормативными материалами.
Использование бланков, печатей, штампов.
Машинописные работы.
Копировально-множительные работы.
Запись заседаний.
Формирование дел и хранение документов.
Составление номенклатуры дел.
Формирование дел.
Экспертиза ценности документов.
Оформление дел.
Составление и оформление описей дел.
Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.
Справочная работа.
Инструкции по делопроизводству обычно имеют приложения, в которых даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например, документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.
Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.
В заголовке должностной инструкции приводится наименование должности, для которой она разработана, в соответствии с наименованиями должностей, приведенными в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведенной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г.
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.
Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший», например, старший инспектор. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3–4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций по приему, передачи, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств 12–15%, для промышленных предприятий – 0,5%. Для расчета численности работников службы ДОУ применяют различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников.
Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ.
! Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие – в экспедиции), а также их создания (внутренние документы - по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).
Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой службы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
входящие (поступающие) документы, т.е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные документы, отправляемые из организации;
внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т.е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
доставка документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
отправка документов.
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых занимается служба ДОУ. В схемах должны быть отражены:
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной информации;
сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:
движение документов должно быть прямоточным, т.е. практически исключать возвратные маршруты;
документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним.
Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.
Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу. Перечисленные выше документы, положения, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работникам, не только регламентируют порядок работы, но и, прежде всего, закрепляют основные моменты в организации работы с документами в организации. Таким является выбор организационной формы делопроизводства.
Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т.е. централизуются.
Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте делопроизводственных работ, держать под контролем всю организацию документационного обслуживания.
Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.
В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ по документационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем исполнения, копированием и размножением. Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.
Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.
Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие «делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.

Организация приема, и регистрации документов

Прием поступающих документов, организация доставки документов. В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:
специальное подразделение службы ДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);
работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);
секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).
Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ поступил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников организации, которые были на совещаниях, в командировках), – непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:
организовать работу с применением различных средств организационной техники, что в значительной степени повышает производительность труда;
обеспечить своевременную, в день поступления (согласно требованиям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;
проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов;
организовать доставку документов курьером.
Как правило, корреспонденцию, адресованную организации, сотрудники экспедиции привозят из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступающей корреспонденции в экспедиции должна быть закончена в первой половине дня, так как во второй половине дня начинается обработка отправляемых документов, которые в конце рабочего дня должны быть доставлены в почтовое отделение для отправки по назначению.
В экспедиции должен быть разработан четкий распорядок работы с указанием времени выполнения и работников, ответственных за ту или иную работы. Работы, выполняемые экспедицией, носят преимущественно технический характер и хорошо поддаются механизации и автоматизации. При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие работы.
Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки, т.е. правильность адресования и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.
Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой «лично», адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку.
Остальная корреспонденция подлежит вскрытию. При больших объемах документооборота при вскрытии конвертов используется конвертов скрывающие машины.
Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов). Конверты сохраняются и скрепляются с документами в следующих случаях:
если получена доплатная корреспонденция;
если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при получении заявлений, жалоб и предложений граждан, которые указывают обратный адрес только на конверте;
если на документах не проставлена дата и ее можно установить только по почтовому штемпелю;
если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почтовых штемпелях;
если только по дате почтового штемпеля возможно определить, соблюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, исковые заявления) и др.
При скреплении документов с конвертами используются различного рода сшиватели документов (ручные, электрофицированные). Конверты, которые нет необходимости сохранять, позже будут уничтожены с помощью бумагоуничтожающих машин.
Проверяются целостность и правильность вложения каждой упаковки. После ее вскрытия особое внимание уделяется той корреспонденции, где было обнаружено повреждение упаковки. Проверяется комплектность вложения, т.е. наличие всех экземпляров, количество страниц, наличие приложений, проверяются дата документа и ее соответствие текущей дате. Проверяется правильность адресования вложенных документов. Ошибочно вложенные документы передаются по назначению или возвращаются адресату. При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, который подшивается (скрепляется) с документом. Никакие обнаруженные недостатки не должны замедлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Такие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятие решения руководству службы ДОУ.
Проставляется отметка о получении (реквизит 29) на первом листе документа в правом нижнем углу. В эту отметку согласно ГОСТ Р 6.30-2003 входят порядковый номер и дата поступления (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Для проставления такой отметки используют штемпелевальные устройства, в которых автоматически происходит смена порядковых номеров и других цифровых или буквенных обозначений. Иногда организации проставляют в данной отметке свое сокращенное наименование, хотя упомянутым выше ГОСТом это не предусмотрено. Необходимо отметить, что проставление отметки о получении в экспедиции не означает регистрацию полученных документов. Эти данные необходимы прежде всего для учета объема документооборота и фиксации факта получения.
Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам – структурным подразделениям организации.
Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные устройства, где каждая ячейка имеет наименование конкретного структурного подразделения. Документы, присланные из разных организаций в адрес какого-либо структурного подразделения, концентрируются в его ячейке. Если в адресате документа нет указания структурного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан в службу ДОУ, как и документы, адресованные руководителю и его заместителям.
Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители структурных подразделений в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы из экспедиции. Документы передаются под подпись в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных регистрационных номеров и авторов.


Организация рассмотрения документов

В службе ДОУ после проведения экспедиционной обработки документов проводят их предварительное рассмотрение с целью:
установления маршрута движения конкретного документа;
оперативного доведения документов до конкретного исполнителя;
определения необходимости регистрации отдельных видов документов;
формирования информационно-поискового массива.
Предварительное рассмотрение осуществляют референты и помощники руководителей и заместителей руководителей, заведующие канцеляриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты или другие лица, специально назначенные для проведения данной работы и имеющие определенные полномочия для направления документа по назначению.
Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов, получают доступ ко всей информации, поступающей в организацию. Они должны соблюдать служебную этику и обеспечивать защиту информации от несанкционированного доступа, хорошо ориентироваться в структуре организации, знать ее руководящий состав и распределение обязанностей между руководителями, состав руководителей структурных подразделений, круг вопросов, решение которых входит в их компетенцию. Они должны также хорошо знать состав документов и порядок работы с ними, правила их оформления, уметь пользоваться всеми классификационными справочниками, применяемыми в организации.
При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом:
документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Это зависит прежде всего от важности содержания документа, авторства, вида документа и необходимости срочного решения поставленных в нем вопросов. Как правило, это документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;
документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;
документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей;
документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению;
обращения граждан. Если в организации есть специальное подразделение по работе с указанными документами, то они могут сразу из экспедиции передаваться в это подразделение. Однако жалобы на действия подчиненных должностных лиц, а также предложения по улучшению деятельности организации должны направляться на рассмотрение руководству организации.
Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15–20% общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.
Для того чтобы ускорить рассмотрение документов руководителем, лица, проводящие предварительное их рассмотрение, выполняют еще несколько операций.
Так, при необходимости к поступающему документу подбираются дополнительные материалы, если они могут понадобиться руководителю при его рассмотрении (документы вышестоящих организаций, на которые имеются ссылки в документе, переписка по данному вопросу, которая велась ранее, и т.п.). Если в документе отсутствует заголовок, в его тексте подчеркивают или выделяют наиболее важные фразы, отражающие основные мысли автора документа.
Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, готовят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он подписывает резолюцию и проставляет дату.
Резолюция документа – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение. Как видно из определения, резолюция должна быть на документе, хотя это не всегда соблюдается на практике, поэтому ГОСТ Р 6.30-2003 допускает также оформление резолюции на отдельном листе.
Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на свободном месте между адресатом и текстом и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?). Например:

Иванову И. К., Сидорову А. А.
Подготовить проект положения об учетной политике к 03.12.2012
личная подпись
05.03.2012

Подпись в резолюции не расшифровывается, так как в любой организации сотрудники знают подписи лиц, имеющих право давать указание по исполнению документов.
Если в резолюции несколько исполнителей, ответственным является тот, кто указан первым. Это означает, что он должен организовать работу над документом и отвечает за его своевременное исполнение.
Иногда в резолюции не указывается срок исполнения. Это означает, что срок исполнения данного документа относится к типовым (например, служебное письмо – 10 дней). Дата резолюции играет также важную роль, от нее во многих организациях начинается исчисление срока исполнения, хотя по требованиям ГСДОУ документы должны быть рассмотрены в день поступления и срок исполнения должен исчисляться от даты поступления.
Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их на неопределенное время. Это препятствует исполнению документов, не дает возможности провести качественное исполнение. При правильной организации работы с документами существует четкий распорядок их передачи на рассмотрение руководству и возврата в службу ДОУ. Согласно резолюции руководителя определяется дальнейший маршрут движения документов. Однако до отправки документов по назначению они должны быть зарегистрированы и, кроме того, при необходимости могут быть изготовлены копии документов для передачи сразу нескольким исполнителям.
Регистрация документов

Регистрация документов является одним из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.
Регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно – регистрационный номер и дата – появились на документе. Точнее было бы сказать, что регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.
Из этого следует, что основная цель регистрации – придать юридическую силу документу, т.е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу – это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели – организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.
Регистрации подлежат все документы. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внутренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. К таким документам относятся поздравительные телеграммы и письма, рекламные документы (листки, проспекты и др.), сводки и информация, присланная в копиях для сведения и др. Иногда в этот перечень попадают документы, которые не регистрируются службой ДОУ, но регистрируются в других структурных подразделениях организации.
Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:
в журналах;
на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;
на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т.е. с использованием компьютерных технологий.
Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность. Это означает, что документ в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него должен быть только один регистрационный номер, присвоенный организацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т.п.
Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных организациях – смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях, в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей регистрируются в отделе учета и регистрации.
Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Например, при регистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление порядковых номеров начинается с начала работы выборного органа и продолжается до ее окончания.
Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых есть название вида документов, например: «Приказы Комитета социальной защиты Ярославля по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации – приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.
Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в одно дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ организации.
В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения документа, т.е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер.
Например, если письмо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий номер 02-12/155 это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 02-12 «Переписка с подведомственными организациями по вопросу ...», где 02 – служба ДОУ, а 12 – это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (02-12 – это индекс дела по номенклатуре).
Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.
Регистрационный индекс совместного документа, т.е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.
Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.
Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р 6.30-2003:
на месте реквизита 12 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;
на месте реквизита 29 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.
При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.
Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходимо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный минимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистрационных формах.
Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; номер документа, дата поступления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации.
Рекомендуемые формы журналов регистрации приведены в Приложении 13.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации (для распорядительных документов), подпись исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество приложений (для писем обязательно), отметка об исполнителе, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения, отметка об исполнении документа и др.
Как уже отмечалось, существует несколько форм регистрации. Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.
Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветные РКК используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземпляров, чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное количество экземпляров РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регистрации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное количество РКК, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные и др.), разработать единую схему их построения, применяемую в службе ДОУ и других структурных подразделениях организации.
Рекомендуемая форма контрольно-регистрационной карточки представлена в Приложении 14.
Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поисковую систему осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода.
Одновременно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку. Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.
Регистрация документов – один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

Информационно-справочная работа

Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.
Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой информационно-справочной системы является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:
по корреспондентскому – рубриками являются названия постоянных корреспондентов;
по географическому – рубриками являются названия области, города, месторождения и др.;
по предметно-вопросному (тематическому, производственно-отраслевому) – рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;
по структурному – рубриками служат названия структурных подразделений организации;
по номинальному – рубриками являются наименования видов документов;
по алфавитному – рубриками являются буквы русского алфавита.
Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.
Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт составлено несколько тематических карточек. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.
Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.
Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.
Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).
Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть – РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.
Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и структурных подразделениях зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.
После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:
1 и 2-й экземпляры РКК вместе с документом отправляются исполнителю, затем 1-й экземпляр с подписью исполнителя о получении возвращается в подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступления и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хронологической, является основной (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экземпляр РКК.
2-й экземпляр РКК остается в структурном подразделении и устанавливается в картотеку структурного подразделения организации.
3-й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю исполнения) и устанавливается в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения.
4 и 5-й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации, которые построены по выбранным признакам.
Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1–2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, – 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.
Если регистрация в организации осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационно-справочной работы значительно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.
Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Функция контроля – одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и контроль за сроками исполнения.
Контроль по существу решения вопроса, т.е. фактически контроль за качеством исполнения, – одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем организации.
При большом объеме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.
Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчетов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.
Контроль за сроками, как правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объеме документооборота эту работу выполняет секретарь или специально назначенный работник.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много факторов, а показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину, является один из важнейших.
Наиболее часто в состав службы ДОУ включается подразделение, осуществляющее контроль за сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников и руководителя подразделения.
Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:
получение данных постановки документа на контроль;
проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;
получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;
снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;
обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.
Все документы, требующие исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально осуществить технически и, кроме того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся документы, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.
Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Данный перечень является, как правило, приложением к инструкции по ведению делопроизводства. Иногда он издается в виде самостоятельного документа.
Перечень типовых сроков исполнения документов представлен в Приложении.
Сроки исполнения большинства управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому они называются типовыми сроками исполнения) Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчетности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др. Типовой срок исполнения таких распространенных видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в организации есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые сроки упомянутыми выше документами, то организация устанавливает для таких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после утверждения которого они становятся типовыми.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.
Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с момента поступления документа в организацию. Однако с момента фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют от даты резолюции.
Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей. Срок исполнения может корректироваться только руководителем, автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю за исполнением. На верхнем поле документа, справа, выше реквизита адресат предусмотрено проставление реквизита «Отметка о контроле» в виде буквы «К» или ставится штамп «контроль». Эту отметку могут проставить и работники службы ДОУ перед отправкой к исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).
При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный экземпляр РКК. Также заполняются несколько экземпляров РКК на документы, содержащие ряд заданий с различными сроками исполнения, выполнение которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится к распорядительным документам, текст которых состоит из отдельных пунктов, содержащих разные поручения.
Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкретное поручение обусловлена тем, что при формировании контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.
Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.
Форма контроля выбирается в зависимости от объема документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации.
Контроль можно проводить в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой картотеки, что чаще всего встречается в небольших организациях при незначительном объеме документооборота. В других случаях рационально применение автоматизированной системы контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники.
Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольно-сроковую картотеку, разделенную на 33 ячейки. Удобнее использовать не стандартный картотечный ящик, а картотеку, у которой нет одной боковой стороны.
Ячейки контрольно-сроковой картотеки, отделенные друг от друга разделителями, обозначаются цифрами:
с 1 по 31-ю ячейки – это дни текущего месяца;
32-я ячейка – для карточек на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц (месяцы);
33-я ячейка – для карточек на документы, срок которых истек в предыдущем месяце. Чаще всего эту ячейку делают нулевой и помещают перед первым разделителем. Карточки из этой ячейки перемещаются в другие в том случае, если будет продлен срок исполнения.
Контрольно-сроковая картотека при небольшом объеме документооборота может быть одна на организацию, при больших объемах их может быть несколько – по исполнителям, по группам документов (приказы, постановления коллегии и др.), однако внутри картотеки документы группируются по срокам исполнения.
Служба контроля ежедневно получает с участка регистрации документов контрольные экземпляры РКК и расставляет их по срокам исполнения. В течение всего срока исполнения осуществляются регулярные проверки хода исполнения, результаты которых фиксируются на контрольном экземпляре РКК (как правило, на оборотной стороне). Служба контроля имеет право получать всю необходимую информацию о ходе исполнения документа. Ответственность за достоверность этой информации несут исполнители.
Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться:
по заданиям последующих лет – не реже одного раза в год;
по заданиям следующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
по заданиям текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, проверка хода исполнения осуществляется чаще, как правило, раз в 2–3 дня.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, то вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с информацией об исполнении.
Проверка хода исполнения осуществляется либо по телефону, либо путем личного опроса. Если исполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, давшему задание, исполнителем или работником контрольной службы.
Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, срок которых истекает, т е. проводит текущий контроль, но ведет предупредительный контроль. Выбирая карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3–5 дней, карточки на задания с более длительными сроками исполнения, контрольная служба делает напоминания исполнителям как в устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) путем вывода необходимой информации на экран дисплея.
Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает исполнительскую дисциплину работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры к своевременному выполнению.
Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в РКК.
Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки об исполнении, если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи).
Снять документ (задание) с контроля согласно ГСДОУ может либо руководитель, поставивший его на контроль, либо ответственный исполнитель после выполнения задания, сообщения результатов исполнения заинтересованным лицам или организациям. Подписывая ответный документ или справку об исполнении контрольного задания, руководитель, который определял это задание, подтверждает, что он провел контроль исполнения документа по существу и что исполнение проведено качественно.
Однако в практике случаются ситуации, когда контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию. Это часто бывает при смене руководителей, определявших задание, смене исполнителей. В этом случае контрольная служба имеет право вернуть документ исполнителю, считая его неисполненным.
Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы.
Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Отметка об исполнении и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (например, справка об исполнении). Эти документы должны быть подписаны тем руководителем, который давал задание. Они также до предъявления контрольной службе должны быть зарегистрированы на участке регистрации, т.е. иметь регистрационный номер и дату.
Контрольная служба знакомится с представленными документами, перенося необходимые данные об исполнении контрольного задания в РКК. Если представленные документы не вызывают вопросов у контрольной службы и в РКК внесены все необходимые отметки, документы возвращаются исполнителю, РКК изымаются из контрольно-сроковой картотеки. Фактически контроль за данным заданием (поручением) окончен.
В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает контрольно-сроковую картотеку: карточки на задания, срок исполнения которых истек в текущем месяце, изымаются из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю ячейку; карточки на задания следующего месяца изымаются из своей ячейки и расставляются по срокам исполнения.
Одновременно контрольная служба подбирает данные о состоянии исполнительской дисциплины в текущем месяце. Они анализируются и обобщаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию:
общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том числе со сроками исполнения в данном месяце. В крупных организациях это количество может быть представлено по видам документов, по потокам (входящие, внутренние, исходящие), по другим признакам;
количество документов (и процент), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков; количество неисполненных документов (и процент) с указанием выходных данных этих документов. Также справки (сводки) обычно делаются в разрезе структурных подразделений, конкретных исполнителей.
Контрольная служба должна представить такую сводку в первый день нового месяца руководителю службы ДОУ, который знакомит с ней руководителя учреждения. Также сводки рассылаются руководителям всех уровней, в том числе заместителям руководителя, руководителям всех структурных подразделений.
Контрольная служба путем проведенного анализа выявляет, что является характерными причинами неисполнения документов в срок. Это могут быть недостатки в организации документооборота, недостаточное техническое обеспечение или недисциплинированность сотрудников, их перегрузка, нерациональное распределение их обязанностей и др. Таким образом, создаются необходимые предпосылки для совершенствования работы по документационному обеспечению управления и работы организации в целом.
В случае применения автоматизированного контроля исполнения документов, который наиболее рационален сегодня, цели, последовательность контрольных операций, нормативные документы, регламентирующие эту работу, естественно, остаются прежними. С применением компьютеров возрастают скорость работы контрольной службы и объемы контролируемых массивов. Для внедрения автоматизированного контроля исполнения необходимы наличие автоматизированной системы регистрации, применение единых РКК, разработка внутренних классификаторов (структурных подразделений, исполнителей, корреспондентов и др.). Автоматизированный контроль, как указано в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и изданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольной службе, местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминание исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершение исполнения выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.
После завершения исполнения и внесения всей необходимой информации в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве. Эти карточки могут передаваться в ведомственный архив одновременно с документами.

Организация оперативного хранения документов

Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации это одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве это гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.
Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.
Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. При формировании дел используются различные виды папок с картонными обложками. Это могут быть отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, имеющие металлические замки. Из таких папок извлекать документы неудобно, так как приходится вынимать все документы до того документа, который необходим, а затем все снова подшивать. Скоросшиватели не могут храниться в вертикальном положении, на корешке дела трудно изобразить даже индекс дела, и все это затрудняет поиск нужного дела. Можно использовать папки-файлы импортного производства типа «Leitz», «Grand», «Bantex» и другие, которые позволяют подшивать в 2–3 раза больше документов, чем в скоросшивателе, и которые могут использоваться в течение длительного времени и храниться в вертикальном положении.
Обложка дела может не наклеиваться на внешнюю обложку папки, но все сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листе-вкладыше, который помещается в специальный карман на корешке обложки. Такие карманы могут быть разных размеров – от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки, что позволяет менять данные при многократном использовании таких папок для разных дел. Более всего распространены папки типа «Согопа» с толстыми картонными обложками, удобными металлическими замками, жестко фиксирующими подшитые документы, но позволяющими быстро извлекать нужные документы, не вынимая остальные документы. Такие папки устанавливаются вертикально в запирающемся шкафу, на внутренней стороне которого прикрепляется номенклатура дел. На корешок такой папки также наклеиваются наименование организации, индекс дела, его заголовок, срок хранения. Обложка дела при необходимости может наклеиваться на внешнюю обложку папки, чаще она может быть наклеена на внутреннюю обложку папки. Обложка дела будет полностью оформлена при подготовке дела для сдачи в архив, но тогда будут использоваться папки, предназначенные для архивного хранения.
При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах. В этих документах устанавливаются виды номенклатур дел, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения.
Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ организаций, которые имеют подведомственную сеть, или архивными учреждениями, принимающими на госхранение документы от однородных групп организаций и учреждений, предприятий.
Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, например муниципальных управлений социальной защиты. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.
Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.
Если нет типовой или примерной номенклатуры дел, то для составления конкретной необходимо ознакомиться со структурой, характером деятельности организации, изучить состав документов, принятый порядок формирования дел, требования к порядку составления конкретной номенклатуры дел. В Основных правилах приведены формы номенклатуры дел организации и номенклатуры дел ее структурного подразделения.
Как правило, номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год и состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности, если структура организации часто меняется.
Первым разделом всегда является служба ДОУ, независимо от места в утвержденной структуре. Индексом службы ДОУ всегда будет 01, и в этой службе всегда будут формироваться важнейшие документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность, это положения, уставы, приказы по основной деятельности и другие распорядительные документы, инструкции, планы и т. п.
После службы ДОУ в номенклатуру дел включаются разделы, названия которых являются наименованиями других структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой. В номенклатуру дел организации включаются разделы, содержащие дела общественных организаций, временно действующих органов, учреждений, а также дела организации, правопреемником которой выступает организация - автор номенклатуры дел. Таким образом, документ, полученный или созданный в организации, должен быть включен в определенное дело и иметь свой адрес в виде индекса и заголовка дела. Кроме документов в номенклатуру дел включаются все справочные и регистрационные картотеки, журналы, электронные документы и базы данных. Однако не следует включать в номенклатуру дел печатные издания (журналы, книги, газеты и т.п.).
Конкретная номенклатура дел должна охватить все документируемые участки деятельности организации. Каждое структурное подразделение составляет свою конкретную номенклатуру дел на бланке структурного подразделения, заголовком которой является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название раздела с указанием индекса этого дела (Таблица 9).


Таблица 9
Построение текста номенклатуры дел
Название раздела

Индекс дела
Заголовок дела
Количество единиц хранения
Срок хранения и № статей по перечню
Примечание

1
2
3
4
5

Название раздела








Индекс дела (графа 1) всегда обозначается арабскими цифрами и состоит из цифрового индекса, присвоенного в организации структурному подразделению (эти индексы фиксируются или в классификаторе индексов структурных подразделений, или в инструкции по делопроизводству) и порядкового номера дела (заголовка) в пределах данного раздела. Индекс дела 01-15 будет означать, что указанное дело включено пятнадцатым по счету в номенклатуру дел службы ДОУ. Этот индекс может быть дополнен информацией из классификатора вопросов деятельности, если он разработан в организации.
Заголовок дела (тома, части) (графа 2) фиксируется во второй графе, и здесь необходимо соблюдать следующие требования:
заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с требованиями, указанными в Основных правилах работы архивов организаций;
заголовки дел внутри разделов номенклатуры дел должны располагаться по степени их важности и во взаимосвязи.
Заголовок дела должен быть сформулирован так, чтобы по его наименованию было понятно, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу, т.е. заголовок должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Для достижения единообразия в формулировках заголовков дел Основные правила работы архивов организаций устанавливают максимальный набор элементов заголовка дела. К ним относятся:
наименование вида дела (журнал, переписка) или разновидности документов (постановления, решения, докладные записки);
наименование автора документа (организации, структурного подразделения, комиссии, должностного лица и др.);
краткое содержание документов дела (о чем? по какому вопросу?);
наименование адресата (корреспондента документа);
наименование местности, с которой связано содержание документов;
даты (период), к которым относится содержание документов дела;
указание на количество копий документов.
Как было указано, это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, наименование адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.
В номенклатуре дел не указывается дата (период) в заголовках дел, место формирования дел текущего делопроизводственного года, не указывается подлинность документов, а только количество копий. В этом случае к заголовку добавляют слово «копия», например: «Приказы директора Московского политехникума по личному составу. Копии».
При формулировке заголовков дел необходимо руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, Основными правилами работы архивов организаций и перечнями документов с указанием сроков хранения, а также типовыми, отраслевыми, ведомственными, в которых приводятся типовые формулировки заголовков дел. Эти заголовки после незначительного уточнения (внесение конкретного адресата, например) включаются в номенклатуру дел организации.
Количество единиц хранения (графа 3) заполняется в конце года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.
Срок хранения и № статей по перечню (графа 4) указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название использованного перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива, в который организация передает дела на хранение.
Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает весь состав документов, образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст.508.
Примечание (графа 5) – эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т.е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место его хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т.е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделениями, редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел визируется заведующим архивом организации или лицом, ответственным за архив, рассматривается экспертной комиссией организации, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том случае, если организация передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и только после этого она утверждается руководителем организации и может быть введена в действие с начала нового делопроизводственного года.
К номенклатуре дел крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения, и др.
Номенклатура дел составляется в 4 экземплярах, из которых:
первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;
второй экземпляр используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;
третий экземпляр находится в качестве учетного документа в архиве организации;
четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.
При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.
В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовки; может возникнуть необходимость формирования новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесения их в номенклатуру дел. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурных подразделений, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передает итоговые сведения по организации в архив организации. Итоговая запись составляется по следующей форме: (Таблица 10)
Таблица 10
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации
По срокам хранения
Всего
В том числе



переходящих
с отметкой «ЭПК»

1
2
3
4

Постоянного




Временного (свыше 10 лет)




Временного (до 10 лет включительно)




Итого:





Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Данные сведения необходимы архиву организации для подготовки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по архиву организации, контроля за передачей документов через 1–2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и др.
Таким образом, номенклатура дел организации является важнейшим учетным документом в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве организации. В том случае, если архив организации принимает на хранение дела временного срока хранения (до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории.

Требования к формированию дел в делопроизводстве

Формирование исполненных документов в дела в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».
На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
заголовок дела;
дата дела (на данном этапе – год);
срок хранения и статья по перечню.
Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т.п.
Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. (Это требование распространяется на отдельные виды документов, например на распорядительные.) При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.
Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:
Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);
Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.
Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.
Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел. Формирование дел включает в себя:
получение исполненных документов,
проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;
распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела – в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, – это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.
Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.
При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:
распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;
переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;
приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;
утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;
при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);
дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов.
внутри документы располагают в хронологическом порядке.
Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Согопа». В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы формируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив.
Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

Экспертиза ценности документов

Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов - «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов. Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т.е., следуя принятой терминологии, постоянно.
Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни (рождении, прописке и т.д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы, содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подлежат постоянному хранению. Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.
Деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов. Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.
Основными задачами экспертизы ценности документов являются:
определение состава, установление сроков хранения документов, несущих оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы. При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения;
установление профильности документов тому или иному государственному архиву. В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы.
обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов;
определение уникальных и особо ценных дел и документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве организации и государственном архиве.
В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически на всех этапах создания и обработки документов. На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от этого определяются маршрут прохождения и место группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет согласование проекта, и число лиц, участвующих в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного документа. Экспертиза ценности документов проводится также при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.
В архиве организации экспертиза ценности документов проводится при подготовке дел к передаче на государственное хранение и при выделении дел к уничтожению.
Для проведения экспертизы ценности в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов на каждом этапе.
В любой организации, учреждении, предприятии независимо от формы собственности должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), методическое руководство которой осуществляет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архива или архивного учреждения.
В крупных организациях с большим объемом документооборота (в министерствах и ведомствах, например) создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и ЭК структурных подразделений. ЦЭК является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы в осуществлении деятельности экспертных органов, рассматривающим и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная проверочная комиссия (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.
ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее трех человек, один из которых является заведующим ведомственным архивом. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации положения о постоянно действующей экспертной комиссии, разработанного на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного Федеральным архивным агентством в 1995 г.
Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем - сотрудник службы ДОУ. Все члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов, организацию документационного обеспечения своей организации.
Обычно в состав ЭК включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации, которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Оформление всех документов ЭК, подготовка заседаний осуществляются секретарем.
ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству, руководитель несет ответственность за сохранность документов.
Задачами ЭК являются:
рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел; актов о выделении к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения;
решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);
проверка правильности оформления комплексов документов (дел, единиц хранения на небумажных носителях) для постоянного и долговременного хранения и др.
Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов – системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть классифицированы на три большие группы:
критерии оценки происхождения документов;
критерии содержания документов;
критерии внешних особенностей документов.
Таким образом, экспертиза ценности документов это сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы.
В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии.
Перечень документов со сроками хранения согласно ГОСТ Р 51141-98 представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Различают два типа перечней:
с указанием сроков хранения;
подлежащих постоянному хранению.
Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть:
типовые для всей системы государственных учреждений, организаций и предприятий;
примерные – для однородных организаций, например для коммерческих банков;
ведомственные – по отдельным отраслям деятельности (подведомственности).
Типовой перечень унифицирует сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности. Такие типовые документы во всех учреждениях, организациях, предприятиях выполняют одинаковые функции, поэтому они должны иметь одинаковые сроки хранения, например личные дела сотрудников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника на момент увольнения.
Одни и те же виды документов создаются в разных организациях, копии одного и того же документа могут формироваться в дела разных организаций. Для того чтобы избежать поступления на архивное хранение одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления организационной структуры. Как правило, в перечнях предусмотрены следующие звенья:
высшие органы государственной власти и управления;
центральные органы власти и управления;
органы власти и управления субъектов Российской Федерации;
учреждения среднего звена (краевого, областного уровня учреждения).
Подготовка дел к архивному хранению

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1–3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федерального архивного агентства.
Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.
1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).
2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером – каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.
3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы архивов организаций. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.
4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.
5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.
6. Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.
Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:
обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;
подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Автоматизация процессов делопроизводства

Создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей.
В области обработки документов:
обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;
исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним.
В области контроля за исполнительской дисциплиной:
обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
сокращение сроков прохождения и исполнения документов.
В области организации доступа к информации: обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается достижение следующих целей:
единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.п.;
обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
В настоящее время рынок программных систем в области автоматизации делопроизводства и документооборота характеризуется следующими особенностями:
у фирм-продавцов нет единой терминологии, у многих к тому же нет и четкого позиционирования своей продукции;
у организаций-заказчиков часто отсутствует понимание того, что может и чего не может та или иная система, поскольку весьма трудно бывает разобраться в информации, содержащейся в рекламных буклетах по системам (технической информации в таких описаниях мало, а та, что приведена, далеко не всегда соответствует действительности);
нередко в самих организациях отсутствует четкое понимание того, что необходимо сделать в части автоматизации делопроизводственных процессов (делопроизводство может вестись по упрощенной схеме).
Программные системы автоматизации делопроизводства и документооборота могут быть классифицированы по следующим характеристикам:
используемым технологиям делопроизводства;
соответствию основным задачам делопроизводства;
функциональным характеристикам систем;
программной реализации;
стоимостным показателям.
Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем – это обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся система «Дело» и система «Золушка. Служебная корреспонденция».
Основной особенностью программных продуктов «прозападной» технологии является моделирование процессов офисного документооборота и настройка на эти модели программных систем. Разработки этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, ликвидацию промежуточных звеньев документооборота, разработку новых технологий работы с документами. Маршруты движения документов по организации, т. е. по ее подразделениям и работникам, формируются администратором системы.
При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются только необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации.
К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: DocsOpen (PC DOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (Staffware PLS), Lotus Notes (Lotus-IBM).
Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:
система Office Media г. Москва (Lotus Notes);
система «Ирида», г. Москва (Lotus Notes);
комплекс программ «Делопроизводство» г. Челябинск (Lotus Notes);
система «Золушка-Кабинет», г. Москва (Lotus Notes);
решения компании АО «Весть», г. Москва (DocsOpen);
решения компании «Метатехнология», г. Москва (Staffware и Excalibur);
система Optima-WorkFlow (MS Exchange, MS SQL).
Собственные разработки российских компаний: система LanDocs; система Effect Office; система «Документ 2000»; система «Евфрат».
Для сравнения приведем рекламируемые авторами возможности систем разного направления.
Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Система обеспечивает следующие функции:
отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются документы как поступившие извне, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан;
ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюций;
регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещение бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций,
отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций, ведения справочно-аналитической работы;
ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной (бумажной) технологией делопроизводства;
хранение электронных образов документов;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела;
протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
В последних версиях системы поддерживается доступ к документам посредством Интернет-технологии.
Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти» разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы «Lotus Development Corpora-tion», который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, соответствуют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций, и в частности следующим:
учетной обработке всех видов документов. В базах данных можно хранить информацию любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов
система обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа; в системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети;
поддержка работы с текстом документа. Среда Notes имеет встроенный мощный текстовый редактор, работающий по принципу «что на экране, то и в документе». Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу;
связности документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных;
согласованности с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных;
распределенному документообороту. Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого персонального компьютера до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется;
ограничению доступа. Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.
Начиная с 4-й версии система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.
Выбор конкретного пакета программных продуктов (систем) более полной или частичной автоматизации документационного обеспечения управления и их установка в настоящее время не регламентированы. Исходя из своих материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей каждая организация самостоятельно приобретает их на рынке офисных программных продуктов и услуг. Из рекламных описаний достоинства и недостатки каждой из систем трудно понять и профессионалу в области организации документационного обеспечения управления. Результаты сравнения различных программных продуктов по автоматизации документационного обеспечения управления, конечно, относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах и недостатках той или иной системы. Поэтому при выборе системы автоматизации следует производить:
оценку исследуемых систем с точки зрения пригодности их для автоматизации делопроизводства в конкретной фирме, а также желаемой глубины автоматизации процессов документационного обеспечения управления;
оценку базовых компьютерных и информационных технологий, применяемых в конкретных программных системах с учетом перспективности их использования, а также прогноза общего развития технологий автоматизации делопроизводства на ближайшие годы;
тщательное изучение и проверку возможностей систем автоматизации, чтобы обеспечить работу в рамках действующего в этой сфере деятельности нормативно-правового поля.
Для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств систем, а только некоторые из них. С одной стороны, именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны, разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие в более ранних версиях.

8. КОМПЛЕКТ МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ КОНТРОЛЯ И ОЦЕНКИ ОСВОЕНИЯ УМЕНИЙ И УСВОЕНИЯ ЗНАНИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Задание №1: Выполните тестовое задание

Проверяемые знания
Показатели оценки
Критерии оценки

З 1. Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства
Количество правильных ответов на вопросы
1. Указывает документы, не входящие в приказ
2.Указывает документы, издаваемые Президентом РФ
3.Указывает порядок утверждения должностной инструкции
4.Называет документ, определяющий обязанности сотрудника
5.Дает определение классификационному справочнику
6.Дает определение должностной инструкции
7.Указывает порядок изменения должностной инструкции
8.Указывает основания изменения должностной инструкции
9. Дает определение дубликату
10.Указывает определение подлинник документа
11. Дает определение документу

З 2. Основные понятия документационного обеспечения управления

Количество правильных ответов на вопросы
1.Выбирает определение унификации
2. Называет определение документооборота
3. Дает определение делопроизводству документами
4. Дает определение документированию
5. Называет элемент официального документа
6. Указывает порядок нумерации листов
7. Дает определение формуляра документа
8. Указывает, правила оформления служебного письма
9. Отмечает разновидность должностного бланка
10. Указывает лицо, оформляющее резолюцию
11. Указывает реквизиты объяснительной записки
12. Указывает реквизиты, не входящие в докладную записку
13. Отмечает порядок оформления организационного документа

З3. Системы документационного обеспечения управления
Количество правильных ответов на вопросы
1.Дает определение информации
2.Дает определение системе документации
3. Указывает реквизиты исполнителя в служебном письме
4. Указывает части реквизита
5. Указывает правила оформления документов
6. Указывает части официального письменного документа
7. Отмечает правильность оформления распорядительной части текста приказа
8. Указывает состав реквизитов приказа
9. Отмечает лицо, подписывающее приказ
10. Указывает вид бланка при оформлении приказа
11.Выбирает речевые клеше для документов по основной деятельности
12. Указывает части текста протокола
13. Указывает правила оформления протокола
14. Указывает части текста акта
15.Указывает лицо, оформляющее приказ

З4. Классификация документов
Количество правильных ответов на вопросы
1.Дает характеристику и вид документа
2.Определяет назначение делопроизводства
3.Называет виды организационно-распорядительной документации 4.Указывает части текста акта
5. Дает определение приказа
6. Дает определение распоряжения
7. Указывает объем служебного письма
8. Указывает оформление гарантийного письма
9. Определяет правила работы с документами
10. Указывает лица подписывающие протокол
11. Указывает дату оформления выписки из протокола
12. Указывает лица, составляющие и подписывающие служебный акт
13. Указывает реквизиты акта
14. Указывает оформление подписи в документах

З5. Требования к составлению и оформлению документов
Количество правильных ответов на вопросы
1.Определяет вид распорядительного документа
2.Дает определение термину реквизит
3.Определяет лицо, подписывающее приказ
4.Выбирает речевые клеше для распорядительной части документа 5.Выбирает вид письма в зависимости от цели
6. Дает характеристику типовым документам
7. Выбирает документ, не являющийся разновидностью копии
8. Называет документ, выдаваемый взамен утерянного
9.Указывает оформление даты документа
10. Указывает оформление места издания документа
11. Указывает оформление заголовка к тексту документа
12. Указывает качество использования бумаги при изготовлении бланков
13. Указывает информацию, отражающуюся в справочных данных об организации
14. Указывает правильность написания наименования организации
15. Указывает оформление эмблемы на бланках организации
16. Выбирает количество реквизитов при оформлении документов
17. Указывает реквизиты, не входящие в подпись
18. Указывает оформление гарантийного письма
19. Указывает лицо, оформляющее служебное письмо
20. Указывает порядок оформление ответных писем
21. Указывает размеры полей, для оформления управленческих документов
22. Указывает визы согласования документа
23. Указывает порядок заверения подписи должностного лица
24. Выбирает порядок оформления приложений

З6. Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел
Количество правильных ответов на вопросы
1.Выбирает правила работы с документами
2.Выбирает определение регистрации
3.Дает определение объема документооборота
4.Указывает ресурсы использования документа
5.Указывает порядок оформления поступающих документов
6.Указывает порядок исполнения документа
7. Указывает правила регистрации письма
8. Указывает цель регистрации документов
9. Выбирает лицо, продляющее срок исполнения документа


Условия выполнения задания
1. Максимальное время выполнения задания: ___30__ мин.

Задание №2: Выполните практическое задание
Составьте и оформите документ в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. Укажите его реквизиты

Проверяемые умения
Показатели оценки
Критерии оценки

У 1. Оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий

Соответствие оформления документации требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
1.В первой части документа указывает необходимые реквизиты работодателя и заявителя



2.В основной части документа указывает текст обращения



3.В третьей части документа содержится Приложение с перечнем прилагаемых документов



4.Указывает реквизиты заголовочной части документа



5. Указывает реквизиты содержательной части документа



6. Указывает реквизиты основной части документа



7.Указывает констатирующую часть  документа



8.В распорядительной части перечисляет предписываемые действия с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения



9.Указывает отметку о контроле документа



10.В заключительной части документа указывает визы согласования документа



11.Документ оформляет аккуратно, без ошибок



12.Указывает наименование организации, вид документа, дату, номер, заголовок к тексту



13.Указывает отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

У 2. Использовать унифицированные формы документов

Соответствие заполненных документов требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
1.В шапке указывает адресата записки (структурное подразделение, должность и ФИО получателя)



2. Указывает дату составления и регистрационный номер.



3.Указывает заголовок и подзаголовок, отражающий тему документа.



4.Отмечает текст документа



5.Заполняет данные составителя (подразделение, должность, подпись и ее расшифровка).



6.Указывает вид документа, дату и [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]



7.Вписывает [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ],[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]



8. Указывает ФИО и табельный номер работника.



9.Указывает условия приема на работу



10.Указывает срок действия трудового договора, срок действия испытательного срока, характер предстоящей работы



11.Указывает [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]

Условия выполнения задания
1. Максимальное время выполнения задания: 45 мин.

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области
государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области
«Уральский горнозаводской колледж имени Демидовых»

ОПОП 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».
Дифференцированный зачет ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»

Вариант 1.

Задание 1: Ответьте на вопросы теста. (Выберите единственно правильный ответ)

В состав организационно-правовых документов не входит

1)

приказ

2)

устав организации

3)

штатное расписание

2.Какие распорядительные документы может издавать Президент Российской Федерации?



1)

указы

2)

постановления

3.Должностная инструкция сотрудника



1)

утверждается по усмотрению руководителя

2)

подлежит утверждению

3)

не утверждается

4.Какой нормативный документ определяет обязанности сотрудника?

1)

Устав предприятия

2)

Штатное расписание

3)

Должностная инструкция

5.Типовые документы носят характер

1)

ознакомительный

2)

обязательный

3)

рекомендательный

6. Какой документ не является разновидностью копии?



1)

отпуск

2)

дубликат

3)

черновик

7.Документ, выдаваемый взамен утерянного и имеющий силу подлинника, называется



1)

отпуск

2)

копия

3)

дубликат

8. Унификация – это

1)

процесс согласования документов

2)

выбор оптимального числа форм и разновидностей документов

3)

процесс установления и применения систем документации

9.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания до ...

1)

передачи на исполнение

2)

завершения исполнения или отправки

3)

подшивки в дело

10.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа

Понятие "Делопроизводство" - это...

1)

документирование и организация работы с документами

2)

система хранения документов

3)

составление документов

11.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа

Понятие "Документирование" - это...

1)

Система документации, содержащая информацию, необходимую для управления в
определенной сфере деятельности

2)

Деятельность по разработке и оформлению документов

3)

Запись информации на различных носителях по установленным правилам

12.Определите, о каком документе идет речь, выбрав соответствующую цифру



1)

Документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса

Официальный документ

2)

Документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов

Инициативный документ

3)

Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в
самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его
происхождения

Директивный документ

13.Элемент официального документа, используемый в практике его оформления

1)

государственная тайна

2)

реквизит

3)

информация

14. Делопроизводство рассматривает унифицированную систему

1)

финансовой и отчетной документации

2)

организационно-распорядительной документации

3)

банковской документации

15.Документы, поступившие не по адресу, следует

1)

вернуть на почту

2)

уничтожить

3)

передать с курьером

16. Регистрация – это

1)

фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения порядковых номеров и записи установленных сведений о них

2)

проставление цифровой системы обозначения, в которую входят цифровое обозначение структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел, индивидуальный номер

3)

обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов

17.Сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях и процессах независимо от формы их представления

1)

реквизит

2)

информация

3)

документированная информация

18. Система документации - это совокупность документов, применяемых

1)

в сфере управления

2)

в какой-либо сфере деятельности

3)

в данном учреждении

19.Если распорядительная часть текста документа начинается словом “обязываю”, то это

1)

указание

2)

приказ

3)

распоряжение


20. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит - это обязательный элемент оформления ... документа»
1) официального
2) служебного
3) любого

21.Приказ по основной деятельности подписывает
1) руководитель
2) секретарь
3) исполнитель

22. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?
Организационные и распорядительные документы
Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы
Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям

23.Распорядительная часть в распоряжении начинается словом
1) ПРЕДЛАГАЮ
2) РЕШАЕТ
3) ПОСТАНОВЛЯЕТ


24.Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия
1) решение
2) приказ
3) постановление


25. Если Вам необходимо предъявить претензии партнеру, Вы составите
информационное письмо
сопроводительное письмо
письмо-претензию

Задание 2. Практическое задание.

Напишите заявление о приеме вас на работу бухгалтером в ЗАО «НОРД». Остальные реквизиты укажите самостоятельно.


Задание 3. Практическое задание.

По вине бухгалтерии сотрудникам ЗАО «Селена» в текущем месяце была задержана выплата заработной платы. Главный бухгалтер информирует директора ЗАО о том, что задержка наличности была связана с опозданием на счет ЗАО денежных средств от предприятий-партнеров.
Задание: В роли бухгалтера заполните формуляр служебной записки.































Министерство общего и профессионального образования Свердловской области
государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области
«Уральский горнозаводской колледж имени Демидовых»

ОПОП 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».
Дифференцированный зачет ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»

Вариант 2

Задание 1: Ответьте на вопросы теста. (Выберите единственно правильный ответ)

1.Листы нумеруются



1)

посередине верхнего поля листа

2)

посередине нижнего поля листа

3)

в правом верхнем углу

2. Классификационный справочник, определяющий порядок распределения документов в дела - это



1)

номенклатура

2)

опись

3)

стандарт

3.Объем документооборота – это

1)

количество документов, проходящих через учреждение за год

2)

количество входящих, исходящих и внутренних документов

3)

количество документов, проходящих через учреждение за определенный период времени

4.Фамилию и телефон исполнителя в служебном письме указывают.

1)

для оперативной связи с исполнителем

2)

для придания документу юридической силы

3)

для саморекламы

5.В ресурсы использования документа не входит

1)

сохранение и накопление информации

2)

искажение информации

3)

многократное использование информации

6.Дата документа оформляется:



1)

23.12.10

2)

23.XII.2009

3)

23.12.2010

7. Место издания документа оформляется так



1)

г.Кострома

2)

Кострома

3)

гор. Кострома

8. Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным

1)

на формате А4

2)

на формате А5

3)

на любом формате

9. Отметка о поступлении оформляется

1)

на отправляемых документах

2)

на поступающих документах

3)

на всех документах

10. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

1)

Приложение: на 6 л. в 1 экз.

2)

Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.
2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

12. План работы колледжа на 2012 2013 учебный год утвержден решением
педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф
утверждения документа»?

1)

УТВЕРЖДЕН
Решением педагогического совета
№ 14 от 12.08.2012

2)

УТВЕРЖДЕН
Решение педагогического совета
№ 14 от 12.08.2012 г.

3)

УТВЕРЖДАЮ
Решение педагогического совета
№ 14 от 12.08.2012 г.

13. В отсутствие руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя:

1)

Директор________________________А.И. Петров
(подпись его зама Сидорова)

2)

За директора________________________А.И. Петров
(подпись его зама Сидорова)

3)

И.О. директора_____________________Г.В. Сидоров
(личная подпись)

14. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

1)

Верно
Инспектор отдела кадров личная И.И. Петрова
подпись

2)

Верно:
Инспектор отдела кадров личная И.И. Петрова
подпись

3)

Верно
Инспектор отдела кадров личная И.И. Петрова
16.03.2012 подпись

15. Бумагу, какого цвета можно применять при изготовлении бланков:

1)

белого и светлых тонов

2)

только белого

3)

зависит от вида бланка

4)

любого

16. В какие реквизиты составной частью не входит подпись:

1)

адресат

2)

гриф утверждения

3)

резолюция

4)

подпись

17. В документах каких организаций необходим реквизит «место издания документа»

1)

ОАО «Альфа-банк»

2)

Саратовский государственный художественный музей им. Радищева

3)

во всех

4)

Администрация Ленинского района города Костромы

18. Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется

1)

унификацией

2)

систематизацией

3)

формированием

19.Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия

1)

приказ

2)

постановление

3)

решение

20. Распорядительный документ, который издается на основе коллегиального
руководства

1)

решение

2)

распоряжение

3)

приказ

21. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?
Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации
Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации

22. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?
Когда оно закреплено в учредительных документах организации
Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа
Когда приказом руководителя разрешено его использование

23. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?
В соответствии с уставом (положением об организации)
В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы
В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации

24. Что такое формуляр документа?
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа
Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета

25. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?
29
30
31

Задание 2.Практическое задание.

Составьте докладную записку о командировании работников на семинар. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.


Задание 3.Практическое задание.

В ЗАО «Селена» состоялось заседание правления. Повестка дня была посвящена расширению отдела маркетинга фирмы. В связи с этим возникла необходимость внести изменения в штатное расписание сотрудников фирмы, а также разобрать новые должностные инструкции на введение в отдел маркетинга должности менеджера по рекламе и рекламного агента.
Задание: В роли секретаря заседания заполните формуляр проекта протокола.




































Министерство общего и профессионального образования Свердловской области
государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области
«Уральский горнозаводской колледж имени Демидовых»

ОПОП 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».
Дифференцированный зачет ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»

Вариант 3

Задание 1: Ответьте на вопросы теста. (Выберите единственно правильный ответ)
1.Из скольких составных частей, как правило, состоит текст распорядительного документа

1)

из трех

2)

из одной

3)

из двух

2.Фамилию и должность исполнителя в распорядительной части текста приказа по основной деятельности указывают

1)

в родительном падеже

2)

в именительном падеже

3)

в дательном падеже

3.В состав реквизитов приказа по основной деятельности не входит реквизит

1)

гриф утверждения

2)

заголовок к тексту

3)

номер документа

4.Приказ по основной деятельности подписывает

1)

исполнитель

2)

руководитель

3)

секретарь


5. Приказ по основной деятельности оформляют

1)

на должностном бланке

2)

на бланке конкретного вида документа

3)

на бланке письма

6.Слово «приказываю» в тексте приказа по основной деятельности оформляют в следующем написании

1)

ПРИКАЗЫВАЮ

2)

Приказываю

3)

приказываю

7.Распорядительная часть в распоряжении начинается словом

1)

ПРЕДЛАГАЮ

2)

РЕШАЕТ

3)

ПОСТАНОВЛЯЕТ

8.Установить соответствие между терминами и их содержанием



Укажите соответствие для всех 4 вариантов ответа:

1)

правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов
1)
Постановление

2)

правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач
2)
Приказ

3)

правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией
3)
Распоряжение

4)

правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов во время совещаний, собраний и т.д.
4)
Решение

9. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?

1)

Да, всегда

2)

Нужно только гарантийное письмо

3)

Нет, никогда

10.Текст служебного письма составляется от

1)

2-го лица единственного числа

2)

3-го лица множественного числа

3)

1-го лица множественного числа

11.Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется

1)

во всех письмах

2)

в ответных письмах

3)

в инициативных письмах

12.В состав реквизитов служебного письма не входит

1)

адресат

2)

название вида документа

3)

подпись

13. Руководитель и главный бухгалтер подписывают

1)

письмо-извещение

2)

гарантийное письмо

3)

рекламное письмо

14.Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если

1)

нет бланка формата А4

2)

есть соответствующие указания руководителя

3)

текст письма не превышает 6 строк

15. Максимальный объем служебного письма

1)

одна страница

2)

три страницы

3)

две страницы

16.Печатью удостоверяется

1)

письмо-напоминание

2)

гарантийное письмо

3)

письмо-приглашение

17.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется

1)

по усмотрению секретаря

2)

на всех документах

3)

только на присылаемых

18. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов
ГОСТ.

1)

Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

2)

Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм

3)

Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм

19. Перечислите элементы реквизита «Подпись».


1)

Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

2)

Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

3)

Рукописная подпись лица, подписавшего документ

20.Документ считается исполненным

1)

когда проставлена отметка об исполнении

2)

когда есть указание руководителя

3)

после регистрации документа


21.Не подлежит регистрации
1) письмо информационного характера, присланное для сведения
2) жалоба гражданина
3) приказ по основной деятельности


22.Какой нормативный документ определяет обязанности сотрудника?
1) Штатное расписание
2) Устав предприятия
3) Должностная инструкция


23.Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся
1) докладной запиской
2) приказом руководителя
3) справкой согласования

24.Должностной бланк является разновидностью
1) бланк конкретного вида документа
2) бланка письма
3) общего бланка

25.Резолюцию оформляет
1) исполнитель
2) секретарь
3) руководитель

Задание 2.Практическое задание.

Составьте приказ директора ОАО туристической фирмы «Витязь» о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку бизнес-плана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 50% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно

Задание 3.Практическое задание.
Оформить приказ о приеме на работу на основе предложенного формуляра. Реквизиты укажите самостоятельно.







































Министерство общего и профессионального образования Свердловской области
государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области
«Уральский горнозаводской колледж имени Демидовых»

ОПОП 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».
Дифференцированный зачет ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»

Вариант 4.

Задание 1: Ответьте на вопросы теста. (Выберите единственно правильный ответ)

1.Результат рассмотрения документа руководителем оформляется



1)

резолюцией

2)

грифом утверждения

3)

грифом согласования

2.Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся

1)

приказом руководителя

2)

докладной запиской

3)

справкой согласования

3.Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны

1)

внутренней докладной записки

2)

внутренней справки

3)

служебному письму

4.В состав реквизитов внешней докладной записки не входит

1)

печать

2)

подпись

3)

заголовок к тексту

5. Документ, выдаваемый взамен утерянного и имеющий силу подлинника, называется

1)
копия


2)
дубликат


6.Из скольких частей состоит текст протокола

1)

двух

2)

одной

3)

трех

7. Протокол подписывает

1)

председатель и секретарь коллегиального органа

2)

руководитель

3)

секретарь

8.Целью регистрации является

1)

обеспечение учета и контроля

2)

быстрый поиск документов

3)

все вышеперечисленное

9.Протокол оформляют

1)

в трех экземплярах

2)

в одном экземпляре

3)

в двух экземплярах

10.Как оформляются в тексте протокола, присутствующие, если их 22 человека

1)

Присутствовали: 22 человека (список прилагается)

2)

Присутствовали: перечисляются фамилии присутствующих в алфавитном
порядке

3)

Присутствовали: 22 человека

11.Датой выписки из протокола является



1)

дата оформления протокола

2)

дата, указанная в отметке о заверении копии

3)

дата подписания протокола


12. Для чего на документах проставляют оттиск печати?
Для заверения подлинности подписи должностного лица
Для подтверждения достоверности текста документа
Для обеспечения гарантии исполнения документа

13. Что включает в себя виза согласования документа?
Подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания
Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона
Подпись визирующего документ и дату подписания

14. К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.

15. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?
О чем (о ком)? Чего (кого)?
Кому? Чему?
Что? Кто?

16. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать название организации?
Да
Нет

17. Служебный акт составляет и подписывает
1)

комиссия

2)

руководитель

3)

исполнитель


18. Срок исполнения документа может продлить
1)

тот, кто его установил

2)

исполнитель документа

3)

руководитель

19.В состав реквизитов акта входит реквизит

1)

Гриф утверждения

2)

Гриф согласования

3)

Отметка об исполнителе


20.Следует ли указывать должности членов комиссии при оформлении реквизита
«подпись»

1)

Да

2)

По желанию секретаря

3)

Нет

21.Какая часть текста акта может отсутствовать

1)

Констатирующая

2)

Заключительная

3)

Вводная часть


22.Подлинник документа – это:
1) Первый или единственный экземпляр документа.
2) Экземпляр документа, с которого снята копия.

23.Документ – это:
1. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.
3. Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

24. Какой вариант оформления справочных данных об организации и кодов в бланке организации является правильным
1.             Общество с ограниченной
              ответственностью
                        «АВТОКАР»
117312, Москва, ул. Ферсмана, д. 5/1
Тел. 721-33-33; факс 721-19-00;
e-mail: avto@avto.ru
ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
____________________ №  _____________
На № _______________ от _____________
2.             Общество с ограниченной
         ответственностью                            
                          «АВТОКАР»
Ул. Ферсмана, д. 5/1, Москва, 117312
Тел. (495) 721-33-33; факс (495) 721-19-00;
e-mail: avto@avto.ru
ОКПО 2356447; ОГРН 1127776500001;
ИНН/КПП 0112220000/011777000
___________________ № ________________
На № _____________ от ________________


25.Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?
1. Да.
2. Нет.

Задание 2.Практическое задание.

Составить объяснительную записку на имя заведующего отделением о причине опоздания на 1-ю пару 17.03.20__. В тексте указать причину опоздания.

Задание 3.Практическое задание.

Оформить распоряжение № 137 от 10.03.20__ главного инженера Московского станкостроительного завода «Техмаш» Д.М. Солнцева «О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601» на основе предложенного формуляра.
В распорядительной части указать 4 пункта:
1. О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601 во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.04.20__.
2. Об организации занятий по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-технологическим персоналом (с указанием «Кому» и с какого числа)
3. Об организации тиражирования бланков ОРД, типовых текстов и унифицированных форм (с указанием «Кому?»)
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам И.К. Бирова.
Проставить визу юрисконсульта П.К. Лунова
Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Журавлева телефон 308-34-16
































Министерство общего и профессионального образования Свердловской области
государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Свердловской области
«Уральский горнозаводской колледж имени Демидовых»

Дифференцированный зачет по дисциплине ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»
программа подготовки специалистов среднего звена 080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».

Ключи для проверки теста

№ вопроса
Вариант 1
Вариант 2
Вариант 3
Вариант 4

1
1
1
3
1

2
1
1
3
1

3
2
3
1
1

4

1
2
1

5
3
2
1
2

6
3
3
1
1

7
3
1
1
1

8
2
1
3
1
2
4
3

9
3
2
2
2

10
1
2
3
1

11
3
1
2
1

12
2-1
3-2
1-3
3
2
1

13
2
3
2
1

14
2
1
3
2

15
1
1
3
1

16
1
1
2
2

17
2
3
3
1

18
2
1
3
1

19
1
1
1
1

20
2
2
1
3

21
1
2
1
2

22
3
1
3
1

23
3
1
2
2

24
2
1
1
2

25
3
2
3
2


Шкала перевода:
«удовлетворительно»- 70-79% от 27 до 26
«хорошо»- 80-95% от 32 до 28
«отлично»- 96-100% от 35 до 33






Оценочный лист по дисциплине ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»

Специальность
080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».

Форма контроля
Дифференцированный зачет

Группа
234
Дата
________________

Ф.И.О. студента
________________________________________________
Вариант
__1_____

Предмет оценивания
Показатели
Критерии
Баллы

Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства

Количество правильных ответов на вопросы
1. Указывает документы не входящие в приказ (Выбирает ответ 1)
1




2.Указывает документы, издаваемые Президентом Российской Федерации (Выбирает ответ 1)
1




3.Указывает порядок утверждения должностной инструкции (Выбирает ответ 1)
1




4.Называет документ, определяющий обязанности сотрудника (Выбирает ответ 3)
1




Итого по знанию 1:
4


Основные понятия документационного обеспечения управления
Количество правильных ответов на вопросы
1.Выбирает определение унификации (Выбирает ответ 2)
1




2.Называет определение документооборота (Выбирает ответ 3)
1




3. Дает определение делопроизводству документами (Выбирает ответ 1)
1




4. Дает определение документированию (Выбирает ответ 3)
1




5. Называет элемент официального документа (Выбирает ответ 2)
1




Итого по знанию 2:
5


Системы документационного обеспечения управления
Количество правильных ответов на вопросы
1.Дает определение информации (Выбирает ответ 2)
1




2.Дает определение системе документации (Выбирает ответ 2)
1




Итого по знанию 3:
2


Классификация документов
Количество правильных ответов на вопросы
1.Дает характеристику и вид документа (Выбирает ответ 2-1, 3-2, 1-3)
1




2.Определяет назначение делопроизводства (Выбирает ответ 2)
1




3.Называет виды организационно-распорядительной документации (Выбирает ответ 3)
1




4.Указывает вид распорядительного документа (Выбирает ответ 3)
1




Итого по знанию 4:

4


Требования к составлению и оформлению документов
Количество правильных ответов на вопросы
1.Определяет вид распорядительного документа (Выбирает ответ 1)
1




2.Дает определение термину реквизит (Выбирает ответ 1)
1




3.Определяет лицо, подписывающее приказ (Выбирает ответ 1)
1




4.Выбирает речевые клеше для распорядительной части документа(Выбирает ответ 3)
1




5.Выбирает вид письма в зависимости от цели (Выбирает ответ 3)
1




6. Дает характеристику типовым документам (Выбирает ответ 3)
1




7. Выбирает документ, не являющийся разновидностью копии (Выбирает ответ 3)
1




8. Называет документ, выдаваемый взамен утерянного (Выбирает ответ 3)
1




Итого по знанию 5:
8


Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел
Количество правильных ответов на вопросы
1.Выбирает правила работы с документами (Выбирает ответ 1)
2.Выбирает определение регистрации (Выбирает ответ 1)
1
1




Итого по знанию 6:
2


оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий
Соответствие оформления документации требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
1.В первой части документа указывает необходимые реквизиты работодателя и заявителя
1




2.В основной части документа указывает текст обращения
1




3.В третьей части документа содержится Приложение с перечнем прилагаемых документов
1




4.Ставит дату составления документа и личную подпись заявителя.
1




Документ оформляет аккуратно, без ошибок
1




Итого по умению 1:
5


использовать унифицированные формы документов
Соответствие заполненных документов требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
В шапке указывает адресата записки (структурное подразделение, должность и ФИО получателя)
1




2.Указывает дату составления и регистрационный номер.
1




3.Указывает заголовок и подзаголовок, отражающий тему документа.
1




4.Отмечает текст документа
1




5.Заполняет данные составителя (подразделение, должность, подпись и ее расшифровка).
1




Итого по умению 2:
5




Итого:
35



Шкала перевода:
«удовлетворительно»- 70-79% от 27 до 26
«хорошо»- 80-95% от 32 до 28
«отлично»- 96-100% от 35 до 33


Итоговая оценка студента: ___________________ Преподаватель _________________________















Оценочный лист по дисциплине ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»

Специальность
080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».

Форма контроля
Дифференцированный зачет

Группа
234
Дата
________________

Ф.И.О. студента
________________________________________________
Вариант
__2_____

Предмет оценивания
Показатели
Критерии
Баллы

Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства

Количество правильных ответов на вопросы
1.Дает определение классификационному справочнику (Выбирает ответ 1)
1




Итого по знанию 1:
1


Основные понятия документационного обеспечения управления
Количество правильных ответов на вопросы
1. Указывает порядок нумерации листов (Выбирает ответ 1)
1




2.Дает определение унификации (Выбирает ответ 1)
1




3. Дает определение формуляра документа (Выбирает ответ 1)
1




Итого по знанию 2:
3


Системы документационного обеспечения управления
Количество правильных ответов на вопросы
1. Указывает реквизиты исполнителя в служебном письме (Выбирает ответ 1)
1




2.Указывает части реквизита (Выбирает ответ 1)
1




3.Указывает правила оформления документов (Выбирает ответ 3)
1




Итого по знанию 3:
3


Классификация документов
Количество правильных ответов на вопросы
1.Дает определение приказа (Выбирает ответ 1)
1




2.Дает определение распоряжения (Выбирает ответ 2)
1




Итого по знанию 4:
2


Требования к составлению и оформлению документов
Количество правильных ответов на вопросы
1.Указывает оформление даты документа (Выбирает ответ 3)
1




2.Указывает оформление места издания документа (Выбирает ответ 1)
1




3.Указывает оформление заголовка к тексту документа (Выбирает ответ 1)
1




4.Указывает правильность оформления реквизита (Выбирает ответ 2)
1




5.Определяет правильность оформления документа (Выбирает ответ 3)
1




6.Указывает лицо, подписывающее документ (Выбирает ответ 3)
1




7.Определяет правильность оформления реквизита (Выбирает ответ 3)
1




8.Указывает качество использования бумаги при изготовлении бланков (Выбирает ответ 1)
1




9.Указывает информацию, отражающую в справочных данных об организации (Выбирает ответ 2)
1




10.Указывает правильность написания наименования организации (Выбирает ответ 1)
1




11.Указываетоформление эмблемы на бланках организации (Выбирает ответ 1)
1




12.Выбирает количество реквизитов при оформлении документов. (Выбирает ответ 2)
1




13.Указывает реквизиты, не входящие в подпись (Выбирает ответ 1)
1




Итого по знанию 5:
13


Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел
Количество правильных ответов на вопросы
1.Дает определение объема документооборота (Выбирает ответ 3)
2.Указывает ресурсы использования документа (Выбирает ответ 2)
3.Указывает порядок оформления поступающих документов (Выбирает ответ 2)
1
1
1




Итого по знанию 6:
3


оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий
Соответствие оформления документа-ции требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
1.Указывает реквизиты заголовочной части документа
1




2. Указывает реквизиты содержательной части документа
1




3. Указывает реквизиты основной части документа
1




4. Ставит подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
1




5.Документ оформляет аккуратно, без ошибок
1




Итого по умению 1:
5


использовать унифицированные формы документов
Соответствие заполненных документов требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
1.Указывает наименование организации
1




Указывает вид документа, дату и [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
1




Вписывает [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ],[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
1




4.Отмечает текст документа
1




5. Ставит подписи составителей (с указанием должности, инициалов, фамилии)
1




Итого по умению 2:
5




Итого:
35



Шкала перевода:
«удовлетворительно»- 70-79% от 27 до 26
«хорошо»- 80-95% от 32 до 28
«отлично»- 96-100% от 35 до 33


Итоговая оценка студента: ___________________ Преподаватель _________________________

















Оценочный лист по дисциплине ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»

Специальность
080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».

Форма контроля
Дифференцированный зачет

Группа
234
Дата
________________

Ф.И.О. студента
________________________________________________
Вариант
__3_____

Предмет оценивания
Показатели
Критерии
Баллы

Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства

9Количество правильных ответов на вопросы
1. Дает определение должностной инструкции (Выбирает ответ 3)
1




2.Указывает порядок изменения должностной инструкции (Выбирает ответ 2)
1




Итого по знанию 1:
2


Основные понятия документационного обеспечения управления
Количество правильных ответов на вопросы
1.Указывает правила оформления служебного письма (Выбирает ответ 3)
1




2.Отмечает разновидность должностного бланка (Выбирает ответ 1)
1




3.Указывает лицо, оформляющее резолюцию (Выбирает ответ 3)
1




Итого по знанию 2:
3


Системы документационного обеспечения управления
Количество правильных ответов на вопросы
1. Указывает части официального письменного документа (Выбирает ответ 3)

1




2.Отмечает правильность оформления распорядительной части текста приказа (Выбирает ответ 3)
1




3. Указывает состав реквизитов приказа (Выбирает ответ 1)
1




4.Отмечает лицо, подписывающее приказ (Выбирает ответ 2)
1




5.Указывает вид бланка при оформлении приказа (Выбирает ответ 1)
1




6. Выбирает речевые клеше для документов по основной деятельности (Выбирает ответ 1)
1




7.Выбирает речевые клеше для распорядительной части документов (Выбирает ответ 1)
1




8. Указывает состав реквизитов служебного письма (Выбирает ответ 2)
1




9.Отмечает лицо, подписывающее письмо( Выбирает ответ 2)
1




Итого по знанию 3:
9


Классификация документов
Количество правильных ответов на вопросы
1.Дает характеристику и вид документа (Выбирает ответ 3,1,2,4)
1




2.Указывает объем служебного письма (Выбирает ответ 3)
1




3.Указывает оформление гарантийного письма (Выбирает ответ 2)
1




4.Определяет правила работы с документами (Выбирает ответ 3)
1




Итого по знанию 4:
4


Требования к составлению и оформлению документов
Количество правильных ответов на вопросы
1.Указывает оформление гарантийного письма (Выбирает ответ 2)
1




2.Указываетлицо, оформляющее служебное письмо (Выбирает ответ 3)
1




3.Указывает порядок оформление ответных писем (Выбирает ответ 2)
1




4. Указывает размеры полей, для оформления управленческих документов (Выбирает ответ 3)
1




5.Указывает визы согласования документа (Выбирает ответ 1)
1




Итого по знанию 5:
5


Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел
Количество правильных ответов на вопросы
1.Указывает порядок исполнения документа (Выбирает ответ 1)
2.Указывает правила регистрации письма (Выбирает ответ 1)





Итого по знанию 6:
2


оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий
Соответствие оформления документации требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Указывает констатирующую часть  документа
1




2.В распорядительной части перечисляет предписываемые действия с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения
1




3. Указывает отметку о контроле документа
1




4.В заключительной части документа указывает визы согласования документа
1




5.Документ оформляет аккуратно, без ошибок
1




Итого по умению 1:
5


использовать унифицированные формы документов
Соответствие заполненных документов требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
1. Указывает наименование организации, номер документа и дату составления документа
1




2. Указывает ФИО и табельный номер работника.
1




3.Указывает условия приема на работу
1




4.Указывает срок действия трудового договора, срок действия испытательного срока, характер предстоящей работы
1




5. Ставит подписи руководителя и работника (с указанием должности, инициалов, фамилии)
1




Итого по умению 2:
5




Итого:
35



Шкала перевода:
«удовлетворительно»- 70-79% от 27 до 26
«хорошо»- 80-95% от 32 до 28
«отлично»- 96-100% от 35 до 33



Итоговая оценка студента: ___________________ Преподаватель _________________________












Оценочный лист по дисциплине ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»

Специальность
080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».

Форма контроля
Дифференцированный зачет

Группа
234
Дата
________________

Ф.И.О. студента
________________________________________________
Вариант
__4_____

Предмет оценивания
Показатели
Критерии
Баллы

Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства

Количество правильных ответов на вопросы
1.Указывает основания изменения должностной инструкции (Выбирает ответ 1)
1




2.Дает определение дубликату(Выбирает ответ 2)
1




3. Указывает определение подлинник документа (Выбирает ответ 1)
1




4.Дает определение документу (Выбирает ответ 2)
1




Итого по знанию 1:
4


Основные понятия документационного обеспечения управления
Количество правильных ответов на вопросы
1.Указывает лицо, оформляющее резолюцию (Выбирает ответ 1)
1




2. Указывает реквизиты объяснительной записки (Выбирает ответ 1)
1




3.Указывает реквизиты, не входящие в докладную записку (Выбирает ответ 1)
1




4.Отмечает порядок оформления организационного документа (Выбирает ответ 2)
1




Итого по знанию 2:
4


Системы документационного обеспечения управления
Количество правильных ответов на вопросы
1. Указывает части текста протокола(Выбирает ответ 1)
1




2.Указывает правила оформления протокола (Выбирает ответ 2)
1




3. Указывает оформление текста протокола (Выбирает ответ 1)
1




4.Выбирает речевые клеше для распорядительной части документа (Выбирает ответ 1)
1




5.Указывает части текста акта (Выбирает ответ 2)
1




6. Указывает лицо, оформляющее приказ(Выбирает ответ 2)
1




Итого по знанию 3:
6


Классификация документов
Количество правильных ответов на вопросы
1. Указывает лица подписывающие протокол (Выбирает ответ 1)
1




2.Указывает дату оформления выписки из протокола (Выбирает ответ 1)
1




3. Указывает лица, составляющие и подписывающие служебный акт ( Выбирает ответ 1)
1




4. Указывает реквизиты акта ( Выбирает ответ 1)
1




5.Указываетоформлениеподписи в документах (Выбирает ответ 3)
1




Итого по знанию 4:
5


Требования к составлению и оформлению документов
Количество правильных ответов на вопросы
1. Указывает порядок заверения подписи должностного лица (Выбирает ответ 1)
1




2.Указывает состав визы согласования документа (Выбирает ответ 1)
1




3. Выбирает порядок оформления приложений (Выбирает ответ 2)
1




4.Указывает вариант оформления справочных данных об организации (Выбирает ответ 2)
1




Итого по знанию 5:
4


Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел
Количество правильных ответов на вопросы
1.Указывает цель регистрации документов(Выбирает ответ 3)
2.Выбираетлицо, продляющее срок исполнения документа (Выбирает ответ 1)
1

1




Итого по знанию 6:
2


оформлять документацию в соответствии с нормативной базой, в т.ч. с использованием информационных технологий
Соответствие оформления документации требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
1.Указывает наименование организации, вид документа, дату, номер, заголовок к тексту
1




2. Заполняет текст документа
1




3.Ставит подпись составителя ( с указанием должности, личной подписи, инициалов и фамилии)
1




Указывает отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
1




5.Документ оформляет аккуратно, без ошибок
1




Итого по умению 1:
5


использовать унифицированные формы документов
Соответствие заполненных документов требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
1.Указывает [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ],
1




2.Указывает вид документа, дату и [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
1




3.Указываетместо составления, з[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
1




4.Указывает текст документа
1




5.Ставит [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ] и [ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]
1




Итого по умению 2:
5




Итого:
35



Шкала перевода:
«удовлетворительно»- 70-79% от 27 до 26
«хорошо»- 80-95% от 32 до 28
«отлично»- 96-100% от 35 до 33


Итоговая оценка студента: ___________________ Преподаватель _________________________















Сводный оценочный лист по дисциплине ОПД 04. «Документационное обеспечение управления»

Группа
___234_________________________________________

Вид аттестации
___Промежуточная______________________________

Форма контроля
____Дифференцированный зачет____________________

Специальность
080114 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».


Дата
________________________________



Предмет оценивания
З 1. Понятие, цели, задачи и принципы делопроизводства
З 2. Основные понятия документационного обеспечения управления

З 3. Системы документационного обеспечения управления
З 4. Классификация документов
З 5. Требования к составлению и оформлению документов
З 6. Организация документооборота: прием, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел
У 1. Оформлять документацию в соответствии с нормативной базой
У 2. Использовать унифицированные формы документов
Баллов по оценочному листу




Оценка итоговая


Показатели
Количество правильных ответов на вопросы в соответствии с ключом
Соответствие оформления документации требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Соответствие заполненных документов требованиям ГОСТ Р 6.30 – 2003.


Ф.И.О. студента











1












2












3












4












5












6












7












8












9












10












11












12












13












14












15












16












17












18












19












20












21












22












23












24












25








































Преподаватель ___________________________________
Информационное обеспечение обучения

Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы

Федеральные законы

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1994.
ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" № 24-ФЗ от 20.02.95.
ФЗ "Об электронной цифровой подписи" №1-ФЗ от 10.01.2002.
Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДЛД; М., 2012.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения Росархив ВПИИДАД. - М, 2012.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2012.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 2012.
Литература
Основная:
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. 2-е изд., - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2013. - 288 с. (Серия «Высшее образование»).
Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.: Академия, 2012.-223 с.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. Практикум - М.: Академия, 2013.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2012. – 384 с.
Дополнительная:
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. - М.: КноРус, 2010. - 248 с.
Березина Н.М. Современное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2012.
Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии. - Ростов н/Д.: «МарТ», 2012.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: 2012.
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству, - М.: Издательство ПРИОР, 2012.
Периодические издания:
Стандарты и качество.
Справочник кадровика.
Кадровый менеджмент.

Информационные ресурсы

Консультант Плюс: специальная подборка правовых документов и учебных материалов для студентов юридических, финансовых и экономических специальностей, 2014.
[ Cкачайте файл, чтобы посмотреть ссылку ]



































ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции.
2. Акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции.
3. Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора.
4. Ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневный срок после получения предложения.
5. Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.
6. Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.
7. Заявка покупателя – не позднее трех дней после ее получения.
8. Заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно, не позднее 15 дней.
9. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах РФ и субъектов Федерации – в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях – безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.
10. Консультация письменная по вопросам использования машин – не позднее чем через 10 дней по получении запроса.
11. Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.
12. Опросный лист на продукцию: представление – в 20-дневный срок с момента получения наряда.
13. Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин – в 10-дневный срок.
14. Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.
15. Письма-поручения и письма – запросы вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней.
16. Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней.
17. Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров.
18. Предложение об уточнении ассортимента – не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора – не позднее 10 дней после получения предложения.
19. Предложения граждан – в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.
20. Предложения и заявления депутатов Государственной думы – в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно.
21. Предложения и замечания депутатов на сессии в городе: рассмотрение в 10-дневный срок.
22. Предложения депутатов в Думе субъекта Федерации: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок; в городе – не позднее чем в 10-дневный срок.
23. Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ – согласно указанному сроку.
24. Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение – в 20-дневный срок.
25. Рекомендации постоянных комиссий депутатов: сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комиссиями.
26. Решения депутатов субъекта Федерации: доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок; в городе – не позднее чем в 7-дневный срок.
27. Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения.
28. Спецификация на товары годовая: согласование – не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание – не позднее 10 дней после получения.
29. Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления.
30. Телеграммы, требующие срочного решения, – до двух дней; остальные – в течение 10 дней.






















Приложение 2
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ






ПРИКАЗ

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту


Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Текст распорядительной части приказа начинается словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Указывается исполнитель (наименование должности и Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения), предписываемое ему действие и срок исполнения.
2. Текст пункта оформляется аналогично. Если одному исполнителю предписывают несколько действий, то каждое выделяют в подпункт:
2.1. Действие и срок исполнения.
2.2. Действие и срок исполнения.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения).

Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
Приложение 3
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ






ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту


Текст констатирующей части приказа перепечатывается полностью
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. Из распорядительной части приказа перепечатывают тот пункт, ради которого делают выписку.

Наименование должности - И.О.Фамилия

Верно
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000
Приложение 4
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ






ПРИКАЗ

00.00.0000 № 00-лс

Место составления

Заголовок к тексту (с указанием Фамилии И.О.)



ПРИНЯТЬ: (УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д.)
ФАМИЛИЯ Имя Отчество, описание действий, предпринимаемых в отношении сотрудника.

Основание: наименование, автор и дата документа, послужившего основанием для издания приказа.

Наименование должности Подпись И.О.Фамилия

Наименование должности Наименование должности
Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000 00.00.0000


С приказом ознакомлен
Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000
Приложение 5
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ



ПРОТОКОЛ

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту


Председатель – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О. и т.д. (фамилии располагают в алфавитном порядке).
или (если присутствует более 15 человек)
20 человек (регистрационный лист прилагается).
Приглашенные: наименование должности Фамилия И.О., наименование должности Фамилия И.О. и т.д. (в наименование должности включается наименование организации) – в алфавитном порядке (оформляется только в случае наличия приглашенных).
Повестка дня:
1. О чем слушался вопрос. Указывается вид выступления, наименование должности и Фамилия И.О. докладчика, тема выступления.
2. Аналогично.
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. (в родительном падеже) – Запись текста выступления или пишут фразу "Текст доклада прилагается".
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. (в именительном падеже) – Запись текста выступления.
Фамилия И.О. – Запись текста выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Указывается исполнитель, предписываемое ему действие и срок исполнения.
1.2. Аналогично.
2. СЛУШАЛИ:
Текст протокола по второму вопросу повестки дня оформляется аналогично по схеме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.

Председатель Подпись И.О.Фамилия

Секретарь Подпись И.О.Фамилия
Приложение 6
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ






ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту


Повестка дня:
2. Перепечатывается тот пункт повестки дня, ради которого делается выписка.

2. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. –Запись текста выступления или "Текст доклада прилагается".
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Перепечатывается текст пункта постановления.
2.2. Аналогично.

Председатель – И.О.Фамилия
Секретарь – И.О.Фамилия

Верно
Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000

Приложение 7
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Адресат






ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту


Изложение фактов, послуживших поводом для составления докладной записки.
Выводы и предложения составителя докладной записки. Обязательно оформляются в новом абзаце, при необходимости могут быть оформлены с помощью перечисления.


Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.


Наименование должности Подпись И.О.Фамилия

Приложение 8
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Адресат






СПРАВКА

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту


Служебные справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя своей организации для информирования о выполнении планов, заданий, поручений.
В тексте справки приводят конкретные данные; выводов и предложений не делают. При необходимости текст справки можно оформить в виде таблицы.

Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.


Наименование должности Подпись И.О.Фамилия

Приложение 9
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

Адресат
(может отсутствовать)



СПРАВКА

00.00.0000 № 00


Фамилия Имя Отчество лица, которому выдается справка, и описание удостоверяемого юридического факта.
Если в документе не указан адресат, то в конце текста пишут фразу «Справка выдана для предоставления по месту требования».

Наименование должности Подпись И.О.Фамилия
Печать

Приложение 10
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

Адресат





00.00.0000 № 00-00/000

На № 00-00/000 от 00.00.0000

Заголовок к тексту


Текст письма, как правило, состоит из двух частей – вводной и основной.
В вводной часто указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.
В основной части текста излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Текст может состоять только из основной части.
Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Наименование должности Подпись И.О.Фамилия












И.О.Фамилия
000 00 00
Приложение 11
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Подпись И.О.Фамилия
00.00.0000

АКТ

00.00.0000 № 00

Место составления

Заголовок к тексту


Основание: наименование, автор, дата и номер документа, послужившего основанием для составления акта (печатается через один интервал).
Составлен комиссией в составе:
Председатель: наименование должности Фамилия И.О.
Члены комиссии: наименование должности Фамилия И.О., наименование должности Фамилия И.О. и т.д. (список членов комиссии пишут в алфавитном порядке их фамилий или в порядке субординации).
или
Наименование должности Фамилия И.О.
Наименование должности Фамилия И.О. и т.д.
Присутствовали: список присутствующих (если они есть) при составлении акта оформляют аналогично списку членов комиссии.

Текст основной части акта. Приводят описание проделанной комиссией работы, фиксируют установленные факты, приводят выводы и предложения комиссии.
В конце текста указывают количество экземпляров акта и место нахождения каждого экземпляра.

Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Председатель Подпись И.О.Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О.Фамилия

Подпись И.О.Фамилия

Присутствовали Подпись И.О.Фамилия

Подпись И.О.Фамилия
Приложение 12
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Передал – должность Фамилия
тел.000 00 00

Адресат

Принял – должность Фамилия
тел.000 00 00





ТЕЛЕФОНОГРАММА Время передачи: 00 час. 00 мин.

00.00.0000 № 00


Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов. Следует избегать употребления труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Наименование должности Подпись И.О.Фамилия



Приложение 13

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления
Входящий номер
Корреспондент, дата и регистрационный номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому передан документ
Подпись исполнителя
Отметка об исполнении

1
2
3
4
5
6
7











Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата
Регистрационный номер
Адресат
Краткое содержание
Отметка об исполнении

1
2
3
4
5









Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата
Регистрационный номер
Кто подписал
Краткое содержание
Отметка об исполнении

1
2
3
4
5







Приложение 14
Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Корреспондент

Дата поступления и входящий номер документа
Дата и регистрационный номер документа

Краткое содержание

Резолюция или кому передан документ

Отметка об исполнении




Оборотная сторона карточки

Срок исполнения

Контрольные отметки

Фонд №
Опись №
Дело №














HYPER13PAGE \* MERGEFORMATHYPER144HYPER15


HYPER13PAGE HYPER15




HYPER13PAGE \* MERGEFORMATHYPER141HYPER15


HYPER13PAGE \* MERGEFORMATHYPER14234HYPER15


25

HYPER13PAGE HYPER15





Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка



 "46VX|~¤¦Ёа
·п

Приложенные файлы

  • doc file10pptx
    Бублий Светлана Николаевна
    Размер файла: 3 MB Загрузок: 14